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Gestión inteligente de documentación y automatización de los flujos de trabajo

Software de Correo Digital

Es momento de ocuparte del correo postal

¿Qué es el correo digital?

Muchos líderes han intentado eliminar, o al menos reducir, los datos en papel de los procesos empresariales. Pero resulta imposible eliminar el papel del centro de trabajo cuando el correo postal sigue llegando y continúa siendo una parte fundamental de vuestros procesos operativos. El acceso al correo postal es un reto aún mayor cuando se tiene una plantilla distribuida que necesita un acceso seguro y puntual a su correo, sin importar dónde se encuentren.

Las salas de correo tradicionales se basan en sistemas y procesos manuales que requieren mucha mano de obra y son propensos a los errores humanos. A medida que las organizaciones se plantean reducir y/o optimizar el espacio inmobiliario, necesitan agilizar las operaciones y conectar los datos entre los silos empresariales. Iron Mountain te puede ayudar a convertir el correo físico en digital. Te contamos en qué consiste el Software de Correo Digital de Iron Mountain.


Aprende más
How Iron Mountain digital mailroom works

Seguridad y normativa para un correo digital seguro

Nos tomamos la seguridad muy en serio, por eso el 95% de las empresas de la lista Fortune 1.000 confían a Iron Mountain sus registros críticos y sensibles. Llevamos más de 70 años protegiendo datos confidenciales y prestamos servicios en una amplia gama de sectores en más de 60 países. Puedes estar tranquilo sabiendo que vuestra información está segura en todo momento: desde la recogida de vuestro correo postal en nuestros camiones seguros para su digitalización en nuestros centros de escaneo, hasta el envío automático del correo al destinatario previsto y la disposición del correo postal de la forma que vosotros solicitéis (almacenamiento seguro, trituración o devolución del correo).

Vuestros documentos digitales se almacenan en Iron Mountain InSight®, una plataforma de gestión de información y servicios de contenido, que aprovecha el Marco de Seguridad Cibernética (CSF) del Instituto Nacional de Normas y Tecnología (NIST) como nuestro marco de seguridad empresarial. Iron Mountain InSight® cumple con los estándares de la industria, que incluyen, entre otros, los siguientes:

  • HIPAA
  • FedRAMP/FISMA
  • RGPD
  • Soc 2 Type II
  • Y la ISO27001

Características y ventajas de convertir correo físico en digital

Son muchas las ventajas de convertir el correo físico en digital. La solución de correo digital de Iron Mountain te permite:

¿Quieres dar el paso definitivo a la digitalización del correo postal? Pregúntanos aquí y estaremos encantados de ayudarte.

Modernización del correo postal: evoluciona con las necesidades de tu organización

Para las empresas, el correo postal siempre ha sido predominante y fiable. Como un reloj, el correo entra y sale. Pero toda esa documentación entrante necesita una distribución, un acuse de recibo y una acción oportuna y eficiente.

Tradicional

Procesos físicos manuales

La sala de correo tradicional es el punto de entrada de grandes volúmenes de correo físico entrante que requiere operaciones de back-office para clasificar y distribuir. Esto puede dar lugar a:

  • Retraso en la productividad de los empleados para clasificar y entregar el correo a la persona adecuada en todos los departamentos
  • Mala experiencia del cliente
  • Posibles ramificaciones normativas y de cumplimiento
  • Pérdida de información sensible
  • Mayores retos a la hora de apoyar a los trabajadores a distancia

Digital

Correo digitalizado, enrutamiento

Las salas de correo digital funcionan mediante el procesamiento inteligente de documentos (IDP), que incluye:

  • Escaneo y digitalización del correo físico para su acceso a través de la web y del móvil
  • Extracción de metadatos para una búsqueda eficaz
  • Validación y revisión
  • Clasificación con AI/ML
  • Reglas de acceso y redistribución a usuarios
  • Seguimiento auditable para mejorar el cumplimiento normativo

Inteligente

Procesamiento automatico del correo, extracción de metadatos y flujos de trabajo

Las salas de correo inteligentes ofrecen todas las ventajas de una sala de correo digital a través de una plataforma de servicios de contenido (CSP), que incluye:

  • Gestión de contenidos
  • Gobernanza de la información
  • Extracción y enriquecimiento inteligente de metadatos
  • Funciones de búsqueda y recuperación
  • Colaboración
  • Automatización del flujo de trabajo
  • Multi-repositorio federado
  • Capacidades de reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

Servicios adicionales

InSight Intelligent Document Processing

Digitaliza, almacena, automatiza y libera el poder de tus dos, gracias a la automatización.

Soluciones de Almacenamiento Externo de Documentación para Empresas

Conserva tus documentos de forma segura en nuestros centros y consigue una gestión de la información más eficiente.

Destrucción segura

Destrucción segura y económica de información en papel, plásticos y soportes electrónicos.

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