5 krokov k transformácii “hr” informácií z manuálnych na digitálne

Oddelenia “HR” spravuje množstvo informácií, ktoré udržujú organizáciu v chode, od hodnotení výkonu až po osobnostné previerky a zdravotné benefity. Preto nás prekvapilo, že 85 % organizácií tvrdí, že ich správa informácií na oddelení HR nie je dostatočne riadená. Spomedzi všetkých aspektov správy informácií nám personalisti tvrdia, že chcú lepšiu bezpečnosť údajov (78%) a ich integritu (74%). Ako však “HR” môže vyriešiť oba tieto aspekty efektívne a v súlade s predpismi?

Je na čase prejsť na DMS systémy ktoré zastrešia všetky informácie na oddelení HR. Na základe sponzorovaného výskumu s HR.com, na ktorom sme sa podieľali, personalisti hodnotili výhody používania technológie správy informácií:

Obrázok 1. väčšia efektívnosť “HR” / ušetrí sa čas (77%); ochrana citlivých informácií zamestnancov (74 %); dodržiavanie predpisov (68%); zlepšenie prístupu a viditeľnosti informácií (67%); zjednodušenie reakcie na audit (64%); identifikovanie trendov v údajoch zamestnancov pre ovplyvnenie rozhodnutí (57%); zníženie celkových nákladov na zabezpečovanie služieb “HR” (50%); efektívnejšia podpora zamestnancov, ktorí pracujú na diaľku (49%)

Tu je našich päť krokov k transformácii, z ktorých je vidieť, aký úžitok môžu mať “HR” z prechodu z manuálnych informácií na digitálne.

Skôr, ako prejdete na digitálne systémy, identifikujte

V ideálnom prípade by každá informácia, ktorej sa personalista dotkne, mala byť digitálna. Viete však, že 63% personalistov stále uchováva záznamy o zamestnancoch na fyzickom papieri?

Ak si myslíte, že prístup k digitálnej transformácii typu „skenovať všetko“ je správna cesta, možno budete chcieť prehodnotiť svoju stratégiu. Ak chcete pomôcť vybudovať digitálny základ vášho oddelenia “HR”, odporúčame vám začať s identifikáciou toho, čo si ponechať, uchovávať a zničiť. To z dlhodobého hľadiska ušetrí vášmu tímu čas aj peniaze.

Keďže tímy “HR” pracujú s citlivými informáciami o zamestnancoch, ich oddelenia majú pravidelné informačné audity – 34 % z nich ho má raz ročne; 22 % vykoná jeden audit za štvrťrok. Bez digitálneho spôsobu správy záznamov sú tieto rutinné audity časovo oveľa náročnejšie. A čím väčšia je organizácia, tým viac pracovného času zamestnanci venujú príprave na každý audit. Od personalistov, ktorí sa zúčastnili na prieskume vieme, že 65 % z nich si myslí, že implementácia technológie správy informácií pomôže zjednodušiť reakcie na audit.

Roztriedením vašich starších záznamov “HR” pripravíte svoj tím na budúci úspech v oblasti auditu a pracovných postupov.

Máte všetko roztriedené? Predjite na digitálne systémy!

Keď sú už nepotrebné záznamy bezpečne vyradené a potrebné sú pripravené na skenovanie, začína sa proces skutočnej transformácie. Digitalizáciou toho, čo je potrebné, sa stávate súčasťou 67% personalistov, ktorí majú lepší prístup a viditeľnejšie informácie o zamestnancoch.

Vyššia viditeľnosť vašich záznamov pomáha oddeleniam “HR” lepšie chrániť citlivé informácie o zamestnancoch. A keď sú tieto údaje v bezpečí, 49 % personalistov súhlasí s tým, že je oveľa jednoduchšie efektívne podporovať pracovníkov, ktorí pracujú na diaľku.

Digitálne záznamy o zamestnancoch sú krokom k tomu, aby ste pomohli personalistom byť produktívnejšími. Neprehrabávajú sa v archívnych skriniach ani nechodia do kancelárie cez celé mesto, aby našli konkrétny záznam. Okrem toho, odstránením väčšiny fyzického papiera sa uvoľní aj miesto v kancelárii.

Nájdenie vhodného digitálneho úložiska

Všetko, čo má byť v digitálnom formáte, je roztriedené a všetky potrebné dokumenty sú naskenované. Teraz si vaše oddelenie “HR” môže vybrať, ako najlepšie uchovávať svoje digitálne záznamy.

A to, čo je pre niekoho dobré, nemusí byť dobré pre iných – všetko závisí od odvetvia, v ktorom vaša organizácia pôsobí. Sú odvetvia, ktoré si vyžadujú vyššie úrovne zabezpečenia alebo prísne zásady uchovávania záznamov, ktoré majú vplyv na výber úložiska digitálnych záznamov. Neuveriteľných 69% personalistov tvrdí, že ich záznamy o zamestnancoch by mohli byť bezpečnejšie. Vzhľadom na množstvo záznamov “HR”, ktoré sú stále vo fyzickom papierovom formáte, to nie je prekvapujúce.

Pretože ochrana citlivých informácií o zamestnancoch je kľúčová, je dôležité, ako tieto novo digitalizované záznamy uchovávate. Máte tieto možnosti:

• na pracovisku
• zdieľané dátové centrá (mimo pracoviska)
• v cloude
• archívne skladovanie

Odporúčame uchovávať tieto dôležité dokumenty o zamestnancoch a firme na zabezpečenej platforme pre správu informácií a služby obsahu s riadením prístupu na základe rolí pre globálnych zamestnancov. To umožňuje viac centralizované a bezpečnejšie digitálne úložisko, ktoré ukladá vaše digitálne záznamy z dôveryhodného zdroja informácií pre údaje zamestnancov, integruje sa s bežnými obchodnými aplikáciami naprieč funkčnými zásobníkmi a umožňuje automatizáciu procesov.

Ako môže automatizácia uľahčIť náročné úlohy “HRr”

Fantastické! Na svojej digitálnej ceste ste sa dostali až sem, ale ešte ste neskončili – skutočná transformácia sa práve začína. Bez implementácie funkcií automatizácie môžete prísť o pracovné postupy a procesy, ktoré šetria čas.

Automatizácia pracovných úloh súvisiacich s dokumentmi pomáha znižovať manuálne procesy. V skutočnosti 77% respondentov z nášho sponzorovaného výskumu, na ktorom sme sa podieľali, potvrdilo, že kľúčovou výhodou použitia technológie je príležitosť pre “HR” získať viac času a zefektívniť svoje procesy.

Zavedenie automatizovaného systému pre vaše novo digitalizované záznamy “HR” umožňuje jednoduchú a aktuálnu aplikáciu uchovávania záznamov a správy politík. Náš výskum ukazuje, že 66% personalistov má pravidlá uchovávania identifikátorov zamestnancov a iba 55% súhlasí s tým, že “HR” likvidujú citlivé údaje včas. Ale 68% personalistov tvrdí, že vďaka informačným technológiám, ako je napr. automatizácia, dokážu dodržiavať predpisy. Zamyslite sa nad tým, ako často sa zákony a predpisy menia na celom svete a čo musia personalisti aktualizovať, aby ich organizácia dodržiavala – automatizácia to môže všetko vyriešiť.

Ak teda chcete skutočne celkovo zlepšiť správu informácií, automatizácia je nevyhnutnosťou.

Informácie sú sila —využime ich

Áno, je tu ešte jedna úroveň digitálnej transformácie vašich záznamov “HR”.

Aj keď ste zautomatizovali niekoľko bežných procesov, informačné technológie majú stále čo ponúknuť. Keďže 57% personalistov hovorí, že automatizácia pomáha identifikovať trendy v údajoch o zamestnancoch s cieľom ovplyvňovať rozhodnutia, aplikácia analytiky pre získanie prehľadov v údajoch je naším posledným krokom.

Vďaka začleneniu analytiky do procesov správy záznamov môže váš HR tím ľahšie zistiť, čo funguje a čo nefunguje, a pomôže vám rozhodnúť sa, na čo sa zamerať. Rovnako ako 50% personalistov veríme, že informačné technológie ako je táto pomôžu znížiť celkové náklady vašej organizácie.

Ak si týchto päť krokov digitálnej transformácie prejdete s dôveryhodným dodávateľom, ktorý to všetko dokáže, pomôže to vášmu tímu “HR” rýchlejšie implementovať zmeny a zefektívniť prácu. Ak sa váš tím rozhodne, že chce využiť viacerých dodávateľov, riskujete, že sa vrátite do starých koľají, kde by boli informácie stále na viacerých miestach. Výberom jedného dodávateľa pre tento proces zabezpečíte, že váš tím “HR” bude môcť spravovať a pristupovať ku všetkým príslušným informáciám v jednom centralizovanom zdroji informácií.

Ďalšie podrobnosti o tom, ako vám môžeme pomôcť, nájdete v našom Riešení ľudských zdrojov.