Smart Records Cleanup Suite
Smart Reveal
Identifica el contenido de las cajas almacenadas
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¿Tienes cajas almacenadas sin saber su contenido?
Para gestionar adecuadamente el inventario de documentos y activos informáticos, y tomar decisiones sobre su eliminación, es necesario conocer su contenido y, probablemente, identificar al propietario de cada caja.
Sin esta información, no es posible tomar las medidas necesarias y acabarás conservando los datos mucho más tiempo del necesario. Puedes dedicar tiempo y recursos a revisar manualmente cada caja, un proceso laborioso, sobre todo si los documentos están almacenados en varias ubicaciones.
O elegir Iron Mountain Smart Reveal. Esta solución combina vuestros metadatos históricos con imágenes del exterior de cada caja y una vista general del contenido interno, lo que os permite tomar decisiones rápidas y justificables sobre su eliminación.
Obtendrás toda la información que necesitas para tomar acciones con conocimiento de causa, tales como:
Actualizar metadatos y descripciones
Enviar a entrada de datos para indexación a nivel de archivo
Enviar la caja al propietario
Digitalizar documentos
Destruir el contenido de la caja
Smart Reveal
Resumen de la solución
Identificamos cajas almacenadas con poca o ninguna descripción.
Hacemos fotos del exterior de la caja y una vista del contenido, con la opción de recibir más fotos según vuestras necesidades.
Revisas las imágenes de las cajas a través de nuestra plataforma segura. Seleccionas y asignas la acción requerida para cada caja.
Con Smart Reveal de Iron Mountain podrás:
Saber lo que tienes
Conoce a fondo tu inventario de archivos para poder tomar decisiones informadas y adoptar las medidas oportunas.
Tomar decisiones justificables sobre qué documentos conservar, destruir o digitalizar
Deja de almacenarlo todo, digitalizarlo todo o destruir indiscriminadamente los documentos que estáis obligados a conservar. Ten la seguridad de estar tomando la decisión correcta en todo momento para cada documento.
Reducir el coste y el riesgo del almacenamiento
Almacenar todo aumenta los costes y os expone al riesgo de pérdida de información e incumplimiento normativo. Deja de pagar por almacenar documentos que ya no necesitas conservar.
Mejorar la productividad
Aumenta la velocidad y la eficacia de tu organización ofreciendo a tus empleados la posibilidad de encontrar lo que necesitan y tomar decisiones rápidas.
Preguntas más frecuentes
¿Cómo sé qué cajas de documentos son las adecuadas para Smart Reveal?
¿Puede Iron Mountain ayudarme a decidir qué cajas deben pasar por el proceso Smart Reveal?
Sí, nuestro equipo de ventas puede utilizar una herramienta de diagnóstico para generar un informe que enumere todas las cajas de documentos con información descriptiva insuficiente o nula almacenadas en las instalaciones de Iron Mountain. Así podrás seleccionar cajas de esta lista para iniciar el proceso Smart Reveal.
¿Cuántas imágenes proporcionará Smart Reveal?
¿Se puede utilizar Smart Reveal para otro tipo de archivos que no sean papel?
¿Qué necesita Iron Mountain de mí para poner en marcha un proyecto Smart Reveal?
¿Puedo decidir cuántas cajas quiero someter al proceso Smart Reveal?
¿Se requiere un número mínimo de cajas para aprovechar Smart Reveal?
Mi inventario se encuentra en varios almacenes de documentos. ¿Puedo esperar el mismo servicio en todos los sitios?
¿Existen otros productos o programas que puedan combinarse con Smart Reveal para ayudarme a limpiar mis documentos antiguos?
Smart Sort de Iron Mountain te ayudará a clasificar y reorganizar tus archivos mezclados según la elegibilidad de destrucción, el tipo de registro, el estado del registro, el identificador único o cualquier otro criterio que decidas. Para obtener más información, visita ironmountain.com/es-es/smartsort.
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