Iron Mountain Smart Sort สิรุป้เรืองโซลูชััน

คำแนะนำการแก้ปัญหา

ด้วย Iron Mountain Smart Sort คุณสามารถตัดสินใจได้รวดเร็วและมั่นใจเกี่ยวกับแฟ้มเอกสารในอดีต เพื่อจะได้ทำตามโครงการบริหารจัดการบันทึกข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสอดคล้องกับกฎระเบียบมากขึ้น

26 กุมภาพันธ์ 25676 นาที
Iron Mountain Smart Sort

บรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจและการกำกับดูแลข้อมูล

คุณ...

  • มีบันทึกข้อมูลที่ตกทอดมาจำนวนมากใช่หรือไม่
  • พบปัญหาในการค้นหาบันทึกข้อมูลเมื่อต้องการใช้ ใช่หรือไม่
  • ต้องการย้ายที่เก็บคลังข้อมูลเอกสาร แต่จำเป็นต้องทำลายเอกสารที่ไม่ต้องการใช้แล้วก่อน ใช่หรือไม่
  • ต้องการทำลายบันทึกข้อมูลแต่ไม่สามารถแยกได้อย่างมั่นใจว่าชิ้นไหนมีสิทธิ์ทำได้ โดยไม่ต้องลงทุนมากใช่หรือไม่
  • ไม่ต้องการเก็บเอกสารกระดาษแล้ว แต่ตัดสินใจไม่ได้ว่าเอกสารข้อมูลใดที่ควรแปลงเป็นดิจิทัล ใช่หรือไม่
  • ต้องการแยกบันทึกข้อมูลสำหรับการควบรวมกิจการ การซื้อกิจการ หรือการขายกิจการ ใช่หรือไม่

ถ้ามีข้อใดที่คุณตอบว่าใช่ โปรด ถามเรา เกี่ยวกับ Iron Mountain Smart Sort


ความท้าทาย

คุณต้องคัดแยก และจัดระเบียบคลังข้อมูลเอกสารใหม่เพื่อทำการตัดสินใจที่ป้องกันได้ในการจัดการเอกสาร ทว่าการดำเนินการนี้ไม่ได้ง่ายเหมือนที่พูด


การจัดการข้อมูลมีความซับซ้อนเพราะอะไร

  • ขาดการบูรณาการ/การมองเห็นคลังข้อมูล: เมื่อไม่มีการบันทึกและแสดงรายการเมตาดาต้าที่สำคัญผ่านวงจรชีวิตของข้อมูล จึงยากต่อการค้นหา จัดการ และตัดสินใจว่าบันทึกข้อมูลใดควรเก็บรักษา แปลงเป็นดิจิทัล หรือทำลาย
  • ประเภทของบันทึกข้อมูลปะปนกัน และความซับซ้อนของวันที่เกิดเหตุการณ์: บันทึกข้อมูลต่างประเภทกันมีข้อกำหนดที่ไม่เหมือนกัน ถ้าบันทึกข้อมูลไม่มีการจัดประเภทหรือจัดตามวันที่เกิดเหตุการณ์ คุณจะไม่สามารถดำเนินการได้อย่างมั่นใจ และไม่สามารถป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้นได้
  • กรจัดระเบั่ยบับัันทำึกข้้อมููลตั้องใชั้คุนมูกและมู่คุ่ใชั้จ่ยสิูง: คุณขาดทรัพยากรในการคัดแยกแฟ้มเอกสารตามวันที่มีสิทธิ์ในการทำลาย ประเภทบันทึกข้อมูล ตัวระบุเอกลักษณ์ หรือข้อกำหนดอื่นๆ

ผลที่ตามมา

  • ค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น: บันทึกข้อมูลขนาดใหญ่ที่ไม่มีเมตาดาต้า แฟ้มเอกสารซึ่งจัดเก็บโดยไม่คำนึงถึงวันที่มีสิทธิ์ทำลายหรือการจัดประเภทบันทึกข้อมูล จะกระทบต่อความสามารถในการจัดการโครงการของคุณให้มีประสิทธิภาพ
  • ความเสี่ยงเพิ่มขึ้น: การเก็บบันทึกเอกสารไว้นานเกินความจำเป็นจะเพิ่มความเสี่ยงที่ข้อมูลจะสูญหาย และละเมิดกฎระเบียบที่บังคับใช้ และยังเพิ่มความยุ่งยากในการเปิดเผยข้อมูลตามกฎหมาย การตอบสนองของผู้สอบบัญชี และกระบวนการบริหารจัดการให้เป็นไปตามกฎระเบียบ
  • ผลงานสูญหาย: การค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ และตัดสินใจอย่างฉับไวในการจัดการบันทึกข้อมูลต้องมีคลังข้อมูลเอกสารที่เป็นระเบียบ ถ้าไม่มีขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพในการคัดแยก และจัดระเบียบแฟ้มเอกสารใหม่ คุณจะเสียเวลาและบรรลุวัตถุประสงค์ที่สำคัญได้ล่าช้า

หากคุณมีการจัดเก็บบันทึก/เอกสารภายในองค์กรเอง หรือจัดเก็บนอกสถานที่ เราสามารถรองรับความต้องการของคุณได้


ตัดสินใจได้ง่ายและรวดเร็ว

ด้วย Iron Mountain Smart Sort คุณสามารถตัดสินใจได้รวดเร็วและมั่นใจเกี่ยวกับแฟ้มเอกสารในอดีต เพื่อจะได้ทำตามโครงการบริหารจัดการบันทึกข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสอดคล้องกับกฎระเบียบมากขึ้น

ทีมบริหารจัดการบันทึกข้อมูลที่ได้รับการฝึกฝนของเรา จะใช้ข้อมูลที่ได้รับจากฐานข้อมูล และตารางการจัดเก็บบันทึกข้อมูลเพื่อทำการตัดสินใจที่ป้องกันได้โดยอัตโนมัติของแฟ้มเอกสาร เราจะคัดแยก และจัดระเบียบบันทึกข้อมูลของคุณใหม่เพื่อให้คุณตัดสินใจได้อย่างมั่นใจเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร และตรงตามวัตถุประสงค์ทางธุรกิจได้รวดเร็ว เช่น การตอบสนองต่อการขายกิจการ เรื่องทางกฎหมาย หรือข้อกำหนดในการทำลายเอกสาร

checklist 3

ทำไมถึงควรเลือก Smart Sort

Smart Sort คือทางเลือกที่ดีสำหรับทุกกระบวนการทางธุรกิจที่มีความจำเป็นต้องคัดแยกและจัดระเบียบบันทึกข้อมูลจำนวนมากอย่างรวดเร็วและแม่นยำ เช่น:

• การเข้าซื้อกิจการ
• การขายกิจการ
• การควบรวมกิจการ
• การดำเนินการตามกฎหมาย
• การจัดเก็บเอกสารตามข้อบังคับ
• โครงการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล
• การย้ายที่ตั้งและการปรับโครงสร้างสำนักงาน
• การลดการจัดเก็บบันทึกข้อมูล

Elevate the power of your work

รับคำปรึกษาฟรีวันนี้!

เริ่ม

Smart Sort ให้คุณทำการตัดสินใจที่ป้องกันได้ ด้วยการคัดแยกและจัดบันทึกข้อมูลใหม่โดย:

วันที่ทำลายเอกสาร

วันที่ทำลายเอกสาร

คัดแยก และจัดระเบียบเอกสารใหม่ตามปีที่มีสิทธิ์ทำลายเอกสาร เพื่อคุณจะได้ทำลายเอกสารกระดาษด้วยความมั่นใจว่าเอกสารครบกำหนดวันที่จัดเก็บแล้ว
หมวดหมู่

หมวดหมู่

โครงการเริ่มต้น อย่างเช่นการขายกิจการ จำเป็นต้องมีการแยกเอกสารในเวลาอันสั้น เราจะจำแนก และจัดระเบียบแฟ้มเอกสารของคุณใหม่ตามประเภทบันทึกข้อมูล สถานะบันทึกข้อมูล ตัวระบุเอกลักษณ์ หรืออะไรก็ตามที่คุณต้องการ
ความร่วมมือ

ความร่วมมือ

ถ้าคุณไม่ต้องการคัดแยก และจัดระเบียบคลังเอกสารใหม่ ใช้ Smart Sort เพื่อนำเมตาดาต้ามาใช้กับการบันทึกข้อมูลของแฟ้มเอกสาร เพื่อคุณจะได้ไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายสูง ในการจัดทำรายชื่อแฟ้มเอกสารด้วยตนเอง
สอบถามใบเสนอราคา

บรรลุเป้าหมายการกำกับดูแลข้อมูลและทำตามวัตถุประสงค์ทางธุรกิจด้วย Smart Sort

ตัดสินใจได้รวดเร็วและมั่นใจ

Iron Mountain ใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่มาจากฐานข้อมูลและตารางการจัดเก็บเอกสารที่มีอยู่ของคุณเพื่อทำการตัดสินใจที่ป้องกันได้โดยอัตโนมัติ

การตัดสินใจในอนาคตทำได้ง่าย

บันทึกข้อมูลที่จัดเก็บจะถูกคัดแยกตามปีที่มีสิทธิ์ทำลาย ประเภทบันทึกข้อมูล ตัวระบุเอกลักษณ์ หรืออะไรก็ตามที่คุณต้องการ

ลดต้นทุนและความเสี่ยงของโครงการ

เริ่มการทำลายบันทึกเอกสารที่มีสิทธิ์ได้ทันทีเพื่อลดต้นทุนในการจัดเก็บและลดความเสี่ยงในการเปิดเผยข้อมูลตามกฎหมาย การตรวจสอบ และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ปรับปรุงความเร็วในการค้นหา

เมื่อสิ้นสุดโครงการ Smart Sort คุณจะมีรายชื่อที่เป็นปัจจุบันที่ทำให้สามารถบริหารจัดการบันทึกข้อมูลได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
คุ้มค่า มีประสิทธิภาพ เข้าใจง่าย ควบคุมด้วย Iron Mountain Smart Sort

ตัวอย่างการมีส่วนร่วมของ Smart Sort

ความท้าทาย

องค์กรด้านการดูแลสุขภาพขนาดใหญ่ต้องการลดค่าใช้จ่าย และความเสี่ยงด้วยการทำลายบันทึกข้อมูลตามข้อกำหนดการจัดเก็บเอกสาร แต่องค์กรไม่สามารถระบุเพื่อป้องกันปัญหาได้ง่ายว่าบันทึกข้อมูลใดมีสิทธิ์ทำลายได้ เนื่องจากไม่มีงบประมาณที่จะต้องใช้สำหรับโครงการค้นหาเอกสารในระยะยาว และต้องใช้คนหลายคน จากข้อจำกัดที่มีทรัพยากรไม่เพียงพอ ความพยายามขององค์กรในการทำลายเอกสารที่ป้องกันได้จึงหยุดชะงัก
Icon
Icon

วิธีแก้ปัญหา

ตามกระบวนการ Smart Sort ทีมงาน Iron Mountain กู้คืนกล่องเอกสาร 48,000 ใบและตรวจสอบเนื้อหาของแฟ้มเอกสาร ระบบได้คัดแยกและจัดแฟ้มเอกสารใส่กล่องอีกครั้งตามวันที่ทำลายในอนาคตและตามตารางการจัดเก็บแบบเรียลไทม์และสัมผัสแฟ้มเอกสารเพียงครั้งเดียว พร้อมกับระบุเอกสารที่มีสิทธิ์ทำลายด้วย

 

ผลลัพธ์

  • สามารถทำลายแฟ้มเอกสาร 1.4 ล้านรายการได้อย่างมั่นใจ
  • ลดต้นทุนในการจัดเก็บและได้ทำตามข้อกำหนดในการปฏิบัติตามกฎระเบียบและลดความเสี่ยง
  • สร้างกระบวนการทำลายเอกสารอย่างต่อเนื่อง
question

ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมใช่หรือไม่

เรียนรู้เพิ่มเติมโดยติดต่อฝ่ายขาย Iron Mountain ของคุณโดยตรง หรือกรอกข้อมูลใน แบบฟอร์ม เพื่อสอบถามเพิ่มเติม

เรียนรู้เพิ่มเติม