Soluciones digitales

Solución para la gestión de facturas de Iron Mountain

Mejora la gestión de cuentas por pagar con la automatización de facturas

La necesidad estratégica de modernizar las operaciones de cuentas por pagar

La función del equipo de cuentas por pagar (CP) está cambiando rápidamente para dejar de ser una actividad administrativa y poner el foco en la necesidad estratégica de mejorar la rentabilidad y el flujo de caja. Sin embargo, los equipos de cuentas por pagar siguen lidiando con ineficiencias: El 82 % de los equipos de CP todavía introducen facturas a mano, mientras que el 56 % pasan más de 10 horas a la semana realizando tareas manuales¹. El uso excesivo de papel, la entrada repetitiva de información y los silos de datos consumen mucho tiempo, limitando el compromiso estratégico. Estas tareas manuales provocan errores humanos e inexactitudes en los pagos, y tensan las relaciones con los proveedores. De hecho, un 39 % de las facturas contienen errores debido al uso de procesos manuales².

Por otro lado, las frecuentes excepciones, los plazos de aprobación prolongados y la visibilidad limitada de los datos impiden a los equipos de cuentas por pagar tomar decisiones financieras oportunas e informadas y aprovechar oportunidades estratégicas.

Iron Mountain Workflow Automation Contract Management

El 82 %
de los equipos de CP todavía introducen facturas a mano
Fuente
El 56 %
pasa más de 10 horas a la semana realizando tareas manuales
Fuente
El 39 %
de las facturas contienen errores debidos al uso de procesos manuales
Fuente

Impulsa al equipo de cuentas por pagar con la automatización basada en IA

La solución para la gestión de facturas de Iron Mountain, basada en la plataforma de experiencia digital (DXP) Iron Mountain InSight^® puede ayudarte a:

Aumentar la transparencia en la gestión de facturas. Supervisa el proceso de gestión de facturas a través de un portal centralizado con acceso basado en funciones. Integra los sistemas para obtener una visión unificada, personalizar los flujos de trabajo y hacer seguimiento de los pagos con un registro de auditoría claro.
Mejorar la precisión y el control financiero. Utiliza la IA para automatizar la extracción de datos de facturas y la triple conciliación, eliminando así los errores manuales. El sistema asigna un código a las facturas que no tienen una orden de compra, proporcionando información rápida para optimizar el flujo de caja.
Impulsar la eficiencia y reducir los costes. Accede a las facturas y haz búsquedas fácilmente en un portal alojado en la nube. La digitalización y la automatización agilizan el proceso de aprobación. Las reglas de negocio señalan excepciones, garantizando el cumplimiento normativo y la privacidad de los datos.

Solicitar una demo para más información

Los resultados hablan por sí solos

Cómo abordar los principales retos del equipo de cuentas por pagar

Imagina que pudieras…

... utilizar un sistema escalable, centralizado y basado en IA para:

Obtener total visibilidad y control del ciclo de vida de tus facturas para facilitar la gestión y el acceso a todos los documentos digitales y físicos. Reducir drásticamente los errores manuales y las discrepancias mediante la validación y la conciliación inteligente de los datos de las facturas en relación con la información de compra y recepción. Optimizar y acelerar la aprobación de facturas, liberando a tu equipo de las tareas administrativas tediosas para que puedan centrarse en iniciativas financieras más estratégicas.
Reducir drásticamente los errores manuales y las discrepancias mediante la validación y la conciliación inteligente de los datos de las facturas en relación con la información de compra y recepción.
Optimizar y acelerar la aprobación de facturas, liberando a tu equipo de las tareas administrativas tediosas para que puedan centrarse en iniciativas financieras más estratégicas.

Solicitar una demo

La solución para la gestión de facturas de Iron Mountain

Nuestra solución para la gestión de facturas se basa en la plataforma de experiencia digital (DXP) Iron Mountain InSight^®, un sistema de software como servicio (SaaS) escalable e integral. Transforma las facturas en papel en documentos digitales que se pueden procesar y automatiza los flujos de trabajo basados en documentos. La solución automatiza funciones clave del área de cuentas por pagar, como la introducción de datos, el proceso de aprobación, la conciliación y los flujos de trabajo. Refuerza las funciones de gestión de la información que echas en falta en tu entorno actual de cuentas por pagar mediante la incorporación de conectores prediseñados, flujos de trabajo, diversos tipos de documentos, metadatos, reglas de retención e instrucciones de IA.

Nuestra solución para la gestión de facturas te ayuda a:

Ganar control mediante la gestión de documentos digitales y físicos desde un único portal fácil de usar.
Proporcionar a los usuarios autorizados un sistema de acceso sencillo y basado en funciones, agilizando la recuperación de facturas y eliminando los retrasos.
Personalizar los flujos de trabajo y los procesos de aprobación en función de las reglas de tu negocio para agilizar la aprobación y el envío puntual de facturas.
Eliminar los silos de información mediante la integración eficaz con los sistemas de contabilidad existentes para ofrecer una vista centralizada de todos los datos relevantes.
Supervisar fácilmente el flujo de facturas y pagos para obtener un registro de auditoría claro y mejorar la rendición de cuentas.

Maximiza la integridad de los datos gracias al procesamiento inteligente de documentos (IDP) impulsado por IA, que extrae automáticamente la información de las facturas y elimina los errores asociados a la introducción manual de datos.
Utiliza la triple conciliación automatizada para validar los datos de las facturas en relación con los datos de compra y recepción. Esto permite garantizar que solo se paguen los pedidos válidos y correctamente cumplimentados.
Para las facturas sin una orden de compra, los agentes de IA asignan automáticamente las dimensiones contables correspondientes a cada partida, lo que reduce significativamente las excepciones que requieren mucho tiempo.
Genera información rápida para optimizar el flujo de caja, priorizar tareas y mejorar las relaciones con los proveedores.

Facilita a los usuarios autorizados el acceso y la búsqueda de facturas desde de un único portal basado en la nube, en InSight DXP.
Optimiza el proceso de aprobación al clasificar y organizar las facturas con un mínimo esfuerzo, gracias a la digitalización y la automatización de flujos de trabajo.
Permite al personal de CP centrarse únicamente en las tareas que requieren su intervención, utilizando reglas de negocio robustas para identificar y enviar automáticamente las excepciones a los usuarios apropiados.
Supervisa y haz cumplir las obligaciones relativas al contenido importante, garantizando el cumplimiento de las normas del sector y aplicando sistemáticamente políticas de retención y privacidad de datos.

La ventaja de Iron Mountain

La ventaja de colaborar con Iron Mountain radica en nuestro alcance global y en la robustez de la plataforma InSight DXP, una solución integral diseñada para transformar los procesos de cuentas por pagar.

Presencia internacional

Nuestros recursos de digitalización a nivel mundial incluyen 141 centros de procesamiento de imágenes en 45 países, con capacidad para gestionar 2600 millones de imágenes al año, ofreciendo así un único punto de entrada para todas las facturas de tu organización.

Precisión impulsada por IA

Utilizamos el procesamiento inteligente de documentos impulsado por IA para extraer datos valiosos con una precisión media del 97 %, lo que reduce los errores manuales y acelera las transacciones financieras.

Seguridad y conformidad

Desarrollada sobre InSight DXP, nuestra plataforma proporciona acceso seguro e ininterrumpido basado en funciones. Además, aplica sistemáticamente políticas de retención y privacidad de los datos que facilitan el cumplimiento continuo y minimizan los riesgos de seguridad.

Relación de confianza

Como socio comercial de confianza con presencia internacional y más de 70 años de experiencia, Iron Mountain ayuda a las organizaciones a optimizar sus procesos de cuentas por pagar para obtener la máxima eficiencia, precisión y escalabilidad.

Contacta con nosotros

Le informamos que sus datos personales serán tratados por Iron Mountain Information Management, LLC, con la finalidad de gestionar su solicitud. Usted podrá ejercer los derechos reconocidos en el Capítulo III del Reglamento (UE) 2016/679 dirigiendo su solicitud a través del formulario web https://www.ironmountain.com/contact/global-privacy-compliance. Para más información sobre el tratamiento de sus datos, consulte nuestra política de privacidad.