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Post digitalisieren für Unternehmen: eine Entscheidung für Ihre betriebliche Zukunft

Eingehende Post, egal ob physisch oder digital, enthält wichtige organisatorische Informationen, von Rechnungen bis hin zu rechtlichen Dokumenten.

Für dezentral arbeitende Teams wird die manuelle Verwaltung dieser Post jedoch zu einer Herausforderung. Das ist teuer, fehleranfällig und ein Sicherheitsrisiko. Das verzögert nicht nur wichtige Prozesse bei entscheidenden Dokumenten, was Finanzgeschäfte und Kundenbeziehungen gefährden kann, sondern hindert Sie auch daran, aus den Daten wertvolle Erkenntnisse für essenzielle Arbeitsabläufe wie Hypothekengenehmigungen und Schadensfälle zu gewinnen.

Je größer Ihr Unternehmen wird, desto gravierender zeigen sich diese Probleme, was eine effektive Skalierung Ihrer Betriebsabläufe erschwert. Die Lösung: Iron Mountain übernimmt die Digitalisierung Ihres Posteingangs. Dank digitaler Postverarbeitung besteht Ihr Unternehmen in einem dynamischen Markt voller wachsender Herausforderungen.

Post digitalisieren lassen und Daten über Abteilungsgrenzen hinweg vernetzen

Verabschieden Sie sich von ineffizienten Postabläufen – mit der Iron Mountain Lösung für den digitalen Posteingang. Unsere SaaS-basierte Lösung (Software-as-a-Service) wandelt physische Post in verwertbare digitale Ressourcen um und nutzt KI-gestützte intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), um dokumentenorientierte Arbeitsabläufe zu automatisieren.

Dokumente scannen wir nicht einfach und geben sie an Sie weiter – wir begleiten Sie von Anfang bis Ende. Denn anders als bei anderen Lösungen, die hier aufhören, ist unser Ansatz umfassend: Wir nehmen Ihre Post nicht nur entgegen oder vernichten sie, wir integrieren sie zusätzlich in Ihre Geschäftsergebnisse – stets innerhalb einer überprüfbaren Nachweiskette.

Für Ihr Unternehmen bedeutet der digitale Posteingang einen deutlichen Effizienzgewinn und bessere Workflows. Profitieren Sie von der intelligenten Metadaten-Extrahierung, Prüfung, Validierung, Zugriffsregeln, Weiterleitung und mehr. Mit KI-gestützter Postautomatisierung beschleunigen Sie Ihre Betriebsabläufe.

Häufig gestellte Fragen

Wie funktioniert der digitale Posteingang von Iron Mountain?

Die Komplettlösung für den digitalen Posteingang von Iron Mountain ist einfach einzurichten und zu benutzen. Mit unserer Komplettlösung kümmern wir uns um alles: von der physischen Postabholung oder der digitalen Erfassung bis hin zur Vernichtung – und das alles mit einer überprüfbaren Nachweiskette.

  • Postweiterleitung und -abholung: Nachdem Ihre Post an einen bestimmten Postdienstleister weitergeleitet wurde, holt Iron Mountain diese sicher ab und transportiert sie.
  • Digitalisierung und Speicher: Post wird von unseren geprüften, umfassend geschulten Mitarbeitenden digitalisiert und auf unserer sicheren Cloud-Plattform Iron Mountain InSight®-Plattform gespeichert.
  • Klassifizierung und Weiterleitung: Die Iron Mountain Lösung für den digitalen Posteingang identifiziert und klassifiziert Dokumenttypen und extrahiert wichtige Metadaten, um intelligente Weiterleitungsregeln zu ermöglichen. Anschließend wird die Post basierend auf Ihren Geschäftsregeln automatisch an Empfänger:innen oder Workflows weitergeleitet. Um die Genauigkeit weiter zu verbessern, können Sie zusätzliche benutzerdefinierte Schlüsselwörter anfordern.
  • Ausnahmeverarbeitung: Um manuelle Eingriffe weiter zu reduzieren, lernen KI-Agenten aus menschlichen Entscheidungen und verfeinern so die Regeln zur Ausnahmeverarbeitung, um ähnliche Szenarien selbstständig zu bewältigen.
  • Sichere, rollenbasierte Berechtigungen: Digitale Post wird beim Speichern und bei der Übertragung über ein sicheres Netzwerk hinweg verschlüsselt. Rollenbasierte Berechtigungen ermöglichen autorisierten User:innen, Post einzusehen und freizugeben. User:innen können digitalisierte Post über unsere sichere Cloud-Plattform durchsuchen und darauf zugreifen.
  • Lebenszyklus-Management: Wir bieten flexible Optionen für die Verwaltung Ihrer physischen und digitalen Dokumente: Wir speichern die digitalisierte Post, vernichten sie sicher oder senden die Originale an Sie zurück.
Kontaktieren Sie unser Expertenteam
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Dabei hilft Ihnen die Lösung für den digitalen Posteingang:

Branchenbeispiele:

Die Lösung für den digitalen Posteingang spielt eine wichtige Rolle in zahlreichen Branchen, darunter:

Erfahren Sie mehr über die Erfolgsgeschichten unserer Kund:innen

Post digitalisieren lassen von Iron Mountain

Sind Sie bereit, Ihren Posteingang zu digitalisieren und nachhaltig zu beschleunigen? Mit den Digital Mail Services von Iron Mountain automatisieren Sie die Erfassung, Verteilung und Freigabe Ihrer Eingangspost – sicher, compliance-konform und nahtlos integriert in Ihre bestehenden Workflows.

So entlasten Sie Teams, reduzieren Durchlaufzeiten und schaffen Transparenz – im Büro wie im Homeoffice. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und fordern Sie eine Demo an. Unsere Expert:innen zeigen Ihnen, wie Ihr Unternehmen schon in kurzer Zeit von intelligenter Dokumentenverarbeitung profitiert.

Häufig gestellte Fragen

Wir beantworten Ihre häufig gestellten Fragen zur Lösung von Iron Mountain für den digitalen Posteingang.

Wie stellt Iron Mountain sicher, dass die Post an die richtigen Empfänger:innen weitergeleitet wird?
Allen User:innen kann eine individuelle Mailbox zugewiesen werden und/oder sie können Teil einer Benutzergruppe sein, die auf bestimmte Aufgaben und Dokumenttypen zugeschnitten ist. Die Post wird anhand von Datensicherheitsregeln identifiziert und weitergeleitet, die dafür sorgen, dass sie an die richtige Person oder das richtige Team gelangen. Unsere Expert:innen arbeiten eng mit Ihrem Unternehmen zusammen, um die geeigneten Rollen, Weiterleitungslogiken und Sicherheitsmaßnahmen festzulegen, die für den Schutz Ihrer Daten und Ihrer Privatsphäre erforderlich sind.
Wer kann auf meine Post zugreifen?

Unser Team ermittelt gemeinsam mit Ihnen, wie Sie Postsendungen handhaben möchten: nach Einzelperson, nach Abteilung oder nach einem bestimmten Workflow.

Während der Implementierung konfiguriert Iron Mountain Ihre User:innen, Benutzergruppen und Datensicherheitsregeln, um den richtigen Personen den Zugang zur Post zu ermöglichen. Die Abwesenheitsweiterleitung leitet Post oder Aufgaben automatisch an einen Kollegen um.

 
Was passiert mit Post, auf die die Standardregeln zur Weiterleitung nicht zutreffen?

Wenn eingehende Post nicht automatisch zugewiesen werden kann, wird diese an Ihre(n) dedizierte(n) Projektmanager(in) weitergeleitet, der sie überprüft und mit intuitiven Tools entsprechend zuweist. Dieser optimierte Arbeitsablauf reduziert Störungen, beschleunigt Lösungen und sorgt für einen reibungslosen Betrieb. 

Was geschieht mit unserer Post, nachdem sie digitalisiert wurde?

Es stehen Ihnen verschiedene Entsorgungsoptionen zur Verfügung, die mit den Richtlinien Ihres Unternehmens übereinstimmen, darunter:

  • Die physische Post wird an Sie zurückgesendet.
  • Ihre Post wird in einem Archivcenter von Iron Mountain aufbewahrt.
  • Ihre physische Post wird sicher vernichtet.

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Wir helfen Ihnen gern.