Digital mail

Digitaalinen postinkäsittely

Digitaalisen postinkäsittelyn avulla voit hallita helposti ja saumattomasti kaikkea yritykselle saapuvaa postia, joka tulee olemaan saatavillasi digitaalisessa muodossa yhdessä paikassa.

Ota meihin yhteyttä

Digitaalinen postipalvelu yrityksille sujuvoittaa työprosesseja

Toimistoon saapuvan fyysisen postin käsittely vie sekä aikaa että resursseja. Maksettavat laskut, allekirjoitettavat sopimukset ja tärkeät tiedot, joita tarvitaan kriittisten liiketoimintapäätösten tekemiseen. Kaikki posti on avattava, lajiteltava ja lähetettävä sitten oikeille henkilöille.

Iron Mountainin digitaalisen postinkäsittelyn avulla voit kerätä kaiken yritykselle saapuvan postin yhteen sähköiseen postilaatikkoon. Vastaanotamme fyysisen postisi, jonka asiantuntijatiimimme avaa turvallisissa tiloissamme. Skannauksen avulla posti saadaan digitaaliseen muotoon ja jaamme asiakirjat suoraan oikealle osastolle ja oikealle käyttäjälle. Postipalvelut sellaisina kuin niiden tulisikin olla – yksinkertaisia ja turvallisia.

Digitize and automate your mailroom workflows with Iron Mountain Digital Mailroom service

Näin Iron Mountainin digitaalinen postilaatikko toimi

Iron Mountainin sähköinen postilaatikko on turvallinen ja helppokäyttöinen, jotta kaikki postitukseen liittyvät toimet sujuisivat mahdollisimman saumattomasti. Näin se toimii:
1. Ohjaat postisi meille täällä Iron Mountainilla, jossa digitalisoimme sen. Posti ei koskaan poistu Iron Mountainin säilytysketjusta.
2. Asiantuntijatiimimme vastaanottaa ja avaa fyysisen postisi turvallisissa tiloissamme.
3. Skannaamme ja luetteloimme postin OCR-tekniikkaa hyödyntäen ja viemme sen digitaalisessa muodossa sähköiseen postilaatikkoon. Avainsanat napataan postin joukosta automaattisesti, jotta digitaaliset kopiot voidaan reitittää oikeille vastaanottajille. Avainsanat ovat sinun määrittämiäsi, ja niitä voidaan helposti muuttaa. Sähköiset tietosi salataan suojatussa verkossa koko prosessin ajan.
4. Voit hallinnoida lopullisia vastaanottajia toimenkuvaan perustuvilla käyttöoikeuksilla, jotka varmistavat, että vain oikealla käyttäjällä on pääsy digitaaliseen postiisi.
5. Digitaalinen postilaatikko on käytössäsi kellon ympäri riippumatta siitä, työskenteletkö toimistossa vai jossakin muualla.
6. Digitalisoinnin jälkeen voit valita, mitä haluat tehdä paperipostille; voit palauttaa, säilyttää tai hävittää postin turvallisesti.

Digitaalinen postilaatikko kaikille yrityksille ja organisaatioille

Iron Mountainin digitaalinen postitusratkaisu on luonnollisesti sekä skaalautuva että mukautettavissa yrityksesi tarpeisiin. Valitse itse, vastaammeko postinkäsittelystä kokonaan vai osittain. Skannaamalla voit jakaa postin kanssamme, ja tuomme sen saataville digitaaliseen postinkäsittelyjärjestelmäämme ja varmistamme, että posti päätyy sinne, minne sen tulisikin päätyä.

Tällä tavalla saat kaiken yrityksen fyysisen ja digitaalisen postin koottuna yhteen paikkaan sekä pääsyn postiin riippumatta siitä, missä työskentelet. Tämä edistää tehokkaampaa työskentelyä ja tukee hyvin toimivaa organisaatiota.

Sähköinen postilaatikko on askel kohti paperitonta työpaikkaa

Monet organisaatiot pyrkivät paperittomaksi työpaikaksi sekä huolehtiakseen ympäristöstä että virtaviivaistaakseen työprosesseja. Fyysisen yritykselle saapuvan postin saapuessa edelleen toimistoon, paperiton työpaikka voi tuntua kaukaiselta ajatukselta. Valitse Iron Mountainin digitaalinen postinkäsittely ja ota ensimmäinen askel kohti paperitonta työpaikkaa.

Automatisoimalla postinkäsittelyn saat postisi täyden hallinnan. Syötämme fyysisen postisi automaattiseen postinkäsittelyjärjestelmäämme, josta voit sitten hallinnoida sekä fyysistä postia että sähköisessä postilaatikossa olevaa digitaalista postia, johon saat pääsyn järjestelmämme kautta. Kokonaisvaltaisen yleiskuvan ansiosta voit tehokkaasti etsiä, hallita ja jakaa postia turvallisella tavalla ilman yhtäkään fyysistä paperinpalaa.

Man with laptop

Yritykselle saapuvan postin turvallinen käsittely Iron Mountainilla

Olemme suojanneet arkaluontoisia tietoja yli 70 vuoden ajan ja tarjoamme palveluita monilla eri toimialoilla yli 60 maassa. Iron Mountainilla voit luottaa siihen, että postisi on turvassa kokonaisvaltaisen postitusratkaisumme ansiosta – aina siitä hetkestä, kun postin uudelleenohjaus tapahtuu suojatuissa kuorma-autoissamme sen digitalisointia varten siihen hetkeen saakka, että se reititetään automaattisesti ennalta määritetylle vastaanottajalle ja hävitetään haluamallasi tavalla.

Kaikki postinkäsittely tapahtuu voimassa olevien lakien ja asetusten, kuten yleisen tietosuoja-asetuksen, eli GDPR:n mukaisesti. Digitaaliset asiakirjasi tallennetaan sitten Iron Mountain InSight® – tiedonhallinta- ja sisältöpalvelualustaan, joka käyttää National Institute of Standards and Technologyn (NIST) sekä Cyber Security Frameworkin (CSF) asettamia viitekehyksiä yritysten tietojen turvaamiseen. Iron Mountain InSight® noudattaa alan standardeja, joihin kuuluvat HIPAA, FedRAMP/FISMA, GDPR, Soc 2 Type II sekä ISO27001.

Lue lisää ratkaisumme turvallisuudesta.

Mitä etuja digitaalinen postilaatikko tarjoaa yrityksille?

Yritykselle saapuvan postin vastaanottaminen digitaalisessa muodossa tarjoaa monia eri etuja. Tässä muutamia etuja, joita sähköinen postilaatikko, jonne voit kerätä skannatun fyysisen sekä digitaalisen postin, voi sinulle tarjota:
Automate icon

Siirry paperittomaan aikakauteen

Muuntamalla kaiken fyysisen yritykselle saapuvan postin digitaaliseksi voit välttää uuvuttavat paperityöt. Säästät aikaa ja voit helposti jakaa postin niiden yrityksen työntekijöiden kanssa, joita asia koskee.
Icon scanning

Kaikki yhdessä paikassa

Digitaalinen postinkäsittely takaa sen, että voit kerätä kaiken postisi yhteen paikkaan menettämättä tärkeitä tietoja.
Secure cloud portal

Etsi nopeasti

Käyttämämme tekstintunnistuksen (OCR) ansiosta kaikki tietueesi sisältö on haettavissa sekä tekstin että merkin avulla. Voit etsiä nopeasti tiettyjä tietoja tai asiakirjoja.
Magnifier icon

Suojaa tietosi

Iron Mountainilla tietosi ovat aina suojattuja korkeimmalla turvallisuudella. Kun posti muutetaan digitaaliseen muotoon, se salataan ja lähetetään suojattuun verkkoon, johon on rajoitettu pääsy.
Manage the entire lifecycle of your mail

Automatisoitu työnkulku

Postinkäsittelyn manuaalisen työn vähentäminen ja työnkulun automatisointi vapauttavat arvokasta aikaa, jonka voit näiden sijaan käyttää ydinliiketoimintaasi.
Unlock icon

Parempi jäljitettävyys ja valvonta

Yritysten digitaalinen postilaatikko helpottaa postin seurantaa, mikä puolestaan auttaa hallinnoimaan asiakirjavirtoja paremmin.
Ota meihin yhteyttä kuullaksesi lisää
How Iron Mountain digital mailroom works

Usein kysytyt kysymykset

Miten Iron Mountain varmistaa postin ohjaamisen oikeille vastaanottajille?

Jokaiselle asiakkaalle on määritelty käyttäjäryhmä, ja varmistaakseen postin ohjautumisen oikeille henkilöille, käyttäjäryhmät yhdistetään oikeiden metatietojen suojaussääntöihin. Iron Mountainin käyttöönottotiimi varmistaa, että organisaatiossasi on käytössä asianmukaiset roolit ja turvatoiminnot, jotta tietoturva ja tietosuoja säilyvät.

Kenellä on pääsy posteihini?

Iron Mountainin käyttöönottotiimi järjestää tapaamisen organisaationne kanssa selvittääkseen, miten organisaationne haluaa käsitellä postia: osastoittain, kerroksittain, yksilöittäin jne. Sen jälkeen Iron Mountain määrittää käyttäjät, käyttäjäryhmät ja metatietojen suojaussäännöt varmistaakseen, että postiin pääsevät käsiksi oikeat henkilöt. Monissa organisaatioissa on myös ylläpitäjä, joka voi päivittää tätä hierarkiaa, jos esimerkiksi olet lomalla ja postisi täytyy uudelleenohjata väliaikaisesti.

Mitä postillemme tapahtuu digitoinnin jälkeen?

Voit valita useista kirjepostin hävittämisvaihtoehdoista:

  • Kirjepostisi palautetaan sinulle
  • Kirjepostisi säilytetään Iron Mountainin arkistokeskuksessa
  • Kirjepostisi tuhotaan turvallisesti

Aloittaminen on helppoa.

Lähettäessäni tämän lomakkeen vahvistan, että olen lukenut ja ymmärtänyt Iron Mountainin tietosuojaselosteen ja hyväksyn, että Iron Mountain käsittelee tietojani tietosuojaselosteensa mukaisesti. Mikäli sinulla on asiaan liittyviä kysymyksiä tai haluat lisätietoja, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme: arkisto@ironmountain.com. Mikäli hyväksyt markkinointiviestien vastaanottamisen, mutta myöhemmin muutat mieltäsi, voit milloin tahansa poistua postituslistalta täältä. Lähettäessäni tämän lomakkeen vahvistan, että olen lukenut ja ymmärtänyt Iron Mountainin tietosuojaselosteen ja hyväksyn, että Iron Mountain käsittelee tietojani tietosuojaselosteensa mukaisesti. Mikäli sinulla on asiaan liittyviä kysymyksiä tai haluat lisätietoja, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme: arkisto@ironmountain.com. Mikäli hyväksyt markkinointiviestien vastaanottamisen, mutta myöhemmin muutat mieltäsi, voit milloin tahansa poistua postituslistalta täältä.

Ota yhteyttä

paper and pen

Ota yhteyttä

Täyttämällä tämän lomakkeen Iron Mountainin asiantuntija on sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.
Ota yhteyttä
laptop profile screen

Kirjautuminen asiakasportaaleihin

Kirjaudu tilillesi.
Aloita
customer service

Tukipalvelu

Asiakaspalvelumme vastaa kysymyksiisi mahdollisimman pian.
Pyydä tukea
ringing telephone

Soita myyntitiimille

Ota yhteyttä Iron Mountainin asiantuntijaan ratkaisun löytämiseksi.
+358 9 8256 020