Fördelar med elektronisk signering

Att skriva ut avtal och kontrakt i flera versioner slösar mängder med papper vilket är negativt för miljön. Sedan ska alla avtal arkiveras fysiskt vilket tar upp plats och någon måste lägga tid på att se till att allt arkiveras enligt rådande föreskrifter och lagar, och framförallt säkert så att dokumenten inte riskerar att förstöras eller försvinna. Med elektronisk signering kan du underlätta företagets kontraktshantering och se till att allt går så smidigt som möjligt. Ni sparar både tid och pengar samtidigt som ni bidrar till en mer hållbar värld genom att ta ett steg mot att bli ett pappersfritt företag. I Iron Mountains tjänst Workflow system kan vi integrera en funktion för just e signering. Alla parter kan snabbt och effektivt lämna sin elektroniska signatur på dokumentet som blir juridiskt bindande – precis som ett vanligt kontrakt.

5 fördelar med e signering

1. Snabbt och effektivt
En av de stora fördelarna med elektronisk signering är att hanteringen av dokumentet går snabbt och effektivt. Istället för att skriva ut avtalet och besöka eller posta till de som ska signera så sköts allt i ett enda system. Även om alla parter befinner sig på olika platser i världen kan ni lämna er elektroniska signatur på samma dokument inom någon minut.

2. Bra för miljön
Miljön är ett ämne som ständigt är på tapeten och det är av yttersta vikt att varje företag tar sitt ansvar för att bidra till en mer hållbar värld. Genom att använda er av elektronisk signering behöver ni inte skriva ut tusentals papper i flertalet versioner vilket sparar på skogens resurser. Eftersom avtalen inte heller behöver postas eller du behöver ta dig någonstans för att få dokumenten signerade bidrar ni till att minska mängden utsläpp och föroreningar.

3. Mindre administration
Ett fysisk kontrakt måste arkiveras en viss tid och enligt vissa regler som du behöver ha full koll på. Fysisk arkivering av mängder av avtal tar upp mycket plats på kontoret och kräver att någon måste lägga ner tid på att administrera arkiveringen. Med elektronisk signering får alla parter avtalen digitalt vilket minskar tiden för administration och öppnar upp yta på kontoret.

4. Enkelt att hitta
Digitala kontrakt innebär att texten kan läsas av maskiner vilket gör innehållet spårbart. När era elektroniskt signerade avtal är arkiverade digitalt kan du snabbt och enkelt hitta just det du söker efter.

5. Säkert och tillförlitligt
Elektronisk signering är både säkert och tillförlitligt. Ingen information kan ändras efter att dokumentet är signerat av alla parter och allt sker enligt rådande lagar och regler såsom GDPR. Dessutom kan du snabbt se om ett digitalt avtal saknar en elektronisk signatur vilket innebär en trygghet för företaget.

Elektronisk signering med Iron Mountain

Med Iron Mountains tjänst Workflow Automation System kan ditt företag samla, lagra och hantera all er information på ett enda ställe. I denna tjänst kan ni lägga till en funktion för just elektroniska signaturer som innebär att ni kan optimera er kontraktshantering. Du får full koll på alla företagets digitala kontrakt och var i signeringsprocessen de är. Du kan dessutom arkivera alla e signerade avtal digitalt och enkelt hitta det du behöver när du behöver det.

Vill du veta mer om fördelarna med elektronisk signering och hur vi på Iron Mountain kan hjälpa ditt företag? Kontakta oss redan idag!