Soluciones de Almacenamiento Externo de Documentación para Empresas Españolas

Q: Necesito ayuda para liberar espacio en mi oficina eliminando documentación antigua. ¿Podéis ayudarme a ordenar y trasladar el archivo?

A través de nuestro programa Clean Start , un experto de Iron Mountain realizará una evaluación gratuita de tu espacio y del uso que haces de la información. Te daremos recomendaciones sobre la mejor manera de liberar espacio trasladando tus documentos a un centro de custodia externa y segura.

Conserva tus documentos de forma segura en nuestros centros y consigue una gestión de la información más eficiente.

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Almacenamiento seguro de documentos

La documentación y la información son el alma de cualquier organización Española; gestionar y proteger estos valiosos activos es vital. Cuando existen necesidades especiales, por volumen o características de los materiales, la mejor opción es el almacenamiento externo de documentación.

Iron Mountain puede diseñar y crear un espacio adaptado a las especificaciones de cada organización.

Somos expertos en gestión de documentación y gestión de información

Al trasladar físicamente tus documentos a Iron Mountain, podrás liberar personal y espacio sin perder de vista tu información, consiguiendo una gestión de información más eficiente.

La aplicación Iron Mountain Connect™ de gestión de documentación permite la gestión online de ficheros, incluyendo metadatos, búsquedas, seguimiento y procesamiento de peticiones de servicio. Con solo unos clics, podrás realizar búsquedas en tu inventario externo, localizar lo que necesitas para responder a una petición interna o externa, y hacer que el documento sea escaneado y entregado con rapidez por uno de nuestros experimentados empleados.

¿Por qué escoger nuestro servicio de custodia de documentación?

Los centros de documentación de Iron Mountain cumplen los requisitos clave sobre:

Seguridad: construcción, seguridad perimetral, seguridad de accesos, seguridad interior y planificación de seguridad
Prevención de incendios: medidas de prevención con construcción contra incendios y suministro seguro de agua
Controles medioambientales: completo acondicionamiento para proteger tu documentación contra los elementos

Cadena de custodia de documentación

Iron Mountain ha definido flujos de trabajo eficaces para garantizar los máximos niveles de seguridad y precisión en la custodia de documentos. Además, nuestra solución InControl® protege la información en tránsito con controles patentados. Ejecutamos procesos rigurosos de verificación de antecedentes, selección de personal y formación formal para garantizar los máximos niveles de seguridad en la protección y conservación de documentos

El almacenamiento externo de documentos no implica estar desconectado.

Al trasladar físicamente tus documentos a un centro de custodia de Iron Mountain, podrás liberar personal y espacio sin perder de vista tu información, consiguiendo una gestión de información más eficiente.

La aplicación de gestión documental Iron Mountain Connect™ permite administrar archivos, realizar búsquedas mediante metadatos, hacer seguimiento en tiempo real y procesar peticiones de servicio. Con solo unos clics, podrás consultar tu archivo externo:

Consulta tu archivo externo,
Localiza el documento que necesitas y recíbelo digitalizado.

Gestión de inventario

Tipos de archivos y documentos que custodiamos

Iron Mountain proporciona custodia segura de archivos para todo tipo de documentos empresariales, ayudando a las organizaciones españolas a proteger su información confidencial. Almacenamos todo tipo de documentos como:

Servicios de archivo para tus necesidades específicas de almacenamiento de documentos

Servicios de traslado de inventario

Nuestros especialistas pueden expurgar, embalar y trasladar cajas y ficheros desde tus instalaciones a los centros de documentación de Iron Mountain. Introducimos tu documentación en cajas estándar de Iron Mountain con tecnología RFID y recopilamos metadatos para describir sus contenidos, con la posibilidad de crear listas de todos los ficheros en cada caja.

Indización de ficheros

El equipo de introducción de datos de Iron Mountain puede capturar descripciones de ficheros concretos para facilitar la gestión de tu inventario.

Preparación de cajas para el traslado

Podemos revisar el contenido de las cajas y capturar los metadatos asociados. Esta información te permitirá encontrar más fácilmente los documentos que necesites en cualquier momento.

Fusión/traslado de oficinas

Podemos liberar el espacio que ahora dedicas a almacenar tus ficheros y documentos, ayudándote a identificar la documentación que se puede trasladar a un centro de Iron Mountain.

Fusión de estanterías

Si no lo expurgas y adaptas periódicamente, tu archivo llegará pronto a su máxima capacidad. El equipo de proyectos de Iron Mountain puede realizar expurgos selectivos para mantener tu documentación siempre al día.

Servicios de auditoría de inventario

Es importante conocer tu inventario para que puedas responder a cualquier petición de documentación. Los servicios de auditoría de Iron Mountain ofrecen espacios especializados en nuestros centros de documentación para realizar auditorías. También podemos ayudarte a inventariar tus cajas, preparar ficheros y manipular materiales.

Otros servicios de gestión documental que ofrecemos

Conservar documentos más tiempo del necesario implica costes y riesgos. Reduce costes y protege tu organización destruyendo los documentos al finalizar su plazo de conservación.

Con Iron Mountain Smart Sort, podrás destruir tus documentos en papel a medida que cumplan con los plazos de conservación, permitiendo un programa de gestión documental más eficiente y de acuerdo con la normativa.

Identifica qué documentos deben destruirse
Establece plazos de destrucción a nivel de caja
Reduce costes y riesgos en tu programa de custodia
Localiza los documentos de forma rápida y sencilla

Smart Sort

¿Qué contienen tus cajas de archivo? Descúbrelo con Iron Mountain Smart Reveal.

Almacenar cajas con poca o ninguna descripción —y contenido desconocido — incrementa tus costes y riesgos. Iron Mountain Smart Reveal te ayuda a descubrir lo que hay dentro de las cajas para que puedas tomar decisiones con criterio: conservar, destruir de forma justificada, actualizar metadatos, asignar la titularidad de los datos, digitalizar registros o cualquier otra acción que necesites.

Smart Reveal

Optimiza el espacio, reduce riesgos y mejora la sostenibilidad con Clean Start

Ya sea con empleados en remoto, presenciales o en un modelo híbrido, muchas organizaciones españolas están planteándose sus espacios de trabajo y sus procesos operativos para crear entornos que fomenten la colaboración, mejoren el compromiso, impulsen la innovación e incrementen la satisfacción laboral.

Sin embargo, planificar y ejecutar estos cambios en las instalaciones no siempre es sencillo. Obstáculos como archivadores, equipos informáticos obsoletos, mobiliario y puestos de trabajo saturados pueden ocupar un espacio valioso, generar riesgos, reducir la productividad y dificultar la ejecución del proyecto.

Clean Start

Digitaliza tu organización y centraliza la información

Digitalización y escaneado

Almacenamiento de alta seguridad para archivos y documentación crítica.

Custodia Premium

¿Por qué Iron Mountain?

Tenemos la experiencia y el conocimiento necesarios para optimizar la eficiencia de tu organización al tiempo que garantizamos la seguridad de los datos de tu empresa y tus clientes. We elevate the power of your work.

Sobre Iron Mountain

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Preguntas frecuentes

Necesito ayuda para liberar espacio en mi oficina eliminando documentación antigua. ¿Podéis ayudarme a ordenar y trasladar el archivo?

A través de nuestro programa Clean Start, un experto de Iron Mountain realizará una evaluación gratuita de tu espacio y del uso que haces de la información. Te daremos recomendaciones sobre la mejor manera de liberar espacio trasladando tus documentos a un centro de custodia externa y segura.

Necesito acceder a mis documentos de forma rápida y sencilla, incluso si están guardados fuera de mis instalaciones. ¿Es posible?

Sí. Podemos entregarte tus documentos físicamente o, con nuestro servicio Image on Demand, digitalizar lo que necesites: desde un único documento hasta una caja de archivo completa.

Necesito gestionar mis documentos de forma rápida y sencilla. ¿Es posible?

Iron Mountain Connect™ te da el control total las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Accede a tu inventario, localiza registros, solicita recuperaciones de documentos (físicas o digitales) y gestiona todo tu programa de custodia documental: todo en línea. Hacemos que el acceso a tus archivos sea ágil y eficiente.

Tengo un archivo grande y algunos documentos requieren condiciones especiales, como control de climatización. ¿Puede un único proveedor encargarse de todo eso?

Iron Mountain es especialista en resolver necesidades de almacenamiento muy diversas. Ofrecemos desde custodia estándar hasta centros de seguridad climatizados para soportes sensibles.

Me cuesta estar al día con todas las normativas sobre conservación de documentos. ¿Existe alguna solución disponible?

Iron Mountain Policy Center es una plataforma en la nube para la gestión de políticas de privacidad y conservación de información. Te ofrece una forma sencilla e intuitiva de conocer tus obligaciones legales y demostrar el cumplimiento normativo de tu organización

Necesito un proveedor de gestión documental que ofrezca instalaciones seguras, conformes con la normativa y herramientas de gestión documental sencillas. ¿Existe algo así?

Iron Mountain ofrece las tres cosas. Combinamos una seguridad líder en el sector, un soporte integral en cumplimiento normativo y la intuitiva plataforma Iron Mountain Connect™ para la gestión de todos los documentos sin complicaciones. Te proporcionamos una solución completa e integrada para todas tus necesidades de gestión de información y documentos.