Digitaalinen postinkäsittely

Digitaalinen postipalvelu yrityksille sujuvoittaa työprosesseja

Toimistoon saapuvan fyysisen postin käsittely vie sekä aikaa että resursseja. Maksettavat laskut, allekirjoitettavat sopimukset ja tärkeät tiedot, joita tarvitaan kriittisten liiketoimintapäätösten tekemiseen. Kaikki posti on avattava, lajiteltava ja lähetettävä sitten oikeille henkilöille.

Iron Mountainin digitaalisen postinkäsittelyn avulla voit kerätä kaiken yritykselle saapuvan spostin yhteen sähköiseen postilaatikkoon. Vastaanotamme fyysisen postisi, jonka asiantuntijatiimimme avaa turvallisissa tiloissamme. Skannauksen avulla posti saadaan digitaaliseen muotoon ja jaamme asiakirjat suoraan oikealle osastolle ja oikealle käyttäjälle. Postipalvelut sellaisina kuin niiden tulisikin olla – yksinkertaisia ja turvallisia.

Näin Iron Mountainin digitaalinen postilaatikko toimii

Iron Mountainin sähköinen postilaatikko on turvallinen ja helppokäyttöinen, jotta kaikki postitukseen liittyvät toimet sujuisivat mahdollisimman saumattomasti. Näin se toimii:

1. Ohjaat postisi meille täällä Iron Mountainilla, jossa digitalisoimme sen. Posti ei koskaan poistu Iron Mountainin säilytysketjusta.
2. Asiantuntijatiimimme vastaanottaa ja avaa fyysisen postisi turvallisissa tiloissamme.
3. Skannaamme ja luetteloimme postin OCR-tekniikkaa hyödyntäen ja viemme sen digitaalisessa muodossa sähköiseen postilaatikkoon. Avainsanat napataan postin joukosta automaattisesti, jotta digitaaliset kopiot voidaan reitittää oikeille vastaanottajille. Avainsanat ovat sinun määrittämiäsi, ja niitä voidaan helposti muuttaa. Sähköiset tietosi salataan suojatussa verkossa koko prosessin ajan.
4. Voit hallinnoida lopullisia vastaanottajia toimenkuvaan perustuvilla käyttöoikeuksilla, jotka varmistavat, että vain oikealla käyttäjällä on pääsy digitaaliseen postiisi.
5. Digitaalinen postilaatikko on käytössäsi kellon ympäri riippumatta siitä, työskenteletkö toimistossa vai jossakin muualla.
6. Digitalisoinnin jälkeen voit valita, mitä haluat tehdä paperipostille; voit palauttaa, säilyttää tai hävittää postin turvallisesti.

Digitaalinen postilaatikko kaikille yrityksille ja organisaatioille

Iron Mountainin digitaalinen postitusratkaisu on luonnollisesti sekä skaalautuva että mukautettavissa yrityksesi tarpeisiin. Valitse itse, vastaammeko postinkäsittelystä kokonaan vai osittain. Skannaamalla voit jakaa postin kanssamme, ja tuomme sen saataville digitaaliseen postinkäsittelyjärjestelmäämme ja varmistamme, että posti päätyy sinne, minne sen tulisikin päätyä.

Tällä tavalla saat kaiken yrityksen fyysisen ja digitaalisen postin koottuna yhteen paikkaan sekä pääsyn postiin riippumatta siitä, missä työskentelet. Tämä edistää tehokkaampaa työskentelyä ja tukee hyvin toimivaa organisaatiota.

Sähköinen postilaatikko on askel kohti paperitonta työpaikkaa

Monet organisaatiot pyrkivät paperittomaksi työpaikaksi sekä huolehtiakseen ympäristöstä että virtaviivaistaakseen työprosesseja. Fyysisen yritykselle saapuvan postin saapuessa edelleen toimistoon, paperiton työpaikka voi tuntua kaukaiselta ajatukselta. Valitse Iron Mountainin digitaalinen postinkäsittely ja ota ensimmäinen askel kohti paperitonta työpaikkaa.

Automatisoimalla postinkäsittelyn saat postisi täyden hallinnan. Syötämme fyysisen postisi automaattiseen postinkäsittelyjärjestelmäämme, josta voit sitten hallinnoida sekä fyysistä postia että sähköisessä postilaatikossa olevaa digitaalista postia, johon saat pääsyn järjestelmämme kautta. Kokonaisvaltaisen yleiskuvan ansiosta voit tehokkaasti etsiä, hallita ja jakaa postia turvallisella tavalla ilman yhtäkään fyysistä paperinpalaa.