Evolucionando digitalmente con la automatización de rrhh

Casos de éxito de clientes

Una empresa retail necesitaba dejar de utilizar un sistema que ya no satisfacía sus necesidades y automatizar los procesos de RRHH para aumentar la eficiencia y agilizar los flujos de trabajo.

25 de julio de 20228 mins
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INDUSTRIA

Retail

RETO

Una empresa retail necesitabadejar de utilizar un sistema queya no satisfacía sus necesidadesy automatizar los procesos deRRHH para aumentar la eficienciay agilizar los flujos de trabajo.

SOLUCIÓN

Solución de RR.HH.de Iron Mountain

RESULTADOS

  • Convirtió los flujos de trabajo manuales obsoletos y dispares en procesos automatizados unificados.
  • El procesamiento de documentos se hizo más eficiente, más preciso y más rápido.
  • Motivó a la organización a explorar cómo la automatización y la digitalización podrían beneficiar a otras líneas de negocio.
  • Les ha permitido modernizar su repositorio de RRHH

EVOLUCIONANDO HACIALA EFICIENCIA

Recursos Humanos es un departamentocon mucha documentación en cualquierorganización. La incorporación,las solicitudes de permisos, laadministración de las prestaciones,las evaluaciones de los empleados ylas reclamaciones de indemnizaciónde los trabajadores se procesan através de RR.HH., y ahí no acaba todo.

Una organización grande ydistribuida tenía grupos dedicadosque supervisaban los diferentesaspectos de la administración deRRHH. Esta organización se diocuenta de que, con el tiempo, estosgrupos habían desarrollado suspropios flujos de trabajo. El personalde RRHH tenía una visión clara de loque quería en una nueva plataforma.Buscaban una solución que:

  • aumentara la eficacia
  • proporcionara un punto de acceso centralizado para todos los documentos de RRHH
  • unificara y automatizara los flujos de trabajo
  • ofreciera un alto nivel de apoyo continuo
  • permitiera una transición fluida para su personal

Uno de sus principales objetivos eraabordar los flujos de trabajo disparesy agilizar los procesos de RRHH. Conlos documentos de RRHH divididosentre diferentes grupos y repartidosen varias unidades compartidas,necesitaban una forma de centralizartoda esa información.

Los documentos de RRHH contienenuna gran cantidad de informaciónpersonal identificable (PII). Elseguimiento y la protección delos datos confidenciales de susempleados era difícil porque esainformación estaba repartida enmúltiples unidades compartidas.La localización de los documentosrequería demasiado tiempo. Lagestión de la visibilidad y la retenciónde esos documentos era costosa.Encontrar una solución que creara unrepositorio central era crucial porqueel proceso manual era engorroso ypropenso a errores humanos.

LA HERRAMIENTA ADECUADAPARA MUCHOS TRABAJOS

Adaptarse a una forma de trabajototalmente nueva nunca es fácil y,para que el cambio mereciera la pena,la empresa quería una plataformaque ofreciera un alto nivel de soporte.Su propio personal de TI ya estabaal máximo de su capacidad, dandosoporte a una gran variedad deproyectos internos. Además, tambiénquerían aprovechar las tecnologíasautomatizadas disponibles.

Para que la inversión de revisar todoel departamento mereciera la pena,la organización necesitaba estarsegura de que podría personalizarla nueva plataforma para adaptarsea las complejidades únicas delfuncionamiento de los distintosequipos de RRHH. La plataforma desoftware como solución (SaaS) quecumplía todos sus requisitos era lasolución de RR.HH. de Iron Mountain.

UNA NUEVA FORMADE TRABAJAR

Elegir una nueva solución es sólola mitad de la batalla... o quizá sólouna cuarta parte. La implementaciónde esa solución es la parte difícil.La dificultad de la implementacióna menudo se debe a que se disponede poco tiempo para reestructurartodo un departamento a unsistema totalmente ajeno. Muchode ese estrés tan común de losnuevos sistemas se evitó graciasa lo personalizable que es estaplataforma para las necesidadesespecíficas de cada organización.

Pero, para beneficiarse de estaadaptabilidad, cada organizacióndebe designar un recurso internoque trabaje con un arquitectode soluciones de Iron Mountainpara crear una solución a medida.Para sacar el máximo partido a laplataforma, el experto interno debeestar íntimamente familiarizado conel antiguo sistema, conocer la basede usuarios, reconocer el potencialdel software y comprender cómodebe funcionar el nuevo sistema.

La colaboración entre el expertointerno y el equipo de serviciosde Iron Mountain condujo a lacreación de una plataforma a medidapara la organización. El personalde RRHH dispuso de un tiempoconsiderable para familiarizarse conla nueva plataforma personalizadaantes de poner en marcha elcambio en el flujo de trabajo. Laspersonalizaciones y el largo periodode formación práctica hicieron que latransición a la solución actualizadase realizara sin problemas.

LA TRANSICIÓN DIGITALBIEN HECHA

Esta organización dejó atrás unsistema manual obsoleto y seactualizó a una plataforma máseficiente y moderna que les permitiótrabajar de forma más digital.

El panel principal de la soluciónha creado un nivel de visibilidadtotalmente nuevo en sudepartamento, lo que permite realizarmétricas y análisis de alto nivel.Los procesos se han racionalizado yunificado en todo el departamento.Los documentos de RR.HH. seencuentran centralizados en unrepositorio digital, por lo que sonmás fáciles de localizar y gestionar.El margen de error humano seha reducido significativamente y,cuando se producen errores, sehan establecido salvaguardias paraque los problemas se marquen y secorrijan en tiempo real. La nuevaplataforma permitió al personalcentrarse más en las personasy menos en el papeleo. HH.RRIron Mountain es una solucióncapaz de satisfacer necesidadescomplejas en un mundo digital.

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