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Digitalisierung im öffentlichen Sektor
Starten Sie jetzt Ihre digitale Transformation – mit maßgeschneiderten Dokumenten- und Datenverwaltungslösungen für Kommunen, Städte und Behörden.
Kostenloses Angebot anfordernEin neues Zeitalter im öffentlichen Sektor: die digitale Verwaltung
Mehr Kosteneffektivität, mehr Umweltschutz: Im öffentlichen Sektor ist der Druck groß, tiefgreifende Veränderungen umzusetzen. Dabei geht es darum, digitales Arbeiten zu ermöglichen und Büros zu verkleinern, den Zugang für Bürger:innen zu erleichtern, die Compliance zu verbessern und Automatisierung und KI sinnvoll einzusetzen.
Iron Mountain stellt bereits mehreren Organisationen aus dem öffentlichen Sektor maßgeschneiderte Dokumenten- und Datenverwaltungslösungen bereit. Damit können sie auch bei begrenztem Budget ihre Digitalisierung souverän angehen, sicheren Zugriff auf Daten ermöglichen und dabei alle EU-weiten und lokalen Richtlinien einhalten.
Im Rahmen des Global Privacy Program behalten wir den Überblick über gesetzgeberische und regulatorische Entwicklungen, beraten entsprechend und stellen sicher, dass der Datenschutz in der ganzen Organisation umgesetzt wird.
Wir arbeiten mit Sektoren, die für ihre Digitalisierungsprojekte Mittel aus dem ARF-Fonds abrufen können.
Onlinezugangsgesetz (OZG) – die Grundlage für die Digitalisierung der Verwaltung
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) hat eine zentrale Bedeutung für die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland. Es trat 2017 in Kraft und verpflichtet Bund, Länder und Kommunen dazu, ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Zunächst sollte dies bis 2022 erreicht werden. Aufgrund sehr unterschiedlicher Ausgangspunkte hinsichtlich der Digitalisierung, heterogener IT-Systeme und föderaler Strukturen wird jedoch noch bis heute an der Umsetzung gearbeitet.
Zu den wichtigsten Aspekten des OZG zählen:
- Förderung der Digitalisierung: Das OZG treibt die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung voran, indem es die Bereitstellung digitaler Verwaltungsdienste zwingend vorschreibt. Dies umfasst eine Vielzahl von Leistungen, von der Beantragung von Personalausweisen bis hin zu Baugenehmigungen.
- Verbesserung der Zugänglichkeit: Durch die Digitalisierung der Verwaltungsleistungen sollen diese für Bürger:innen und Unternehmen einfacher, schneller und bequemer zugänglich werden. Online-Dienste können rund um die Uhr genutzt werden, was die Nutzung erheblich erleichtert.
- Effizienzsteigerung: Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen trägt dazu bei, die Effizienz und Transparenz innerhalb der Verwaltung zu erhöhen. Durch automatisierte Abläufe und den Wegfall papierbasierter Prozesse können Zeit und Ressourcen eingespart werden.
- Sicherstellung der Rechts- und Datensicherheit: Im Rahmen des OZG müssen die angebotenen digitalen Verwaltungsdienste hohe Standards in Bezug auf Datenschutz und IT-Sicherheit erfüllen. Dies schafft Vertrauen bei den Nutzer:innen und stellt sicher, dass sensible Daten geschützt werden.
- Förderung der Interoperabilität: Ein weiteres Ziel des OZG ist es, die Interoperabilität zwischen den verschiedenen IT-Systemen der Verwaltungen zu gewährleisten. Dies erleichtert den Datenaustausch und die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Verwaltungsebenen und -bereichen.
- Innovationsförderung: Das OZG kann als Motor für Innovationen innerhalb der öffentlichen Verwaltung wirken. Durch die Einführung neuer Technologien und digitaler Prozesse werden traditionelle Arbeitsweisen modernisiert und verbessert.
Das Onlinezugangsgesetz teilt die zu digitalisierenden Verwaltungsleistungen in 15 Themenfelder ein, die insgesamt 35 Lebenslagen und 17 Unternehmenslagen abdecken. Diese Struktur orientiert sich an den Bedürfnissen der Menschen, nicht an behördlichen Zuständigkeiten, um eine nutzer:innenfreundliche und effiziente Umsetzung zu gewährleisten. Im Folgenden stellen wir Ihnen unsere Lösungen für die digitale Verwaltung anhand der 15 Themenfelder vor.
Digitale Lösungen für die öffentlich Verwaltung
Kommunen verwalten täglich große Mengen sensibler Dokumente, von Arbeitsverträgen, über Rentenbescheide, bis hin zu individuellen Versicherungsunterlagen. Iron Mountain bietet eine umfassende digitale Archivierung und modernes Dokumentenmanagement, wodurch Papierakten sicher digitalisiert, strukturiert abgelegt und dauerhaft zugänglich gemacht werden. Diese Digitalisierung der Verwaltung ermöglicht schnelle Bearbeitungszeiten, spart wertvollen Büroraum und stellt sicher, dass alle Prozesse datenschutzkonform sind. Insbesondere bei Rentenanträgen und Übergängen in den Ruhestand profitieren Bürger:innen von kürzeren Bearbeitungszeiten, weniger bürokratischem Aufwand und einer verbesserten Nachvollziehbarkeit ihrer Dokumente. Von der Dokumentenannahme bis hin zur Digitalisierung, Klassifizierung und sicheren Vernichtung deckt unsere Lösung für die digitale Poststelle die komplette Bearbeitung, beispielsweise von Arbeitslosengeldanträgen, ab.
Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Die Digitalisierung von Bauakten stellt Städte vor erhebliche Herausforderungen, insbesondere aufgrund der schieren Menge an Dokumenten, die digitalisiert werden müssen. Diese Aufgabe erfordert nicht nur technologische Lösungen, sondern auch eine effektive Verwaltung und sichere Speicherung der Daten. Iron Mountain hat hierfür maßgeschneiderte Lösungen entwickelt, die den gesamten Digitalisierungsprozess effizient gestalten und dabei die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen. Darüber hinaus sind Genehmigungsverfahren im Bauwesen oft komplex, langwierig und papierlastig. Auch in diesem Zusammenhang digitalisiert und zentralisiert Iron Mountain Bauakten, Baupläne, Baugenehmigungen sowie Projektunterlagen. Dadurch können Bauvorhaben schneller bearbeitet und Genehmigungen transparenter nachvollzogen werden. Dies reduziert die Bearbeitungszeiten erheblich, schafft Übersichtlichkeit und sorgt dafür, dass Wohn- und Bauprojekte effizient und bürger:innenfreundlich realisiert werden.
Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Bildungseinrichtungen verwalten eine Vielzahl sensibler Unterlagen: Seien es Zeugnisse und Prüfungsergebnisse oder detaillierte Schüler:innenakten. Iron Mountain sichert und digitalisiert diese Bildungsunterlagen zuverlässig und revisionssicher. Dank der digitalen Archivierung sind Dokumente schnell auffindbar und können unkompliziert ausgetauscht werden. Bildungsträger profitieren von einer optimierten Verwaltungsstruktur, einem vereinfachten Datenaustausch mit Behörden und deutlich verringertem administrativem Aufwand, wodurch mehr Ressourcen für pädagogische Aufgaben frei werden. Speziell für Universitäten ist unsere Lösung Paperless University ein umfassendes Servicepaket, das die Abläufe auf dem Campus optimiert und die Erfahrungen von Studierenden und Mitarbeitenden verbessert. Gleichzeitig gewährleistet es die Einhaltung von Vorschriften. Wir helfen dabei, alle Studierenden- und Mitarbeitendeninformationen, einschließlich der Dokumente aus dem Backoffice, in einer konsolidierten digitalen Plattform zu erfassen.
Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Die Verwaltung von Ein- und Auswanderungsprozessen verlangt höchste Genauigkeit und langfristige Nachvollziehbarkeit. Für digitale Lösungen zur sicheren Archivierung und effizienten Verwaltung relevanter Dokumente wie Aufenthaltsgenehmigungen, Visa und Meldebescheinigungen ist Iron Mountain Experte. Die zentralisierte digitale Ablage ermöglicht Behörden eine schnelle Bearbeitung der Anträge, verbessert die Datensicherheit erheblich und sorgt für reibungslose, transparente und nachvollziehbare Abläufe. Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der Digitalisierung, denn gerade in Bezug auf Ausländerakten sehen sich viele Städte und Kommunen mit riesigen Papierbergen konfrontiert, die für die effektive Verwaltung digital verfügbar gemacht werden müssen. Dabei geht es nicht zuletzt darum, alle gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.
Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Familienbezogene Dienstleistungen und Dokumente, darunter Geburtsurkunden, Eltern- und Kindergeldanträge, erzeugen umfangreiche Dateimengen – oft noch verbunden mit viel Papier. Iron Mountain digitalisiert diese Verwaltungsprozesse vollständig, wodurch eine schnelle digitale Bearbeitung und sichere Dokumentation ermöglicht werden. Familien gewinnen Zeit durch die einfacheren Antragstellungen, beschleunigten Bearbeitungszeiten und eine übersichtliche Verwaltung ihrer personenbezogenen Dokumente, die jederzeit sicher und revisionskonform verfügbar sind. Unsere digitale Poststelle unterstützt Kommunen und Städte, indem Daten aus Formularen extrahiert werden, um Dienstleistungen zu beschleunigen und Prozesse zu vereinfachen.
Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Behörden und Krankenhäuser bearbeiten große Mengen hochsensibler Gesundheitsdaten und medizinischer Unterlagen. Iron Mountain ist Experte für die digitale Transformation im Gesundheitswesen – mit einem SaaS-Angebot (Software-as-a-Service) für die Extrahierung strukturierter und unstrukturierter Patient:innendaten unter Anwendung Ihrer eigenen Geschäftsregeln. Mit künstlicher Intelligenz (KI) und relevanten NLP-APIs (Anwendungsprogrammierschnittstellen für natürliche Sprachverarbeitung) trägt unsere Information-Management- und Content-Services-Plattform dazu bei, die Komplexität Ihrer Daten zu reduzieren. Sie beschleunigt die Entscheidungsfindung und verbessert viele Prozesse, sodass Ärzt:innen und das Pflegepersonal mehr Zeit für die Patient:innenversorgung haben. Die zentrale digitale Speicherung garantiert eine sichere, schnelle Datenverfügbarkeit und vollständige Datenschutzkonformität. Gleichzeitig werden administrative Aufwände reduziert.
Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Die Verwaltung von Fahrzeugzulassungen, Führerscheinausgaben und Fahrzeughistorien sowie die Dokumentation der Verkehrsplanung erzeugen erhebliche Papiermengen und administrative Engpässe. Digitale Lösungen für Archivierung und Dokumentenmanagement ermöglichen eine strukturierte und sichere Ablage relevanter Unterlagen.
Durch die Digitalisierung und revisionssichere Speicherung verbessert sich die Bearbeitungsgeschwindigkeit und Kommunikation zwischen Behörden, Verkehrsbetrieben und Bürger:innen. Gleichzeitig werden Datenschutz und Datenzugriff optimiert.
Zusätzlich entlastet die digitale Poststelle die Verwaltung – von der Dokumentenannahme über die Digitalisierung und Klassifizierung bis hin zur sicheren Vernichtung. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand, beschleunigt Genehmigungsverfahren und fördert eine effizientere Mobilitätsplanung. Durch transparente und nachvollziehbare Prozesse steigt das Vertrauen der Bürger:innen in kommunale Mobilitätskonzepte, während Ressourcen nachhaltig eingespart werden.
Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Die Verwaltung von Personenstandsdokumenten wie Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden sowie Ausweisdokumenten erfordert höchste Sicherheit und eine schnelle Verarbeitung. Iron Mountains digitale Poststelle erfasst sämtliche Eingangsdokumente elektronisch, klassifiziert sie automatisch und speist sie direkt in digitale Workflows ein. Durch diesen Prozess werden Bearbeitungszeiten erheblich verkürzt, die Verwaltung deutlich effizienter und der Bürger:innenservice verbessert. Dokumente lassen sich revisionssicher speichern und sind jederzeit digital abrufbar, was die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zum Datenschutz sicherstellt. Behörden können so gewährleisten, dass Anfragen und Anträge schnell, zuverlässig und mit minimalem Verwaltungsaufwand bearbeitet werden.
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Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Steuer- und Zolldokumentationen benötigen höchste Sicherheit, Genauigkeit und kurzfristige Verfügbarkeit. Iron Mountain digitalisiert und archiviert diese Unterlagen effizient und datenschutzkonform. Der einfache digitale Zugriff auf Unterlagen optimiert Abläufe und unterstützt Behörden darin, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Datenschutzrichtlinien zuverlässig einzuhalten, während die Effizienz und Genauigkeit der steuerlichen Prozesse gesteigert werden. Zusätzlich reduziert die Digitalisierung administrative Fehlerquellen und senkt den Aufwand für manuelle Bearbeitungsschritte deutlich. Behörden können so schnellere Rückmeldungen an Unternehmen und Privatpersonen geben. Die revisionssichere Speicherung gewährleistet darüber hinaus eine langfristige Verfügbarkeit und vollständige Nachvollziehbarkeit steuerlicher Vorgänge.
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Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Verwaltungen im Bereich Umweltschutz bearbeiten komplexe Dokumentationen und Genehmigungsverfahren. Iron Mountain ermöglicht durch die Digitalisierung eine transparente, strukturierte und schnelle Zugänglichkeit von Umweltberichten, Gutachten und weiteren Dateien. Dies erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Umweltstandards, optimiert Verwaltungsprozesse und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Behörden, Unternehmen und Bürger:innen. Durch die digitale Archivierung und automatisierte Klassifizierung der eingehenden Dokumente reduziert sich der administrative Aufwand erheblich, und die Bearbeitungsgeschwindigkeit steigt spürbar. Die revisionssichere Speicherung unterstützt Prüfungen und Audits. Behörden können schnell auf Anfragen reagieren, Umweltauflagen zügiger durchsetzen und effizienter mit externen Partnern zusammenarbeiten. Die Digitalisierung trägt so direkt zu mehr Nachhaltigkeit bei.
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Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Die Bearbeitung von Unternehmensanträgen und behördlichen Genehmigungen erfordert Schnelligkeit, Transparenz und Effizienz. Iron Mountain unterstützt Städte und Kommunen mit einer digitalen Poststelle, die sämtliche eingehenden Dokumente unmittelbar digitalisiert, automatisch klassifiziert und gezielt in digitale Workflows integriert. Dies beschleunigt Verwaltungsprozesse erheblich und minimiert Bearbeitungszeiten. Unternehmen profitieren dadurch von schnelleren Genehmigungen, klareren Abläufen und einer verbesserten Servicequalität seitens der Verwaltung. So können nicht nur die internen Prozesse optimiert werden, sondern die Serviceleistung stärkt auch die Attraktivität des Standortes durch transparente und effiziente administrative Vorgänge, was letztlich auch zur wirtschaftlichen Entwicklung der Region beiträgt.
Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Um Verwaltungsleistungen rund um Ehrenämter, Freizeitaktivitäten und weitere gesellschaftliche Teilhabe effizient digital bereitzustellen, sind moderne Lösungen für Dokumentenmanagement, sichere Archivierung und digitale Workflows erforderlich.
Die Digitalisierung dieser Prozesse erleichtert die Beantragung und Verwaltung von Nachweisen, Mitgliedschaften und Förderungen, indem Dokumente medienbruchfrei erfasst, sicher archiviert und digital bereitgestellt werden. Eine revisionssichere Speicherung ermöglicht jederzeitigen Datenzugriff für berechtigte Stellen, während die gesetzeskonforme Vernichtung physischer Unterlagen nach der Digitalisierung zur Effizienzsteigerung beiträgt. Durch diese Maßnahmen werden Bearbeitungszeiten verkürzt, der Verwaltungsaufwand reduziert und die Servicequalität für Bürger:innen verbessert.
Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert
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Die Beantragung und Auszahlung von Fördergeldern, Forschungszuschüssen und finanziellen Unterstützungsleistungen erfordert eine effiziente und transparente Verwaltung.
Digitale Lösungen ermöglichen eine schnellere Bearbeitung, indem Anträge elektronisch erfasst, automatisch klassifiziert und nahtlos in digitale Workflows integriert werden.
Eine revisionssichere Archivierung gewährleistet, dass alle relevanten Dokumente jederzeit abrufbar sind, während medienbruchfreie Prozesse die Nachvollziehbarkeit und Transparenz erhöhen. Zudem sorgt die gesetzeskonforme Vernichtung physischer Unterlagen nach der Digitalisierung für eine sichere und ressourcenschonende Verwaltung. Durch diese Maßnahmen lassen sich Genehmigungsprozesse beschleunigen, Fehlerquellen reduzieren und Fördermittel effizienter bereitstellen.
Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Kommunen, die Wirtschaft und Handel fördern wollen, stehen häufig vor der Herausforderung einer schnellen, transparenten und effizienten Bearbeitung von Unternehmensanträgen und Genehmigungen. Iron Mountain bietet mit der digitalen Poststelle eine Lösung, die eingehende Dokumente digitalisiert, automatisch verarbeitet und nahtlos in bestehende Verwaltungssysteme integriert. So werden Geschäftsprozesse beschleunigt, Entscheidungen transparenter gemacht und lokale Unternehmen erhalten Antworten schneller dank einer höheren Servicequalität. Die Digitalisierung durch die digitale Poststelle bringt klare Standortvorteile und unterstützt Kommunen dabei, attraktive Bedingungen für Investitionen und den lokalen Handel zu schaffen.
Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Justizbehörden stehen vor der Herausforderung, umfangreiche Akten und Dokumente langfristig und sicher zu archivieren. Das gelingt mit den digitalen Archivlösungen von Iron Mountain, die Gerichtsakten und Rechtsdokumente revisionssicher speichern. Dies erhöht die Effizienz gerichtlicher Verfahren, verbessert die Nachvollziehbarkeit und gewährleistet höchste Sicherheitsstandards beim Datenschutz und der Dokumentenarchivierung. Zuweilen geht es im Bereich der Justiz auch um das Scannen historischer Dokumente. Ihre wertvollen Unterlagen werden anhand Ihrer Vorgaben digitalisiert. Der sorgsame und verantwortungsvolle Umgang sowie die Einhaltung konservatorischer Grundregeln ist dabei eine verpflichtende Voraussetzung für uns.
Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung ermöglicht rechtssicheres ersetzendes Scannen, bei dem Papierdokumente digitalisiert und die Originale vernichtet werden können, sofern bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sind. Diese Methode spart Platz und Ressourcen, ohne den Beweiswert der Dokumente zu verlieren. Behörden, Städte und Kommunen profitieren bei ihrer Digitalisierung davon durch effizientere Prozesse, reduzierte Archivierungskosten und verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten.
Ihre Starthilfe für die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung
Aller Anfang ist schwer – das gilt auch für die digitale Transformation im öffentlichen Sektor. Doch mit über 70 Jahren Erfahrung und Kund:innen auf der ganzen Welt steht Iron Mountain Ihnen bei jedem Schritt zur Seite.
Mit unseren umfassenden Lösungen kümmern wir uns um alle Aspekte des Informationsmanagements. Dazu gehören die Einlagerung von Papierunterlagen, das Sortieren und Digitalisieren von Informationen sowie automatisierte Prozesse unter Einhaltung der Information Governance und Aufbewahrungsrichtlinien. Zudem übernehmen wir das Lifecycle Management, Recycling und Remarketing Ihrer IT-Assets.
Uns ist wichtig, mit unseren Dienstleistungen auch die Umwelt zu schützen und unserer sozialen Verantwortung gerecht zu werden. Das wiederum führt dazu, dass auch unsere Kund:innen ihre ESG-Ziele (Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) schneller erreichen.
Informationen anfordern
Digitale Transformation im Konsulat
Iron Mountain hat bereits mit Konsulaten mehrerer grosser EU-Länder zusammengearbeitet und deren Akten und Datenmanagement erfolgreich digitalisiert.
Post digitalisieren mit Digital Mailroom
Setzen Sie mit Iron Mountain Ihre digitale Poststelle um.
Digitale Kreditorenbuchhaltung
SaaS-Lösung für automatisierte Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung und einen reibungsloseren, schnelleren Monatsabschluss.
Papierlos und zukunftssicher – unsere Lösung für Ihre HR
Personaldatenverwaltung optimieren
FAQ
Warum ist Digitalisierung im öffentlichen Dienst wichtig?
Die Digitalisierung im öffentlichen Dienst ermöglicht eine schnellere und effizientere Bearbeitung von Anfragen, reduziert Bürokratie und Verwaltungskosten, verbessert den Zugang zu öffentlichen Dienstleistungen und erhöht die Transparenz und Bürger:innenbeteiligung.
Welche Ziele hat die Digitalisierung im öffentlichen Sektor?
Die Hauptziele sind die Modernisierung und Effizienzsteigerung der Verwaltung, die Verbesserung des Bürger:innenservices, die Reduzierung von Kosten und Ressourcenverbrauch sowie die Erhöhung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Verwaltungsentscheidungen.
Was bedeutet digitale Verwaltung?
Digitale Verwaltung bezeichnet die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse in der öffentlichen Verwaltung. Sie umfasst die Nutzung von Informationstechnologie zur Erbringung von Dienstleistungen, zur internen Prozessoptimierung und zur Erhöhung der Effizienz und Bürger:innenfreundlichkeit.
Welche Maßnahmen gehören zur Digitalisierung der Verwaltung?
Die Maßnahmen umfassen die Einführung elektronischer Akten, den Ausbau von Online-Dienstleistungen, die Implementierung sicherer digitaler Kommunikationswege, die Automatisierung interner Prozesse und die Schulung von Mitarbeitenden im Umgang mit neuen Technologien.
Wie profitieren Städte und Kommunen von der Digitalisierung?
Städte und Kommunen profitieren durch effizientere Verwaltungsprozesse, eine verbesserte Servicequalität, niedrigere Betriebskosten und eine erhöhte Zufriedenheit der Bürger:innen. Zudem wird die Attraktivität als Wirtschaftsstandort gesteigert, was zu einem positiven Image und potenziell zu höheren Steuereinnahmen führt.
Was ist ersetzendes Scannen?
Ersetzendes Scannen ist der Prozess, bei dem physische Dokumente digitalisiert und die Originale anschließend vernichtet werden. Dies spart Lagerraum und erleichtert den Zugriff auf Informationen, da die digitalen Kopien leichter zu verwalten und zu durchsuchen sind.
Was ist die TR-RESISCAN-Zertifizierung?
Die TR-RESISCAN-Zertifizierung stellt sicher, dass digitale Archivierungsprozesse bestimmten Standards entsprechen, die die Rechtssicherheit, Integrität und Langzeitverfügbarkeit der digitalisierten Dokumente gewährleisten. Sie ist besonders wichtig für die rechtskonforme Digitalisierung von Dokumenten in der Verwaltung.
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