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Digitale Transformation. Sind wir schon da?

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Den nächsten Schritt gehen wir gemeinsam

Es gibt wohl kein Unternehmen mehr, das heute noch zu 100 % mit Papier arbeitet. Alle haben im Laufe der Zeit kleine Schritte zur Digitalisierung ihrer Akten und Prozesse unternommen. Der jetzige hybride Zustand ist jedoch nicht nur ineffizient, sondern auch schädlich für ihre Resilienz und ihr Wachstum.

Die digitale Transformation

  • Hilft bei der Automatisierung administrativer Prozesse
  • Sorgt für zufriedenere Kund:innen
  • Ermöglicht ausführliche Analysen und Auswertungen
  • Kann Arbeitsabläufe optimieren, Datensilos beseitigen, die Sicherheit verbessern und Kosten reduzieren – wenn sie denn richtig umgesetzt wird...

Most organizations believe they’re already on the path to digital transformation. However, we’ve found that there are a few areas that go unaddressed when leaders look to tackle this initiative. Below, we’ve outlined the five necessary steps to take to fully immerse your team in the digital transformation process.

Warum sind viele Unternehmen trotzdem noch nicht auf Kurs?

Die meisten Unternehmen glauben sich auf einem guten Weg zur digitalen Transformation. Wir wissen jedoch, dass bestimmte Aspekte häufig übersehen werden. Unten finden Sie eine Übersicht über die fünf Schritte, die unbedingt nötig sind, um Ihr Team auf dem Weg der digitalen Transformation mitzunehmen.

Die digitale Transformation

5 Schritte zur digitalen Transformation

Digital transformation

Um optimal von der digitalen Transformation zu profitieren, brauchen Sie eine gute Grundlage. Und wie bei jeder Reise fangen Sie am besten mit dem ersten Schritt an. Wir haben für Sie die einzelnen Phasen der Transformation noch einmal genauer beleuchtet:

Schritt 1 – Sortieren

Nicht jede Akte muss digitalisiert werden. Wahllos einfach alles einzuscannen, löst nicht das Problem. Denn Sie wissen dann noch immer nicht, welche Unterlagen vorhanden sind, wie lange sie aufbewahrt werden müssen und wie wichtig sie für das Unternehmen sind. Wenn Sie zuallererst festlegen, was gescannt, was archiviert und was rechtssicher vernichtet werden soll, sparen Sie Zeit und Geld.

Digital transformation - Step 1 - Identify

Was sollte aufbewahrt werden? Diese Ressourcen helfen bei der Entscheidung:

Papierloses Büro – digital, intuitiv, zukunftssicher

Aktenmanagement: Endlich eine adäquate Lösung für Altakten

Altakten werden im Aktenmanagement oft vernachlässigt. Ein systematischer Ansatz hilft Platz zu sparen und die Übersicht zu behalten.

Wie Sie Aktenarchive optimal auflösen

Digitale Transformation: Die ersten Schritte

Verfahrensdokumentation – Herausforderungen der digitalen Informationsverarbeitung

Digital transformation - Step 2 - Digitize

Schritt 2 – Digitalisieren

Im Moment arbeiten Ihre Kolleg:innen noch hybrid, das heisst sowohl mit physischen Unterlagen als auch mit digitalen Dateien. Oft haben sie Schwierigkeiten, die benötigten Unterlagen zu finden, und das beeinträchtigt die Produktivität. Durch eine Digitalisierung werden Ihre Dokumente leichter zugänglich, es kann effizienter gearbeitet werden.

Was sollte zuerst digitalisiert werden? Hier finden Sie hilfreichen Lesestoff:

Dokumente digitalisieren für einfaches Aktenmanagement

Wie Sie den richtigen Scanservice bzw. Anbieter für das Digitalisieren Ihrer Dokumente und professionelles Aktenmanagement finden

Schritt 3 – Speichern

Statt stundenlang Aktenschränke zu durchwühlen, finden Sie jetzt alle Informationen ganz einfach in einem zentralen, geschützten digitalen Archiv, das zukunftssicher ist und in jeder Situation zuverlässig funktioniert. Weil Sie im Büro nun viel weniger Lagerfläche brauchen, wird Platz für flexiblere Arbeitsumgebungen frei.

Digital transformation - Step 3 - Store

Flexible Cloud-Storage-Plattform – hier finden Sie die richtige Lösung für Ihr Team:

Digitalisierung beschleunigen und Zugriff verbessern mit digitaler Archivierung

Iron Mountain InSight Essential Edition

Mit Iron Mountain InSight Essential Edition können Sie Dokumente digitalisieren lassen und in einem sicheren Cloud-Archiv speichern und verwalten.

Wie gut ist ihr ECM-System?

Wir erläutern, wie Sie Ihr ECM-System evaluieren und modernisieren und eine vollständig verknüpfte Anwendungsstruktur mit echtem Mehrwert erstellen.

Digital transformation - Step 4 - Automate

Schritt 4 – Automatisieren

Ihr Team kann jetzt für dokumentenzentrierte Prozesse automatisierte Workflows erstellen und muss monotone, zeitaufwendige Aufgaben nicht mehr manuell erledigen. Es bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Arbeit und neue Ideen – und die Produktivität steigt.

Zeit gewinnen durch Automatisierung. Mehr dazu erfahren Sie hier:

So digitalisieren und automatisieren Sie Ihren Posteingang

Erfahren Sie, wie ein intelligenter digitaler Posteingangs-Service es Ihnen ermöglicht, Ihre digitalisierte Post einfach und schnell von einem zentralen, sicheren Ort aus zu sichten und gleichzeitig die Zusammenarbeit durch Genehmigungs-Workflow-Funktionen zu verbessern.

Schritt 5 – Erschließen

Mit den digitalisierten Dateien kann Ihr Team umfassende Analysen durchführen – so zeigen sich Muster und Trends sowie andere wertvolle Informationen.

Digital transformation - Step 5 - Unlock

Weitere Informationen zum Auswerten von Daten:

Data Insights: Wie Sie den Wert Ihrer Daten erkennen

Sprechen Sie mit uns, bevor Sie mit Ihrer digitalen Transformation starten. Wir können Ihnen helfen, den Wert Ihrer Papierunterlagen und digitalen Assets in jeglichem Format zu erschliessen und zu schützen, und geben Ihnen an die Hand, was Sie für ein vollständig transformiertes und integriertes Unternehmen benötigen.

Mehr erfahren
Information Management and Content Services Solution

Unsere Services

Information Governance Advisory Services

Mehr als 100 Information Governance-Experten stehen bereit, um Ihnen bei der Weiterentwicklung Ihres Programms zu helfen.

Scanservice

Dokumente scannen: Die umfangreichen Scanservices von Iron Mountain unterstützen Sie bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Informationsmanagement- und Content-Services-Lösungen

Unsere Suite von SaaS-Lösungen steigert die Effizienz der häufigsten dokumentenbasierten Prozesse in Ihrem Unternehmen und löst branchenspezifische Herausforderungen.

Post digitalisieren mit Digital Mailroom

Setzen Sie Ihre digitale Poststelle mit Iron Mountain um.

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