Mejora de la atención al ciudadano gracias a la digitalización de expedientes

2.5 millones de documentos digitalizados en Madrid, 870mil documentos digitalizados en Tenerife

Optimizar el espacio y ofrecer un servicio más ágil a los ciudadanos con el mismo número de empleados

Desde el punto de vista organizativo, el archivo estaba compuesto por un “archivo pasivo”, que contiene los expedientes más antiguos, ubicado en los sótanos de la Cancillería, y otro “archivo activo” ubicado en armarios en la planta de oficinas. Entre los dos archivos había 83.000 expedientes físicos con numerosos documentos: certificado de nacimiento, de defunción, de familia, etc., y estaban en diversos tamaños y formatos, con fotos, grapas, fotocopias, etc.

Además de forma paralela al archivo en papel, cuentan con 60.000 expedientes digitales que se han escaneado de forma gradual en la embajada. Para el proyecto existían dos requerimientos clave, la documentación es muy sensible y no pude salir de la embajada, y todos los archivos deben estar alojados en la plataforma de gestión propia de la Embajada.

Existe una resistencia al cambio por parte de los empleados que ven la digitalización innecesaria ya que las cosas ahora están funcionando, para qué cambiar.

“En este camino hacia la transformación digital una de las principales barreras que nos hemos encontrado es la resistencia al cambio que nos frena y no nos permite continuar”, comenta el Embajador. “Siempre lo hemos hecho así, no se puede cambiar. La resistencia al cambio ha sido nuestro principal reto”.

Durante el desarrollo del proyecto se suma la oficina de Tenerife, con los mismos retos y objetivos.

Un sistema digital

Se presenta un proyecto modular para la digitalización de los archivos consulares del organismo público italiano en: la embajada en Madrid y la sede en Tenerife, que tiene como objetivo facilitar la transición gradual a un sistema digital de gestión de los archivos consulares.

Para ello Iron Mountain ha desarrollado in situ los trabajos de clasificación, digitalización, automatización y formación.

Servicios más eficientes

“Comenzamos a hablar con el cliente para optimizar su espacio en la oficina, pero no es el beneficio más importante de este proyecto”, indica Yolanda Santos, Business Development Manager en Iron Mountain. “La transformación digital va a mejorar su organización y métodos de trabajo, va a lograr una eficacia y eficiencia máximas ofreciendo la más alta calidad en el servicio que presta a los ciudadanos”.

Además, y con el fin de hacer frente a la resistencia al cambio se ha contado con una empresa externa para formar a los empleados y hacerles partícipes de la transformación digital, haciéndoles partícipes del proyecto.

Eliminando documentación desfasada

Se ha liberado un espacio valioso del centro de trabajo, en concreto 10m³. Durante el desarrollo del proyecto, todavía en marcha, se ha detectado que no es necesario digitalizar toda la documentación ya que un 30% de la documentación ha llegado a fin de vida y se puede destruir.

Toda la información está al día, clasificada e inventariada de acuerdo con la normativa y los empleados han superado la resistencia al cambio gracias a la formación dedicada proporcionada por Iron Mountain.

“La barrera de la resistencia al cambio que sentíamos la hemos derribado gracias a la formación dedicada que nos ha proporcionado Iron Mountain”, dice Paolucci.

Control total

Mejor atención al ciudadano ya que los empleados tienen acceso a los expedientes de forma rápida y sencilla a través de la plataforma de gestión propia de la embajada. “Ahora tenemos un control total de los expedientes y podemos dar una respuesta mucho más ágil y eficaz a los ciudadanos”, dice el Embajador Buccino.

Iron Mountain cuenta con el alcance global y los recursos para operar en distintas sedes de distintos países al mismo tiempo, lo que permite que el proyecto en Madrid se realice simultáneamente en Tenerife.

“Contar con un partner de confianza experto en la gestión de la información que os ayude y asesore a dar los pasos adecuados es imprescindible”, comenta Paolucci. “Iron Mountain nos ha proporcionado la seguridad y tranquilidad que necesitábamos para comenzar un proyecto de esta envergadura”.