La transformación del centro de trabajo: reducción del papel y custodia externa

El papeleo y los archivos abundan en la mayoría de las organizaciones, nueve de cada diez afirman que almacenan los registros en papel in situ. Sin embargo, sólo el 46% de esos registros se consultan con regularidad. En este artículo obtendrás más información sobre la búsqueda de un entorno sin papel y sobre cómo la externalización puede facilitar los proyectos de transformación del centro de trabajo de las organizaciones, ayudándolas a innovar y a atraer a los mejores y más brillantes empleados.

La transformación del centro de trabajo está en primera línea cuando las organizaciones se esfuerzan por impulsar la productividad y mejorar el proceso de contratación. De hecho, más de la mitad de las organizaciones encuestadas el pasado mes de enero informaron de que tienen uno o más proyectos de transformación en curso, según un reciente estudio realizado por International Data Group (IDG) y patrocinado por Iron Mountain.

Recupera tu espacio

Un proyecto de transformación del centro de trabajo consta de varios pasos, pero más de la mitad comienza con un cambio físico que capacita, involucra y conecta a los empleados entre sí, con los socios y con los clientes. Las organizaciones, según el informe de IDG, quieren un espacio más productivo. Este objetivo suele implicar la eliminación de los equipos de oficina y el almacenamiento seguro de los archivos físicos en una ubicación externa. De hecho, el 42% de los encuestados de TI mencionaron la creación de imágenes de archivos y documentos físicos como una de las principales consideraciones en su viaje de transformación del centro de trabajo. Este objetivo forma parte de una tendencia más amplia hacia la reducción del papel, un término acuñado después de que quedara claro que una oficina completamente sin papel no era un objetivo alcanzable.

Menos papel - no cero papel

En pocas palabras, para conseguir un entorno sin papel es necesario reducir el número de documentos originales creados en formato impreso y convertir los archivos existentes en papel a un formato digital. El estudio de IDG reveló que el 86% de los encuestados cree que conseguir un entorno sin papel es fundamental o muy importante. Casi todos (el 98%) tienen la intención de contratar a un tercero para que les ayude a conseguir este objetivo utilizando una serie de estrategias que incluyen la digitalización de documentos en papel, la reubicación segura de los archivos existentes y la destrucción de los archivos físicos. De hecho, el 94% de los encuestados afirma haber considerado la posibilidad de trasladar los archivos fuera de sus instalaciones para liberar espacio en sus oficinas..

Organización antes de la transformación

Por desgracia, estos procesos son desalentadores para la mayoría de las organizaciones. Sólo el 39% de las que aún no han iniciado un proyecto de transformación se sienten muy preparadas para empezar. Esto puede deberse al gran volumen y alcance de dicho proyecto. Incluso algo tan sencillo como trasladar los archivos físicos fuera de las instalaciones requiere ordenarlos, escanearlos, etiquetarlos, clasificarlos y, en algunos casos, destruirlos de forma segura. No es de extrañar, por tanto, que una vez que se inicie un proyecto de transformación, casi todos los encuestados (95%) digan que es probable que aprovechen una evaluación complementaria de terceros diseñada para facilitar el desarrollo y la ejecución de un proyecto de transformación del centro de trabajo.

La reducción de papel bien hecha

Los responsables de TI e instalaciones que busquen un proveedor de servicios de este tipo deben encontrar uno que ofrezca una amplia variedad de opciones de transformación. El proveedor también debe tener un largo historial de manejo de información sensible o confidencial y la capacidad de realizar una evaluación exhaustiva a pequeña o gran escala. Las organizaciones también deben considerar si quieren ayuda con el desarrollo de la estrategia, con la ejecución de la misma o con ambas. Como dijo uno de los encuestados: "Documenta todos los pasos del proceso y establece un calendario para cada paso. Realiza la debida diligencia sobre todas las partes implicadas pensando en los proveedores".

Una vez que una organización encuentra el socio adecuado -que puede ayudar con la planificación, la ejecución y el seguimiento-, la transformación del centro de trabajo no sólo es posible, sino también alcanzable, beneficiando a los empleados, los socios y los clientes.

La transformación del centro de trabajo está en primera línea cuando las organizaciones se esfuerzan por impulsar la productividad y mejorar el proceso de contratación. De hecho, más de la mitad de las organizaciones encuestadas el pasado mes de enero informaron de que tienen uno o más proyectos de transformación en curso, según un reciente estudio realizado por International Data Group (IDG) y patrocinado por Iron Mountain.