Nordrhein-Westfalen digitalisiert 650 Millionen Dokumente mit Iron Mountain

Das Land Nordrhein-Westfalen hat einen achtjährigen Rahmenvertrag mit dem Digitalisierungsspezialisten Iron Mountain abgeschlossen. Ziel ist die rechtskonforme Digitalisierung und Archivierung von rund 650 Millionen Papierdokumenten in über 300 öffentlichen Einrichtungen bis 2033.

Nordrhein-Westfalen treibt die Digitalisierung seiner Verwaltung konsequent voran. Der Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW) hat dazu einen umfassenden Auftrag an das Unternehmen Iron Mountain vergeben. Über einen Zeitraum von acht Jahren sollen insgesamt rund 650 Millionen Blatt Papier digitalisiert werden. Der Rahmenvertrag betrifft mehr als 300 Einrichtungen – von Landesbehörden bis zu Hochschulen – und gilt exklusiv für den Anbieter.

Breite Umsetzung in Verwaltung und Bildungseinrichtungen

Die digitale Transformation betrifft eine Vielzahl von Anwendungsfeldern im öffentlichen Dienst. Sie reicht von der Einführung elektronischer Akten (E-Akte) bis hin zur Digitalisierung von Bauanträgen und Immatrikulationsprozessen. Ziel ist eine effizientere Verwaltung, die Bürger:innen einfacheren Zugang zu Dienstleistungen ermöglicht und zugleich den internen Aufwand reduziert.

Der Vertrag mit Iron Mountain umfasst alle notwendigen Leistungen aus einer Hand. Das Unternehmen bringt langjährige Erfahrung in der Umsetzung vergleichbarer Projekte im öffentlichen Sektor mit – darunter Digitalisierungen für die Stadtverwaltung Wuppertal und das Ausländeramt Schwäbisch Gmünd.

Sicherheitsstandards und rechtssichere Archivierung

Ein zentraler Aspekt des Projekts ist die Einhaltung höchster Sicherheitsanforderungen. Die Digitalisierung erfolgt gemäß der BSI-Richtlinie TR-03138 (RESISCAN) und ist auf Unterlagen mit einem Schutzbedarf bis „hoch“ ausgerichtet. Das Verfahren des ersetzenden Scannens erlaubt es den Behörden, die Papieroriginale nach erfolgreicher Digitalisierung rechtskonform zu vernichten oder wahlweise in einem der zwölf Hochsicherheitszentren von Iron Mountain für bis zu vier Jahre zu archivieren.

Das eingesetzte Personal ist speziell für den Umgang mit sensiblen Daten geschult und hat eine Sicherheitsüberprüfung (SÜ1) durchlaufen.

Digitalisierung als strategische Verwaltungsmodernisierung

Mit dem Projekt erfüllt Nordrhein-Westfalen nicht nur gesetzliche Vorgaben wie das Onlinezugangsgesetz (OZG), sondern positioniert sich als Vorreiter bei der Einführung digitaler Behördenstrukturen in Deutschland.

Laut Martin Ha, Mitglied der Geschäftsleitung von Iron Mountain für Deutschland, Österreich und die Schweiz, stellt die Digitalisierung im öffentlichen Sektor eine grundlegende Transformation dar. Sie soll sowohl den Bürgernutzen als auch die Effizienz der Behörden steigern.

Durch den langfristigen Auftrag wird Iron Mountain über Jahre hinweg zum strategischen Partner des Landes in der Digitalisierung. Neben dem öffentlichen Bereich begleitet das Unternehmen auch Wirtschaftsbetriebe unterschiedlicher Branchen bei der sicheren Migration in die digitale Datenwirtschaft.