Gestión del ciclo de vida de la información: todo lo que las organizaciones deben saber

A medida que las organizaciones de todos los sectores trabajan para tener una mejor idea acerca de los archivos e información que gestionan, en los últimos años se han demostrado los beneficios de la gestión del ciclo de vida de la información. Este enfoque relativo a la gestión del almacenamiento y la información reconoce que la información sufre modificaciones a lo largo del tiempo y se debe gestionar de manera adecuada.

A pesar de que este concepto tiene sentido, los procedimientos de muchas empresas están anticuados, porque mientras la informática se ocupa de los sistemas, la gestión de archivos e información controla los archivos, la información y la administración de la conservación y destrucción. Si bien se ha repetido una y otra vez que los encargados de gestionar los archivos e información y el departamento de informática deben trabajar juntos para cumplir las normativas, estos equipos todavía operan aisladamente en muchas organizaciones. Para que la implementación del programa de gestión de archivos e información sea consistente y cumpla con la normativa en todos los medios de comunicación y dispositivos, la informática, la gestión de archivos e información y otras partes interesadas necesitan trabajar codo con codo para lograr objetivos comunes.

El ciclo de vida de la información

La información se debe gestionar a lo largo de su ciclo de vida, que empieza cuando el documento se crea o se recibe. Después, abarca su uso, almacenamiento, recuperación y mantenimiento. Al final del ciclo de vida se encuentra la disposición y destrucción o conservación permanente con arreglo al programa de conservación de archivos de la organización. La información también se debe gestionar usando prácticas de seguridad y protección adecuadas, en particular cuando se trata de información privada y confidencial.

Pasos principales en la gestión del ciclo de vida de la información

El primer paso en la gestión del ciclo de vida de la información es una auditoria de información. Se trata de la ocasión perfecta para revisar las políticas y procedimientos existentes, y conocer cuál es la documentación disponible, dónde se encuentra esa información y los dispositivos en los que se conserva.

Después, es el momento de reunir apoyo, lograr respaldo ejecutivo y movilizar al equipo responsable de la gestión del ciclo de vida de la información. La dirección de la organización debe implicarse para que las actividades posteriores tengan éxito. Una vez conseguido el respaldo, es el momento de establecer un comité de trabajadores que represente a los departamentos de informática, protección de datos, calidad, asesoría jurídica y gestión de archivos e información. Este equipo, posteriormente, puede crear e implementar políticas y procedimientos que se deben aplicar de manera uniforme en todos los sistemas. Junto a ello, es necesario que el comité planifique el mejor modo de proporcionar una formación adecuada para todos los trabajadores, que sea acorde con su contribución esperada en el desarrollo de las nuevas estrategias. Una vez implementada la gestión del ciclo de vida de la información, es necesario revisar, supervisar y realizar modificaciones y actualizaciones regulares para garantizar que la consistencia con y el cumplimiento de la normativa avanzan adecuadamente.

Aunque vivimos en la Era de la Información, no toda lainformación creada o recibida por una empresa llega alnivel de un documento empresarial oficial: esteimportante subconjunto necesita una gestión documentalespecífica, ya que estos documentos proporcionanpruebas de transacciones empresariales, decisiones ycumplimiento de obligaciones legales.

Entre los beneficios de la gestión del ciclo de vida de la información se encuentran un mejor acceso, cumplimiento de la normativa, una reducción de riesgos, un ahorro de costes y un mayor rendimiento empresarial. Muchas organizaciones ya tienen gran parte del trabajo preliminar hecho. Solo necesitan llevar a cabo el siguiente paso: reunir a las principales partes interesadas para que se comprometan a trabajar juntas y a desempeñar sus respectivas tareas para establecer e implementar estas políticas y procedimientos. Las empresas también pueden considerar la colaboración con un proveedor externo que cuente con experiencia en la implementación de un programa para la gestión de archivos e información a nivel global. De este modo, se asegurarán de que no pasan nada por alto a medida que progresan.

¿Tienes alguna pregunta sobre la gestión de archivos e información? Puedes leer más artículos sobre la materia en el Centro de información o ponerte en contacto con el equipo de Iron Mountain. Un experto en gestión y custodia de información te ayudará a dar respuesta a sus retos particulares.