Remote-Mitarbeiter:innen zu unterstützen
Obwohl 61,9 % der Unternehmen jetzt und in den kommenden Jahren mehr Remote-Arbeit planen, haben Hybrid- und Remote-Mitarbeiter:innen Schwierigkeiten, schnell und sicher auf Dokumente zuzugreifen. 1
Digitale Lösungen
Scannen von Dokumenten und digitale Archivierung
Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen und zentralisieren Sie Ihre Informationen.
Demo buchenDigitalisierung
Sicherer, gemeinschaftlicher Zugriff auf Ihre Informationen
Wenn Sie sowohl mit Papierdokumenten als auch mit digitalen Informationen arbeiten, aber keinen einheitlichen Überblick haben, verschwenden Sie und Ihre Mitarbeiter:innen wertvolle Zeit mit der Suche nach den benötigten Informationen. Selbst wenn Sie die benötigte Information finden, ist es bei Papierdokumenten oft schwierig, sie schnell zu nutzen oder mit anderen zu teilen, besonders bei einem remote arbeitenden Team.
Dank der Kombination aus Fachwissen im Scannen von Dokumenten, der nötigen Infrastruktur und der sicheren, skalierbaren Cloud-Plattform von Iron Mountain finden Sie alles genau dann, wann Sie es benötigen.
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Ziele zu priorisieren und zu erreichen – von Archiv-Scanning in großem Umfang bis hin zu Day-Forward-Scan-Programmen. Sie können Ihre eingehende physische Post sogar an unsere sicheren Einrichtungen weiterleiten lassen und unser Expertenteam empfängt, öffnet und scannt diese.
Ihr Scanning wird von dem Anbieter durchgeführt, dem Sie bereits Ihre Papierdokumente anvertrauen. Dieser kann Ihnen auch dabei helfen, den gesamten Informationslebenszyklus für sowohl physische als auch digitale Daten zu verwalten. Sie können zentral auf Ihre Informationen zugreifen, wertvolle Arbeitsfläche frei machen und die Handhabung und Verwendung Ihrer Daten deutlich vereinfachen.
Digitization with InSight DXP
Warum digitalisieren?
Unternehmen müssen sich auf eine skalierbare digitale Zukunft vorbereiten. Doch ein Großteil ihrer wichtigen und nützlichen Daten steckt immer noch in Papierdokumenten fest, die für Mitarbeiter:innen schwer zugänglich und nutzbar sind. Scannen in Kombination mit sicherer, digitaler Archivierung hilft unseren Kund:innen dabei:
Remote-Mitarbeiter:innen zu unterstützen
Kund:innen berichten von verbesserter Zusammenarbeit, was jährlich zu einer Einsparung von 26.000 Stunden führt.2
Immobilienfläche zu verkleinern
Die Hälfte der globalen Unternehmen plant, ihre Büroflächen bis 2026 zu reduzieren, wobei die meisten davon ausgehen, ihre Flächen um 10 bis 20 % zu verkleinern.3
Immobilienfläche zu verkleinern
Kund:innen berichten, dass sie ihre Archivierungskosten über einen Zeitraum von 3 Jahren um 211.000 US-Dollar senken konnten.2
Compliance zu unterstützen
94 % der jährlichen Compliance-Kosten werden durch eine arbeitsintensive Dokumenten- und Datenverwaltung verursacht.4
Compliance zu unterstützen
Kund:innen stellen verbesserte Sicherheits- und Compliance-Prozesse fest, wobei sich der Zeitaufwand für Audit-Anfragen um 25 % reduziert.2
Systeme zu konsolidieren
Die meisten Content-Systeme (74 %) sind nicht mit anderen Geschäftsbereichen verbunden.5
Systeme zu konsolidieren
Kund:innen berichten von einer Effizienzsteigerung von 55 % bei der Katalogisierung und dem Verständnis von Dokumenten und Informationen.2
Ressourcen freizugeben
Büromitarbeiter:innen verbringen zwischen 7,6 und 12,5 Stunden pro Woche mit der Suche nach Informationen.6
Ressourcen freizugeben
Kund:innen verzeichnen einen um 40 % schnelleren Zugriff auf Dokumente und Informationen und eine Effizienzsteigerung mit Einsparungen von 3,1 Mio. Dollar über einen Zeitraum von 3 Jahren.2
Umwelt-, Sozial- und Governance-Initiativen (ESG) zu unterstützen
Der weltweite Papierverbrauch hat sich in den letzten 40 Jahren vervierfacht.7
Umwelt-, Sozial- und Governance-Initiativen (ESG) zu unterstützen
Sources:
1 Squaretalk
2 Iron Mountain
3 CNN
4 National Bureau of Economic Research
5 Forbes
6 United States Environmental Protection Agency
Scannen von Dokumenten und digitale Archivierung – so funktioniert's
Vertrauen Sie auf das Expertenteam von Iron Mountain, das über die Erfahrung, die Prozesse und die Infrastruktur verfügt, um Ihre Dokumente zu scannen, zu indexieren und die Qualitätskontrolle zu gewährleisten und so Ihre Anforderungen zu erfüllen. Schauen Sie sich genauer an, wie Sie mehr Einblick in Ihre Informationen erhalten, und erfahren Sie, wie Sie den Zugriff auf Ihre Daten optimieren können.
Mit den Lösungen von Iron Mountain InSight Inhalte digitalisieren, freigeben und zusammenarbeiten
Vereinheitlichen Sie Ihre physischen und digitalen Informationen auf der Iron Mountain InSight® Digital Experience Platform (DXP). InSight DXP wächst mit Ihrem Unternehmen mit und bietet eine umfassende Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Funktionen flexibel auszubauen, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. Dazu gehören unter anderem die Erweiterung des digitalen Speicherplatzes, die Erhöhung der Benutzeranzahl und zusätzliche Funktionen wie die Automatisierung von Arbeitsabläufen.
Branchenbeispiele
Iron Mountain bietet Lösungen für viele Branchen, darunter:
Quelle: interne Tests vom 24. Januar 2024 mit Unterlagen, die im Jahr 2023 gescannt wurden
Ähnliche Ressourcen
Häufig gestellte Fragen
Was umfasst der Service Dokumentenscanning und digitale Archivierung von Iron Mountain?
Iron Mountain bietet eine Komplettlösung für die Digitalisierung papierbasierter Unterlagen. Dazu gehören die Abholung der Dokumente, das professionelle Scannen, die Indexierung, Qualitätsprüfung sowie die Bereitstellung der Dateien in digitaler Form. Anschließend können die Daten sicher in der Cloud oder auf Wunsch in einem lokalen Archivsystem gespeichert werden.
Welche Arten von Dokumenten können gescannt werden?
Wie wird die Qualität der Scans sichergestellt?
Jedes Dokument durchläuft einen mehrstufigen Qualitätssicherungsprozess. Dazu gehören automatische und manuelle Kontrollen auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und Indexierung. OCR-Texterkennung (Optical Character Recognition) sorgt zusätzlich dafür, dass die Dokumente durchsuchbar und exakt digital reproduzierbar sind.
Welche Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen gelten für das Scannen und Archivieren von Akten?
Der gesamte Scan- und Speicherprozess erfüllt höchste Sicherheits- und Datenschutzstandards. Dazu zählen verschlüsselte Datenübertragung, DSGVO-konforme Verarbeitung, mehrstufige Zugriffskontrollen, Audit-Protokollierung sowie zertifizierte Rechenzentren. Iron Mountain ist weltweit ISO-zertifiziert und verfügt über jahrzehntelange Erfahrung im sicheren Informationsmanagement.
Wie greife ich auf meine digitalisierten Dokumente zu?
Über die Plattform Iron Mountain InSight® DXP können alle digitalisierten Dateien zentral verwaltet, gesucht und geteilt werden. Das System bietet rollenbasierte Zugriffsrechte, eine komfortable Suchfunktion, Workflow-Automatisierung sowie Integrationsmöglichkeiten in bestehende Systeme (z. B. ERP oder DMS).
Können die Originaldokumente nach dem Scannen vernichtet werden?
Welche Kosten entstehen für die Digitalisierung von Unterlagen?
Lässt sich der Service flexibel skalieren?
Ja. Iron Mountain InSight® DXP ist vollständig skalierbar und wächst mit den Anforderungen Ihres Unternehmens. Ob Sie monatlich tausende Akten digitalisieren lassen oder nur sporadisch scannen möchten – die Plattform bietet flexible Speicher- und Nutzerkontingente, die jederzeit angepasst werden können.
Für welche Branchen ist es sinnvoll, Dokumente einscannen zu lassen?
Die Lösung eignet sich für Unternehmen und Organisationen jeder Größe, insbesondere aus den Bereichen Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung, Rechtswesen, Bildung und Industrie. Überall dort, wo vertrauliche Papierdokumente sicher digitalisiert und langfristig verfügbar sein müssen, ist Iron Mountain der ideale Partner.
Was bedeutet TR-RESISCAN und warum ist es für das Dokumentenscanning wichtig?
TR-RESISCAN (BSI TR-03138) beschreibt die Anforderungen an das ersetzende Scannen. Demnach dürfen Papierdokumente nach dem Scan rechtskonform vernichtet werden. Iron Mountain richtet seine Prozesse nach diesen Standards aus, damit die digitalisierten Dokumente inhaltlich und rechtlich als Originale gelten und im Geschäfts- und Verwaltungsverkehr genauso beweiskräftig wie physische Unterlagen sind.
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