Transforma los procesos de inscripción en el registro civil

DIGITALIZA ALMACENA AUTOMATIZA DESBLOQUEA

RETO

Encuentra lo que necesitas cuando más lo necesitas

Encuentra lo que necesitas cuando más lo necesitas. Las oficinas del Registro Civil suelen abarcaruna serie de servicios de registro. Tienen la responsabilidad de entregar a los ciudadanos copias delos documentos oficiales, como los certificados de nacimiento, matrimonio y defunción, y en algunoscasos son los últimos depositarios de estos registros. Históricamente, los documentos se escribían amano y se almacenaban en registros físicos. En el presente los documentos se imprimen. Las oficinaspúblicas se ocupan de un gran volumen de solicitudes de copias impresas de registros, expedientessociales e informes, lo que a menudo implica tareas laboriosas, largas y costosas que eran imposiblesde estandarizar dada la variedad de información y de formatos. Debido a estos retos, la U.E. hasolicitado a las oficinas públicas que sean más ágiles y apliquen una mentalidad de prioridad digitalcon el objetivo de limitar la complejidad y ser más receptivos con los ciudadanos.

Además, los registros vitales que se encuentran en las oficinas de registro contienen datos queson fundamentales para contrarrestar el fraude. Para luchar activamente contra la delincuencia, laexactitud de los registros es esencial. La digitalización es clave para proteger los registros físicosdel deterioro, la pérdida o los daños debidos a causas imprevistas, garantizando la exactitud ycontribuyendo así al ahorro de fondos públicos. Por último, las oficinas de registro tienen quegestionar y hacer un seguimiento de las solicitudes de los ciudadanos, que suelen llegar de múltiplesformas (solicitudes en persona, así como por carta, correo electrónico o a través de sitios web), sindejar de cumplir los ajustados plazos de respuesta.

SOLUCIÓN

Liberar el valor de los datos para tomar decisiones inteligentes

Iron Mountain InSight^® es una solución de software como servicio que combina la digitalización dedocumentos físicos y el almacenamiento digital en un repositorio seguro en la nube al que se puedeacceder a través de Iron Mountain Connect™, el centro de clientes basado en la web. Esta soluciónescalable te ayuda a gestionar todo el ciclo de vida de la información con una cadena de custodiaprobada. Esto garantiza la transparencia sobre dónde se encuentran vuestros activos físicos y digitalesen todo momento para elevar la experiencia de los trabajadores públicos y los ciudadanos. Además,crea un repositorio de todos los datos solicitados electrónicamente, lo que permite a las oficinaspúblicas proporcionar los documentos solicitados de forma sencilla y a un menor coste.

¿CÓMO FUNCIONA?

BENEFICIOS

• MEJOR la experiencia y la satisfacción de los ciudadanos.
• CADENA DE CUSTODIA a lo largo de todo el proceso, garantizando que toda la actividad sea auditable y rastreable.
• SE HACE COINCIDIR una imagen escaneada con un registro digital de forma más rápida y rentable.
• APOYO a las estrategias de digitalización de los registros generales.
• CONTENIDO SEGURO Y BIEN GESTIONADO con capacidad para adaptarse a las necesidades futuras.
• MAYOR PRECISIÓN de los certificados de los ciudadanos, incluidos los documentos manuscritos.
• LUCHA CONTRA LAS ACTIVIDADES FRAUDULENTAS ahorrando dinero público.