Servicio digital mailroom de iron mountain®

Guías de soluciones

Seguro que conoces los desafíos que trabajar con información en papel supone para la eficiencia de tus empleados y los requisitos de seguridad, privacidad y cumplimiento normativo de la información.

5 de diciembre de 20226 mins
Iron Mountain Digital Mailroom Service

DIGITALIZA EL CORREO POSTAL

RETO

Muchos líderes han intentado eliminar, o al menos reducir, los documentos en papel de los procesos empresariales. Pero resulta imposibleeliminar el papel del centro de trabajo cuando el correo postal sigue llegando y continúa siendo una parte fundamental de vuestros procesosoperativos. El acceso al correo postal es un reto aún mayor cuando se tiene una plantilla distribuida que necesita un acceso seguro y puntual asu correo, no importa dónde se encuentren.

Las salas de correo tradicionales se basan en sistemas y procesos manuales que requieren mucha mano de obra y son propensos a los erroreshumanos. A medida que las organizaciones se plantean reducir y/o optimizar el espacio inmobiliario, necesitan agilizar las operaciones y conectarlos datos entre los silos empresariales. Iron Mountain os puede ayudar.

SOLUCIÓN

La solución de correo digital de Iron Mountain® es una oferta de software como servicio (SaaS) que te permite mejorar la eficiencia operativamediante la digitalización del correo físico para proporcionar un acceso seguro a tus empleados, la automatización de los procesos centrados enlos documentos y la conexión de tus datos entre plataformas. Nuestra solución integral proporciona una cadena de custodia auditable tanto paralos documentos físicos como para los digitales.

Una vez digitalizado el correo, se envía automáticamente al destinatario mediante flujos de trabajo creados con datos clave. Tú controlas quién puedealmacenarlo, buscarlo y acceder a él en un repositorio seguro. Los paneles de control proporcionan información sobre vuestra eficiencia operativa.Las opciones de integración en sistemas empresariales comunes os permiten conectar los datos entre plataformas y alimentar los procesos posteriores.Después de digitalizar vuestro correo postal, disponéis de varias opciones: os lo devolvemos, lo almacenamos y/o lo destruimos de forma segura.

¿CÓMO FUNCIONA?

BENEFICIOS

  • ACCESO Y RECEPCIÓN del correo digitalizado en un depósito seguro en cualquier momento y desde cualquier lugar
  • AUTOMATIZACIÓN Y COLABORACIÓN de los procesos centrados en los documentos.
  • TRAZABILIDAD TOTAL del correo, desde su recogida inicial hasta que el destinatario lo recibe.
  • LA INFORMACIÓN OPERATIVA del panel central con gráficos simplifica la toma de decisiones.
  • LA CONEXIÓN DE DATOS A TRAVÉS DE PLATAFORMAS y silos empresariales hace que vuestra organización se vuelva más eficiente

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