Dags för kontorsflytt? Vi tar hand om ditt arkiv!

Ska ditt företag göra en stor kontorsflytt eller ska ni stänga ner ett kontor? Oavsett så har du en omfattande process framför dig där du måste tänka på allt ifrån hur ni ska hantera ert befintliga arkiv och lager till er gamla IT-utrustning som ni inte längre använder.

På Iron Mountain är vi experter på att hantera all typ av informationsbärande enheter såsom arkivbestånd och IT-utrustning. Vi vet vad som krävs för att en företagsflytt ska gå så smidigt och säkert som möjligt. Med vår hjälp kan ni undvika vanliga fallgropar och säkerställa att både fysisk och digital information är skyddad och tillgänglig under hela processen.

Experthjälp när ni ska flytta eller stänga kontor

När det är dags för en kontorsflytt är det många företag som vänder sig till traditionella flytt- eller fastighetsserviceföretag. Problemet är att dessa företag inte alltid har den expertis som krävs för att hantera konfidentiella pappersdokument, ömtåliga IT-tillgångar och annat känsligt material som inte får hamna i fel händer.

När du väljer Iron Mountain kan du förlita dig på vår specialiserade kunskap och erfarenhet som garanterar en säker och noggrann hantering av era värdefulla informationstillgångar. Vi skräddarsyr våra tjänster så att de passar just era behov, samtidigt som vi ser till att allt görs enligt certifierade arbetsmetoder och i enlighet med lagar och regler.

Våra tjänster för företagsflytt och nedstängning av kontor

Arkivering av företagsarkiv

En av de största utmaningarna vid en kontorsflytt är säker arkivering av företagsdokument. Vi på Iron Mountain kan hjälpa till med att ta hand om era arkiv och förvara dem i våra säkra externa arkivanläggningar. Genom att outsourca arkivhanteringen frigör ni värdefulla interna resurser samtidigt som ni minimerar risken för dataförlust och brott mot dataskyddslagar i samband med kontorsflytten eller nedstängningen. Om vi sköter er arkivhantering så säkerställer ni att alla dokument hanteras enligt gällande lagar och regler, vilket ger en trygg övergång utan att viktig information går förlorad. Dessutom kan ni minska era kostnader – inte minst genom att personalen kan lägga sin tid på mer verksamhetskritiska arbetsuppgifter istället för att ta hand om administrativa uppgifter kopplade till arkiveringen.

Skanning av dokument

I takt med att fler företag går över till helt digitala processer för hantering av sina dokument blir behovet av att omvandla både gamla och nya fysiska dokument till digitala format allt större. Våra skanningtjänster gör det möjligt för er att digitalisera hela eller delar av ert fysiska arkiv snabbt och effektivt. Vid behov kan vi även skanna och digitalisera specifika dokument på begäran, vilket säkerställer att ni alltid har tillgång till viktiga arkivhandlingar under och efter flytten. Med alla dokument samlade digitalt och i ett centralt system så får ni lättare åtkomst till handlingarna, bättre sökbarhet i arkivet och förenklad informationshantering, vilket är särskilt värdefullt under perioder av kontorsflytt eller nedstängning. Inför skanningen kan vi också hjälpa till med inventering av arkivet och se över vilka dokument som inte längre måste behållas. De handlingar ni inte behöver ha kvar kan vi ta hand om och destruera på ett säkert sätt.

Återvinning av IT-utrustning

Har ni gammal IT-utrustning liggandes i era lokaler? Vi kan även hjälpa er att ta hand om överblivna IT-enheter enligt gällande lagar och miljökrav. Vår process säkerställer att all utrustning hanteras korrekt, oavsett om den ska destrueras och återvinnas eller om vi ska hjälpa er att återbruka den så att ni får tillbaka en del av värdet på er investering. Vid behov kan vi också hjälpa till med förvaring av värdefull konst och möbler samt andra inventarier, där vi ser till att allt tas väl om hand tills ni behöver det igen.

Enklare företagsflytt med Iron Mountain

För att underlätta företagsflytten eller nedstängningen kan våra experter först hjälpa er med en kostnadsfri utvärdering, antingen på plats eller virtuellt. Besiktningen gör det möjligt för oss att bedöma era specifika behov och föreslå de mest lämpliga tjänsterna för er situation. När ni tar hjälp av oss på Iron Mountain innebär det inte bara att ni effektiviserar själva flyttprocessen; det innebär även en ökad säkerhet och minskad stress. Genom att överlåta arkivhantering, digitalisering, destruktion och förvaring till oss kan ni fokusera på andra aspekter av ert företags utveckling och tillväxt.

Vill du veta mer om hur vi jobbar? Läs här kring hur vi vid ett flertal tillfällen hjälpt Praktikertjänst att hantera deras kontorsflyttar och stängningar av kliniker.