5 érv a professzionális papír alapú dokumentumkezelés mellett

Amikor dokumentum digitalizálásról beszélünk, a legtöbben kizárólag a nyomtatott iratok szkennelésére, az azokból való adatkinyerésre és folyamatautomatizálásra gondolnak. Ám van egy nagyon fontos másik szempont is, amit nem szabad szem elől veszíteni. Ez pedig nem más, mint a meglévő, nyomtatott dokumentumok szakszerű kezelése és tárolása, miután azok digitalizálásra kerültek.

A legegyszerűbb válasz erre a problémára az lenne, hogy hagyjuk őket ott, ahol eddig tároltuk, hiszen eddig is elfértek, vagy tegyük őket az irodaház pincéjébe vagy padlására. Ám ez a meggondolás megakadályozza azt, hogy a vállalat teljes mértékben kiélvezze a digitalizáció adta előnyöket, mint például a költségcsökkentés és a helymegtakarítás.

Arról nem is beszélve, hogy egy pince vagy egy padlás cseppet sem alkalmas arra, hogy fontos és érzékeny adatokkal ellátott üzleti iratokat tároljunk ott. A papírok ugyanis nagyon érzékenyek a környezeti adottságokra, például a páratartalom, a hő, vagy akár a napsütés, így kontrollálatlan kondíciók mellett kifakulhatnak, olvashatatlanná válhatnak, vagy teljesen tönkre is mehetnek. Ez pedig komoly problémákat jelenthet akkor, ha évek múltán egy ellenőrzés, vagy bármilyen más ok miatt elő kellene őket keresni.

Ezért nélkülözhetetlen, hogy egy vállalat szakszerűen, professzionális körülmények között tárolja a már digitalizált dokumentumokat.

A professzionális dokumentumtárolás 5 fő előnye

Helytakarékosság

A digitalizálás egyik fő előnye a költségcsökkentés mellett az, hogy megszabadulhatunk attól a halom irattól, amelyeket eddig az iroda egy erre dedikált részén kellett tárolni. Legyen szó bérelt vagy saját tulajdonban lévő irodáról, egy ilyen helyiség minden négyzetmétere értékes. Viszont a területet csak akkor tudjuk a legjobban kihasználni, ha ott nem dokumentum hegyek és irattároló szekrények állnak, hanem további irodákat, vagy tárgyaló helyiségeket tudunk benne kialakítani, amelyeket a kollégák értékteremtésre használhatnak.

Ehhez elkerülhetetlen, hogy a már digitalizált példányokat ne az eddig megszokott helyen hagyjuk, hanem bízzuk rá egy professzionális partnerre, aki a dokumentum digitalizálás mellett azok tárolására is be van rendezkedve.

Az Iron Mountain Magyarországon 4 telephellyel rendelkezik, ahol ügyfeleink iratait helyezzük el teljesen anonim módon, egymástól elszeparálva, a lehető legmagasabb biztonsági protokollok mellett. Így az iratok nem rongálódnak hosszú távon sem és szakavatott kezek közé kerül azok menedzsmentje.

Jogszabályoknak való megfelelés és biztonság

Az analóg dokumentumok irodában való tárolásával az a probléma, hogy nagyon nehéz elkerülni, hogy azok ne kerüljenek jogosulatlan emberek kezébe, vagy ne kerüljenek ki a vállalat területén kívülre. Hacsak a cég nem rendelkezik 0-24 kamera rendszerrel, beléptető rendszerrel és biztonsági szolgálattal, valósággal képtelenség megoldani, hogy csak a megfelelő kollégák férjenek hozzá az érzékeny adatokhoz. Arról nem is beszélve, hogy így nem csak az egyes üzleti adatok vannak veszélyben, hanem a vállalat által tanúsított jogszabályi megfelelőség is.

Mivel gyakorlatilag bármikor bárki hozzáférhet ezekhez az iratokhoz, nemcsak a kollégák személyiségi jogai vannak veszélyeztetve, de a GDPR és más előírásoknak való megfelelés is.

Szerencsére professzionális dokumentumtárolás mellett ezzel nincsen probléma, hiszen egy szakszerű, erre specializálódott partner rendelkezik a szükséges körülményekkel és feltételekkel, hogy ezt minden partnere számára biztosítsa. Az Iron Mountain dokumentumtárolásra alkalmazott telephelyei például külső és belső védelmi gyűrűvel vannak ellátva.

Míg a külső védelmi gyűrű a teljes területet körülvevő drótkerítésben, a teljes perifériát lefedő kamera rendszerben és szekcionált beléptető és ellenőrző rendszerben testesedik meg, addig a belső védelmi gyűrű a teljes perifériát lefedő kamera rendszert, beléptető rendszert, tűzzáró kapu rendszert, VESDA rendszert, sprinkler és aspirációs füstérzékelő rendszert foglalja magában.

Flexibilis hozzáférés az adatokhoz

Amikor az iroda egy elzárt területén tároljuk az iratokat címkézés és más jelölési metódusok nélkül, szinte lehetetlen küldetéssé válik a szükséges adatok vagy példányok visszakeresése. Arról nem is beszélve, hogy még abban az esetben is felmerülhet kavarodás, ha a dobozok fel vannak címkézve, hiszen évek múltán senki se fog arra pontosan emlékezni, hogy melyik dokumentum milyen keltezéssel rendelkezik. Sőt, még azt is figyelembe kell venni, hogy az adminisztrációt kezelő kollégák is cserélődhetnek az évek során, így ez a tudás még inkább veszélybe sodródhat.

Ezzel ellentétben, professzionális dokumentumkezelés és tárolás során, még akkor is, ha ez nem az iroda területén történik, sokkal egyszerűbb a visszakeresés és az adatokhoz való hozzáférés. Miért is van ez így?

Az erre specializálódott vállalatok, mint az Iron Mountain, logikus és már bevált rendszerezési technikákkal rendelkeznek. A régebbi, rendszeres használat alatt nem álló iratokat dobozokba helyezzük, amiket vonalkóddal látunk el az egyszerű visszakereshetőség miatt. A gyakrabban használt példányokat nyitott polcos rendszerben tároljuk azért, hogy ügyfeleinknek könnyen visszaszolgáltathassuk azokat elektronikus vagy fizikális formában, ha szükségük lenne rá. És hogyan történik ez a visszajuttatás?

Tapasztalt irattáros kollégáink előkeresik a kérdéses dokumentumot és a megfelelő biztonsági protokollok betartásával eljuttatják azt akár elektronikusan, akár fizikálisan a kérvényező ügyfélnek. Amikor már nincs rá szükség, az irat visszakerül az Iron Mountain telephelyére, a megfelelő fakkba.

Adatvesztési kockázatok csökkenése

A nyomtatott iratok használatával és szakszerűtlen tárolásával az a probléma, hogy ezáltal jelentősen megnövekszik az adatvesztés kockázata. Ez leggyakrabban a példányok elvesztéséből vagy rongálódásából ered.

Ezeket egyszerűen ki lehet küszöbölni szakszerű, hibrid dokumentumkezeléssel, hiszen ezáltal az összes irat megfelelő kondíciók között van tartva, így nem éri őket túl magas pára, túl sok napfény, valamint nem sérülnek meg a tárolás vagy rendszerezés során.

Hatékonyságnövelés

Bár sokan a hatékonyságnövelés előnyét leginkább a digitalizáláshoz kötik mintsem a szakszerű dokumentumtároláshoz, ennek is hatása van arra, hogy felgyorsuljanak a munkafolyamatok.

A professzionális dokumentumkezelés leginkább úgy javítja az adminisztráció hatékonyságát és ezzel együtt a teljes üzletmenetet, hogy a munkavállalóknak nem kell értékes perceket vagy órákat tölteni azzal, hogy egy-egy dokumentumot előkeressenek, amikor szükségük van rá. Egy jelöletlen dokumentum-halmazban ember legyen a talpán, aki rájön, hogy éppen hová nyúljon, hogy megtalálja, amit keres és ezután is perceket kell eltöltenie azzal, hogy a mappából kikeresse a szükséges adatot vagy iratot.

Ez ennél sokkal gyorsabb és időtakarékosabb is lehet akkor, ha a dokumentumokat egy nagy szakértelemmel rendelkező partner tárolja, rendszerezi és kezeli, aki a beérkező kérvényekre azonnal reagálni tud és villámgyorsan az ügyfél rendelkezésére bocsátja a kívánt dokumentumot. Amíg ezt a folyamatot a partner a háttérben végzi, addig az adminisztrációt végző munkatárs is tud haladni a többi feladatával, így nincsenek elvesztegetett percek.

Iron Mountain - a hibrid dokumentumkezelés szakértője

Az Iron Mountain 70 év tapasztalattal rendelkezik ezen a területen és 6 kontinensen, valamint 50+ országban biztosítja szolgáltatásait. Magyarországi telephelyünkön célzottan a hazai közönség igényeire rendezkedtünk be. Nemzetközileg egységesített és elismert praktikákat alkalmazunk, amelyek már több, mint 225.000 partnerünk esetében bizonyítottak globálisan.

Vedd fel velünk a kapcsolatot online vagy telefonon, ha cikkünk felkeltette az érdeklődésed hibrid dokumentumkezeléssel és dokumentum digitalizálással kapcsolatosan!