Iron Mountain Smart Sort

บรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจและการกำกับดูแลข้อมูล

คุณ...

• มีบันทึกข้อมูลที่ตกทอดมาจำนวนมากใช่หรือไม่
• พบปัญหาในการค้นหาบันทึกข้อมูลเมื่อต้องการใช้ ใช่หรือไม่
• ต้องการย้ายที่เก็บคลังข้อมูลเอกสาร แต่จำเป็นต้องทำลายเอกสารที่ไม่ต้องการใช้แล้วก่อน ใช่หรือไม่
• ต้องการทำลายบันทึกข้อมูลแต่ไม่สามารถแยกได้อย่างมั่นใจว่าชิ้นไหนมีสิทธิ์ทำได้ โดยไม่ต้องลงทุนมากใช่หรือไม่
• ไม่ต้องการเก็บเอกสารกระดาษแล้ว แต่ตัดสินใจไม่ได้ว่าเอกสารข้อมูลใดที่ควรแปลงเป็นดิจิทัล ใช่หรือไม่
• ต้องการแยกบันทึกข้อมูลสำหรับการควบรวมกิจการ การซื้อกิจการ หรือการขายกิจการ ใช่หรือไม่

ถ้ามีข้อใดที่คุณตอบว่าใช่ โปรด ถามเรา เกี่ยวกับ Iron Mountain Smart Sort

ความท้าทาย

คุณต้องคัดแยก และจัดระเบียบคลังข้อมูลเอกสารใหม่เพื่อทำการตัดสินใจที่ป้องกันได้ในการจัดการเอกสาร ทว่าการดำเนินการนี้ไม่ได้ง่ายเหมือนที่พูด

การจัดการข้อมูลมีความซับซ้อนเพราะอะไร

• ขาดการบูรณาการ/การมองเห็นคลังข้อมูล: เมื่อไม่มีการบันทึกและแสดงรายการเมตาดาต้าที่สำคัญผ่านวงจรชีวิตของข้อมูล จึงยากต่อการค้นหา จัดการ และตัดสินใจว่าบันทึกข้อมูลใดควรเก็บรักษา แปลงเป็นดิจิทัล หรือทำลาย
• ประเภทของบันทึกข้อมูลปะปนกัน และความซับซ้อนของวันที่เกิดเหตุการณ์: บันทึกข้อมูลต่างประเภทกันมีข้อกำหนดที่ไม่เหมือนกัน ถ้าบันทึกข้อมูลไม่มีการจัดประเภทหรือจัดตามวันที่เกิดเหตุการณ์ คุณจะไม่สามารถดำเนินการได้อย่างมั่นใจ และไม่สามารถป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้นได้
• กรจัดระเบั่ยบับัันทำึกข้้อมููลตั้องใชั้คุนมูกและมู่คุ่ใชั้จ่ยสิูง: คุณขาดทรัพยากรในการคัดแยกแฟ้มเอกสารตามวันที่มีสิทธิ์ในการทำลาย ประเภทบันทึกข้อมูล ตัวระบุเอกลักษณ์ หรือข้อกำหนดอื่นๆ

ผลที่ตามมา

• ค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น: บันทึกข้อมูลขนาดใหญ่ที่ไม่มีเมตาดาต้า แฟ้มเอกสารซึ่งจัดเก็บโดยไม่คำนึงถึงวันที่มีสิทธิ์ทำลายหรือการจัดประเภทบันทึกข้อมูล จะกระทบต่อความสามารถในการจัดการโครงการของคุณให้มีประสิทธิภาพ
• ความเสี่ยงเพิ่มขึ้น: การเก็บบันทึกเอกสารไว้นานเกินความจำเป็นจะเพิ่มความเสี่ยงที่ข้อมูลจะสูญหาย และละเมิดกฎระเบียบที่บังคับใช้ และยังเพิ่มความยุ่งยากในการเปิดเผยข้อมูลตามกฎหมาย การตอบสนองของผู้สอบบัญชี และกระบวนการบริหารจัดการให้เป็นไปตามกฎระเบียบ
• ผลงานสูญหาย: การค้นหาสิ่งที่คุณต้องการ และตัดสินใจอย่างฉับไวในการจัดการบันทึกข้อมูลต้องมีคลังข้อมูลเอกสารที่เป็นระเบียบ ถ้าไม่มีขั้นตอนที่มีประสิทธิภาพในการคัดแยก และจัดระเบียบแฟ้มเอกสารใหม่ คุณจะเสียเวลาและบรรลุวัตถุประสงค์ที่สำคัญได้ล่าช้า

หากคุณมีการจัดเก็บบันทึก/เอกสารภายในองค์กรเอง หรือจัดเก็บนอกสถานที่ เราสามารถรองรับความต้องการของคุณได้

ตัดสินใจได้ง่ายและรวดเร็ว

ด้วย Iron Mountain Smart Sort คุณสามารถตัดสินใจได้รวดเร็วและมั่นใจเกี่ยวกับแฟ้มเอกสารในอดีต เพื่อจะได้ทำตามโครงการบริหารจัดการบันทึกข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสอดคล้องกับกฎระเบียบมากขึ้น

ทีมบริหารจัดการบันทึกข้อมูลที่ได้รับการฝึกฝนของเรา จะใช้ข้อมูลที่ได้รับจากฐานข้อมูล และตารางการจัดเก็บบันทึกข้อมูลเพื่อทำการตัดสินใจที่ป้องกันได้โดยอัตโนมัติของแฟ้มเอกสาร เราจะคัดแยก และจัดระเบียบบันทึกข้อมูลของคุณใหม่เพื่อให้คุณตัดสินใจได้อย่างมั่นใจเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร และตรงตามวัตถุประสงค์ทางธุรกิจได้รวดเร็ว เช่น การตอบสนองต่อการขายกิจการ เรื่องทางกฎหมาย หรือข้อกำหนดในการทำลายเอกสาร