IM worker taking picture of IM box

Records and Information Management

Smart Reveal

Identifica el contenido de las cajas almacenadas

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¿Tienes cajas almacenadas sin saber su contenido?

Para gestionar adecuadamente el inventario de documentos y activos informáticos, y tomar decisiones sobre su eliminación, es necesario conocer su contenido y, probablemente, identificar al propietario de cada caja.

Sin esta información, no es posible tomar las medidas necesarias y acabarás conservando los datos mucho más tiempo del necesario. Puedes dedicar tiempo y recursos a revisar manualmente cada caja, un proceso laborioso, sobre todo si los documentos están almacenados en varias ubicaciones.

O elegir Iron Mountain Smart Reveal. Esta solución combina vuestros metadatos históricos con imágenes del exterior de cada caja y una vista general del contenido interno, lo que os permite tomar decisiones rápidas y justificables sobre su eliminación.

Obtendrás toda la información que necesitas para tomar acciones con conocimiento de causa, tales como:

certificate paper

Asignar propietario

3 files

Actualizar metadatos y descripciones

tape backup

Enviar a entrada de datos para indexación a nivel de archivo

truck

Enviar la caja al propietario

wifi network

Digitalizar documentos

shred facility

Destruir el contenido de la caja

Smart Reveal

Resumen de la solución



first step of smart reveal solution, displaying 3 cartons

Identificamos cajas almacenadas con poca o ninguna descripción.


second step of smart reveal solution

Hacemos fotos del exterior de la caja y una vista del contenido, con la opción de recibir más fotos según vuestras necesidades.


Revisas las imágenes de las cajas a través de nuestra plataforma segura. Seleccionas y asignas la acción requerida para cada caja.


Con Smart Reveal de Iron Mountain podrás:

Saber lo que tienes

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Conoce a fondo tu inventario de archivos para poder tomar decisiones informadas y adoptar las medidas oportunas.

Tomar decisiones justificables sobre qué documentos conservar, destruir o digitalizar

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Deja de almacenarlo todo, digitalizarlo todo o destruir indiscriminadamente los documentos que estáis obligados a conservar. Ten la seguridad de estar tomando la decisión correcta en todo momento para cada documento.

Reducir el coste y el riesgo del almacenamiento

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Almacenar todo aumenta los costes y os expone al riesgo de pérdida de información e incumplimiento normativo. Deja de pagar por almacenar documentos que ya no necesitas conservar.

Mejorar la productividad

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Aumenta la velocidad y la eficacia de tu organización ofreciendo a tus empleados la posibilidad de encontrar lo que necesitan y tomar decisiones rápidas.

Smart Sort

Cuando las cajas están llenas de documentos desordenados, es difícil tomar decisiones que se puedan defender sobre su eliminación.

La tecnología Smart Sort de Iron Mountain clasifica y reorganiza los archivos por fecha de elegibilidad de destrucción, categoría, asociación o lo que se necesite.

Más información

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Al enviar este formulario acepto que Iron Mountain procese mis datos conforme a su Política de Privacidad. Si en su momento aceptó recibir nuestras comunicaciones por email pero ha cambiado de opinión, podrá cancelarlo en este enlace.

Why work with Iron Mountain?

¿Por qué Iron Mountain?

Iron Mountain combina décadas de experiencia en la gestión de información con un conjunto de productos tecnológicos que se ocupan de todo el inventario de documentos físicos de una organización.

Con Smart Reveal, obtendrás una solución rentable y única en su clase que identifica información sobre cajas almacenadas con contenido desconocido de forma rápida y precisa, sin necesidad de engorrosos procesos manuales ni de sobrecargar innecesariamente a tu equipo o recursos. No importa lo complejo que sea el reto, Smart Reveal es una razón más por la que Iron Mountain es el socio estratégico y de confianza de tu organización.

Para saber si Smart Reveal es adecuado para vuestra organización, ponte en contacto con tu representante de ventas o rellena este formulario.

Quiénes somos

Preguntas más frecuentes

¿Cómo sé qué cajas de documentos son las adecuadas para Smart Reveal?
Smart Reveal está diseñado para cajas de documentos almacenadas con datos descriptivos insuficientes o inexistentes.
¿Puede Iron Mountain ayudarme a decidir qué cajas deben pasar por el proceso Smart Reveal?
Sí, nuestro equipo de ventas puede utilizar una herramienta de diagnóstico para generar un informe que enumere todas las cajas de documentos con información descriptiva insuficiente o nula almacenadas en las instalaciones de Iron Mountain. Así podrás seleccionar cajas de esta lista para iniciar el proceso Smart Reveal.
¿Cuántas imágenes proporcionará Smart Reveal?
Cada proyecto de Smart Reveal puede personalizarse. Puedes elegir el número de imágenes y vistas que necesites para satisfacer los requisitos de tu proyecto.
¿Se puede utilizar Smart Reveal para otro tipo de archivos que no sean papel?
Sí, Smart Reveal funciona con cualquier activo físico, como diapositivas/bloques de patologías, microfilmes, microfichas, etc.
¿Qué necesita Iron Mountain de mí para poner en marcha un proyecto Smart Reveal?
Trabajaremos contigo para generar una lista de cajas susceptibles de participar en el proceso Smart Reveal. A partir de esa lista, te pediremos que selecciones las cajas que deseas someter al proceso Smart Reveal.
¿Puedo decidir cuántas cajas quiero someter al proceso Smart Reveal?
Sí, puedes decidir la cantidad de cajas en función de tu presupuesto, prioridades, plazos, etc.
¿Se requiere un número mínimo de cajas para aprovechar Smart Reveal?
El mínimo es una prueba de concepto de 40 cajas.
Mi inventario se encuentra en varios almacenes de documentos. ¿Puedo esperar el mismo servicio en todos los sitios?
Nuestra solución tecnológica garantiza que tu experiencia sea coherente con independencia de la ubicación de tu inventario de documentos.
¿Existen otros productos o programas que puedan combinarse con Smart Reveal para ayudarme a limpiar mis documentos antiguos?

Smart Sort de Iron Mountain te ayudará a clasificar y reorganizar tus archivos mezclados según la elegibilidad de destrucción, el tipo de registro, el estado del registro, el identificador único o cualquier otro criterio que decidas. Para obtener más información, visita ironmountain.com/es-es/smartsort.

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