Mejores prácticas en gestión documental e información

Enfoque práctico para la creación de un programa para la Gestión de Información completo y de acuerdo a la normativa

¿Por qué son necesarias las mejores prácticas en Gestión de la Información?

Aunque vivimos en la Era de la Información, no toda la información creada o recibida por una empresa llega al nivel de un documento empresarial oficial: este importante subconjunto necesita una gestión específica, ya que estos documentos proporcionan pruebas de transacciones empresariales, decisiones y cumplimiento de obligaciones legales. La gestión de documentos se ha vuelto cada vez más complicada, debido a la amplia gama de formatos con los que trabajamos: papel, archivos electrónicos, correo electrónico, mensajes instantáneos, medios sociales, big data y mucho más. Otro reto es el lugar donde puedan encontrarse esos documentos: en numerosas aplicaciones, SharePoint®, intercambios de archivos, dispositivos móviles, la nube, en cinta y la lista no se acaba. Además, las normativas específicas por sector y segmento relacionadas con la gestión de información continúan ampliándose. Es necesario un programa de gestión de documentos e información conforme, para que las organizaciones gestionen de forma proactiva y progresiva el contenido de todos los documentos empresariales, sea cual sea su formato o ubicación. Es necesario que las organizaciones demuestren tener intenciones de "buena fe" de seguir estas mejores prácticas de forma constante y correcta; las auditorías tienen un papel vital en la capacidad de defensa.

Puesto que la cantidad de leyes y la gravedad de las sanciones relativas a la gestión de documentos siguen aumentando, se está volviendo imprescindible que las empresas implementen y lleven a cabo las mejores prácticas para gestionar documentos e información correctamente.

La iniciativa de Iron Mountain de desarrollar la guía de mejores prácticas es una respuesta a las preguntas de nuestros clientes sobre:

• Las mejores prácticas de acuerdo a la normativa
• Ideas para mejorar el programa constantemente
• Normativas gubernamentales que afectan a la Gestión de la Información

Ahora, más que nunca, es vital que las organizaciones tengan implementadas prácticas sólidas de gestión de documentos para todos los tipos de documento, en todas las unidades de negocio y en todos los países. Estas prácticas deberían integrarse en un plan principal de Gestión de la Información, completo y aplicado de forma consistente. Las organizaciones que cumplan y demuestren el cumplimiento de las normativas, podrán mitigar el riesgo de litigio, mientras a los demás les costará proteger la reputación de su empresa y el valor de sus accionistas.

Esta guía de mejores prácticas en Gestión de la Información representa experiencias de cientos de miles de clientes de Iron Mountain... y más de 60 años gestionando documentos. Durante estos años de experiencia, se han puesto a prueba y demostrado elementos fundamentales para la gestión de documentos, se han precisado procesos y flujos de trabajo para obtener mayores eficiencias y menos exposición, y las mejores prácticas han evolucionado para abarcar múltiples aspectos de una gestión correcta de la documentación, incluyendo la explosión de los documentos electrónicos. Estas mejores prácticas que ofrecemos son un enfoque práctico para obtener un programa de gestión de documentos e información de acuerdo a la normativa.