Extern arkivhantering – en strategisk tillgång för företag

Många företag står inför utmaningen att hantera en växande mängd information, ofta med begränsade resurser. Även om moderna handlingar ofta lagras digitalt har många företag på grund av olika lagar och regler också kvar fysiska kopior av äldre eller viktiga dokument. Att förvara hela eller delar av det fysiska arkivet i de egna lokalerna tar upp stora ytor som hade kunnat användas till annat och ställer höga krav på säkerheten. Genom att istället förvara arkivet externt hos ett företag som är specialister på arkivering kan ni minska kostnaderna för interna lagringsutrymmen och vara trygga med att era värdefulla handlingar förvaras enligt gällande lagar och regler. Här listar vi några av fördelarna med extern arkivhantering.

Varför ska företag outsourca arkivhanteringen?

Säkerhet på högsta nivå

Säkerheten är avgörande för all arkivering och är särskilt kritisk när det handlar om känslig företagsinformation. Pålitliga leverantörer använder sig av den senaste tekniken inom säkerhetslösningar för att skydda dina dokument från skador, förlust och obehörig åtkomst. Det kan handla om allt från fysisk säkerhet i arkivanläggningarna till avancerad datakryptering för digitala arkiv. Genom att förvara dina dokument externt hos en leverantör som specialiserar sig på hantering och lagring av företagsarkiv kan du vara trygg med att dina dokument är säkra och väl skyddade under hela förvaringstiden.

Kostnadseffektivitet genom extern arkivering

Att hantera stora mängder dokument internt kan snabbt bli både dyrt och platskrävande. Genom att outsourca arkiveringen kan ni minska era interna lagringskostnader avsevärt, både genom att ni frigör ytor som kan användas till viktigare saker och genom att personalen får mer tid att fokusera på kärnverksamheten istället för administrativa uppgifter.

Uppfylla lagkrav

Regelverken kring informationshantering blir allt striktare. Externa leverantörer är experter på att hantera arkivering enligt gällande lagstiftning och hjälper ditt företag att navigera i komplexa regelverk och se till att alla dokument lagras på ett lagligt och regelmässigt korrekt sätt. Oavsett om det gäller GDPR eller bokföringslagar kan leverantörer som erbjuder extern arkivhantering hjälpa er att undvika sanktioner och böter som utfärdas vid felaktig arkivering, hantering eller förstöring av dokument som krävs enligt lag.

Tillgänglighet och effektivitet

Med externa arkivtjänster får ditt företag snabb och enkel tillgång till arkiverade dokument. Alla lådor skannas och förses med en streckkod vilket innebär att du får full överblick över alla dina dokument och enkelt kan söka igenom dem och plocka ut specifika handlingar på begäran.

Avancerad dokumenthantering

Externa leverantörer erbjuder ofta avancerade tjänster för dokumenthantering och indexering, vilket gör det enkelt för ditt företag att söka och hitta specifika dokument snabbt. Det minskar tiden dina anställda behöver lägga på att leta efter information, vilket optimerar arbetsflöden och frigör tid för andra uppgifter.

Rumslig effektivitet

För många företag är kontorsutrymme en dyr och begränsad resurs. Genom att använda extern arkivhantering kan företag frigöra värdefullt kontorsutrymme som annars skulle tas upp av arkivskåp och förvaringsboxar. Detta skapar inte bara en mer trivsam arbetsmiljö utan kan också ge plats för expansion av kärnverksamheten.

Konfidentialitet och sekretess

Externa arkivleverantörer har strikta protokoll för konfidentialitet och sekretess. Det garanterar att känslig information hanteras professionellt och med högsta möjliga säkerhet.

Låt Iron Mountain ta hand om ert företagsarkiv

På Iron Mountain är vi experter på informationshantering och arkivering. Vi erbjuder skräddarsydda arkiveringslösningar anpassade efter din organisations behov. Skydda dina dokument i våra moderna arkiv med högsta möjliga säkerhetsstandard – vi tar hand om hela processen och du får full spårbarhet så att du snabbt kan hitta det du söker när det behövs. Med oss får ditt företag en pålitlig partner som inte bara skyddar utan också förbättrar hur ni hanterar och utnyttjar era värdefulla dokument.

Läs mer om våra arkiveringslösningar här eller hör av dig direkt till oss om du har några frågor om vad vi kan hjälpa dig att arkivera!