Iron Mountain správu zmlúv

Obchodná výzva

Prevažná väčšina zmlúv sa stále podpisuje a zaznamenáva na papieri, čo sťažuje udržiavanie tempa s obchodnými požiadavkami na bezpečný, rýchly prístup k aktuálnym a presným zmluvným údajom.

Vplyv

• Práca s papierovými zmluvami je časovo náročná. Ak priemerná spoločnosť ročne vytvára viac ako 6 000 zmlúv, čas strávený ich vyhľadávaním predstavuje nemalé náklady.
• Finančné riziká spôsobené chybami v zmluve sú značné. Bez možnosti elektronického vyhľadávania zmlúv a prácou s nimi je takmer nemožné takýmto chybám predchádzať.
• Zmluvy obsahujú obchodné a súkromné informácie, ktoré je potrebné uchovávať v tajnosti. Viaceré nariadenia o ochrane osobných údajov ukladajú pokuty v prípade úniku údajov súkromných zákazníkov a zmluvy môžu byť tiež potrebné v rámci procesu zisťovania počas súdnych sporov.

Čo keby ste mohli

Automatizácia správy zmlúv vám pomôže:

• Nahradiť nadbytočné, časovo náročné procesy automatizovanými operáciami a centralizovanou viditeľnosťou celého procesu správy zmlúv.
• Na jedno kliknutie vytvárať kvalitné, aktuálne zmluvy a posielať automatizované obnovenia.
• Zlepšiť možnosti ochrany osobných údajov, zabezpečenia a jej dodržiavanie.

Iron Mountain správu zmlúv

So Iron Mountain správu zmlúv vám naši odborníci môžu pomôcť:

• Umožniť samoobslužné vytváranie digitálnych zmlúv: Schválení používatelia môžu skenovať, nahrávať alebo generovať nové zmluvy z dostupných šablón s dynamickými metadátami.
• Digitalizovať papierové zmluvy: Zmluvy môžete digitalizovať vy, alebo to spoločnosť Iron Mountain môže urobiť za vás. Technológia optického rozpoznávania znakov (OCR) extrahuje obsah, aby sa dal ľahko vyhľadávať. Nastavovanie spôsobom LOW CODE/ NO CODE vám pomôžu ešte presnejšie prispôsobiť automatizované pracovné postupy ich špecifickým potrebám pre rýchlejšie a presnejšie výsledky.
• Prepojiť údaje naprieč platformami: Integrácia s existujúcimi systémami vám umožní prepojiť údaje naprieč platformami a čiastkovými úsekmi. Môžete definovať dynamické alebo statické pracovné postupy alebo rôzne procesy týkajúce sa typu zmluvy alebo oddelenia.
• Získať prístup kedykoľvek a kdekoľvek: Schválení členovia tímu môžu vyhľadávať, pristupovať a jednoducho vyhľadávať v rámci zmlúv na našej zabezpečenej platforme na riadenie podnikového obsahu (ECM) prostredníctvom jediného webového portálu. Môžete sa rozhodnúť pre integráciu elektronického podpisu, čím sa zjednoduší schvaľovanie zmlúv a zlepší skúsenosti klienta.
• Chrániť vašu spoločnosť: Naša obsahová platforma spĺňa priemyselné štandardy a poskytuje možnosti auditu, sledovania a podávania správ, ktoré vám pomôžu včas reagovať na požiadavky auditov a zisťovania.
• Spravovať celý životný cyklus: Spoločnosť Iron Mountain môže vaše fyzické dokumenty bezpečne uložiť skartovať alebo vám ich vrátiť.

Výsledky budú mať významný vplyv na vaše každodenné operácie, ktoré vám pomôžu:

• Nájsť zmluvy rýchlejšie: Strávte menej času hľadaním toho, čo potrebujete, a získajte viac priestoru na strategické aktivity zamerané na budovanie hodnôt.
• Chrániť spoločnosť pred rizikami: Automatizujte proces riadenia zmlúv, aby ste mohli poskytovať aktuálne a presné zmluvy a dodatky
• Zvýšiť bezpečnosť v súlade s predpismi: Lepšia ochrana dôverných obchodných informácií prostredníctvom robustných kontrol prístupu, bezpečnostných pravidiel a správ, ako aj funkcií, ktoré zefektívňujú dodržiavanie pravidiel auditu a zisťovania.