Bespaar tijd en geld met onze veilige en efficiënte Digital Mailroom oplossing

Digital Mailroom

Verminder handmatige taken en menselijke fouten | Verbeter de efficiëntie en samenwerking | 24/7 beveiligde toegang

Verouderde postkamer? Ga digitaal

Is uw postkamer nog steeds afhankelijk van handmatige processen en stapels papier? Verspil geen tijd en middelen meer aan inefficiënte workflows. Met de Digital Mailroom oplossing van Iron Mountain digitaliseert u uw inkomende post en automatiseert u de verwerking ervan. U kunt documenten gemakkelijk zoeken, bekijken, delen en beheren. Belangrijke informatie wordt automatisch uit uw documenten gehaald en gebruikt in andere systemen, zoals uw boekhoudsoftware, voor verdere verwerking.

Uw voordelen van onze Digital Mailroom

Een Digital Mailroom biedt diverse voordelen ten opzichte van een traditionele postkamer:

Efficiency en compliancy: Bespaar tijd en middelen door processen te automatiseren en uw functies zoals versiebeheer en toegangscontrole en bewaartermijnen.
Verhoogde beveiliging: Bescherm uw gevoelige informatie met onze veilige en compliant oplossing.
Altijd en overal toegang: Krijg 24/7 toegang tot uw digitale post, waar u ook bent, via elk apparaat.
Lagere kosten: Verminder de kosten van papier, opslag, printen, verzending en personeel.
Flexibiliteit: Ondersteun uw mobiele medewerkers en hybride werkmodellen
Vergroot inzicht: Krijg inzicht in uw poststroom en processen met dashboards en rapportages en identificeer knelpunten

Uw post is veilig bij Iron Mountain

Wij nemen de beveiliging van uw informatie uiterst serieus. Daarom vertrouwt meer dan 90% van de Fortune 1000-bedrijven hun belangrijke en gevoelige informatie aan ons toe. We beschermen dergelijke gegevens al meer dan 70 jaar, van allerlei soorten bedrijven en in meer dan 60 landen. U kunt erop vertrouwen dat uw informatie bij ons altijd in veilige handen is. Vanaf het moment dat we uw papieren post ophalen met onze beveiligde vrachtwagens, tijdens het scannen op onze locatie en het afleveren van de digitale post tot en met het bewaren, terugsturen of vernietigen van de papieren documenten.

Uw digitale documenten worden opgeslagen in Iron Mountain InSight®, een platform voor informatiebeheer en content dat werkt volgens het Cybersecurity Framework (CSF) van het National Institute of Standards and Technology (NIST). Iron Mountain InSight® voldoet aan onder meer deze normen in de branche:

HIPAA
FedRAMP/FISMA
GDPR
Soc 2 Type II
ISO27001

Leer meer

Zo werkt Digital Mailroom

Waarom Iron Mountain?

Meer dan 70 jaar ervaring

Iron Mountain heeft een rijke geschiedenis en uitgebreide expertise met meer dan 26.000 specialisten in dienst.

Wereldwijd netwerk

Met 1.400 locaties in meer dan 50 landen bieden wij maatwerkoplossingen over de hele wereld.

Integrale oplossingen

Wij begeleiden de hele levenscyclus van data voor u: opslag en beheer, digitalisering en afvoer van IT-apparaten.

Focus op compliance

Iron Mountain waarborgt dat uw informatiebeheer volledig voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving.

Ontdek al onze diensten voor digitalisering van data

Scan services

Digitaliseer uw papieren documenten voor eenvoudige toegang, betere beveiliging en efficiënter beheer.

Lees meer

Digital HR-oplossing

Verbeter de efficiëntie van uw HR met veilig en gestroomlijnd beheer van uw fysieke en digitale data

Lees meer

Retentiebeleid en Policy Center

Beheer uw digitale en fysieke informatie en bijbehorende bewaarschema’s efficiënt en compliant.

Lees meer

Digital Mailroom

Versnel de verwerking van uw inkomende post, verlaag de kosten en verbeter de beveiliging.

Lees meer

Gegevensherstel en migratie

Bescherm uw data en migreer deze veilig naar nieuwe systemen met onze oplossingen.

Lees meer

Externe tape opslag

Bescherm uw back-upmedia door vervoer naar en opslag en beheer in onze beveiligde off-site locatie

Lees meer

Veelgestelde vragen over Digital Mailroom

Wat gebeurt er met mijn fysieke post nadat deze is gedigitaliseerd?

U heeft verschillende opties voor de verwerking van uw fysieke post nadat deze is gedigitaliseerd:

Retourneren: Wij sturen de fysieke post terug naar u.
Opslaan: Wij slaan de fysieke post veilig op in onze beveiligde faciliteiten.
Vernietigen: Wij vernietigen de fysieke post op een veilige en vertrouwelijke manier.

Hoe zorgt Iron Mountain ervoor dat mijn post naar de juiste persoon wordt gestuurd?

Onze Digital Mailroom oplossing maakt gebruik van geavanceerde OCR-technologie en slimme software om belangrijke informatie in uw post te herkennen, zoals namen, adressen en afdelingen. Deze informatie wordt gebruikt om de post automatisch naar de juiste persoon of afdeling te sturen. U kunt ook handmatige regels instellen voor de routing van specifieke documenten.

Wie heeft er toegang tot mijn digitale post?

U bepaalt wie toegang heeft tot uw digitale post. U kunt toegangsrechten toekennen aan individuele gebruikers of groepen, en u kunt specifieke rollen en verantwoordelijkheden definiëren. Alle toegang tot uw digitale post wordt gelogd, zodat u altijd kunt zien wie wanneer welke documenten heeft bekeken of gewijzigd.

Kan ik de Digital Mailroom oplossing integreren met mijn bestaande systemen?

Ja, onze Digital Mailroom oplossing kan worden geïntegreerd met diverse bedrijfssystemen, zoals Microsoft Office, Salesforce en boekhoudsoftware. Dit zorgt voor een naadloze workflow en voorkomt dat u gegevens handmatig hoeft over te zetten.

Wat zijn de kosten van een Digital Mailroom oplossing?

De kosten van een Digital Mailroom oplossing zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals het volume van uw post, de gewenste functionaliteiten en de integratie met andere systemen. Neem contact met ons op voor een offerte op maat.

Hoe kan ik aan de slag met Digital Mailroom?

Neem contact op met Iron Mountain voor een vrijblijvend gesprek en een offerte op maat. Onze experts helpen u graag bij het implementeren van een Digital Mailroom oplossing die perfect aansluit bij uw behoeften.

Achtergrondinformatie over Digital Mailroom

Oplossingsgidsen

Digital Mailroom service

U bent waarschijnlijk maar al te goed op de hoogte van de uitdagingen die het werken met papieren documenten met zich meebrengt voor de efficiëntie van uw medewerkers.

31 maart 2023

Vraag vrijblijvend advies of een offerte aan

Bij het verzenden van dit formulier ga ik akkoord met de verwerking van mijn gegevens door Iron Mountain zoals beschreven in het privacy beleid van Iron Mountain. Indien u akkoord heeft gegeven op het ontvangen van marketing e-mails maar bedenkingen heeft, kunt u dat hier aangeven.