Iron Mountain Smart Sort

Zabezpečte svoju správu informácií a dosiahnite obchodné ciele

Máte...

> veľký objem zdedených záznamov? > problém nájsť dokumenty, keď ich potrebujete?
> Chcete premiestniť inventár, ale najprv potrebujete zničiť to, čo už nepotrebujete?
> Chcete zničiť záznamy, ale nemôžete s istotou identifikovať tie, ktoré z nich sú vhodné bez významnej investície?
> Chcete obmedziť používanie papiera, ale je pre vás ťažké rozhodnúť sa, ktoré záznamy digitalizovať?
> potrebu izolovať záznamy kvôli fúzii, akvizícii alebo odpredaji?

Ak ste na niektorú z týchto otázok odpovedali áno, opýtajte sa nás na to Iron Mountain Smart Sort.

Vaša výzva

Potrebujete roztriediť a preorganizovať svoj inventár záznamov, aby ste mohli prijímať obhájiteľné rozhodnutia o skartácii. Žiaľ, nie je to také jednoduché, ako to vyzerá.

V čom je likvidácia taká komplikovaná?

> Nedostatok integrity/prehľadnosti inventára: Keď nie sú kľúčové metadáta zaevidované v zoznamoch počas celého životného cyklu informácií, je ťažké vyhľadávať a spravovať v dokumentoch či rozhodovať o tom, aké záznamy uchovávať, digitalizovať alebo skartovať.

> Zmiešané typy záznamov a rozdielne skartačné dátumy:
Rôzne typ záznamov majú rôzne požiadavky. Ak záznamy nie sú usporiadané podľa typu záznamu alebo dátumu udalosti, nemôžete konať s istotou a obhájiteľne.

> Reorganizácia záznamov je náročná a nákladná:
Chýbajú vám prostriedky na triedenie každého súboru podľa dátumu skartačnej lehoty, typu záznamu, jedinečného identifikátora alebo inej požiadavky.

Čo to znamená

> Zbytočné náklady:
Veľké objemy záznamov bez metadát na úrovni dokumentu, ktoré sú uložené bez ohľadu na skartačné lehoty alebo klasifikáciu záznamov, ovplyvnia vašu schopnosť efektívne spravovať váš program.

> Zvýšené riziko:
Uchovávanie záznamov dlhšie, ako je potrebné, zvyšuje riziko straty informácií a porušení predpisov. Zvyšuje tiež zložitosť procesov právneho zisťovania, reakcie na audit a riadenia súladu.

> Strata produktivity:
Ak chcete nájsť, čo potrebujete, a robiť rýchle rozhodnutia o odstránení záznamov, vyžaduje si to dobre organizovaný inventár. Bez efektívneho procesu triedenia a reorganizácie súborov môžete strácať čas a oddialiť svoje kritické ciele

Zjednodušte a urýchlite rozhodovanie

S riešením Iron Mountain Smart Sort ymôžete rýchlo a s istotou rozhodovať o svojich starších súboroch, aby ste umožnili kompatibilnejší a efektívnejší program správy záznamov.

Náš vyškolený tím na správu dokumentov použije výstup z vašej databázy a registratúrneho plánu na automatizáciu obhájiteľného rozhodovania na úrovni súborov. Roztriedime a reorganizujeme vaše záznamy, aby ste mohli s istotou rozhodovať o likvidácii a rýchlo spĺňať obchodné ciele, ako je reakcia na odpredaj pohľadávok, právne záležitosti alebo požiadavky na skartáciu.

Ekonomické riešenie

Jediným dotykom môže tím spoločnosti Iron Mountain urobiť rozhodnutie v reálnom čase o tom, čo robiť s vaším súborom, na základe vašich pravidiel uloženia. To vedie k významnej efektivite, čo nám umožňuje dodať skutočne nákladovo efektívne riešenie.

Náš tím vám môže poskytnúť podporu v Archívoch Iron Mountain alebo na vašom pracovisku.