Digitálna transformácia: Máte ju vyriešenú?

Prečo by aj vaša kancelária mala prejsť digitálnou transformáciou?

• Pomáha automatizovať administratívne procesy
• Zlepšuje skúsenosti koncových užívateľov
• Poskytuje hlboké analytické poznatky
• Môžete optimalizovať pracovné procesy, odstrániť chyby v zbere dát, zlepšiť zabezpečenie a znížiť náklady

Tak prečo ste ešte plne nenaskočili na palubu ditigálnej transformácie?

Väčšina organizácií verí, že sú už na ceste k digitálnej transformácii. Zistili sme však, že existuje niekoľko oblastí, ktoré zostávajú stále nevyriešené, aj keď sa o to spoločnosť snaží. Nižšie sme načrtli päť potrebných krokov k tomu, ako svoj tím plne ponoriť do procesu digitálnej transformácie.

1. KROK - Identifikovať

Začnite tým, že si urobíte poriadok v archíve. Z hľadiska legislatívy musia mať firmy niektoré dokumenty uskladnené na papieri. Skladovať dokumenty v kancelárskych priestoroch je však neefektívne. Výhoda externých archívov je, že sa ku skenu potrebného dokumentu dostanete do 4 hodín.

Skenujte iba to, čo potrebujete. Nie každý šanón musí byť digitalizovaný. Pre zaistenie všetkých dôležitých informácií nie je nutné skenovať všetko. Najprv zistite, aké sú skartačné lehoty dokumentov a aká je úroveň ich dôležitosti pre Vašu firmu. Tým, že na začiatku procesu identifikujete, čo treba skenovať, archivovať alebo zlikvidovať, ušetríte svojmu tímu čas a peniaze.

Zistite, ako pomocť svojmu tímu určIť, čo je dôležité archivovať

2. KROK – Digitalizácia

Prostredníctvom procesu digitalizácie dokumentov zlepšujete ich dostupnosť a zvyšujete produktivitu svojich pracovných procesov. V súčasnej dobe zamestnanci často pracujú hybridným štýlom. To znamená, že existuje zmes fyzických a digitálnych dokumentov, čo má za následok nedostatočnú dostupnosť a nižšiu produktivitu.

Dokumenty a zmluvy, ku ktorým pristupujete, musia často prejsť skenom a až potom s nimi môžete pracovať digitálne. Tento postup pri digitalizácii kancelárie už nie je nutný! Dokumenty vytvárate už len v elektronickej podobe.

3. KROK – Uloženie

Chráňte si svoje dáta pred únikom zvnútra alebo zvonku organizácie. Spoľahlivý dodávateľ DMS systému vám vie poskytnúť bezpečné riešenie podľa vašich preferencií.

Namiesto toho, aby ste trávili hodiny prehľadávaním kartoték alebo archívov, teraz môžete všetky svoje informácie vyhľadať v ľahko dostupnom, centralizovanom a zabezpečenom cloudovom úložisku. Jeho výhoda je odolnosť voči budúcim nepredvídateľným situáciám.

4. KROK - Automatizácia

Váš tím teraz môže vytvárať automatizované pracovné postupy pre procesy zamerané priamo na dokumenty. Tieto postupy eliminujú opakujúce sa a časovo náročné úlohy a uvoľňujú ruky vášmu tímu pre hodnotnejšiu prácu. S tým prichádza zvýšená produktivita a viac príležitostí na brainstorming nových nápadov.

Prichádzajúcu poštu digitalizujeme hneď pri vstupe a následne sa s ňou pracujete už len elektronicky. Pošta v inteligentnom elektronickom systéme bez papiera zaručí pohodlnú manipuláciu prichádzajúcimi dokumentmi a ich spracovanie. Vďaka digitálneJ podateľnI sa dokumenty nestrácajú a nezaberajú miesto.

Pomocou softvéru prebieha schvaľovanie, vyhľadávanie, zdieľanie a tvorba dokumentov iba elektronicky. Zároveň si môžete do softvéru importovať staré dokumenty, aby boli na jednom mieste. Systém distribuuje dokumenty v rámci firmy a sleduje ich pohyb.

Novovzniknuté dokumenty sa podpisujú iba elektronicky. Firma sa zariadi aj podľa toho, akú úroveň elektronického podpisu potrebuje pre daný typ dokumentu. Až 90% zmlúv je možné podpisovať cez jednoduchý elektronický podpis v PDF formáte.

5. KROK – Odhalenie

Digitalizáciou vašich zložiek a použitím pokročilej analýzy môže váš tím identifikovať vzorce, trendy a ďalšie cenné informácie.

Umelá inteligencia je skvelým pomocným nástrojom pre analýzu aj neštruktúrovaných dát. Tie majú pre firmu obrovskú hodnotu. Analyzovať dáta zo zmlúv bez štruktúry je doslova nadľudská úloha, s ktorou si umelá inteligencia poradí ľavou zadnou.

Document Management System enVision