Iron Mountain riadenie korešpondencie

Sprievodca Riešeniami

Manuálne spracovanie a distribúcia pošty vytvára prekážky pre digitálnu transformáciu vašej firmy a sťažuje dostupnosť informácií používateľom tam, kde ich potrebujú, a vtedy, keď ich potrebujú, s bezpečnosťou, súladom a udržateľnosťou, ktorú spoločnosti požadujú.

4. marca 20246 bremená
Iron Mountain Correspondence Management

Obchodná výzva

Manuálne spracovanie a distribúcia pošty vytvára prekážky pre digitálnu transformáciu vašej firmy a sťažuje dostupnosť informácií používateľom tam, kde ich potrebujú, a vtedy, keď ich potrebujú, s bezpečnosťou, súladom a udržateľnosťou, ktorú spoločnosti požadujú.

Vplyv

  • Korešpondencia len v papierovej forme znemožňuje prístup k informáciám kedykoľvek a kdekoľvek, ktorý zvyšuje produktivitu a umožňuje vzdialenú prácu.
  • Papierová korešpondencia má negatívny vplyv na udržateľnosť a vyžaduje si rozpočet na papier a jeho archiváciu.
  • Riadenie papierových a elektronických dokumentov, ako sú faktúry, zmluvy a iné dôležité obchodné informácie, v oddelených samostatných systémoch bráni transparentnosti a auditovateľnosti a zároveň komplikuje zabezpečenie údajov.

Čo keby ste mohli

Automatizáciou vašej podateľne môžete:

  • Zvýšiť efektívnosť a produktivitu vrátane schopnosti podporovať zamestnancov pracujúcich na diaľku.
  • Stať sa plne alebo čiastočne elektronickou spoločnosťou, aby ste prispeli k dosiahnutiu cieľov udržateľnosti a zároveň znížili náklady.
  • Zlepšiť možnosti ochrany osobných údajov, zabezpečenia a jej dodržiavanie.

Iron Mountain riadenie korešpondencie

So Iron Mountain riadenie korešpondencie vám naši odborníci môžu pomôcť:

  • Previesť fyzickú poštu na digitálnu: Môžete digitalizovať svoje vlastné fyzické záznamy, alebo to spoločnosť Iron Mountain to môže urobiť pre vás. Optické rozpoznávanie znakov (OCR) extrahuje obsah z korešpondencie, aby sa dal ľahko vyhľadať. Iron Mountain riadenie korešpondencie ponúka možnosti s nízkym využitím kódu/bez kódu, takže môžete ešte presnejšie prispôsobiť automatizované pracovné postupy vašim špecifickým potrebám pre rýchlejšie a presnejšie výsledky.
  • Prepojiť údaje naprieč platformami: Integrácia s existujúcimi podnikovými systémami vám umožní prepojiť údaje naprieč platformami a čiastkovými úsekmi.
  • Získať prístup kedykoľvek a kdekoľvek. Vaši pracovníci môžu vyhľadávať a pristupovať k svojej korešpondencii na našej zabezpečenej platforme na riadenie podnikového obsahu (ECM) prostredníctvom jediného webového portálu.
  • Chrániť vašu spoločnosť: Naša obsahová platforma je v súlade s priemyselnými štandardmi a poskytuje možnosti auditu, sledovania a vykazovania, ktoré vám pomôžu zachovať súlad s legislatívou.
  • Spravovať celý životný cyklus: Spoločnosť Iron Mountain môže vaše fyzické dokumenty bezpečne uložiť skartovať alebo vám ich vrátiť.

Výsledky budú mať vplyv na každú oblasť vášho podnikania a pomôžu vám:

  • Zvýšiť produktivitu: Umožnite zamestnancom prístup k ich pošte kedykoľvek a kdekoľvek, z jediného webového portálu.
  • Šetriť náklady – a planétu: Znížte využívanie papiera a prineste výhody elektronickej pošty do celej oblasti korešpondencie.
  • Zvýšiť bezpečnosť a zhodu s predpismi: Lepšia ochrana dôverných obchodných informácií prostredníctvom robustných kontrol prístupu, bezpečnostných pravidiel a správ, ako aj funkcií, ktoré zefektívňujú dodržiavanie pravidiel auditu a zisťovania.

Fakt o odvetví

Zamestnanci strávia 25 % času hľadaním dokumentov, informácií alebo ľudí, ktorých potrebujú.

Human Resources Director Magazine