Arkivering

Bevara och skydda dina dokument i våra moderna och säkra arkiv. Full spårbarhet och tydlig överblick i vår kundportal.

Fortsätt till:

Projektlösningar
Tjänster

Arkivering av värdefulla tillgångar

Bokföring, fakturor, kvitton, avtal och journaler är bara några exempel på dokument som hanteras dagligen i en verksamhet. Många av dessa pappersdokument måste enligt olika lagar och regler arkiveras i ett visst antal år och det finns även bestämmelser och krav på hur informationen ska arkiveras. Det här kan vara krångligt att ha koll på själv eftersom det skiljer sig åt beroende på vad för typ av information det gäller. Dessutom är det tidskrävande och kostsamt.

På Iron Mountain har vi full kontroll på hur arkiveringen ska hanteras och vet vad som krävs för att hantera och skydda företags värdefulla tillgångar. Vi har fysiska arkiv i bergrum med toppmoderna säkerhetslösningar där vi tar hand om dina dokument, och du får full överblick av ditt arkiv i vår kundportal ReQuest Web.

Arkiv med högsta säkerhet

När du förvarar ditt arkiv hos oss kan du alltid vara säker på att dina dokument är i tryggt förvar. Vår anläggning är belägen 40 meter under mark i bergrum med högsta säkerhet:

Larmade dörrar och portar övervakade med kameror dygnet runt
Inbrott- och brandlarm kopplat direkt till larmcentral
Toppmoderna brandlarm och förebyggande åtgärder med bevisat brandsäker konstruktion och pålitlig vattentillförsel
Omfattande kontroller av miljön så att dina arkivhandlingar skyddas mot yttre påverkan
Full spårbarhet av ditt arkivmaterial
Beprövade och certifierade arbetsmetoder med säkerhetsutbildad personal

En samarbetspartner du kan lita på

Arkivering av verksamhetens viktigaste information kan vara känsligt. Därför tar Iron Mountain dess risker på största allvar och följer stränga säkerhetsföreskrifter. Vi genomför noggranna bakgrundskontroller av alla våra anställda och ger alltid gedigen säkerhetsutbildning inom dokument- och informationshantering för att upprätthålla högsta möjliga säkerhetsstandard. I nära samarbete med dig som kund tar vi hand om allt du vill arkivera och du får direkt tillgång till informationen via vår webbaserade kundportal.

Projektlösningar

Här följer några exempel på projekt som vi kan hjälpa till med:

Flytt av arkivinnehav

Iron Mountains erfarna medarbetare kan hjälpa till att gallra, packa och transportera kartonger och arkivhandlingar från din anläggning till Iron Mountains arkivanläggning. Vi packar dina akter och pärmar i Iron Mountains standardkartonger, kompletterar med RFID-koder samt registrerar och beskriver arkivinnehållet via våra förteckningstjänster som kan utföras på kartong- och/eller på pärmnivå.

Förteckning på pärmnivå

Vid behov kan Iron Mountain förteckna akt- eller pärmspecifika beskrivningar som hjälper dig att hantera ditt arkiv på denna nivå. Därmed kan du enkelt se vad varje akt eller pärm innehåller och begära ut specifika dokument snabbt och smidigt.

Förberedelser av kartonger inför flytt

Vi kan gå igenom innehållet i era kartonger inför flytt och komplettera märkningen med relevant innehållsbeskrivning. Därmed blir det lättare för dig att hitta de dokument du behöver, när du behöver dem.

Konsolidering/flytt av kontor

Ni kan optimera era lokaler genom att frigöra värdefulla arkivutrymmen som kan användas till annat. Iron Mountain hjälper dig att identifiera de arkivbestånd som kan förvaras i vår säkra arkivanläggning och tar hand om hela processen åt er.

Gallring och destruktion

Utan regelbundna gallringar och flytt av inaktuella arkivhandlingar riskerar ni att ert arkivinnehav växer och blir för stort. Iron Mountains specialister hjälper dig att rensa så att dina arkiverade dokument förblir relevanta. Vi tar hand om de dokument som behöver gallras och lämnar ut destruktionsintyg när allt är färdigt.

Inventering av arkiv

Det är viktigt att veta vad du har i ditt arkiv ifall du skulle bli tvungen att lämna ut information i samband med en revision, rättstvist eller av andra skäl. Iron Mountains inventering- och revisionstjänster tillhandahåller särskilda utrymmen i vår anläggning där granskningen kan genomföras. Förutom granskningsutrymme kan vi hjälpa till med alla förberedelser som inventering av kartonger, ta fram förteckningslistor och sköta materialhanteringen.

Återskapande av dokument

Vi kan rengöra och restaurera era informationstillgångar som till exempel har förstörts pga mögel, vatten, kontaminering, damm eller skadedjur.

Branschledande inom informationshantering

Iron Mountain är branschledande inom förvaring- och informationshanteringstjänster och har därför stor erfarenhet av arkivering av dokument. Förutom våra fysiska arkiv har vi flera digitala tjänster som underlättar all dokumenthantering och effektiviserar arbetet på ditt företag. Vi erbjuder bland annat digital arkivering, lager- och logistiklösningar och vårt AI- och maskininlärningssystem Intelligent Content Service Platform som hjälper dig att utvinna maximalt värde ur din information.

Vilken typ av tjänster är du ute efter?

Arkivering med full spårbarhet

På Iron Mountain har vi gjort det enkelt för dig att arkivera, så att du ska kunna fokusera fullt ut på företagets kärnverksamhet och inte behöva lägga tid på krånglig arkivering. Vi tar hand om hela processen åt dig och du får full spårbarhet på alla dokument för att snabbt och effektivt kunna hitta just den information du söker.

Så här ser vår arkiveringsprocess ut:

Vi skräddarsyr en arkiveringslösning efter din organisations behov i nära samarbete med dig.
En av våra specialister går igenom arkiveringsprocessen tillsammans med dig och visar hur du använder vår webbaserade kundportal för att boka hämtning och leverans av dina arkiverade dokument.
När du har bokat en hämtning packar du den information du vill arkivera i Iron Mountains standard lådor som är speciellt anpassade för långtidsförvaring. Vill du göra det lätt för dig kan vi även packa era arkivhandlingar åt dig.
Vi sätter en unik streckkoder på varje pärm, box och låda som gör det enkelt för dig att hitta den information du söker, när du söker den.
Våra chaufförer som har lång erfarenhet av olika typer av leveranser i större städer och ute i landet kommer och hämtar lådorna som sedan kan spåras med RFID-teknologi.
Alla lådors streckkod skannas när de lämnar ditt kontor, när de lastas in i de säkra lastbilarna och när de placeras i våra arkiv – på så vis kan vi försäkra dig om att inga lådor försvinner på vägen.

Tillgång till företagets arkivhandlingar online

I vår webbaserade kundportal ReQuest Web får du full överblick över dina dokument och kan hantera dem enkelt och smidigt online. Eftersom varje pärm och låda är försedd med streckkod och inskannad i vårt system kan du enkelt söka efter specifika arkivhandlingar med några få klick. Välj att få hela lådor levererade direkt till kontoret eller begär att få specifika dokument skickade till dig via mejl.

Arkivering av bokföringsmaterial – Räkenskapsinformation ska enligt bokföringslagen sparas i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutas. Information ska sparas i den form som du mottagit den eller den form som du upprättat om det är ni som gett ut den. Vi har flera arkiveringslösningar för bokföringsmaterial som ser till att er arkivering alltid sker på rätt sätt.
Arkivering av personalhandlingar – Personalhandlingar innehåller ofta personuppgifter som innebär att du måste ta hänsyn till GDPR vid arkivering. Vi är experter på arkivering av personalhandlingar och har full koll på GDPR och andra lagar och regler.
Arkivering av skannade fakturor – Skannade fakturor tillhör kategorin räkenskapsinformation vilket innebär att den inskannade versionen ska sparas i sju år efter kalenderårets slut, men det fysiska originalet kan destrueras efter tre år. Vi kan hjälpa dig med inskanning av fakturor och även destruering av originalen – och vi håller koll på när fakturorna kan destrueras.
Arkivering av e-post – Det finns inga specifika regler för arkivering av e-post för företag utan dessa policies sätter ni själva. Dock bör e-post med innehåll som har relevans till annan lagstiftning såsom bokföring eller personalhandlingar arkiveras. Vi kan hjälpa er att upprätta en plan för er arkivering av e-post samt ta hand om ert arkiv.
Arkivering av journaler – Patientjournaler ska sparas i tio år från det att sista anteckning har gjorts. Dessa journaler behövs sparas tryggt och säkert där obehöriga inte kan komma åt dem – exempelvis i våra fysiska arkiv där vi kan förvara patientjournaler enligt patientdatalagen och andra lagar som gäller.
Arkivering av allmänna handlingar – Arkivering av allmänna handlingar ska först och främst ske hos den myndighet som bär ansvaret för handlingen. Enligt lagen finns det ingen bestämd tid på hur den allmänna handlingen måste sparas utan det är myndighetens arkivplan som avgör detta. Våra arkivkonsulter kan komma ut till er och hjälpa er göra en arkivplan samt sätta upp processer för effektiv arkivering både fysiskt och digitalt.

Om du har särskilda behov med din arkivering, exempelvis om du behöver bevara stora mängder dokument eller material under särskilda miljöbetingelser, hjälper Iron Mountain dig med särskilt anpassad arkivering som uppfyller dina krav.

Däribland ingår följande:

Klimatkontrollerad arkivering och förvaring som uppfyller specifika krav gällande miljö och relativ fuktighet.
Specifikt anpassade valv för att arkivera film, magnetiska medier och olika typer av media.

Varför Iron Mountain?

Vi har den erfarenhet och expertis som krävs för att effektivisera din verksamhet och samtidigt hålla ditt företag och dina kunddata säkra. Tillsammans maximerar vi effekterna av ditt arbete.

Om oss

Vi gör det enkelt att komma igång.

Genom att skicka formuläret godkänner jag att Iron Mountain behandlar mina personuppgifter i enlighet med deras sekretesspolicy. I och med detta bekräftar jag även att jag har läst och förstått sekretesspolicyn. Vid frågor eller om förtydligande önskas vänligen kontakta Iron Mountain via epost: kundservice.sverige@ironmountain.com. Du kan närsomhelst avanmäla ditt tidigare samtycke till att erhålla digitala marknadsutskick genom att klicka här .