Descubre lo que esconden las cajas de archivos

Identifica y toma decisiones justificables sobre el inventario de archivos con Smart Reveal de Iron Mountain

Reto

Cuando los documentos se almacenan sin metadatos ni información descriptiva, es imposible comprender lo que se tiene y tomar decisiones defendibles sobre qué conservar, destruir de forma justificable o digitalizar. Recopilar la información que falta es un proceso laborioso que requiere revisar y documentar manualmente el contenido de cada caja. Pero, ¿qué ocurre si careces del presupuesto, el personal, los conocimientos, el tiempo y el espacio necesarios para llevar a cabo un proyecto de tal envergadura?

Cómo te afecta esto

Sin un conocimiento exhaustivo del inventario ―y, por tanto, sin la capacidad de tomar decisiones defendibles― no tienes más remedio que almacenar los documentos indefinidamente. Esto no sólo implica costes y riesgos innecesarios, sino que también limita la capacidad para encontrar información o responder rápidamente a las obligaciones de cumplimiento normativo, fusiones, adquisiciones y desinversiones.

¿En tu empresa...

• guardáis archivos con poca o ninguna descripción?
• tenéis cajas con contenido desconocido?
• necesitáis saber qué hay dentro de estas cajas?
• conserváis estas cajas más tiempo del necesario?
• os faltan recursos, tiempo y espacio para resolverlo por vuestra cuenta?
• dudáis a la hora de iniciar un proyecto de limpieza y organización?

Si has respondido afirmativamente a alguna de estas preguntas, Smart Reveal te interesa.

Aproximadamente el 20% del contenido de las cajas se almacena con pocos o ningún metadato o descripción.* Esto dificulta enormemente la limpieza de los archivos antiguos.

*La encuesta Records Identification and Cleanup Priorities se realizó a través de un proveedor externo en abril de 2022.

Conoce tus registros y documentos

Obtén los metadatos a nivel de caja que necesitas para tomar decisiones que se pueden defender.

Smart Reveal es una solución rentable que ofrece tanto imágenes como información detallada de cajas almacenadas con contenido desconocido, permitiéndote tomar decisiones informadas, ya sea conservar, destruir de forma justificable, actualizar metadatos, asignar propietario, digitalizar documentos o cualquier otra necesidad específica que puedas tener.

La solución Smart Reveal toma fotografías del exterior de cada caja, además de una vista general para ayudar a determinar lo que hay dentro. La solución proporciona metadatos históricos existentes para que dispongas de lo necesario para evaluar el contenido de cada caja y tomar una decisión informada sobre la acción adecuada.

Estas acciones incluyen:

• Actualización instantánea de metadatos y descripciones a nivel de caja
• Destrucción de cajas seleccionadas
• Asignación de propiedad
• Envío de cajas a indexar
• Envío de cajas para su revisión posterior
• Digitalización de documentos
• Personalización de la cantidad de fotos y ángulos para su revisión

Tomamos fotos del interior de las cajas desde diferentes ángulos para que de forma cómoda desde tu ordenador puedas decidir qué hacer con el contenido de cada caja.