Automatización de la gestión de facturas

Desafío

Para los profesionales de cuentas a pagar (AP), la eficiencia y la precisión son primordiales. Se deben procesar las facturas con rapidez, remitir los pagos con prontitud y gestionar ambos para optimizar el flujo de caja; al tiempo que se evitan errores que podrían tener un impacto a largo plazo en el negocio. Sin embargo, con las facturas digitales y en papel enviadas a varias ubicaciones y bandejas de entrada, la eficiencia y la precisión presentan un gran desafío.

Impacto

Si tienes facturas en varias bandejas de entrada de correo electrónico, archivadores, discos duros, recursos compartidos de datos, etc., estás desaprovechando el poder de la tecnología para ayudarte a hacer tu trabajo de forma más eficaz y precisa. Dado que el 70 % de las empresas sigue recibiendo facturas en papel,1 encontrar y revisar manualmente cientos de documentos de papel para comparar las facturas de pago puede provocar retrasos en los pagos que afectan a las relaciones con los proveedores y la calificación crediticia de tu empresa. La introducción manual de datos de facturas en papel conlleva el riesgo de errores manuales o pérdidas de facturas. Los pagos duplicados por sí solos pueden suponer un coste para tu empresa del 8 % al 2 % del total de tus pagos.2 Los meros errores de introducción de datos también pueden provocar pagos excesivos, pagos incumplidos y pagos atrasados, y dejar la puerta abierta al fraude. La ineficiencia ralentiza el procesamiento de pagos y genera costes innecesarios. El procesamiento manual de una factura tarda una media de 17 días laborables.3 Y, según la Reserva Federal, de los más de 25 000 millones de facturas enviadas anualmente, el 75 % requiere procesamiento manual, lo que cuesta a las empresas estadounidenses aproximadamente 200,000 millones de dólares al año.

¿Y si pudieras?

La automatización de la facturación con nuestro gestor de contenido (ECM), Iron Mountain para la gestión de facturas, puede ayudarte a superar los desafíos y:

• Obtener visibilidad en tiempo real de todas las facturas, independientemente del formato en el que se reciban.
• Reducir los errores que podrían dar lugar a pagos atrasados, pagos excesivos, auditorías fallidas y fraude.
• Reducir el tiempo y los gastos de procesamiento de facturas y cierre.

Iron Mountain para la gestión de facturas

Puedes confiar en Iron Mountain, una empresa mundial dedicada al almacenamiento, la protección y la gestión de información y activos, para que te proporcione un sistema de gestión de contenido (ECM) que satisfaga las necesidades de los profesionales de auditoría, lo que te ayudará a:

• Digitalizar los documentos en papel:Puedes digitalizar tus propias facturas o Iron Mountain puede recogerlas y digitalizarlas por ti. La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) extrae el contenido para facilitar la búsqueda. Las capacidades de código reducido o sin código te ayudan a adaptar los flujos de trabajo automatizados de procesamiento y aprobación de facturas a tus normativas empresariales.
• Conectar los datos entre plataformas: La integración con los sistemas de contabilidad actuales conecta la información para descomponer los silos de datos y ofrece acceso a toda la información relevante en un único lugar.
• Habilitar el acceso en cualquier momento y lugar: Los usuarios autorizados pueden acceder fácilmente a las facturas y buscarlas en nuestra plataforma segura de ECM a través de un único portal web, recibir notificaciones sobre las normativas de gestión de excepciones y compartir y volver a procesar las facturas rechazadas con los proveedores.
• Proteger tu empresa: La cadena de custodia auditable, el almacenamiento seguro, el cifrado de datos, la restricción de acceso y los permisos basados en funciones mantienen los datos seguros. Nuestra plataforma de contenidos cumple los estándares y las políticas de retención de datos del sector, y ofrece capacidades que le ayudan a responder a las auditorías y las solicitudes de revelación.
• Gestionar todo el ciclo de vida: Iron Mountain puede eliminar los registros físicos almacenándolos o destruyéndolos de forma segura, o devolviéndotelos.

Los resultados pueden tener un impacto importante en tu balance, lo que te ayudará a:

• Aportar transparencia al procesamiento de facturas: Visualiza, gestiona y procesa facturas de forma centralizada desde un único portal fácil de usar. Consulta cómo se ha gestionado cada factura y a dónde se dirigen tus pagos con un solo clic.
• Aumentar la precisión: Extrae automáticamente la información de la factura e introdúcela en los flujos de trabajo para evitar errores derivados de la introducción manual de datos. Reduce o elimina el riesgo de que se extravíen o manipulen las facturas de forma indebida.
• Aumentar la eficiencia y reducir los costes: Con la digitalización y la automatización del flujo de trabajo, puedes ordenar y organizar facturas con solo pulsar unas teclas para un procesamiento ultrarrápido. También ahorrarás tiempo y exceso de trabajo durante el cierre mensual.