Ein umfassender Digitalisierungspartner kann nahezu jedes physische Asset Ihres Unternehmens modernisieren. Die Digitalisierung zentraler Betriebsdaten verbessert die tägliche Effizienz umgehend:

• Gewöhnliche Papierakten und handschriftliche Notizen: Scannt Korrespondenz, Projektdateien, Registrierungsformulare und Abteilungsunterlagen, um unstrukturierte Papierdokumente in leicht zugängliche, funktionale Assets zu verwandeln.
• Physische Post: Die Iron Mountain Lösung für den digitalen Posteingang scannt eingehende Postsendungen und leitet sie direkt an digitale Prozesse weiter.
• HR- und Rechtsdokumente: Digitalisiert Mitarbeiterakten, Verträge, Rechnungen und Testamente, um Compliance-Audits zu vereinfachen und die Datensicherheit zu erhöhen.
• Gesundheitswesen und Life Sciences: Digitalisiert Patientenakten, Laborberichte, Röntgenaufnahmen (DICOM-Format), Gewebeblöcke und Pathologie-Objektträger zur Unterstützung der HIPAA-Konformität und der digitalen Zusammenarbeit in der Pathologie.
• Dokumente des öffentlichen Sektors und Personenstandsdokumente: Modernisiert Geburtsurkunden, Sterbeurkunden und Eigentumsurkunden, verkürzt damit Wartezeiten und schützt historische Archive.
• Stromdiagramme und technische Zeichnungen: Digitalisiert Schaltzeichnungen, technische Zeichnungen, Standortverfahren und Karten in Übergröße.
• Finanz- und Hypothekendokumente: Konvertiert Darlehensanträge, Steuererklärungen, Lohnabrechnungen und Eigentumstitel, um die Verarbeitung zu beschleunigen und Audits zu erleichtern.
• Medien und besondere Sammlungen: Konvertiert Mikrofilme, Mikrofiches, Magnetband-Archive, AV-Medien (VHS, CDs, DVDs), Manuskripte und historische Fotografien in durchsuchbare digitale Formate.

Iron Mountain realisiert großflächige Digitalisierungsprojekte von Papier zu Digital durch den Einsatz moderner Hochleistungsscanner, dediziertes Projektmanagement und sicherer regionaler Logistikzentren.

• Verarbeitung mit hoher Kapazität: Fortschrittliche Scan-Systeme verarbeiten Tausende von Dokumenten pro Stunde, um die Konvertierung großer Archive zu beschleunigen.
• Dokumentierte Nachweiskette: Strenge Verfolgungsprotokolle schützen physische Assets von ihrer Abholung bis zur endgültigen Rückgabe, Archivierung oder zertifizierten Vernichtung.
• Metadaten-Indexierung: Eine automatisierte und benutzerdefinierte Indexierung taggt digitale Akten, sodass sie leicht durchsucht werden und für die Aufnahme in KI-Prozesse des Unternehmens bereit sind.
• Zentralisiertes Cloud-Hosting: Digitalisierte Akten werden in Repositorys wie Iron Mountain InSight DXP aufgenommen, um langfristige Governance und den Remote-Zugriff zu vereinfachen.

Ja. Die Umwandlung physischer Datensätze in durchsuchbare digitale Assets ist der grundlegende Schritt für die Einführung von KI in einem Unternehmen. Durch intelligente Dokumentenverarbeitung und Plattformen wie Iron Mountain InSight DXP werden gescannte Dokumente mit Optical Character Recognition (OCR), Metadaten-Indexierung und KI-Verifizierung angereichert. Dadurch werden statische Papierakten in strukturierte, KI-fähige Datensätze umgewandelt, die die Konversationssuche, das automatisierte Prozess-Routing und die Analyse durch maschinelle Lernprozesse unterstützen können.

Nach dem Scannen werden Ihre digitalen Akten direkt in InSight DXP oder in Ihr ausgewähltes sicheres Repository übertragen. Wenn Sie Ihre Plattformanforderungen mit InSight DXP skalieren, können Sie erweiterte Funktionen erschließen und unstrukturierte Inhalte in nutzbare Informationen verwandeln:

• Hochgenaue Datenextraktion: Konvertieren Sie unstrukturierte Seiten in unternehmensgerechte Daten mithilfe von KI in Kombination mit menschlicher Verifizierung.
• KI-gestützte Konversationssuche: Vereinen Sie verstreute Dateien in einem einzigen Repository, um Echtzeit-Insights abzurufen und Entscheidungen zu beschleunigen.
• Low-Code-Prozessautomatisierung: Erstellen Sie mithilfe von KI-Agenten im Handumdrehen benutzerdefinierte, richtlinienorientierte Prozesse, die den täglichen Betrieb optimieren.
• Richtliniengesteuertes Lebenszyklus-Management: Wenden Sie in über 130 Ländern vorkonfigurierte Aufbewahrungspläne an, um Risiken zu senken und die Compliance zu unterstützen.

Ein seriöser Anbieter von Dokumenten-Scans schützt vertrauliche Daten mithilfe strenger Nachweiskettenprotokolle, GPS-Verfolgung der Transporte und sicherer Standorte mit Rund-um-die-Uhr-Überwachung:

• Verarbeitungszentren unterliegen Einschränkungen: Die Scan-Standorte unterliegen strengen Zugriffsrichtlinien und verfügen über isolierte Netzwerke, die darauf ausgelegt sind, jeden unbefugten Cyber- oder physischen Zugriff zu verhindern.
• Umfassende Verschlüsselung: Die Akten werden sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand mit robusten Sicherheitsstandards verschlüsselt.
• Gesicherte Disposition: Physische Dokumente werden sicher zurückgegeben, in klimatisierten Tresoren eingelagert oder mithilfe zertifizierter Schreddermethoden vernichtet.

Ein Standardprojekt zum Scannen von Akten folgt einem strukturierten mehrstufigen Prozess, der die Qualität und Genauigkeit wahren soll:

1. Sichere Sammlung und Aufnahme: Akten werden erfasst, in einem Ortungssystem registriert und von GPS-überwachten Fahrzeugen transportiert.
2. Vorbereitung der Dokumente: Heftklammern, Clips und Bindungen werden entfernt, und zerrissene Seiten werden für ein reibungsloses Scannen repariert.
3. Hochgeschwindigkeits-Scannen und Aufbesserung: Eine fortschrittliche optische Erfassung konvertiert die physischen Seiten in hochaufgelöste digitale Abbildungen und verbessert dabei die Lesbarkeit.
4. Qualitätskontrolle und -überprüfung: Technische Mitarbeitende überprüfen die digitalen Scans auf ihre Vollständigkeit, Klarheit und Seitenausrichtung.
5. Metadaten-Indexierung und -Bereitstellung: Die Akten werden mit durchsuchbaren Metadaten indexiert und über Plattformen wie InSight DXP oder die Iron Mountain Lösung für den digitalen Posteingang bereitgestellt.

Nein. Eine erfolgreiche Strategie für die digitale Transformation basiert auf einer strategischen Analyse und nicht auf dem Scannen ganzer Backlogs. Die meisten Unternehmen stellen fest, dass nur ein Bruchteil ihrer Kartons mit Papierakten tatsächlich digitalisiert werden muss. Durch das Sichten des physischen Archivbestands kann ein Unternehmen ermitteln, welche Datensätze gescannt werden müssen, welche kostengünstig zu speichern sind und welche auf Grundlage von Aufbewahrungsregeln gesichert vernichtet werden sollten.

Ja, wir bieten für Unternehmen auf der ganzen Welt Dokumenten-Scans und digitale Archivierungslösungen an. Dank unserem globalen Netzwerk von Standorten und unserem lokalen Know-how können wir konsistente und sichere Dienste bereitstellen, die auf den Bedarf in den verschiedenen Regionen zugeschnitten sind. Nachstehend sind einige der Länder aufgeführt, in denen wir unsere Digitalisierungsdienste anbieten.

• United Kingdom: We can help you transform your paper documents into valuable digital assets, improving access, security, and unlocking value from your data.
• Australia: We can help you transform your paper documents into valuable digital assets, improving access, security, and unlocking value from your data.
• Canada: We can help you transform your paper documents into valuable digital assets, improving access, security, and unlocking value from your data.
• India: We can help you transform your paper documents into valuable digital assets, improving access, security, and unlocking value from your data.
• Germany: Wir helfen Ihnen, Ihre Papierdokumente in wertvolle digitale Vermögenswerte umzuwandeln, um den Zugriff und die Sicherheit zu verbessern und den Wert Ihrer Daten zu erschließen.
• France: Nous vous aidons à transformer vos documents papier en actifs numériques de valeur, en améliorant l'accès, la sécurité et en libérant la valeur de vos données.
• Spain: Le ayudamos a transformar sus documentos en papel en valiosos activos digitales, mejorando el acceso, la seguridad y liberando el valor de sus datos.
• Brazil: Ajudamos você a transformar seus documentos em papel em valiosos ativos digitais, melhorando o acesso, a segurança e liberando o valor de seus dados.
• Mexico: Le ayudamos a transformar sus documentos en papel en valiosos activos digitales, mejorando el acceso, la seguridad y liberando el valor de sus datos.

Bei der Wahl eines Drittanbieters für die Digitalisierung sollten Sie dessen Sicherheitszertifizierungen, Kapazitäten für hohe Volumen und Fähigkeiten zur Verarbeitung ganzer Lebenszyklen beurteilen:

• Branchenzertifizierungen: Überprüfen Sie die Einhaltung globaler Sicherheitsstandards wie ISO 27001.
• Technische Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter verschiedene Dokumentformate, Spezialmedien und Scans in hohen Volumen bewältigen kann.
• Qualitätskontrollstandards: Überprüfen Sie die Scan-Verifizierungsprotokolle, um die Klarheit der Scans und die Genauigkeit der Metadaten zu bestätigen.
• Lebenszyklus-Management: Wählen Sie einen Partner, der die Akten von der anfänglichen Bereinigung der Datenbestände bis hin zu Scans, Cloud-Hosting und sicherer Vernichtung verwaltet.