Clean start

Dokument- och informationshantering

Effektivisera din arbetsplats med Iron Mountain Clean Start

Vi ser över era lokaler och arbetsprocesser och kommer med konkreta förbättringsförslag på hur ni får en effektivare och mer flexibel arbetsplats.

Kontakta oss

Optimera din verksamhet och anpassa ert kontor för hybridarbete

En flexibel arbetsplats med möjlighet till både distansarbete och att effektivt kunna arbeta på kontoret är idag ett krav för många. I en undersökning uppger hela 92 % av anställda att de arbetar minst en dag i veckan från någon annan plats än kontoret. Företag måste därmed anpassa sin verksamhet och skapa rätt förutsättningar för att deras anställda ska kunna jobba lika effektivt hemifrån som på kontoret. Det är viktigt att skapa en arbetsmiljö som främjar samarbete, förbättrar engagemanget och uppmuntrar till innovation - oavsett om man jobbar hemifrån eller på kontoret.

Med Iron Mountains tjänst Clean Start kan du optimera din verksamhet, både för distansarbete och arbete på kontoret. Vi kommer ut till er och tillsammans tittar vi på hur ni använder era lokaler idag, med målet att finna möjligheter till besparingar både i förvaringsutrymme och enklare hanteringsprocesser för ert material. Vi tittar även på digitala lösningar för er informationshantering som underlättar distansarbete. Vi tar fram konkreta förbättringsförslag där ni kan fatta beslut utifrån era framtida behov för att få en effektiv och flexibel arbetsplats.

Clean Start

  • 90%
    En nyligen genomförd IDG-studie visade att 90% av organisationerna planerar att göra förändringar på sin arbetsplats inom de närmaste 6-12 månaderna.
  • 87%
    Enligt en nyligen genomförd CBRE-studie, är portföljoptimering högsta prioritet för 87% av företagsledarna inom fastighetsbranschen.

Clean Start kan hjälpa er att…

  • …optimera era lokaler och reducera kostnader i utrymme och processer
  • …skydda känslig data och effektivisera er informationshantering
  • …få de bästa förutsättningarna för distansarbete
  • …öka ert hållbarhetsarbete
  • …modernisera er arbetsplats

En nystart som ger er de bästa förutsättningarna

Vår tjänst Clean Start är perfekt när ditt företag vill få en nystart. Det kan exempelvis vara att ni ska flytta till ett nytt kontor, stänga ner ett kontor eller bara vill omorganisera er nuvarande arbetsplats.

Våra Clean Start-experter kan hjälpa dig att maximera användningen av era lokaler och anpassa er verksamhet för hybridarbete på ett effektivt och smart sätt. Vi gör er arbetsplats digital och optimerar både era lokaler och arbetsprocesser för att ni ska kunna arbeta varifrån som helst. Med tjänster såsom dokumentskanning samt digital och fysisk arkivering får ditt företag en nystart där alla medarbe.

När behövs Clean Start?mountain ranges

Optimera arbetsplatsen

Normal drift och hög personalomsättning kan med tiden göra arbetsplatsen rörig och oorganiserad. Detta påverkar produktiviteten, samarbetet och medarbetarnas motivation.

Enligt en nyligen genomförd studie av The Economist är 93 % av företagen redo att röja bland äldre informationstillgångar, men att röja bland information internt kräver resurser och kan öka risken för dataintrång.

Våra Clean Start-experter kan hjälpa dig att maximera användningen av er kontorsyta genom säker destruktion och återvinning eller återbruk av:

  • Pappersdokument
  • Gammal IT-utrustning
  • Andra datatillgångar
  • Kontorsutrustning

Att flytta eller omorganisera en kontorsyta kan vara en stor utmaning. Konfidentiell information som finns i arkivskåp, förvaringsskåp och vid medarbetarnas arbetsplatser utgör en säkerhetsrisk samtidigt som det upptar värdefullt utrymme. Många företag använder sig av traditionella flytt- eller fastighetsserviceföretag för hjälp vid en kontorsflytt, men de har inte den expertis som krävs för att hantera pappersdokument, IT-tillgångar och annat känsligt material som inte får hamna i fel händer.

På Iron Mountain kan vi hjälpa dig med de tjänster du behöver för en framgångsrik kontorsflytt:

  • Packa, flytta och lagra dokument utanför anläggningen
  • Destruera föråldrade dokument på ett säkert sätt
  • Sortera, packa och flytta de anställdas arbetsstationer
  • Avyttra eller återvinna föråldrade IT-tillgångar
  • Flytta möbler och utrustning från en plats till en annan
  • Förvara pallar och utrustning utanför anläggningen
  • Avyttra möbler, inventarier och utrustning
  • Ta steget över till en digital arbetsplats

Clean Start är ett värdefullt stöd när ni behöver flytta eller omorganisera kontorsytan, samtidigt som det hjälper er att optimera användningen av ytan på det nya kontoret.

Att stänga ner ett kontor är aldrig så enkelt som att släcka belysningen och låsa dörrarna. Känsliga informationstillgångar som finns i anläggningen, inte sällan i kombination med medarbetarnas egna tillhörigheter och kontorsutrustning, kan innebära en risk för att din verksamhet utsätts för dataintrång om de inte hanteras på rätt sätt.

Det är därför viktigt att en nedstängning av kontor sker på ett strukturerat sätt med säkerhet i fokus. På Iron Mountain har vi den expertis som krävs för att planera och genomföra en säker nedstängning av ditt företags kontor. Med vår tjänst Clean Start kan vi hjälpa er med följande:

  • Packa, flytta och lagra dokument utanför anläggningen
  • Destruera föråldrade dokument på ett säkert sätt
  • Avyttra möbler, inventarier och utrustning
  • Avyttra eller återvinna föråldrade IT-tillgångar
  • Flytta möbler och utrustning från en plats till en annan
  • Sortera, packa och flytta de anställdas arbetsstationer
  • Förvara pallar och utrustning utanför anläggningen
  • Flytta och/eller lagra konst

Så här fungerar Clean start

search

Bedömning

En av våra Clean Start-experter genomför en kostnadsfri utvärdering på plats eller virtuellt av era kontorslokaler. Målet är att bättre förstå era prioriteringar kring fastigheter, vilka utmaningar ni står inför, vilken typ av information som ni hanterar på platsen och hur ytorna används för att kunna optimera era arbetsflöden och er informationshantering. Vi kan bland annat gå igenom följande:

  • Arkiv
  • Föråldrade IT-tillgångar
  • Möbler
  • Konstverk
  • Anställdas arbetsstationer
checklist 3

Rekommendation

Ni får en sammanfattande rapport över riskområden och rekommendationer på förbättringar relaterade till era lokaler och arbetsflöden för att skapa en mer flexibel arbetsplats. Vi rekommenderar förbättrade informationsprocesser som kan stödja både era anställda på plats och anställda som arbetar på distans samt pekar ut potentiella riskområden som kan leda till kostsamma dataincidenter eller andra problem. Dessutom ger vi rekommendationer på hur ni optimerar era utrymmen, exempelvis arkivskåp, förvaringsutrymmen och anställdas arbetsstationer.
approved

Implementering

Tillsammans med er tar vi fram en plan för att hantera och genomföra de åtgärder som förbättrar era processer, oavsett om ni vill skapa optimala förutsättningar för hybridarbete eller ska flytta/stänga ner kontor.

Vi kan hjälpa er med följande:

  • Flytta och förvara arkiv, möbler eller utrustning på annan plats
  • Avyttring eller försäljning av föråldrade IT-tillgångar
  • Dokumentförstöring och återvinning för att få bort arkivskåp
  • Sortering, packning och flytt av anställdas arbetsstationer
  • Fullständig avveckling av byggnaden
  • Digital omvandling
  • Navigering i samband med fusioner, förvärv och avyttringar
  • Vi stöttar er hela vägen genom ert förändringsarbete och har koll på risker och effekter i omvandlingen av er arbetsplats.
Vill du veta mer om vår tjänst Clean Start? Kontakta oss på Iron Mountain!

Vi går igenom följande områden:

  • Dokument- och informationshantering
    Vi tittar på möjligheten för hur ni kan gå över till att bli mer digitala i er dokument- och informationshantering för att alla anställda enkelt ska få tillgång till den information de behöver även vid distansarbete.
  • Arkiv
    Vi går igenom era arkivbestånd i förråd, dokumentskåp och hyllor för att ta bort eller skapa mer yta åt er och få ett mer organiserat arbetsklimat. Vi hjälper er att destruera de dokument ni vill bli av med och övrig information som ni vill spara kan ni förvara hos externt i vår säkra förvaringsanläggning.
  • Destruktion och återvinning
    Vi tar hand om er gamla IT-utrustning, raderar all känslig information utifrån godkända system och återbrukar de enheter som fortfarande fungerar. IT-utrustningen som är trasig tar vi till återvinning och ser till att elektronikavfallet hamnar där det ska.
  • Specifika branschlager
    Behöver ni förvaring och lagring av exempelvis referens- och vävnadsprover för läkemedelsbolag, beredskapslager, forskningsmaterial, geologiska prover, konstföremål, säsongsprodukter, seismisk media eller andra specifika produkter och material i din bransch så har vi förvaringslösningen som krävs för denna typ av material. Du kan sedan enkelt beställa ut materialet du behöver och vi levererar det direkt dit du önskar.
  • Andra av era värdefulla produkter och tillgångar
    Tillsammans med er gör vi en behovsanalys och ser om vi kan skräddarsy den bästa förvaringslösningen för er utifrån den typ av produkter som ni har. Då behöver ni inte själva sitta med ansvaret för underhåll och direkta kostnader för lokalerl och resurser. Vi kan även ta hand om era mer kostsamma möbler, tavlor och liknande vid exempelvis kontorsflyttar.

Bli ett mer hållbart företag med Iron Mountain

Med Clean Start kan ni arbeta effektivare både på kontoret och på distans, vilket gör att ni kan spara tid och pengar. Men detta är inte de enda fördelarna med en nystart där våra experter går igenom er verksamhet. Ni kan även bli ett mer hållbart företag. Vi kan exempelvis på ett säkert och hållbart sätt ta hand om IT-produkter som ni inte längre använder och antingen sälja dem vidare åt er eller återvinna, vilket minskar behovet av nytillverkning och främjar en cirkulär ekonomi genom återanvändning.

Consultation
Working rem

Iron Mountain Clean Start för effektivare distansarbete och kontorsarbete

För att bli en flexibel arbetsplats som är anpassad för dagens utmaningar kommer vi med konkreta förslag kring hur ni kan effektivisera både ert arbete på kontoret och distansarbete.

Vill du veta mer om vår tjänst Clean Start?

Kontakt oss

Vanliga frågor och svar

Vi finns här för att hjälpa dig oavsett om det handlar om nytänk, nedstängning av kontorsytor eller behov av en bättre organisering och hantering av information till exempel i samband med en flytt eller en annan förändring av era lokaler/kontor

Vad innebär en omvandling av arbetsplatsen?

En omvandling av arbetsplatsen innebär att man skapar eller förbättrar kontorsytor för att kunna möta de nya framtida behoven hos företag och deras föränderliga arbetsstyrka. Insatsen leds ofta av fastighetsexperter och proffs på fastighetsförvaltning i samarbete med cheferna på företaget, samt av tjänsteleverantörer som oss på Iron Mountain.

Varför behövs en omvandling av arbetsplatsen?

En omvandling av en arbetsplats kan behövas av olika anledningar. Det kan bero på expansion av företaget, konsolidering, förvärv, flytt av kontor, nedstängning av kontor eller omstrukturering av befintliga kontorsytor. Företagsinitiativ som övergång till hybridarbete eller förbättrad resursoptimering kan också kräva att företag omvärderar sina behov av utrymmen.

Vilka är riskerna med en omvandling av arbetsplatsen?

Felaktigt anpassade utrymmen och hög personalomsättning kan med tiden göra arbetsplatsen rörig och oorganiserad. Konfidentiell information och tillgångar som finns i arkivskåp, förvaringsskåp och vid medarbetarnas arbetsplatser utgör inte enbart en risk för att information läcker ut eller försvinner, utan upptar ofta även värdefullt utrymme.

Vid en flytt eller omorganisering är det bra att ta hjälp av ett företag med utbildad och erfaren personal som innehar den expertis som krävs för att hantera ditt företags mest värdefulla tillgångar på rätt sätt vid flytt eller förändringar i fastigheten.

Hur kan en omvandling av arbetsplatsen stödja övergången till hybrida arbetssätt på mitt företag?

Många företag ger idag sina medarbetare möjligheten att kombinera distans- och kontorsarbete. Medarbetare som arbetar virtuellt förväntar sig enkel och snabb tillgång till både digital och fysisk information, samt verktyg som underlättar effektivt samarbete. För att detta ska fungera smidigt kan man behöva göra en omvandling av arbetsplatsen.

Kontakta oss

paper and pen

Kontakta oss

Fyll i detta formulär för att komma i kontakt med en av Iron Mountains experter inom en arbetsdag.
Beställ offert
laptop profile screen

Logga in och betala faktura

Logga in på ditt konto eller lär dig hur du skapar ett.
Så här kommer du igång
customer service

Kundservice

Vårt team på kundservice kan hjälpa dig att snabbt få svar på dina frågor.
Få support
ringing telephone

Ring säljavdelningen

Kontakta en av våra kunniga representanter för att få hjälp med att hitta en lösning som passar just dina behov.
+46 8 55 10 2030