Un socio comercial especializado en digitalización integral puede modernizar prácticamente cualquier activo físico que tu organización conserve. La digitalización de la información operativa fundamental aporta mejoras inmediatas a la eficiencia diaria:

• Expedientes en papel estándar y notas manuscritas: Escanea correspondencia, expedientes de proyectos, formularios de inscripción y documentos departamentales para convertir la documentación en papel no estructurada en activos funcionales y de fácil acceso.
• Correo físico: Las soluciones de correo digital escanean y canalizan el correo entrante directamente hacia flujos de trabajo digitales.
• Documentos legales y de RR. HH.: Digitaliza expedientes de empleados, contratos, facturas y testamentos para simplificar las auditorías de cumplimiento normativo y reforzar la seguridad de los datos.
• Sanidad y ciencias biológicas: Digitaliza historiales de pacientes, informes de laboratorio, radiografías (formato DICOM), bloques de tejido y muestras patológicas para facilitar el cumplimiento normativo y la colaboración en patología digital.
• Sector público y registros vitales: Moderniza partidas de nacimiento, certificados de defunción y escrituras de la propiedad para reducir los tiempos de espera y proteger los archivos históricos.
• Diagramas técnicos y energéticos: Digitaliza esquemas técnicos, planos de ingeniería, procedimientos de obra y planos de gran formato.
• Documentación financiera e hipotecaria: Convierte solicitudes de préstamo, declaraciones de impuestos, nóminas y títulos de propiedad para agilizar la tramitación y simplificar las auditorías.
• Medios audiovisuales y colecciones especiales: Convierte microfilmes, microfichas, archivos en cinta magnética, soportes audiovisuales (VHS, CD, DVD), manuscritos y fotografías históricas en recursos digitales con posibilidad de búsqueda.

Iron Mountain gestiona conversiones del papel a lo digital a escala empresarial mediante tecnología de digitalización de alta velocidad, gestores de proyectos especializados y centros de distribución regionales seguros:

• Procesamiento masivo: Los sistemas avanzados de digitalización procesan miles de documentos por hora para acelerar las conversiones de grandes archivos históricos.
• Cadena de custodia documentada: Los estrictos protocolos de seguimiento protegen los activos físicos desde su recogida hasta su devolución final, almacenamiento o destrucción certificada.
• Indexación de metadatos: La indexación automatizada y personalizada etiqueta los archivos digitales para que sean fácilmente localizables y estén listos para su incorporación a los sistemas de IA de la empresa.
• Alojamiento centralizado en la nube: Incorpora los archivos digitalizados en repositorios como Iron Mountain InSight DXP para simplificar la gestión a largo plazo y el acceso remoto.

Sí. La conversión de documentos físicos en activos digitales en los que se pueden realizar búsquedas es el paso fundamental para la adopción de la inteligencia artificial en las empresas. Mediante el procesamiento inteligente de documentos (IDP) y plataformas como Iron Mountain InSight DXP, los documentos escaneados se enriquecen con reconocimiento óptico de caracteres (OCR), indexación de metadatos y verificación mediante inteligencia artificial. De este modo, los expedientes en papel estáticos se transforman en conjuntos de datos estructurados y preparados para la IA, capaces de impulsar la búsqueda conversacional, la asignación automatizada de flujos de trabajo y los análisis de aprendizaje automático.

Una vez digitalizados, tus archivos digitales se entregan directamente a InSight DXP o al repositorio seguro que hayas elegido. Si decides ampliar las capacidades de tu plataforma con InSight DXP, podrás acceder a funciones avanzadas para transformar el contenido no estructurado en información útil:

• Extracción de datos de alta precisión: Convierte páginas no estructuradas en datos listos para su uso empresarial mediante la inteligencia artificial combinada con la verificación humana.
• Búsqueda mediante IA conversacional: Conecta archivos dispersos en un único repositorio para obtener información en tiempo real y agilizar la toma de decisiones.
• Automatización de procesos de bajo código: Crea rápidamente flujos de trabajo personalizados y alineados con las políticas mediante agentes de IA para optimizar las operaciones diarias.
• Gestión del ciclo de vida basada en políticas: Aplica calendarios de retención preconfigurados en más de 130 países para ayudar a reducir el riesgo y facilitar el cumplimiento normativo.

Un proveedor de digitalización de documentos de confianza protege los datos confidenciales mediante estrictos protocolos de cadena de custodia, transporte con seguimiento por GPS e instalaciones seguras con vigilancia ininterrumpida:

• Centros de procesamiento de acceso restringido: Las instalaciones de digitalización operan bajo estrictas políticas de acceso y redes aisladas diseñadas para impedir el acceso no autorizado, tanto cibernético como físico.
• Cifrado integral: Los archivos se cifran tanto en tránsito como en reposo mediante sólidos estándares de seguridad.
• Eliminación justificable: Los documentos físicos se devuelven de forma segura, se almacenan en cámaras acorazadas con control de temperatura o se destruyen mediante prácticas de trituración certificadas.

Un proyecto estándar de digitalización de archivos sigue un proceso estructurado de varios pasos para garantizar la calidad y la precisión:

1. Recogida y recepción seguras: Los documentos se recogen, se registran en un sistema de seguimiento y se transportan en vehículos controlados por GPS.
2. Preparación de los documentos: Se retiran las grapas, los clips y las encuadernaciones, y se reparan las páginas rasgadas para facilitar el escaneo.
3. Escaneo y mejora a alta velocidad: La captura óptica avanzada convierte las páginas físicas en imágenes digitales de alta resolución, al tiempo que mejora la legibilidad.
4. Control de calidad y verificación: Los técnicos revisan las imágenes digitales para confirmar que estén completas, sean nítidas y tengan la orientación correcta.
5. Indexación y entrega de metadatos: Los archivos se indexan con metadatos que permiten la búsqueda y se entregan a través de plataformas como InSight DXP o flujos de trabajo de correo digital.

No. Una estrategia de transformación digital eficaz se basa en una selección estratégica, más que en escanear la totalidad de los archivos antiguos. La mayoría de las organizaciones descubren que solo hace falta digitalizar una pequeña parte de sus documentos en papel archivados en cajas. Mediante la auditoría de los inventarios físicos, las organizaciones pueden identificar qué documentos hay que escanear, cuáles se deben almacenar de forma rentable y cuáles se pueden destruir de forma justificada en función de las normas de conservación.

A la hora de seleccionar un socio comercial de digitalización externo, conviene evaluar sus certificaciones de seguridad, su capacidad para gestionar grandes volúmenes y sus capacidades a lo largo de todo el ciclo de vida:

• Certificaciones del sector: Verifica el cumplimiento de normas de seguridad internacionales, como la ISO 27001.
• Escalabilidad técnica: Confirma que el proveedor puede gestionar documentos de distintos tamaños, soportes especializados y necesidades de digitalización de gran volumen.
• Normas de control de calidad: Revisa los protocolos de verificación de imágenes para confirmar la nitidez de las mismas y la precisión de los metadatos.
• Gestión del ciclo de vida: Elige un socio comercial que gestione los documentos desde la limpieza inicial del inventario hasta la digitalización, el almacenamiento en la nube y la destrucción segura.

Sí, ofrecemos soluciones de digitalización de documentos y almacenamiento digital a empresas de todo el mundo. Nuestra red global de instalaciones y nuestra experiencia local nos permiten ofrecer servicios coherentes y seguros, adaptados a las necesidades de las diferentes regiones. A continuación se indican algunos de los países en los que están disponibles nuestros servicios de digitalización.