Digitální Podatelna

Znížte chybovosť vašej podateľne na nulu automatizáciou spracovania prichádzajúcich a odchádzajúcich faktúr, objednávok a ďalších dokumentov.

• Integrujte fyzické dokumenty a elektronické dáta do jedného prehľadného systému
• Sprístupnite potrebné spisy a dáta len oprávneným osobám
• Nájdite potrebné informácie za pár sekúnd vďaka fulltextovému vyhľadávaniu.

 

Ako to celé prebehne

Príjem, roztriedenie a evidencia dokumentov

 

Vašu firemnú poštu presmerujeme do nášho skenovacieho centra, kde ju roztriedime.

Dokumenty označíme čiarovým kódom a zaevidujeme do softvérového riešenia Iron Mountain alebo do vašej aplikácie pre správu dokumentov.

Rovnakým spôsobom zaevidujeme aj elektronické dokumenty, ktoré prichádzajú e-mailom, cez dátovu schránku alebo iné systémy.

Vyťaženie spisov a integrácia dát

 

Fyzické dokumenty naskenujeme. Následne z dokumentov vyťažíme všetky pre Vás dôležité údaje za pomoci automatického rozpoznávania textu, alebo manuálne našimi operátormi

Fyzické dokumenty Vám vrátime alebo uskladníme v našich archívoch Digitálne dokumenty uploadujeme na váš server, môžete však aj využiť digitálne úložisko a DMS sýstémy Iron Mountain

Vyťažené dáta uložíme na zabezpečené cloudové úložisko a prepojíme ich s vašou účtovnou, ERP alebo inou aplikáciou. S digitalizovanými dokumentmi môžete pracovať aj cez našu aplikáciu alebo vo vlastnom DMS systéme.

Archivácia dokumentov a sledovanie ich obehu

 

Papierové spisy uložíme v našom archivačnom stredisku vybaveným protipožiarnym systémom a nepretržitým bezpečnostným dohľadom. Dokumenty vám v prípade potreby doručíme do kancelárie už do 4 hodín.

Každý krok prepravy a manipulácie s dokumentmi zaznamenáme. Evidujeme tiež všetky úpravy elektronických súborov.

Spracovanie odchádzajúcej pošty

 

Vďaka napojeniu na vaše firemné systémy zaistíme tlač, obálkovanie a odoslanie dokumentov vašim klientom, obchodným partnerom či úradom. Postaráme sa aj o rozosielky v elektronickej podobe – presne podľa vašich pokynov.

O každom kroku vás budeme informovať v rámci každodenného reportingu.