Traditionelle, veraltete ECM-Software schafft oft genau die Informationssilos, die sie eigentlich beseitigen sollte. Indem sie wichtige Daten in starren, voneinander getrennten Systemen einschließt, verursacht sie erhebliche Integrationsprobleme und beeinträchtigt die Datenqualität. Veraltete Infrastrukturen bremsen Ihr Wachstum, belasten die IT und verbergen entscheidendes Wissen in unindexierten Video-Calls, isolierten Systemen und physischen Archiven. Darüber hinaus leidet die tägliche Produktivität, da Prozesse von langsamen, manuellen Engpässen wie unübersichtlichen E-Mail-Ketten, der manuellen Neueingabe von Daten und der Nachverfolgung in Tabellenkalkulationen abhängig sind. Mangelnder Datenzugriff bremst Entscheidungen und Kundenservice. Gleichzeitig erzeugt die Datenhaltung auf isolierten Systemen und lokalen Laufwerken Sicherheitslücken, Schatten-IT und erhebliche Compliance-Risiken.

Iron Mountain InSight DXP modernisiert diesen Bereich als cloudnative, intelligente Content-Plattform für das KI-Zeitalter. Durch die Zusammenführung physischer Assets und digitaler Inhalte in einem einzigen, cloudnativen Daten-Repository trägt die Plattform dazu bei, operative Schwachstellen zu beseitigen. InSight DXP geht weit über die passive Speicherung hinaus und fungiert als aktiver Arbeitsbereich, der autonome KI-Agenten einsetzt, um die aufwendigen Aufgaben der Automatisierung, Governance und des ereignisgesteuerten Datenaustauschs in Ihren zentralen Unternehmensnetzwerken zu bewältigen. Dank der dialogorientierten KI und der strengen Versionskontrolle ersetzt die Plattform starre, ältere Ordnerstrukturen durch die Erkennung natürlicher Sprachen. So können Teams wichtige Informationen sofort finden und dokumentenintensive Workflows in großem Maßstab zuverlässig optimieren.

Unstrukturierte Inhalte wie Formulare, Geschäftsdokumente und Medien werden häufig zu nicht durchsuchbaren „Dark Data“, die die Geschäftsgeschwindigkeit bremsen und gefährliche Sicherheitslücken schaffen. Moderne ECM-Systeme wie InSight DXP lösen dieses Problem, indem sie native, KI-gestützte Intelligenz direkt in die zentralen Informationssysteme integrieren, anstatt sich auf einfache, regelbasierte Tools zur Textextrahierung zu verlassen.

Bei der Erfassung teilt, extrahiert, klassifiziert, kennzeichnet und überprüft die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) Assets in großem Umfang. Diese cloudnative Architektur verarbeitet jährlich mehr als 4,2 Milliarden Seiten und bietet eine hochpräzise Indizierung über fragmentierte digitale Formate, physische Aktenarchive und multimodale Medien wie Video und Audio hinweg. Durch die automatische Umwandlung unstrukturierter Dateien in angereicherte, strukturierte Datenpunkte beseitigt die Plattform operative Schwachstellen und macht Ihre Informationsbibliothek durchsuchbar.

Um wichtige Informationen zu finden, können Teams über starre Stichwortabfragen hinausgehen und dialogorientierte KI-Chats sowie die Suche in natürlicher Sprache nutzen, um komplexe Datensätze zu durchforsten. Nutzende können Folgefragen stellen und sofortige, kontextbezogene Antworten direkt aus ihrer Dokumentation abrufen. Um die hohen Sicherheitsanforderungen stark regulierter Branchen wie dem Gesundheitswesen und Finanzdienstleistungssektor gerecht zu werden, unterliegt diese KI-gestützte Recherche einer strengen Überwachung. Die Erkenntnisse werden durch direkte Verweise auf Quelldokumente und klare Werte für die Zuverlässigkeit validiert und bieten globalen Unternehmen die nachprüfbare Genauigkeit, den strengen Datenschutz und die unveränderlichen Prüfpfade, die zur Einhaltung der Compliance erforderlich sind.

Compliance- und Risikobeauftragte können oft nur schwer mit neuen Rechts- und Datenschutzvorschriften in verschiedenen Gesetzgebungen Schritt halten. InSight DXP unterstützt die Automatisierung und Durchsetzung von Aufbewahrungs- und Datenschutzvorschriften in großem Maßstab. Unternehmen können ihre eigenen internen Richtlinien nahtlos umsetzen oder vorkonfigurierte Aufbewahrungspläne nutzen, die aus einer Datenbank mit über 90.000 rechtlichen Quellen aus mehr als 130 Ländern stammen. Bei hochkomplexen regionalen Anforderungen können globale Unternehmen zudem mit Expertenteams zusammenarbeiten, um individuelle Zeitpläne zu erstellen, die auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind.

Diese Governance-Regeln gelten sowohl für Inhalte innerhalb als auch außerhalb der Plattform und tragen dazu bei, die Compliance über den gesamten Informationslebenszyklus hinweg durchzusetzen. Durch den Einsatz von rechtlichen Aufbewahrungspflichten und automatisiertem Aufbewahrungsmanagement – vollständig unterstützt durch strenge Versionskontrolle, sichere Prüfpfade und „Soft-Delete“-Sicherheitsvorkehrungen – können Unternehmen weltweit vertrauensvoll eine rechtlich haltbare Datenentsorgung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten.

Darüber hinaus hilft die Plattform globalen Unternehmen dabei, strenge lokale Anforderungen an die Datenspeicherung (Data Residency) bei ihren gewählten Cloud-Anbietern zu erfüllen. Gleichzeitig erkennt und schwärzt sie sensible personenbezogene Daten (PII) automatisch, um Sicherheits- und Haftungsrisiken erheblich zu minimieren. Indem sie manuelle Überwachung durch automatisierte, plattformweite Governance ersetzen, reduzieren Unternehmen drastisch die „Fehlalarme“, die typischerweise die Compliance-Überwachung beeinträchtigen und die Betriebskosten in die Höhe treiben. Letztendlich trägt diese Verringerung von menschlichen Fehlern und Fehlalarmen dazu bei, durch nachprüfbare Systemprotokolle eine kontinuierliche Audit-Bereitschaft aufrechtzuerhalten und den laufenden Compliance-Aufwand erheblich zu senken.

InSight DXP ersetzt oder beeinträchtigt Ihre bestehenden KI-Initiativen nicht. Stattdessen fungiert es als unverzichtbare Grundlage, die diese Initiativen operativ umsetzbar macht. Die meisten KI-Strategien in Unternehmen scheitern nicht an einem Mangel an Modellen, sondern an einem Mangel an unkompromittierten, zugänglichen und strukturierten Daten. InSight DXP hilft bei der Lösung dieses Problems, indem es die Lücke zwischen Ihrer Rohdatenbasis und Ihrer KI-Infrastruktur schließt.

• Die Lösung bereitet unstrukturierte Daten für KI-Modelle auf und dient dabei als grundlegende RAG-Quelle (Retrieval-Augmented Generation) für Unternehmensintelligenz. Die Plattform vereint fragmentierte digitale Dateien, physische Archive und multimodale Medien in einem einzigen cloudnativen Repository. Sie strukturiert, bereinigt und unterstützt die Verwaltung dieser Daten, um Ihr Unternehmen KI-fähig zu machen.
• Sie unterstützt offene Cloud-Ökosysteme. InSight DXP und die verbundenen digitalen Lösungen sind cloudunabhängig und über verschiedene Marketplaces verfügbar. Die Plattform lässt sich in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren und ist auf den Marketplaces von AWS, Google Cloud und Microsoft Azure verfügbar.
• Die Plattform unterstützt die Durchsetzung von Governance- und Sicherheitsrichtlinien. Um die Automatisierung sicher in Ihre bestehende Strategie zu integrieren, scannt die Plattform sensible personenbezogene Daten (PII) bei der Erfassung automatisch und schwärzt diese. Sie gewährleistet strenge rollenbasierte Zugriffsrechte, lückenlose Prüfpfade und ein automatisiertes Lebenszyklus-Management.

Als aktive operative Schicht liefert InSight DXP Ihrer bestehenden Unternehmens-KI genau den sauberen, strukturierten Kontext, den sie für maximale Wertschöpfung braucht.

Nein, die Einführung von InSight DXP erfordert keine umfangreiche Migration all Ihrer Legacy-Inhalte, bevor Sie damit beginnen können, geschäftlichen Nutzen zu erzielen. Die Plattform verbindet Ihre vorhandenen Softwaresysteme und beseitigt Datensilos, ohne dass Ihre Mitarbeitenden auf ihre gewohnten Anwendungen verzichten müssen.

Statt eine vollständige Systemmigration zu verlangen, modernisiert InSight DXP Ihre Architektur mit einem flexiblen, mehrphasigen Ansatz:

• Das System lässt sich nahtlos mit Ihrem bestehenden Tech-Stack verbinden. Sie können Ihre Daten mithilfe vorgefertigter Anwendungskonnektoren vereinheitlichen oder gemeinsam mit unserem Team maßgeschneiderte Integrationen für Ihre eigenen, bestehenden Anwendungen entwickeln.
• Die Lösung fungiert als aktive operative Ebene. Im Gegensatz zu einem passiven Datenarchiv, in dem Dateien lediglich gespeichert werden, fügt sich InSight DXP in Ihre bestehende Infrastruktur ein und koordiniert den Lebenszyklus Ihrer Informationen. Damit erhalten Mitarbeitende Zugriff auf Daten innerhalb ihrer primären Geschäftsanwendungen, was die Nachverfolgbarkeit und Echtzeit-Transparenz verbessert, ohne bestehende Arbeitsabläufe zu stören.
• Das System vereint digitale und physische Inhalte. Sie können physische Datensätze, ältere digitale Dateien und unstrukturierte Daten in Ihrem eigenen Tempo in einer einzigen Plattform zentralisieren. So können Sie beispielsweise nahtlos die Brücke zu Ihren externen physischen Archiven schlagen: Anstatt Papierdokumente komplett zu digitalisieren, fordern Sie digitale Kopien Ihrer bei Iron Mountain gelagerten Akten einfach erst bei Bedarf an. So binden Sie physische Altdaten punktgenau in Ihre aktiven digitalen Workflows ein.

Mit diesem vernetzten Ansatz können Sie ein sicheres Orchestrierungs-Framework für Unternehmen bereitstellen, das Ihre Informationsstruktur aufbereitet, bereinigt und deren Verwaltung unterstützt. So wird Ihr Unternehmen für den Einsatz von KI gerüstet, ohne dass eine erzwungene Migration alter Systeme erforderlich ist.

InSight DXP passt sich Ihrer spezifischen Architektur an und bietet drei flexible Wege zur Integration Ihrer Daten:

1. Vorkonfigurierte Anwendungskonnektoren: Nutzen Sie die sofortige, sichere Anbindung an Unternehmensplattformen.
2. Integration mit Hyperscaler-Clouds: Schaffen Sie eine nahtlose Verbindung zu Ihrer bestehenden Cloud-Infrastruktur.
3. Maßgeschneiderte Komponenten: Verbinden Sie Ihre bestehenden Anwendungen und spezielle Systeme mithilfe eines offenen Frameworks.

Für Systeme, die Sie täglich nutzen, wie Salesforce, Microsoft 365 und SAP, nutzen wir die Technologie von MuleSoft, um eine Anbindung an die über 300 Plattformen zu ermöglichen, die Ihr Unternehmen voranbringen.

Die vollständige Liste finden Sie auf der Webseite von MuleSoft..

Unternehmen messen den ROI in der Regel anhand von drei Kernsäulen: Kostensenkung, Beschleunigung der Geschäftsabläufe und Risikominderung.

• Direkte Kostensenkung: Unternehmen bewerten den ROI anhand der Einsparungen durch den Wegfall manueller Dateneingaben, administrativer Kosten für die Papierverwaltung und Gebühren für passive Speicherung.
• Beschleunigung der Geschäftsabläufe: Der Erfolg wird anhand der Verkürzung der Transaktionszykluszeiten und der Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwands gemessen, wenn langsame, manuelle Papierprozesse durch autonome KI-Agenten und automatisierte Workflows ersetzt werden.
• Risiko- und Kostensenkung: Der Nutzen lässt sich anhand der Verringerung menschlicher Fehler, des Wegfalls der manuellen Compliance-Überwachung sowie der Vermeidung von Bußgeldern durch automatisierte datenschutzrechtliche Schwärzung und automatisiertes Lebenszyklus-Management quantifizieren.

Während die grundlegende Anbindung an die Plattform relativ schnell erfolgen kann, liegt ein realistischer Zeitrahmen für die Realisierung eines tiefgreifenden, unternehmensweiten ROI in der Regel zwischen 3 und 12 Monaten, je nach Umfang der Bereitstellung:

• Kurzfristig (1 bis 3 Monate): Sofortige Effizienzsteigerungen Der Mehrwert zeigt sich in den betroffenen Abteilungen unmittelbar nach der Anbindung von Kernplattformen wie ERP- oder CRM-Systemen. Teams können sofort produktive Arbeitszeit zurückgewinnen, da automatisierte KI-Modelle Dokumente unmittelbar nach der Erfassung lesen, klassifizieren und kennzeichnen, wodurch operative Schwachstellen und die manuelle Dateneingabe beseitigt werden.
• Mittelfristig (3 bis 6 Monate): Workflow- und Transaktionsgeschwindigkeit Innerhalb weniger Monate erreichen abteilungsübergreifende Workflows ihre volle Geschwindigkeit. Unternehmen verzeichnen einen deutlichen Rückgang der Bearbeitungszyklen, da autonome KI-Agenten routinemäßige Dokumentenprüfungen, Genehmigungen durch mehrere Beteiligte und prozessgesteuerte Schritte übernehmen – bei Bedarf unterstützt durch menschliche Überprüfung.
• Langfristig (6 bis 12 Monate): Umfassende strategische Transformation Der volle strategische ROI zeigt sich, wenn sich die Plattform zu einem umfassenden Orchestrierungs-Framework für das gesamte Unternehmen entwickelt. Im Laufe eines Jahres können Unternehmen vollständige Transparenz, kontinuierliche Auditbereitschaft, sichere globale Zusammenarbeit bei der Verwaltung von Assets sowie erhebliche und dauerhafte Reduzierungen der Gemeinkosten in ihren globalen Geschäftsnetzwerken erreichen.