Woman texting in the storage

Digital Mailroom

Bespaar tijd, ruimte en kosten met digitale postverwerking

Neem contact op

Stop met handmatig papieren post verwerken

Papierloos werken? Dat is lastig wanneer er nog steeds papieren post binnenkomt en wanneer uw organisatie zonder die papieren niet kan blijven draaien. Maar in traditionele postkamers met handmatige, tijdrovende sortering is een foutje helaas snel gemaakt. Post raakt kwijt, komt niet op tijd aan of iemand krijgt per ongeluk vertrouwelijke post te zien. Daarnaast belandt de papieren post niet veilig en snel bij uw collega’s op afstand.

Als u die toegang wilt verbeteren, fouten wilt voorkomen én tegelijk bedrijfsruimte wilt besparen, is het tijd voor een gestroomlijnd postproces. Iron Mountain helpt.

Waarom een digitale postkamer?

De SaaS-oplossing Iron Mountain Digital Mailroom helpt u efficiënter te werken door papieren post te digitaliseren, uw collega’s veilige toegang te geven, documentgerichte processen te automatiseren en uw gegevens binnen de hele organisatie met elkaar te verbinden. Uw voordelen in het kort:

  • Bevoegde gebruikers hebben veilig toegang tot belangrijke post
  • Betere samenwerking dankzij geautomatiseerde documentgerichte processen
  • Meer efficiëntie dankzij inzichten en koppeling van alle interne data
  • Minder archiefruimte nodig dus lagere huisvestingskosten
  • Eén partner voor uw hele postafhandeling

Hoe het werkt

  • Laat uw post doorsturen naar Iron Mountain en wij digitaliseren de stukken op onze veilige scanlocatie. Uw papieren post blijft altijd binnen onze beveiligde keten.
  • Onze experts scannen uw post en leggen automatisch trefwoorden vast, waarna de digitale kopie vanzelf bij de juiste ontvanger belandt. U kunt ook extra trefwoorden laten toevoegen die relevant zijn voor uw organisatie.
  • U bepaalt zelf wie de uiteindelijke ontvanger is.
  • Uw elektronische informatie is versleuteld in een beveiligd netwerk, zowel in opslag als tijdens het delen.
  • U kunt de gedigitaliseerde post doorzoeken en openen via ons beveiligde contentplatform Iron Mountain Insight®.
  • Alleen door u gemachtigde gebruikers hebben toegang tot uw post.
  • Na digitalisering kan Iron Mountain de papieren post voor u bewaren, vernietigen of naar u terugsturen.
Vrijblijvende offerte
How Iron Mountain digital mailroom works
man working on laptop

Uw post is veilig bij Iron Mountain

Wij nemen de beveiliging van uw informatie uiterst serieus. Daarom vertrouwt meer dan 90% van de Fortune 1000-bedrijven hun belangrijke en gevoelige informatie aan ons toe. We beschermen dergelijke gegevens al meer dan 70 jaar, van allerlei soorten bedrijven en in meer dan 60 landen. U kunt erop vertrouwen dat uw informatie bij ons altijd in veilige handen is. Vanaf het moment dat we uw papieren post ophalen met onze beveiligde vrachtwagens, tijdens het scannen op onze locatie en het afleveren van de digitale post tot en met het bewaren, terugsturen of vernietigen van de papieren documenten.

Uw digitale documenten worden opgeslagen in Iron Mountain InSight®, een platform voor informatiebeheer en content dat werkt volgens het Cybersecurity Framework (CSF) van het National Institute of Standards and Technology (NIST). Iron Mountain InSight® voldoet aan onder meer deze normen in de branche:

  • HIPAA
  • FedRAMP/FISMA
  • GDPR
  • Soc 2 Type II
  • ISO27001

Leer meer

Functies en voordelen van digital mailroom

Met de SaaS-oplossing Iron Mountain Digital Mailroom krijgt uw organisatie digitale toegang tot belangrijke papieren post. U profiteert van:
Automate icon

Geautomatiseerde postkamerprocessen

Met geautomatiseerde workflows op basis van metadata uit de post verloopt de samenwerking tussen uw collega’s soepeler. U bepaalt zelf wie bewaarde digitale documenten mag bekijken en delen.
Icon scanning

Gedigitaliseerde papieren post

Stuur uw papieren post door naar Iron Mountain en wij digitaliseren de stukken op onze veilige locatie. Uw post blijft altijd binnen onze beveiligde keten. Met meer dan 75 centra wereldwijd kunnen we snel schalen en aan uw locatie-eisen voldoen.
Secure cloud portal

Veilige toegang en opslag

Uw digitale documenten worden opgeslagen in Iron Mountain InSight®, een contentplatform dat werkt volgens het Cybersecurity Framework (CSF) van het National Institute of Standards and Technology (NIST). Uw elektronische informatie is versleuteld, zowel in opslag als tijdens het delen. Alleen door u gemachtigde gebruikers hebben 24/7 toegang tot de informatie.
Magnifier icon

Gekoppelde data

Dankzij integratieopties met bijvoorbeeld e-mail, Salesforce en Microsoft Office kunt u gegevens uit verschillende platforms met elkaar verbinden en beter benutten. U kunt ook bewaartermijnen toepassen via integratie met Iron Mountain Policy Center.
Manage the entire lifecycle of your mail

Volledige postafhandeling

Is de papieren post eenmaal gedigitaliseerd, dan kunnen we de post weer naar u terugsturen, bewaren in een Iron Mountain-archief of veilig voor u vernietigen.
Unlock icon

Waardevolle inzichten

Via dashboards heeft u inzicht in cijfers over de nauwkeurigheid van het doorsturen, de gemiddelde tijd tot aflevering, de hoeveelheid post en meer. Zo wordt beslissingen nemen nog makkelijker.
Vrijblijvende offerte

Hoe toekomstbestendig is uw postkamer?

Ook al gaat uw organisatie meer digitaal werken, er komt nog steeds belangrijke papieren post binnen. Al die documentatie moet op tijd en efficiënt worden afgehandeld. Lukt dat met uw huidige postkamer? Lees hieronder meer over de 3 soorten postkamers.

Storage icons

Traditioneel

Handmatige postkamerprocessen
Meer ontdekken

Traditioneel

In de traditionele postkamer komt veel fysieke post binnen die backofficemedewerkers moeten sorteren en verspreiden. Dat heeft deze mogelijke gevolgen:

  • Post bij de juiste persoon afleveren kost veel tijd
  • Slechte klantervaring
  • Risico op non-compliance
  • Gevoelige informatie raakt kwijt
  • Moeite om medewerkers op afstand te ondersteunen
Digitized mail and routing

Digitaal

Gedigitaliseerde post makkelijk doorsturen
Meer ontdekken

Digitaal

Digitale postkamers werken via intelligente documentverwerking. Dat houdt in:

  • Scannen en digitaliseren van papieren post voor online toegang
  • Extractie van metadata om post efficiënt te zoeken
  • Validatie en controle
  • Classificatie met artificial intelligence/machine learning
  • Regels voor gebruikerstoegang en toewijzing
  • Audittracking voor betere compliance
Intelligent mailroom

Intelligent

Geautomatiseerde postverwerking
Meer ontdekken

Intelligent

Een intelligente postkamer biedt u dezelfde voordelen als een digitale postkamer, maar dan via een contentplatform met daarin:

  • Contentbeheer
  • Information governance
  • Slimme extractie en verrijking van metadata
  • Zoeken en opvragen van papieren post
  • Samenwerkingsmogelijkheden
  • Workflowautomatisering
  • Meerdere archieven in één
  • Optische tekenherkenning (OCR)

Veelgestelde vragen

Hoe zorgt Iron Mountain ervoor dat de post bij de juiste ontvangers belandt?

Elke gebruiker wordt toegewezen aan een gebruikersgroep. In combinatie met metadata-beveiligingsregels zorgen deze gebruikersgroepen ervoor dat de post naar de juiste personen wordt gestuurd. Om de veiligheid en privacy van uw gegevens te waarborgen stelt het implementatieteam van Iron Mountain voor uw organisatie de juiste rollen en beveiliging in.

Wie heeft er toegang tot mijn post?

Het implementatieteam van Iron Mountain bespreekt met u hoe uw organisatie de post wil afhandelen: per afdeling, verdieping, individu enzovoort.

Daarna stelt Iron Mountain uw gebruikers, gebruikersgroepen en metadata-beveiligingsregels in, zodat de juiste mensen toegang hebben tot de post. Veel organisaties hebben ook een beheerder die deze hiërarchie kan updaten. Bijvoorbeeld wanneer u niet op kantoor bent en uw mail tijdelijk omgeleid moet worden.

Wat gebeurt er na het digitaliseren met onze post?

U kunt kiezen uit deze opties:

  • Uw fysieke post wordt naar u teruggestuurd
  • Uw fysieke post wordt opgeslagen in een Iron Mountain-archief
  • Uw fysieke post wordt vernietigd

De eerste stap is zo gezet

Bij het verzenden van dit formulier ga ik akkoord met de verwerking van mijn gegevens door Iron Mountain zoals beschreven in het privacy beleid van Iron Mountain. Indien u akkoord heeft gegeven op het ontvangen van marketing e-mails maar bedenkingen heeft, kunt u dat hier aangeven.

Neem contact op

paper and pen

Neem contact op

Vul dit formulier in en een specialist van Iron Mountain neemt binnen één werkdag contact met u op.
Ontvang een offerte
laptop profile screen

Inloggen en betalen

Log in of ontdek hoe u een account aanmaakt.
Aan de slag
customer service

Klantenservice

Krijg snel antwoord op uw vragen.
Krijg hulp
ringing telephone

Bel met sales

Bespreek uw behoeften met een van onze deskundige vertegenwoordigers.
+32 2 712 2020