Iron mountain® policy center professionell version 

INDUSTRIFAKTA: 43 % av yrkesverksamma inom informationsstyrning (IG) rapporterar att deras organisationer har färre resurser än genomsnittet för att förhindra att data dupliceras. Detta tyder på att det finns mycket redundant information i dess organisationer.

Minimize business risk: Top 5 Information Governance Obstacles You Must Tackle Now; AIIM

Verksamhetsutmaningar:

Du ansvarar för att se till att din organisation kan möta både externa lagkrav och interna krav från verksamheten. Detta innebär att hålla ditt gallringsschema uppdaterat för att följa lagar och andra förordningar så att du lagligen kan göra dig av med information när den inte längre behövs. Det är en utmaning när reglerna i din bransch ständigt förändras och du saknar automatiserade verktyg som gör det möjligt för anställda, i olika geografiska områden, att förstå vad som krävs av dem.

Hur detta påverkar dig:

• Du spenderar tid och resurser på att försöka följa regelförändringar istället för att fokusera på mer strategiska initiativ.
• Du drar på dig onödiga kostnader och risker genom att spara information längre än vad som krävs av myndigheter eller dina affärsmässiga syften.
• Du har begränsad eller ingen möjlighet att kommunicera policyförändringar till informationsägare över hela organisationen.

Tänk om du kunde:

• Arbeta med våra rådgivningsexperter för att få hjälp att anpassa ditt gallringsschema.
• Få automatiska notifieringar om nya gallringsskrav när lagar ändras som påverkar ditt gallringsschema. Så att du enkelt kan hålla det uppdaterat.
• Få insyn i den senaste versionen av ditt gallringsschema så att du enkelt kan kommunicera policyförändringar i hela din organisation.

Policy center professionell version

Rådgivningstjänster

Vårt Rådgivningsteam med stor expertis inom området guidar dig genom processen att skapa och uppdatera ditt gallringsschema. Detta är en del av tjänsten för informationsstyrning. Du kommer att kunna anpassa ditt gallringsschema så att det anpassas till den bransch och det geografiska område där du är verksam. Du får vägledning av våra experter om hur du optimerar ditt klassificeringssystem för ändringsregister baserat på bästa praxis, den detaljnivå du behöver och din risknivå. Ni kommer att arbeta tillsammans för att anpassa den levererade tjänsten till juridisk forskning kring uppdateringar av gallringsskraven. Forskning som baseras på var verksamheten finns och vilka typer av lagar som påverkar ditt gallringsprogram.

Policy center

Du kommer att kunna utveckla, upprätthålla och distribuera din gallringspolicy online via den användarvänliga och molnbaserade Policy Center-portalen. När lagarna ändras får du stöd av högkvalitativ forskning från vårt internationella nätverk av advokatbyråer för att veta hur förändringarna påverkar just din organisation.

Som en del av prenumerationstjänsten kommer du att få ett flöde med kontinuerligt uppdaterade, fullständig beskrivna samt kortare sammanfattade gallringskrav när ändringar sker i lagstiftningen i de jurisdiktioner och branscher som du verkar i. När du har granskat uppdateringarna kan du godkänna att automatiskt lägga till de uppdaterade kraven till din registerstruktur och uppdatera reglerna. Anställda i din organisation kan enkelt komma åt den senaste versionen av ditt gallringsschema online. Med hjälp av anpassade vyer och avancerad sökning kan de filtrera så att de endast ser de gallringsriktlinjer som gäller för dem. Du har också möjlighet att ansluta dina policies till ditt informationshanteringssystem via ett öppet programmeringsgränssnitt (API).

Tilläggstjänster

För fullständig anpassning av ditt globala gallringsschema kan du uppgradera till den mest avancerade versionen av plattformen Policy Center Enterprise Edition. Den ger obegränsad täckning av länder och branscher baserat på organisationens behov.

Med en uppdaterad gallringspolicy kan du rensa upp i din gamla information genom att använda vår tjänst för innehållsklassificering samt att utnyttja vår klassificeringsregeldatabas som systematiskt beräknar när information kan raderas.

När dina dokument har uppfyllt organisationens krav på gallring kommer våra tjänster för säker destruering att göra det möjligt för dig att förstöra dem. Du är säker på att du följer dina uppsatta styrande regler för informationsgallring. För information som du ska behålla kan du använda våra tjänster för säker lagring. Detta för att säkra och skydda dina värdefulla fysiska register och dokument så länge de är aktiva enligt din gallringspolicy.

Du kan använda vår tjänst för dokumentskanning för att få pappersdokument digitaliserade och indexerade, med tillhörande metadata, för enkel återsökning.

Vad du får

• Personligt stöd från våra experter i rådgivningsteamet samt en Online-portal för att hålla dig uppdaterad med riktlinjer för lagar rörande lagring för att kunna anpassa dina registerklasser och ändra dina gallringsregler.
• Fullständiga samt sammanfattade gallringskrav som uppdateras kontinuerligt allt eftersom lagstiftningen ändras.
• Förmåga att dela policy med informations- och dokumenthanteringssystem samt dess viktiga intressenter.
• Förtroende att göra dig av med information och bara lagra det du verkligen behöver. Så att du snabbt kan få tillgång till det du behöver, när du behöver det, och därigenom minska risken för böter.