Μεταμορφώστε τις διαδικασίες του Προξενείου σας και απαλλαγείτε από τα έντυπα

Η λύση της Iron Mountain για να γίνετε ένα προξενείο που δεν χρησιμοποιεί χαρτί αποτελεί μια ολοκληρωμένη σειρά υπηρεσιών που βελτιστοποιεί τις εργασίες του προξενείου σας και μεταμορφώνει την εμπειρία των πελατών, επιτυγχάνοντας παράλληλα τη συμμόρφωση με του; κανονισμούς..

Τα προξενεία συνήθως καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών εγγραφής για τους πολίτες που ζουν στο εξωτερικό. Όπως και άλλες δημόσιες υπηρεσίες, οι πρεσβείες αντιμετωπίζουν πολλά έγγραφα παλαιού τύπου, τα οποία είναι συχνά χειρόγραφα και αποθηκευμένα σε φυσικές τοποθεσίες. Ως αποτέλεσμα, με την πάροδο του χρόνου το αρχείο αυξάνεται σε πολύ μεγάλο βαθμό και η εύρεση πληροφοριών επιβραδύνεται.

Η πρόσφατη πανδημία της Covid-19 άσκησε τεράστια πίεση στις δημόσιες υπηρεσίες, τις πρεσβείες και τα προξενεία για την απομακρυσμένη έκδοση, ανανέωση και επαλήθευση εγγράφων των πολιτών.

Προκλήσεις

Τα μεγάλα φυσικά αρχεία αποτελούν κίνδυνο για τα προσωπικά δεδομένα και την ασφάλεια, καθώς δεν μπορούν να εφαρμοστούν εύκολα πολιτικές διατήρησης δεδομένων σε πραγματικό χρόνο σε μεγάλους όγκους σημαντικών εγγράφων, καθιστώντας πιθανώς ευάλωτα τις πρεσβείες και τα προξενεία σε παραβιάσεις δεδομένων και πρόστιμα. Επιπλέον, ο μεγάλος όγκος αιτημάτων για αντίγραφα αρχείων, υποθέσεων και αποστολών, σε συνδυασμό με τις μη αυτόματες διαδικασίες που εκτελούνται αυτοπροσώπως, έχουν οδηγήσει σε μεγάλους χρόνους αναμονής και, σε ορισμένες περιπτώσεις, σε διακοπή των υπηρεσιών.

Λύση

Απαλλαγείτε από τα φυσικά έγγραφα Με τις λύσεις της Iron Mountain, μπορείτε να αξιοποιήσετε την πρωτοβουλία του Ταμείου ανάκαμψης και ανθεκτικότητας, για να πετύχετε τον ψηφιακό σας μετασχηματισμό. Μπορούμε να ψηφιοποιήσουμε μεγάλους όγκους φυσικών εγγράφων και να τους αποθηκεύσουμε στο αποθετήριο περιεχομένου της προτίμησής σας.

Αξιοποιήστε την ακίνητη περιουσία σας

Η διαχείριση των πολιτικών διατήρησης δεδομένων είναι δύσκολη στα φυσικά έγγραφα. Μπορούμε να σας βοηθήσουμε να κατανοήσετε ποια έγγραφα πρέπει να διατηρηθούν και ποια πρέπει να καταστραφούν με ασφάλεια. Με αυτόν τον τρόπο, θα τηρείτε τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς συνεχώς και θα απελευθερώνετε πολύτιμο χώρο.

Βελτιώστε τις υπηρεσίες πολιτών

Οι σχολαστικές διαδικασίες μας επεξεργασίας εγγράφων διασφαλίζουν διαφάνεια ως προς το πού βρίσκονται τα φυσικά και ψηφιακά στοιχεία σας ανά πάσα στιγμή, καθώς και το δικαίωμα πρόσβασης σε αυτές τις πληροφορίες οποτεδήποτε και από οπουδήποτε. Κατ’ αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ενισχύσετε την παραγωγικότητα του προσωπικού και να παρέχετε καλύτερες υπηρεσίες στους πολίτες.

Τι κερδιζετε

• Αξιοποιείτε την πρωτοβουλία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΕΕ) για τον μηχανισμό ανάκαμψης και ανθεκτικότητας για την επιτάχυνση του ψηφιακού μετασχηματισμού σας.
• Τηρείτε τις κατευθυντήριες γραμμές ψηφιοποίησης της ΕΕ.
• Αξιοποιείτε την ακίνητη περιουσία σας.
• Βελτιώνετε την εμπειρία και την ικανοποίηση των πελατών.
• Εφαρμόζετε μια πλήρη αλυσίδα φύλαξης σε ολόκληρη τη διαδικασία διαχείρισης πληροφοριών, ώστε όλες οι δραστηριότητες να είναι ελεγχόμενες και ανιχνεύσιμες.
• Διασφαλίζετε και διαχειρίζεστε περιεχόμενο με δυνατότητα προσαρμογής σε μελλοντικές ανάγκες.
• Βελτιώνετε την ακρίβεια για τα πιστοποιητικά των πολιτών, συμπεριλαμβανομένων των χειρόγραφων εγγράφων, και επιταχύνετε τις υπηρεσίες της πρεσβείας (π.χ. αιτήσεις διαβατηρίου, προσωρινά ταξιδιωτικά έγγραφα κ.λπ.).