Iron Mountain Smart Sort

Sprievodca Riešeniami

Nákladovo efektívne, účinné, prehľadné. Prevezmite kontrolu nad svojím systémom evidencie záznamov pomocou riešenia Iron Mountain Smart Sort.

10. apríla 20246 bremená
Iron Mountain employee looking for a box in a warehouse

Zabezpečte svoju správu informácií a dosiahnite obchodné ciele


Máte...

  • veľký objem zdedených záznamov? > problém nájsť dokumenty, keď ich potrebujete?
  • Chcete premiestniť inventár, ale najprv potrebujete zničiť to, čo už nepotrebujete?
  • Chcete zničiť záznamy, ale nemôžete s istotou identifikovať tie, ktoré z nich sú vhodné bez významnej investície?
  • Chcete obmedziť používanie papiera, ale je pre vás ťažké rozhodnúť sa, ktoré záznamy digitalizovať?
  • potrebu izolovať záznamy kvôli fúzii, akvizícii alebo odpredaji?

Ak ste na niektorú z týchto otázok odpovedali áno, opýtajte sa nás na to Iron Mountain Smart Sort.

Vaša výzva

Potrebujete roztriediť a preorganizovať svoj inventár záznamov, aby ste mohli prijímať obhájiteľné rozhodnutia o skartácii. Žiaľ, nie je to také jednoduché, ako to vyzerá.

V čom je likvidácia taká komplikovaná?

  • Nedostatok integrity/prehľadnosti inventára:
    Keď nie sú kľúčové metadáta zaevidované v zoznamoch počas celého životného cyklu informácií, je ťažké vyhľadávať a spravovať v dokumentoch či rozhodovať o tom, aké záznamy uchovávať, digitalizovať alebo skartovať.
  • Zmiešané typy záznamov a rozdielne skartačné dátumy:
    Rôzne typ záznamov majú rôzne požiadavky. Ak záznamy nie sú usporiadané podľa typu záznamu alebo dátumu udalosti, nemôžete konať s istotou a obhájiteľne.
  • Reorganizácia záznamov je náročná a nákladná:
    Chýbajú vám prostriedky na triedenie každého súboru podľa dátumu skartačnej lehoty, typu záznamu, jedinečného identifikátora alebo inej požiadavky.

Čo to znamená

  • Zbytočné náklady:
    Veľké objemy záznamov bez metadát na úrovni dokumentu, ktoré sú uložené bez ohľadu na skartačné lehoty alebo klasifikáciu záznamov, ovplyvnia vašu schopnosť efektívne spravovať váš program.
  • Zvýšené riziko:
    Uchovávanie záznamov dlhšie, ako je potrebné, zvyšuje riziko straty informácií a porušení predpisov. Zvyšuje tiež zložitosť procesov právneho zisťovania, reakcie na audit a riadenia súladu.
  • Strata produktivity:
    Ak chcete nájsť, čo potrebujete, a robiť rýchle rozhodnutia o odstránení záznamov, vyžaduje si to dobre organizovaný inventár. Bez efektívneho procesu triedenia a reorganizácie súborov môžete strácať čas a oddialiť svoje kritické ciele

Zjednodušte a urýchlite rozhodovanie

S riešením Iron Mountain Smart Sort ymôžete rýchlo a s istotou rozhodovať o svojich starších súboroch, aby ste umožnili kompatibilnejší a efektívnejší program správy záznamov.

Náš vyškolený tím na správu dokumentov použije výstup z vašej databázy a registratúrneho plánu na automatizáciu obhájiteľného rozhodovania na úrovni súborov. Roztriedime a reorganizujeme vaše záznamy, aby ste mohli s istotou rozhodovať o likvidácii a rýchlo spĺňať obchodné ciele, ako je reakcia na odpredaj pohľadávok, právne záležitosti alebo požiadavky na skartáciu.

Ekonomické riešenie

Jediným dotykom môže tím spoločnosti Iron Mountain urobiť rozhodnutie v reálnom čase o tom, čo robiť s vaším súborom, na základe vašich pravidiel uloženia. To vedie k významnej efektivite, čo nám umožňuje dodať skutočne nákladovo efektívne riešenie.

 

Náš tím vám môže poskytnúť podporu v Archívoch Iron Mountain alebo na vašom pracovisku.

Riešenie Smart Sort vám umožňuje robiť obhájiteľné rozhodnutia triedením a reorganizáciou záznamov podľa nasledovných kategórií

events calendar

Dátum skartácie

Zoraďte a reorganizujte svoje záznamy podľa roku oprávnenosti na skartáciu, aby ste mohli s istotou zničiť papierové dokumenty po dovŕšení lehôt uloženia.
media backup

Kategória

Iniciatívy, ako je odpredaj, si vyžadujú potrebu izolovať záznamy v krátkom časovom období. Vaše záznamy roztriedime a preorganizujeme podľa typu záznamu, stavu záznamu, jedinečného identifikátora alebo čohokoľvek, čo požadujete.
laptop with files

Spoločnosť

Ak nevyžadujete triedenie a reorganizáciu svojho inventára, využite riešenie Smart Sort na aplikovanie metadát na záznamy na úrovni súboru, aby ste sa vyhli vysokým nákladom na tvorbu manuálnych zoznamov na úrovni súborov.

Postup riešenia Smart Sort umožňuje automatické rozhodovanie o tom, ako by mal byť každý súbor spravovaný, aby spĺňal špecifické požiadavky vašej organizácie.


Zabezpečte svoju správu informácií a dosiahnite obchodné ciele

  • Prijímajte rýchle a sebavedomé rozhodnutia
    Spoločnosť Iron Mountain využíva údaje z vašej existujúcej databázy a registratúrneho plánu na automatizáciu obhájiteľného rozhodovania.
  • Zjednodušte budúce rozhodovanie
    Uložené záznamy budú zoradené podľa roku skartácie, typu záznamu, jedinečného identifikátora – alebo podľa toho, čo požadujete.
  • Znížte náklady a riziká programu
    Iniciujte okamžitú skartáciu oprávnených záznamov, aby ste znížili náklady na uchovávanie a zmiernili právne zisťovanie, audit a riziká pri zaisťovaní súladu s legislatívou.
  • Zlepšite vyhľadateľnosť dokumentu
    Po dokončení vášho projektu Smart Sort budete mať k dispozícii aktuálny zoznam, ktorý umožňuje presnú a efektívnu správu záznamov. 

Príklad využitia riešenia Smart Sort

Výzva

Veľká zdravotnícka organizácia chcela znížiť náklady a riziká skartovaním záznamov, ktoré dovŕšili skartačnú lehotu. Nedokázali však jednoducho a obhájiteľne identifikovať, ktoré záznamy sú vhodné na skartáciu, pretože im chýbal rozpočet potrebný na uskutočnenie dlhodobého projektu evidencie náročného na ľudskú prácu. Pod vplyvom obmedzených zdrojov bola snaha organizácie na obhájiteľnú skartáciu na mŕtvom bode.
Icon
Icon

Riešenie

Po procese Smart Sort tím spoločnosti Iron Mountain získal 48 000 škatúľ záznamov a skontroloval obsah na úrovni dokumentu. V reálnom čase a jediným dotykom na dokument roztriedil a prebalil všetky súbory podľa budúceho dátumu skartácie a v súlade s plánom lehoty uloženia, pričom identifikovali tie záznamy, ktoré boli vhodné na likvidáciu.

Výsledky

  • Schopnosť s istotou skartovať 1,4 milióna dokumentov
  • Znížené náklady na skladovanie a zároveň splnenie požiadaviek na lehoty uloženia a zníženie rizika
  • Zavedený proces na následnú každoročnú likvidáciu

Elevate the power of your work

Get a FREE consultation today!

Get Started