Transforma tu oficina de correo postal

Transforma tu oficinade Correo Postal

Reto

Seguro que conoces los retos de trabajar con información en papel. Los requisitos de seguridad, privacidad y cumplimiento de la información detu organización, así como la eficiencia de los empleados, se ven afectados por estos retos. Muchas empresas llevan intentando eliminar, o al menos reducir, el papel de los procesos empresariales desde hace tiempo. Pero es imposible eliminar el papel del centro de trabajo cuando el correo físico sigue llegando y tus empleados luchan constantemente para gestionar grandes volúmenes de correo en papel entrante. El acceso al correo físicoes un reto aún mayor para empleados que teletrabajan y que necesitan acceso seguro a su correo en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Solución

La solución Correo Digital de Iron Mountain^® en AWS es un software diseñado específicamente (SaaS) que te permite eliminar el papel en la“puerta de entrada”. Después de redirigir vuestro correo postal a Iron Mountain, este se escanea, indexa y se realiza el control de calidad para satisfacer los requisitos de conversión de documentos. Aprovechando la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) medianteAmazon Textract, puedes buscar el contenido de tus documentos por texto o índice. El OCR está disponible para tus documentos PDF, TIFF,Office y logotipos en más de 50 idiomas. Una vez digitalizado, vuestro correo se almacena y se accede a él en una plataforma segura de gestión de la información y servicios de contenidos.

¿Cómo funciona?

Eliminación: Revisa las opciones de eliminación

Elige cómo deshacerte de tu correo físico. Las opciones incluyen devolverte el correo,almacenarlo en un Centro de Custodia de Iron Mountain o destruirlo.

Automatización: Redistribuye el correo

Se crean flujos de trabajo automatizados basados en metadatos clave. Existen opciones para añadir integraciones para SSO, Outlook y/o Gmail.

Almacenamiento: Los archivos encriptados se almacenan en un repositorio seguro

Los permisos basados en roles permiten a los usuarios autorizados acceder al correo digitalen una plataforma segura de gestión de la información y servicios de contenidos 24 horas aldía, 7 días a la semana.

Digitalización: Redirige y digitaliza vuestro correo

Redirige vuestro correo a una instalación de Iron Mountain para su digitalización.Una vez digitalizado, los usuarios pueden añadir comentarios y activar el seguimiento.

Ventajas

La recopilación y extracción automatizada de metadatos clave impulsa las decisiones empresariales y agiliza los flujos de trabajo.

Reducción del tiempo y el esfuerzo dedicados a buscar lo que necesitas.

Puedes acceder fácil y rápidamente a tu correo desde una ubicación central y segura.

Costes más predecibles mediante un sistema de suscripción.