Elevate the power of your work
รับคำปรึกษาฟรีวันนี้!
หลังจากลงทุนในการจัดการบันทึกและข้อมูล (RIM) แล้ว บริษัทต่างๆ และผู้บริหารของพวกเขาก็หันความสนใจไปที่การวัดปริมาณและผลักดันมูลค่าจากการริเริ่ม
การบริหารจัดการเอกสารและขอ้ มลู (RIM) ไม่ได้เป˞นเพียงเรืˑองของการปฏิบตั ิตามกฎระเบียบ อีกต่อไป ความเปลีˑยนแปลงกําลงั เกิดขึ˓นทัˑวทั˓งอุตสาหกรรม และผนู้ ําเชิงกลยุทธ์อย่างคุณก็ กําลังพิจารณาอยา่ งถ้วนถีˑถึงวิธีทีˑจะพัฒนาโปรแกรมการบริหารจัดการเอกสารและขอ้ มูลให้มี โครงสร้างการกํากับดูแล (IG) ทีˑกว้างขึ˓น ลึกขึ˓น และร่วมมือกันมากขึ˓น ความพยายามนี˓อาจดู น่ากังวลว่าจะทําให้เกิดความยุ่งยากสับสนได้ง่าย แต่ต้องไม่เป˞นแบบนั˓น คุณสามารถจัดการ ทุกอย่างได้โดยทําให้ความซับซ้อนหมดไป และให้ความสําคัญกับโอกาสทีˑใหญ่ทีˑสดุ ก่อนเพืˑอ ส่งมอบคุณค่าทางธุรกิจ
เพืˑอให้บรรลุเป˔าหมายโครงการกํากับดูแล (IG) เร็วขึ˓น สิˑงทีˑต้องคํานึงถึงเป˞นอย่างแรกก็คือ การประเมินสถานะในปˏจจุบันของคุณ และทําความเขา้ใจอย่างจริงจังว่าคุณอยู่ตรงจุดใดทีˑจะ เชืˑอมโยงกับจุดทีˑคุณปรารถนาจะอยู่ การรู้จักความต่างระหว่างปˏจจุบันกับอนาคตจะช่วยให้ คุณจัดลาํ ดับความสาํ คัญของการลงทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพเพืˑอเพิˑมคุณค่าทางธุรกิจให้มาก ทีˑสุด
และองค์กรเพียง 35% เท่านั˓นทีˑมีการฝ˥กอบรมพนักงานทุกหนึˑงถึงสองปˣ ในขณะทีˑ 26% ไม่ เคยมีการฝ˥กอบรมพนักงานเลย!1 นีˑคือช่องโหว่ แต่การใช้วิธีทีˑปฏิบัตไิด้จริงนั˓นอาจจะง่ายกว่าทีˑ คุณคิด ถา้มีคลังข้อมลู ในรูปแบบต่างๆ อยู่ทุกทีˑ และมีพนักงานกระจายอย่ทู ัˑวทุกส่วน ก็ไม่น่า แปลกใจทีˑผู้นําการบริหารจัดการเอกสารและขอ้ มูล (RIM) หลายคนพยายามทีˑจะระบุ วิเคราะห์ และพัฒนาแผนโครงสร้างหลายปˣทีˑบอกให้รู้ถึงช่องว่างของโปรแกรมและแสดงปรมิ าณ คุณค่าทีˑส่งมอบ ผู้นําธุรกิจทีˑมองไม่เห็นคุณค่าทีˑอยู่ภายในของโครงการของตนเองจะพลาด โอกาสสําคัญในการเพิˑมผลกําไรดว้ ยการลดค่าใช้จ่ายทั˓งหมดของการถือกรรมสิทธิ˛พร้อมๆ กับการเพิˑมความสอดคล้องและความสามารถในการปกป˔อง
หนังสืออิเล็กทรอนิกส์นี˓แบ่งปˏนบทเรียนจากผู้นํา RIM ทีˑพิสูจน์แล้วว่ามีประสิทธิภาพในการ แสดงให้เห็น ส่งมอบ และเชือˑ มตอ่ คุณค่าทางธุรกิจได้พวกเขาคิดว่าถึงเวลาแล้วและไม่มีเวลา ทีˑจะรอแล้ว และคุณก็รอไม่ได้เช่นกัน
คุณอาจจะแปลกใจ ทีˑได้รู้ว่า 87% ขององค์กรต่างๆ ต้องการมีโปรแกรม RIM ทีˑพร้อมใช้งาน แต่มีเพียง 8% ทีˑมีวิธีวัดเพืˑอ “ตรวจสอบสิˑงทีˑ คาดหวัง
แนวโน้มการเปลีˑยนแปลงทีˑสําคัญของโลกเกิดขึ˓นมากมาย การมาบรรจบกันนี˓ไม่เพียงสร้างยุคใหม่ในการบริหารจัดการ เอกสารและข้อมูล แต่ยังให้โอกาสแบบไร้คู่แข่งกับผู้เชีˑยวชาญ ด้าน RIM ในการแสดงให้เห็นและส่งมอบคุณค่าทางธุรกิจทีˑมี ประสิทธิภาพมากขึ˓นแก่องค์กรของตนเอง แนวโน้มเหล่านี˓ รวมถึงการเพิˑมจํานวนอย่างรวดเร็วของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การเพิˑมขึ˓นของโซเชียลมีเดีย และการเคลืˑอนย้ายแรงงานทีˑ เพิˑมขึ˓นอย่างน่าตกใจ อยา่ งไรก็ตามแม้ว่าการเปลีˑยนแปลงทีˑ สําคัญเหล่านี˓จะเกิดขึ˓นกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แต่ความเป˞น จริงก็คือองค์กรต่างๆ ต้องทราบว่าจะต้องนําหลักปฏิบตั ิทีˑดี ทีˑสุดมาใช้กับเอกสารทั˓งหมดของพวกเขา ทั˓งเอกสารทาง กายภาพและอิเล็กทรอนิกส์ จริงๆ แล้วสําหรับหลายองค์กร การควบคุมเอกสารทางกายภาพและจัดการอย่างเหมาะสมเป˞น ขั˓นตอนแรกทีˑสําคัญทีˑสุดในการนําไปสู่การปฏิบัติตามหลัก ปฏิบตั ิทีˑดีทีˑสุด พรอ้ มกับการยอมรับว่าบทเรียนทีˑศึกษาเพืˑอ จัดการกับเอกสารทางกายภาพนั˓นสามารถและต้องนําไปปรับใช้ กับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วย
เอกสารกระดาษจริงๆ แล้วไม่ได้หายไปไหน ในการสํารวจของ AIIM 66% ของผู้ตอบแบบสอบถาม บอกว่ากระดาษไม่ได้ลดลง และ 42% ยังบอกว่าเพิˑมขึ˓นด้วย2
การส่งมอบคุณค่าในการจัดการเอกสารทางกายภาพเปน˞ ปจจัยที ˏ ˑสําคัญมากในการรับการสนับสนุนจากผู้บรหิ าร ระดับสูงและการยอมรับเพืˑอนําหลักปฏิบัติทีˑดีทีˑสุดมาใช้ ต่อไปเมืˑอได้ทําลายคลังข้อมูลทีˑเปนเอกสารกระดาษซึ ˞ ˑงไม่มี ความจําเปนต้องใช้และนํานโยบายที ˞ ˑสอดคล้องกันมาใช้กับ เอกสารเหล่านี˓ ผู้เชีˑยวชาญด้าน RIM สามารถช่วยองค์กร ประหยัดเงินได้อยา่ งมาก ขณะเดียวกันก็ลดความเสีˑยงใน การไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบรวมทั˓งค่าใช้จ่ายในการแสดง เอกสารจํานวนมากและการฟองร้องด้วย
ตัวอยา่ งทีˑระบุไว้ในหนังสืออิเล็กทรอนิกส์นี˓บอกไว้ชัดเจนว่า ความต้องการอย่างต่อเนืˑองในการจัดการกับเอกสารทาง กายภาพคือหนึˑงในโอกาสทีˑสําคัญทีˑสุดสําหรับผู้เชีˑยวชาญ ด้าน RIM ทีˑจะเพิˑมคุณค่าทางธุรกิจด้วยการบริหารจัดการ เอกสารและข้อมูล อย่างไรก็ตามยังมีแนวโน้มทีˑสําคัญอืˑนๆ เกิดขึ˓นอีกซึˑงเป˞นบริบททีˑประเมินค่ามิได้ในการบริหารจัดการ เอกสารทางกายภาพและบอกถึงความเชืˑอทีˑเพิˑมขึ˓น ท่ามกลางผู้นําด้าน RIM รวมถึงไอออนเมาน์เทนว่าแนวทาง ปฏิบตั ิทีˑดีทีˑสุดทีˑจะเกิดขึ˓นต่อไปควรประกอบด้วยการบริหาร จัดการเอกสารและข้อมูลทางกายภาพและอิเล็กทรอนิกส์ รวมไว้ด้วยกัน แนวโน้มเหล่านี˓มีอะไรบ้าง และส่งผลกระทบ ต่อ RIM ในองค์กรต่างๆ ทุกขนาดอย่างไร
เมืˑอผู้เชีˑยวชาญด้าน RIM ใช้วิธีปฏิบัติทีˑดีทีˑสุดในการติดปาย˔ ข้อมูลและเปลีˑยนเปนแพลตฟอร์มที ˞ ˑต้องอาศัยโซลูชันการบริหาร จัดการเอกสารและข้อมูลแบบดิจิทัลมากขึ˓น จึงจําเป˞นต้องรับรู้ การเปลีˑยนแปลงทีˑสําคัญซึˑงกําลังเกิดขึ˓นและต้องกําหนดหน้าทีˑ ให้องค์กรทําในสิˑงทีˑทําได้ในขณะนี˓ตามนโยบาย กระบวนการ และ เทคโนโลยเีพืˑอวางรากฐานสําหรับการประยุกต์ใช้และโซลูชันของ ในรุ่นต่อไป ถ้าเช่นนั˓นองค์กรและผู้ทีˑรับผิดชอบ RIM สามารถทํา อะไรเปนพิเศษเพื ˞ ˑอสร้างการขับเคลืˑอนตลาด และนําหลักปฏิบัติ ทีˑดีทีˑสุดไปใช้เพืˑอให้สามารถส่งมอบคุณค่าทีˑมากทีˑสุดกับธุรกิจ ได้ ในบทถัดไปอีกหกบท เราจะหารือเกีˑยวกับความท้าทายและ โอกาสทีˑสําคัญบางอย่างใน RIM และการดําเนินการเพืˑอให้บรรลุ วิธีปฏิบัติทีˑดีทีˑสุดสําหรับธุรกิจของคุณ คู่มือหลักปฏิบัติทีˑดีทีˑสุด และวิธีการทีˑประสบความสําเร็จนี˓เกิดจากการทํางานของไอออน เมาน์เทนร่วมกับผู้นําตลาดเปนสําคัญซึ ˞ ˑงได้จัดการกับความ ท้าทายบางอย่างและประสบความสําเร็จในการปอ˔ นขอ้ มูล ปรับกรอบความคิดใหม่ และแจ้งให้ทราบเกีˑยวกับเหตุผล ทางธุรกิจและคุณค่าของ RIM ภายในองค์กร
ข้อมูลเชิงลึกในบทต่างๆ หลังจากนี˓มาจากการทําวจิ ัยของไอออนเมาน์เทนร่วมกับผนู้ ํา RIMเกือบ 700 รายจากฝ˳ายปฏิบัติ ตามกฎระเบียบและกฎหมาย ฝ˳ายไอที ฝ˳ายการเงิน ฝ˳ายจัดซื˓อ และ ฝ˳ายซ่อมบํารุงซึˑงระบุถึงประเด็นต่างๆ หกข้อทีˑพวกเขารู้สึกว่า ควรได้รับประโยชน์จากโครงการ RIM ให้มากขึ˓น และเมืˑอคุณให้ ความสําคัญกับประเด็นทีˑ สมเหตุสมผลกับองค์กรของคุณ คุณจะมีโอกาสทีˑดีขึ˓นในการ ลงทุนอย่างปลอดภัยต่อไปกับพนักงานและโครงการของคุณ และทําให้องค์กรของคุณสนใจ
การเก็บเอกสารไว้ภายนอกบริษัทเป˞นวิธีปฏิบัติทีˑเป˞นมาตรฐาน มายาวนาน แต่ผู้เชีˑยวชาญด้าน RIM หลายคนไม่ทราบว่ามี หลายวิธีทีˑการบรหิ ารจัดการนอกสถานทีˑสามารถสร้างคุณค่า ทางธุรกิจให้กับองค์กรได้ หลายคนคิดในแง่ของตัวอาคารและ การประหยัดเงินทีˑจะได้รับเมืˑอใช้สถานทีˑภายในบรษิ ัทว่าจะเก็บ เอกสารกระดาษได้มากกว่า แต่จริงๆ แล้วการนําเอกสารไป เก็บไว้นอกสถานทีˑทําให้พื˓นทีˑในอาคารอันมีค่ามีพื˓นทีˑว่างมาก ขึ˓นและมีประสิทธิภาพมากขึ˓นด้วย อยา่ งไรก็ตาม ในความเปน˞ จริงการย้ายเอกสารทีˑเก็บไว้ภายในบริษัทไปไว้ยังสถานทีˑ ภายนอกทีˑมีการจัดการโดยผู้เชีˑยวชาญด้านการบริหารจัดการ ข้อมูลนั˓นได้อะไรทีˑมากกว่าการมีพื˓นทีˑในอาคารมากขึ˓น: การเก็บ เอกสารไว้นอกบริษัททําให้ประหยัดเงิน มีผลงานมากขึ˓น และ ลดความเสีˑยงโดยรวมทีˑจะเกิดกับองค์กร
ในการปรับกรอบความท้าทายด้านการจัดการเอกสารและสํารวจโอกาสทีˑจะได้รับคุณค่าทางธุรกิจมากทีˑสุดจากการเปลีˑยนไปใช้ผู้ใหบ้ ริการนอกบริษัท องค์กรหาวิธีเพืˑอให้บรรลุวัตถุประสงคด์ ังต่อไปน˓:
บริษัททีˑใช้วิธีการของผู้นําในการย้ายเอกสารจากการจัดการ ในบรษิ ัทไปเปนการจัดการนอกบริษัทจะได้รับคุณค่าทาง ˞ ธุรกิจอย่างมีนัยสําคัญในการลดค่าใช้จ่าย เพิˑมการควบคุม ลดความเสีˑยง เปลีˑยนวัตถุประสงค์ของการใช้อาคาร และ สร้างสภาพแวดล้อมทีˑมีความปลอดภัยมากขึ˓นสําหรับ เอกสาร นอกจากนี˓การเปลีˑยนไปใช้บริการจากผู้ให้บริการ ภายนอกบริษัทเพืˑอจัดการเอกสารและข้อมูลยงั ทําให้องค์กร สามารถ:
มีตัวอย่างของบรษิ ัททีˑใช้วิธีการของผู้นําและวิธีทีˑสามารถ ได้รับคุณค่าทีˑสําคัญจากการปรับกรอบการได้รับโอกาสทีˑ เกิดขึ˓นได้ด้วยการเปลีˑยนการบริหารจัดการเอกสารจาก ภายในไปเป˞นภายนอกบริษัท:
บริษัทให้บริการมืออาชีพขนาดใหญ่แห่งหนึˑงมีโครงการ เก็บเอกสารจํานวนมากในบริษัทโดยใช้พื˓นทีˑมากกว่า 20,000 ตารางฟุตในอาคารโดยเฉพาะทัˑวประเทศ บริษัท ทําการประเมินพอร์ตโฟลิโอของอาคารและหาตัวเลือกใน การใช้พื˓นทีˑภายในบริษัทเพืˑอเก็บเอกสาร เฉพาะอาคาร อย่างเดียวทําให้บริษัทมีค่าใช้จ่ายปˣละ 1.5 ล้านดอลลาร์ แต่ผู้จัดการฝายจัดการเอกสารตระหนัก ˳ ว่าต้นทุนทีˑแท้จริง ในการเก็บเอกสารไว้ทีˑบริษัทนั˓นสูงกว่านี˓มาก เขาคํานวณ ค่าใช้จ่ายเปนเวลาห้าป ˞ ˣได้ดังนี˓:
ในตอนแรกทีˑดูเหมือนค่าใช้จ่ายจะอยู่ทีˑ 7.5 ล้านดอลลาร์ แต่จริงๆ แล้วคือ 58 ล้านดอลลาร์ เมืˑอได้ร่วมงานกับไอออนเมาน์เทนและย้ายเอกสารไปเก็บ ไว้นอกบริษัท บริษัทกส็ ามารถเพิˑมพื˓นทีˑว่างอันประเมินค่า มิได้ สามารถคาดการณ์ค่าใช้จ่ายได้ และเข้าถึงเอกสารได้ ดีขึ˓นพร้อมกับประหยดั เงินและเพิˑมประสิทธิภาพในการ ทํางานด้วย
บทสรุป: การไม่สามารถจัดการกับแฟมเอกสารกระดาษแบบเก่าได้อย่าง ˔ ถูกต้องทําให้มีทั˓งค่าใช้จ่ายและความเสีˑยง โดยทัˑวไปหลายๆ บริษัทใช้วิธีลดการใช้กระดาษอย่างจรงิ จังซึˑงเปนการตัดสินใจ ˞ โดยอิงค่าใช้จ่าย หมายความว่าบริษัทสามารถประหยัดเงินด้วย การลดเอกสารกระดาษทีˑอาจจะมีค่าใช้จ่ายสูงในการเก็บ แม้ว่าจะ เปนความจริงอย่างแน่นอนและเป ˞ นตัวขับเคลื ˞ ˑอนคณุ ค่าทาธุรกิจ ทีˑสําคัญ แต่กเ็ป˞นเพียงหนึˑงในหลายปจจัยในการพิจารณาเพื ˏ ˑอ ตัดสินใจหาวิธีจัดการกับเอกสารกระดาษแบบเก่า รวมทั˓งเวลา และวิธีการในการทําลายเอกสาร
นอกจากเอกสารกระดาษแล้ว องค์กรหลายแห่งต้องการทําลาย สินทรัพย์ด้านไอที เช่นสมาร์ทโฟน ฮาร์ดไดรฟ และคอมพิวเตอร์ ˜ ทีˑไม่ต้องการอีกต่อไปเพราะมีเอกสารและข้อมูลเก็บอยู่บน อุปกรณ์เหล่านี˓ด้วย จากการสํารวจล่าสุดทีˑสนับสนุนโดยไอออน เมาน์เทน 46% ขององค์กรไม่มีแผนกําจัดสินทรัพย์ด้านไอที อย่างปลอดภัย (Secure IT Asset Disposition: SITAD) ทีˑ เปนทางการ หรือแผนที ˞ ˑเปน˞ ทางการของบรษิ ัทไม่ได้มีการนําไปใช้ อย่างกว้างขวางทัˑวทั˓งองค์กร11
วิธีการทัˑวไป: งานวิจัยของไอออนเมาน์เทนพบว่า 22% ของผู้มี อํานาจตัดสินใจเห็นว่าการลดปริมาณกระดาษมีความสําคัญมาก แม้กระนั˓นองค์กรต่างๆ ทัˑวไปก็ไม่ได้มีเครืˑองมือ เทคโนโลยี ขั˓นตอน และระเบียบวิธีทีˑเหมาะสมทีˑจะนํามาใช้จัดการและลด ปริมาณกระดาษได้อยา่ งมีประสิทธิภาพ อันทีˑจริง 49% ของ องค์กรไม่มีขั˓นตอนการทําลายโดยอัตโนมัติ13 ยิˑงไปกว่านั˓น 80% ของบริษัทมีนโยบายอยา่ งเป˞นทางการในการจัดการเอกสารและ ข้อมูล แต่ 63% ไม่สามารถนํานโยบายเหล่านั˓นมาใช้ได้อย่าง สอดคล้องและบางทีซึˑงอาจจะไม่ใช่เหตุบงั เอิญ 63% มีการ รายงานด้วยว่าเคยมีเหตุการณ์ทีˑเกิดขึ˓นทีˑทําให้บริษัทต้องเสียเงิน13
ในการปรับกรอบความท้าทายเพืˑอจดั การและทําลายเอกสารกระดาษเก่า องค์กรควรมีเปาหมายหลักดังนี ˔ ˓:
บริษัททีˑใช้วิธีการแบบผู้นําในการจัดการและทําลาย เอกสารกระดาษเก่ากําลังพิจารณาถึงคุณค่าทางธุรกิจ มากกว่าการประหยัดเงินด้วยการลดกระดาษ บริษัท เหล่านี˓มีประสบการณ์เกีˑยวกับคุณค่าทีˑสําคัญโดย:
มีตัวอย่างวิธีการทีˑบริษัทชั˓นนําใช้เพืˑอปรับกรอบความคิดใน การจัดการเอกสารเก่าและเพิˑมคุณค่าทางธุรกจิ ให้มากทีˑสุด:
บริษัทโทรคมนาคมขนาดใหญ่แห่งหนึˑงกําลังจัดการกับกล่อง เอกสารเก่าทีˑทําดัชนีไว้อย่างไม่มีประสิทธิภาพจากการเข้าถือ สิทธิ˛ในอดีต บริษัทต่างๆ ก่อนหน้านี˓ไม่ได้ติดตามการ เปลีˑยนแปลงของฝายและของแผนก การจัดทําดัชนีที ˳ ˑไม่มี ประสิทธิภาพเปนสาเหตุให้บริษัทโทรคมนาคมแห่งนี ˞ ˓ต้องเก็บ กล่องไว้มากกว่าทีˑจําเป˞นเพราะไม่มีความสามารถในการ ทําลายโดยปองกันได้ ค่าใช้จ่ายในการค้นหาเอกสารยัง ˔ สูงกว่าทีˑควรจะเปนเนื ˞ ˑองจากบรษิ ัทมีความยากลําบากใน การค้นหาเอกสารทีˑต้องใช้สําหรบั การดําเนินคดีและการ ตรวจสอบ ในการแก้ปˏญหาเหล่านี˓ บริษัทใช้ขั˓นตอนตามระบบ ทีˑมีกรรมสิทธิ˛จากไอออนเมาน์เทนเพืˑอระบุและกําหนดรหัส คลาสของเอกสาร และคํานวณวันทีˑทําลายตามกําหนดเวลา ในการเก็บเอกสารทีˑระบุไว้ บริษัทสามารถลดค่าใช้จ่ายและ ปรับปรุงสภาพโดยรวมของโครงการบริหารจัดการเอกสาร และข้อมูลได้อย่างมีนัยสําคัญ จนในทีˑสุดได้ให้ไอออน เมาน์เทนเขา้มาดําเนินการและเก็บรักษาเอกสารทางกายภาพ เปนจํานวนมาก
การจัดการผู้ค้าหลายรายทําให้สิ˓นเปลืองและองค์กรมีความเสีˑยง การมีผู้ค้าหลายรายจะเพิˑมต้นทุนในการบริหารจัดการเอกสารและ ข้อมูล และทําให้องค์กรของคุณควบคุมการใช้และบังคับใช้ นโยบายรวมทั˓งขั˓นตอนต่างๆ ให้ทัˑวทั˓งองค์กรได้น้อยลง และ ยังทําให้คุณได้ประโยชน์ได้น้อยกว่าการใช้ผู้ค้ารายเดียว การมี ผู้ค้าหลายรายไม่เพียงทําให้ต้นทุนสูง แต่ยังทําให้พนักงานต้อง ทํางานหนักโดยไม่จําเป˞น คุณต้องไปหลายสถานทีˑเพืˑอหา เอกสาร ใช้งานระบบทีˑมีหลายแบบเพืˑอเก็บรักษาข้อมูลและ เอกสาร (Legal Hold) และหลายขั˓นตอนเพืˑอทําลายเอกสาร สิˑงเหล่านี˓ทําให้มีความเสีˑยงมาก: การเก็บรักษาข้อมูลและเอกสาร อย่างไม่ถูกต้องอาจทําให้ต้องเสียค่าปรับสูงถึง 5 ล้านดอลลาร์
้ค้าหลายรายเกินไป: ทีˑผ่านมามีหลายองค์กรจัดเก็บเอกสารกับ ผู้ค้าหลายรายด้วยเหตุผลมากมาย การใช้ผู้ค้าหลายรายอาจเปน˞ ผลจากการควบกิจการและการเข้าถือสิทธิ˛หรอื เพราะสํานักงาน สาขา ฝา˳ ย หรอื หน่วยธุรกิจแต่ละแห่งดําเนินการเอง
การจัดการนโยบายทีˑไม่สอดคล้อง: เมืˑอมีผู้ค้าหลายรายเกินไป การเก็บเอกสาร การทําลายเอกสารและ Legal Hold ต้องเปนไป ˞ ตามนโยบายทีˑมีหลายแบบและไม่สอดคล้องกัน รวมทั˓งการนําไปใช้ และขั˓นตอนแบบแมนนวลทีˑมีมากมาย มีบริษัทเพียง 9% เท่านั˓นทีˑ บอกว่าสามารถนํานโยบายทีˑมีความสอดคล้องกันทัˑวทั˓งองค์กรมา ใช้ในระดับทีˑดีทีˑสุดได้15
ค่าใช้จ่ายทีˑไม่จําเป˞น: การมีผู้ค้าหลายรายและหลายระบบทําให้ องค์กรไม่สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้ และอาจทําให้มีค่าใช้จ่าย มากเกินไปในเรืˑองต้นทุนการค้นหาเอกสาร บคุ ลากร การฝก˥ อบรม และการจัดการ การหาเอกสารมีความซับซ้อนขึ˓นและใช้ เวลานานขึ˓นมากเนืˑองจากมีสถานทีˑเก็บหลายแห่ง ทําให้ค่าใช้จ่าย ของโครงการและการปฏิบัติตามกฎระเบียบเพิˑมขึ˓นอย่าง รวดเร็ว
ความเสีˑยงและต้นทุนในการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการค้นหา เอกสารสูงขึ˓น: การทําลายและการเก็บรักษาเอกสารไม่สอดคล้อง กัน และทําให้ยากมากขึ˓นเมืˑอต้องค้นหาเอกสารทีˑเฉพาะเจาะจงถ้า ไม่มีการติดปายเอกสารและนโยบายที ˔ ˑสอดคล้องกัน จริงๆ แล้ว 22% ขององค์กรยังมีปˏญหาในการค้นหาเอกสาร16 ซึˑงอาจทําให้มี ค่าใช้จ่ายจํานวนมากในการค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการ ละเมิดกฎระเบียบ ตามผลการสํารวจ ค่าใช้จ่ายจากการไม่ปฏิบัติ ตามกฎระเบียบสูงกว่าสามเท่าของการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
ความเสีˑยงทีˑจะเกิดการฟองร้อง: ต้นทุนในการค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่ใช่ความเสีˑยงทีˑร้ายแรงเพียงอย่างเดียวในการมี ผู้ค้าหลายรายเกินไปเพืˑอบริหารจัดการเอกสารและข้อมูล แต่องค์กรอาจกระทบกระเทือนมากขึ˓นจากความเสียหายทีˑถูกฟองร้อง ˔ หรือแม้แต่การไม่สามารถปกป˔องตนเองได้อยา่ งเหมาะสมเนืˑองจากหาเอกสารไม่พบเพราะใช้นโยบายทีˑไม่สอดคล้องกันกับผู้ค้า หลายราย อาจมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง ทําให้เกิดความไม่สงบ และอับอายทีˑต้องมีการดําเนินคดีแทนทีˑจะมีการปกปอ˔ งอยา่ งแข็งขัน เพราะไม่สามารถหาเอกสารพบ
วิธีการทัˑวไป: ในองค์กรส่วนใหญ่ ความท้าทายจากการมีผู้ค้าหลายรายเกิดขึ˓นตามปกติโดยไม่ได้มีการวางแผน ท้˓งนี˓เปนเพราะเมื ˞ ˑอมี การควบกิจการหรือการถือสิทธิ˛หรอื การทํางานแบบแยกส่วนภายในองค์กร ผู้เชีˑยวชาญด้านการจัดการเอกสารจะต้องทํางานทีˑ ติดต่อกับผู้ค้าจํานวนมากซึˑงเปนอุปสรรคต่ ˞ อการได้รับคุณค่าทางธุรกิจทีˑสูงทีˑสุดจากการบรหิ ารจัดการเอกสารและข้อมูล แต่น่า เสียดายทีˑหลายองค์กรมองความท้าทายในการรวมผู้ค้าผ่านมุมมองทีˑไม่ถูกต้อง: แทนทีˑจะมองทีˑคุณค่าทางธุรกิจทีˑมีความสําคัญซึˑง เกิดจากการรวมผู้ค้า — รวมถึงการลดค่าใช้จ่าย ความเสีˑยงทีˑน้อยลง และการจัดการทีˑไม่ยุ่งยาก — บางบริษัทกลับคิดว่าซับซ้อน เกินไป เสียเวลา ใช้ทรัพยากรมาก และใช้เงินมากในการรวมผู้ค้า ทั˓งนี˓ผู้นําตลาดได้ปรับกรอบความคิดเกีˑยวกับความท้าทาย และ ยอมรับว่าใช้เงินมากขึ˓น ใช้เวลามาก และมีความเสีˑยงต่อการรกั ษาสถานภาพจริง — และการรวมให้มีผู้ค้ารายเดียวและมีระบบเดียว เพืˑอจัดการเอกสารนั˓นมีประสิทธิผลและคุ้มค่าเงินมากขึ˓น
มีวิธีการบางอยา่ งทˑีผู้นาํ ตลาดสามารถปรับกรอบความท้าทายในการรวมผู้ค้าเพืˑอให้บรรลุถึงคุณค่าทางธุรกิจทีˑสําคัญ:
ขั˓นตอนการรวมผู้ค้าจะสร้างคุณค่าทางธุรกิจทีˑสําคัญให้กับ องค์กรซึˑงสามารถจัดการกับความท้าทายในการพยายาม รวมผู้ค้าได้อยา่ งมาก นอกจากจะสามารถลดค่าใช้จ่าย จํานวนมากจากการรวมผู้ค้าแล้ว องค์กรจะลดความเสีˑยงใน การแบกรบั ค่าใช้จ่ายจํานวนมากเพืˑอปฏบิ ัติตามกฎระเบียบ และการค้นหาเอกสารด้วย มีบางครั˓งทีˑต้นทุนความเสีˑยงถูก พิจารณาว่าเปน˞ ต้นทุน “ยอ่ ย” โดย CFO แต่จะไม่มี เหตุการณ์เช่นนี˓อีกโดยเฉพาะต้นทุนในการค้นหาเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ทีˑสูงขึ˓นอย่างรวดเร็วและต่อเนืˑอง คุณค่าทาง ธุรกิจของการรวมผู้ค้าประกอบด้วย:
มีตัวอย่างวิธีการทีˑบริษัทชั˓นนําใช้เพืˑอปรับกรอบความคิดใน การรวมผู้ค้าเพืˑอเพิˑมคุณค่าทางธุรกจิ ให้มากทีˑสุด:
บริษัทให้บริการทางการเงินขนาดใหญ่จัดสรรเอกสารทาง กายภาพแก่ผู้ค้าและแอปพลิเคชันหลายรายโดยมีนโยบายทีˑ ไม่สอดคล้องกัน ค่าใช้จ่ายของพนักงานทีˑเพิˑมขึ˓น และ ต้นทุนในการค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทีˑเพิˑมขึ˓น
ในขณะทีˑกังวลเรืˑองต้นทุน ความเสีˑยงเรืˑองการปฏิบัติตาม กฎระเบยี บเป˞นตัวกระตุ้นสําคัญทีˑทําให้เกิดการ เปลีˑยนแปลง ถึงแม้ผู้บริหารจะทราบว่าการรวมผู้ค้าจะช่วย ให้นโยบายมีความสอดคล้องกันเมืˑอนําไปใช้กับระบบ เอกสารแบบเดียว แต่องค์กรมีคู่ค้ามากกว่า 23 ราย และ ทีมบรหิ ารไม่ทราบว่าจะเริˑมจากตรงไหน ไอออนเมาน์เทนหา ทางออกทีˑครบถว้ นให้ได้รวมถึงแผนขั˓นตอนการ เคลืˑอนย้ายอย่างละเอียด ระยะเวลา การประเมินเอกสาร และจดหมายสิ˓นสุดการจ้างคู่ค้า บริษัทสามารถลด ค่าใช้จ่าย ทําให้โครงการการจัดการง่ายขึ˓น และปรบั ปรุง การปกปองการบริหารจัดการเอ ˔ กสารและข้อมูลทัˑวทั˓ง องค์กรได้
บริษัทส่วนมากเห็นความสําคัญของการนํานโยบายและขั˓นตอน การบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลทีˑสอดคล้องกันไปใช้ทัˑวทั˓ง องค์กร แต่หลายบริษัทยงั อยู่ระหว่างการทําให้สําเร็จ
87% ขององค์กรต้องการโปรแกรม RIM ทีˑพร้อมใช้งาน แต่มีเพียง 8% ทีˑมีการวัด ประสิทธิภาพของโปรแกรม และทีˑแย่ไปว่านัน ˓ 93% ของผู้นํา RIM รายงานว่าพนักงานไม่ได้ นํา RIM ไปใช้17
การจัดการนโยบายทีˑไม่สอดคล้องกันมีต้นทุนสูงทั˓งในแง่ของ การจ่ายเงินและความเสีˑยง วิธีนี˓ทําให้บริษัทต้องเสียค่าปรับจาก การไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบและอาจได้รับความเสียหายจากการ ฟองร้องหรือต้องใช้เงินมาก อันที ˔ ˑจริงทีมงานด้านกฎหมายจะ บอกคุณอย่เูสมอว่าการไม่มีนโยบายเลยยังดีกว่าการใช้นโยบาย ทีˑไม่สอดคล้องกัน — และการไม่มีนโยบายไม่ใช่ทางเลือกทีˑ ยอมรับได้
ห้ามเลือด: หนึˑงในความท้าทายทีˑใหญ่ทีˑสุดทีˑทุกองค์กรต้อง เผชิญอยู่ในตอนนี˓ก็คือการเพิˑมจํานวนของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เปนจํานวนมาก ˞ 60% ขององค์กรทีˑมีการสํารวจระบวุ ่า ขอ้ มูลทีˑ จัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์(ESI) อยา่ งถูกต้องจะไม่ได้ถูก ลบออกเป˞นประจํา และมากกว่า 75% มีแผนปรับปรงุ ขั˓นตอนใน การลบ ESI18 แต่ก่อนทีˑคุณจะกําจัดข้อมูลทีˑไม่ต้องการใช้แล้ว อย่างไม่มีปญˏ หา คุณต้องทราบก่อนว่าขอ้ มูลนั˓นคืออะไร ถ้าองค์กรของคุณได้รับผลกระทบจากการนําวิธีการจัดประเภท และนโยบายมาใช้อย่างไม่สอดคล้อง คุณอาจได้รับผลกระทบทีˑ ค่อยๆ เพิˑมขึ˓นเมืˑอเอกสารใหม่มีการจัดเก็บตามขั˓นตอนเดิมทีˑไม่ มีประสิทธิภาพ สิˑงนี˓จะกลายเปนฝ˞ นˏ รา้ยถ้าคุณไม่สามารถ ควบคุมได้ งานวิจัยของไอออนเมาน์เทนแสดงให้เห็นว่า ทุกวันนี˓ บริษัทเพียง 35% สามารถจัดประเภทและทําดัชนีเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ทีˑสร้างโดยผู้ใช้ในเวลาทีˑสร้างขึ˓นหรือหลังจากนั˓น ตามวัฏจักร19 สิˑงสําคัญคือต้องเปลีˑยนมาจัดการกับการจัด ประเภทของเอกสารทีˑเข้ามาให้รวดเร็ว — คุณจึงจะจัดการ เอกสารเก่าได
ค่าใช้จ่ายและความเสีˑยงทีˑเพิˑมขึ˓น: เมืˑอมีการนํานโยบายมาใช้อย่าง ไม่เป˞นสากล การค้นหาเอกสารและการฟองร้องจึงมีความซับซ้อน ˔ ใช้เวลามาก ราคาแพงมาก และไม่น่าสนใจ ตามทีˑระบไุ ว้63% ของ บริษัทเคยมีเหตุการณ์ทีˑเกิดขึ˓นทีˑทําให้บริษัทต้องเสียเงิน
การลดจํานวนไซโล: หนึˑงในความท้าทายทีˑใหญ่ทีˑสุดกค็ ือการสง่ มอบคุณค่าทางธุรกิจจาก RIM เปนความจริงที ˞ ˑน่าเสียดายทีˑว่า สําหรับหลายๆ องค์กรแล้ว การบรหิ ารจัดการเอกสารและข้อมูล ไม่ได้เปน˞ แบบเดียวกันและแพร่ไปในหลายๆ ไซโล การระบไุ ซโลให้ เจอเปนขั ˞ ˓นตอนแรกในการกําจัด ไซโลมีหลายรูปร่างและรปู แบบ ไซโลอาจอยู่ในรูปของฝายที ˳ ˑมีเอกสารอยู่ในสถานทีˑ หรืออยู่ใน สถานทีˑแยกต่างหาก สํานักงานสาขาตามทีˑตั˓งทางภูมิศาสตร์ หรือหน่วยธุรกิจแยกต่างหาก หรอื ไซโลอาจระบโุดยแอปพลิเคชัน หรือแพลตฟอร์มบนคอมพิวเตอรเ์ฉพาะ เช่นในโซเชียลมีเดียสิˑงสําคัญคือคุณเกบ็ ขอ้ มูลไว้ทีˑใด ไม่ว่าจะฟอร์แมตใดและสถานทีˑ ของขอ้ มูล หรือเทคโนโลยีทีˑคุณใช้ คุณจึงจะมีการบริหาร จัดการวัฏจักรของข้อมูลทีˑซับซ้อนมากขึ˓นได้สําเร็จ
วิธีการทัˑวไป: การประสาน RIM กับสํานักงานสาขาและฝาย˳ ทําได้ค่อนขา้งยาก ขั˓นตอนอาจจะแย่ลงจากความท้าทายของ องค์กรและวัฒนธรรม มีอยู่บ่อยๆ ทีˑนโยบายซึˑงนํามาใช้ได้ สําเร็จในองค์กรต้องการการสนับสนุนไม่เพียงจากผู้บริหาร ระดับสูงเท่านั˓น แต่จากหลายฝ˳ายรวมทั˓งผู้นําธุรกิจทีˑ เกีˑยวข้อง — ผู้เชีˑยวชาญด้าน RIM, ผู้บริหารไอที, เจ้าหน้าทีˑ ปฏิบตั ิตามกฎระเบียบ, เจ้าหน้าทีˑการเงิน และผู้บริหารด้าน ผลิตภัณฑ์เฉพาะ บอ่ ยครั˓งทีˑบริษัทไม่สามารถเอาชนะอุปสรรค เหล่านี˓ได้หากไม่มีผู้นําทีˑเข้มแข็งและความต้องการทีˑชัดเจน — ซึˑงอาจมาในรูปของเหตุการณ์สําคัญทีˑเกิดขึ˓น
เมืˑอคุณคิดทีจะพัฒนาโปรแกรม RIM ในโครงสรา้งการบริหารจัดการข้อมลู (IG) ทีˑกว้างขึ˓น ลกึ ขนึ˓ และร่วมมือกัน มากขึ˓น คณุ อาจจะต้องแสดงบทบาททีˑสาํ คัญเพืˑอให้ความมัˑนใจว่ามีคาํ แนะนาํ และข้อมูลเชิงลึกจากคณะ กรรมการบริหารจัดการข้อมูลระดับสูงข้ามสายงานทีˑตรงกับหลักพื˓นฐานประจาํ วันเพืˑอให้มันˑ ใจวา่ องค์กรของคุณมี ส่วนร่วมในสิˑงทีˑวางแผนจะทําโดยมขี ้อมูลและวิธที ีˑใช้ตดั สินใจ สิˑงสําคัญอยทู่ ีˑการยอมรับและการสืˑอสารว่าทุกคนใน องค์กรได้รับประโยชน์อยา่ งถูกต้องในการใช้นโยบาย RIM และโซลูชันทีˑสอดคล้องกนั ทัˑวองค์กร การค้นหาเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์จากทีˑเดียวมตี ้นทุนทีˑดีกว่าตน้ ทุนของโซลูชัน RIM ทั˓งองค์กร ยิˑงไปกว่านี˓การใช้นโยบายเดียวกนั ทั˓ง องค์กรจะช่วยกาํ จัดไซโล ทาํ ให้เกิดการรวมตัวและความสอดคล้อง มีความร่วมมอื เพิˑมขึ˓น และวางรากฐานสาํ หรับ วิธีจัดการข้อมูลในอนาคตทีมˑ ีประสทิ ธิภาพมากขนเพื ึ˓ ˑอการริเริˑมธุรกิจในรุ่นต่อไป แทนทีˑจะมองอุปสรรคเมืˑอจะขยาย โครงการ RIM ของคณุ ในฝายต่างๆ ˳ คณุ ควรมองไปทีˑโอกาส มีบางวิธีเพืˑอปรับกรอบความคิดใหม่เกีˑยวกับความ ท้าทายและเปลีˑยนให้เป˞นโอกาส:
เมืˑอใช้แนวทางทีˑผู้นําตลาดนํามาใช้ คุณจะเข้าใจจุดอ่อนขององค์กร และมองเห็นช่องว่างและความเสีˑยงทั˓งหมดใน โครงการทีˑมีอยู่ คุณยังสามารถทํางานร่วมกับผู้ถือผลประโยชน์ร่วมในองค์กรเพืˑอทําลายอุปสรรคทางวัฒนธรรมทีˑทําให้ องค์กรของคุณมีความเสีˑยง มีตัวอย่างบริษัททีˑสามารถมองเห็นความท้าทายของการบริหารจัดการทีˑไม่สอดคล้อง พร้อมวิธีแก้ไขทีˑช่วยลดค่าใช้จ่าย เพิˑมประสิทธิภาพ และหาเอกสารได้ง่ายขึ˓น:
บริษัทผู้ผลิตรายใหญ่มีโครงการบริหารจัดการเอกสารทีˑแบง่ เปนหลายส่วนซึ ˞ ˑงไม่มีการควบคุมมาตรฐาน และมีเอกสารเก็บไว้ หลายแห่งทีˑมีการจัดการจากหลายระบบ นานๆ ครั˓งจึงจะมีการจัดประเภทเอกสาร และรายละเอียดของข้อมูลไม่สอดคล้องกัน ผลทีˑได้คือไม่ทราบวันทีˑต้องทําลายเอกสาร ทีมกฎหมายทํางานอย่างยากลําบากเมืˑอต้องทําตามข้อกําหนดเกีˑยวกับการ ฟองร้องและการหาเอกสาร และควบคุมค่าใช้จ่ายในการหาเอกสารที ˔ ˑมากขึ˓น การขาดรายละเอียดของขอ้ มูลและระบบทีˑไม่ เชืˑอมโยงกันทําให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพ การปกปองลดลง และความเสี ˔ ˑยงมากขึ˓น
เมืˑอได้ร่วมงานกับไอออนเมาน์เทน บรษิ ัทก็สามารถนํานโยบายใหม่มาบังคับใช้และมีการติดปายเอกสารทางกายภาพที ˔ ˑ สอดคล้องกัน ไอออนเมาน์เทนสามารถใช้ Data Integrity Services (บริการควบคุมความถูกต้องของข้อมูล) เพืˑอใช้ ตารางเก็บเอกสารทีˑสอดคล้องกันกับกล่องเอกสารแบบกระดาษทีˑเก่ากว่า ขณะเดียวกันก็จัดการกับขอ้ ยกเว้นอืˑนๆ ทีˑมี ได้ด้วย “ทีมเมตาดาต้า SWAT” ของไอออนเมาน์เทน
การใช้วิธีรวมการบรหิ ารจัดการเอกสารและข้อมูลทําให้องค์กร สามารถใช้การจัดการและการบังคับใช้ทีˑสอดคล้องกันกับ เอกสารทั˓งหมดในบริษัท ไม่ว่าเอกสารจะอยู่ทีˑใด อย่ใูนรูปแบบใด หรือสร้างขึ˓นจากทีˑใด การบังคับใช้นโยบายตามทีˑทราบเปนความ ˞ ท้าทายทีˑพิเศษสําหรับหลายองค์กร และเปนวิธีที ˞ ˑง่ายขึ˓นในการ จัดการเมืˑอเอกสารทั˓งหมดอยู่ภายใต้นโยบาย กระบวนการ และ การควบคุมการจัดการทีˑเปนชุดเดียว
การเพิˑมขึ˓นของเอกสารดิจิทัล: ความท้าทายทีˑใหญ่ทีˑสุดอยา่ ง หนึˑงในการรวมการจัดการเอกสารก็คอื การเขา้ใจจํานวนทีˑ เพิˑมขึ˓นของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ถ้าเอกสารเหล่านี˓ไม่มีการติด ปายอย่างถูกต้อง เอกสารจะมีจํานวนมากขึ ˔ ˓นและสร้างความ ยุ่งยาก โดยเฉพาะถ้ามีการขอให้ปฏิบตั ิตามกฎระเบียบหรือการ ค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
การทําความเข้าใจโซเชียลมีเดีย: มีการเพิˑมขึ˓นเปนพิเศษของ ˞ โซเชียลมีเดียและการเปลีˑยนแปลงทีˑเป˞นสาเหตุในการบริหารจัดการ เอกสารซึˑงเป˞นส่วนหนึˑงของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทีˑเพิˑมขึ˓น โดยทัˑวไป ตามทีˑทราบก่อนหน้านี˓ เพียงสองปที ˣ ˑผ่านมา 50% ของ ผู้จัดการธุรกจิกล่าวว่าพวกเขาไม่ทราบว่าบรษิ ัทของตนต้อง รับผิดชอบเนื˓อหาในโซเชียลมีเดียตามกฎหมาย พวกเขาบอกแบบนี˓
ใครทีˑต้องรับผิดชอบ?: นีˑเป˞นอีกหัวข้อทีˑผู้บริหารและประเด็นทาง วัฒนธรรมต้องมีบทบาท ฝายไอทีมีหน้าที ˳ ˑจัดเก็บเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์แต่ไม่จําเป˞นต้องเปนหน้าที ˞ ˑของฝายปฏิบัติตาม ˳ กฎระเบยี บหรอื ฝายจัดการนโยบาย
การจัดการข้อมูลเก่า: ในขณะทีˑ 74% ของผู้นํา RIM บอกว่าการควบคุมวัฏจักรของพวกเขามีประสิทธิภาพสําหรับเอกสารทางธุรกิจ แต่ 64% ต้องการวิธีทีˑเป˞นระบบมากขึ˓นในการทําลายเอกสาร20 วิธีการทีˑรวมเข้าด้วยกันจะเปนเครื ˞ ˑองมือช่วยให้มีการจัดการและการ ทําลายเอกสารกระดาษทีˑไม่จําเปนได้ เมื ˞ ˑอใช้วิธีรวมเอกสารเข้าด้วยกัน องค์กรจําเปนต้องทําความเข้าใจกับคลังข้อมูลและกําหนด ˞ มาตรฐานว่ามีของอะไรและอยู่ทีˑไหนโดยไม่ต้องสนใจสถานทีˑหรือรปู แบบ และยังช่วยให้ระบุได้ว่าเอกสารกระดาษส่วนใดต้องเปลีˑยนให้ เปนแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือเก็บเป ˞ นกระดาษแบบเดิม
วิธีการทัˑวไป: การรวมเอกสารทางกายภาพและอิเล็กทรอนิกส์เข้าด้วยกันมีแนวโน้มทีˑจะเกีˑยวข้องกับทุกบริษัทในสักวัน แต่ขณะนี˓มี ความสําคัญอย่างมากสําหรับบริษัททีˑมีขอ้ มูลจํานวนมหาศาลและอยู่ระหว่างขั˓นตอนการถ่ายโอนการจัดการเอกสารแบบกระดาษให้เปน˞ แบบเปนอิเล็กทรอนิกส์ ในขณะที ˞ ˑแนวคิดในการรวมเอกสารไม่ใช่เรืˑองใหม่ แต่ความกดดันให้รวมเอกสารก็มากขึ˓น หลายบริษัทกําลัง สร้างเอกสารเพิˑมขึ˓นเป˞นจํานวนมาก และถ้ายังไม่มีการจัดประเภทและจัดทําดัชนีเอกสารให้ถูกต้องในตอนนี˓ ก็ต้องมีการจัดประเภทและ ทําดัชนีสักวันในอนาคต ซึˑงเป˞นเรืˑองทีˑเสียเวลาและมีค่าใช้จ่ายโดยไม่จําเปน
เช่นเดียวกับการรวมเอกสารทางกายภาพ การบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลทีˑมีการรวมกันให้ความสําคัญเป˞นพิเศษต่อการปรับปรุงวิธีการในการนํานโยบายมาใช้กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หลายองค์กรพบว่าการทํางานงา่ ยขึ˓นเมืˑอใช้ทักษะและ ความรู้ทีˑได้เรียนรู้จากการรวมเอกสารทางกายภาพและนําไปใช้กับการรวมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไอออนเมาน์เทนแนะนําให้ องค์กรใช้วิธีการทีˑมีมาตรฐานซึˑงเริˑมจากรากฐานทีˑแขง็ แกร่งและระบบเอกสารระบบเดียวทˑสอดคล้องกัน ในการปรับกรอบี ความท้าทายในการรวมการบริหารจัดการเอกสารและข้อมลู องค์กรสามารถดูทีˑโอกาสต่อไปนี˓:
การรวมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และกายภาพสามารถนํา คุณค่าทางธุรกิจทีˑสําคัญมาสู่องค์กร รวมทั˓ง:
ความเสีˑยงลดลง: เมืˑอเอกสารทั˓งหมดมีการบริหารจัดการและ การบงั คับใช้นโยบายทีˑเหมือนกัน ธุรกิจจะมีความเชีˑยวชาญใน การค้นหาและการเข้าถึงเอกสารเมืˑอต้องการใช้สําหรับทั˓งการ ค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และข้อกําหนดทีˑบังคับใช้คา่ ใช้จ่าย ทีˑอาจเกิดขึ˓นจากการค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะลดลง อย่างมาก และค่าใช้จ่ายในการค้นหาเอกสาร การเข้าถึงเอกสาร และการผลิตเอกสารให้ทันเวลาก็จะลดลงอย่างมากด้วย
ความสอดคล้องมากขึ˓น: เมืˑอมีนโยบายเดียวเพืˑอใช้กับเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์และเอกสารกระดาษให้สอดคล้องกัน องค์กร สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการฝ˥กอบรมพนักงาน และในการ ปรับเปลีˑยนหรือการเปลีˑยนแปลงอืˑนๆ ในนโยบายทีˑใช้ นโยบาย เหล่านี˓สามารถนําไปใช้พร้อมกันทัˑวทั˓งองค์กร ในกรณีทีˑเกิดภัย พิบัติองค์กรจะมีความพรอ้ มอย่างมากในการค้นหาและกู้คืน เอกสารสําคัญ ไม่ว่าในรูปแบบใด
การรองรับแพลตฟอร์มใหม่: องค์กรกําลังจะต้องมีการ ควบคุมการจัดการเอกสารโซเชียลมีเดียเพืˑอให้มีความ สอดคล้องและมีความพร้อมเมืˑอต้องค้นหาเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ แต่หลายองค์กรยังไม่มีการดําเนินการ จาก งานวิจัยของไอออนเมาน์เทน 40% ของบริษัทยังไม่สามารถใช้การเก็บออบเจ็กต์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อยา่ งไฟล์ Microsoft Word และ Excel มากกว่า 50% ไม่สามารถ ใช้การเก็บเอกสารฐานข้อมูล และ 65% ไม่สามารถจัด ประเภทและทําดัชนีเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทีˑผู้ใช้สรา้งขึ˓นใน เวลาทีˑมีการสร้าง21
มีตัวอย่างทีˑบริษัทชั˓นนําในตลาดสามารถเพิˑมคุณค่าทาง ธุรกิจได้มากผ่านการรวมเอกสารทางกายภาพและ อิเล็กทรอนิกส์:
นักพัฒนาซอฟต์แวร์รายใหญ่ยอมรับว่าจําเปนต้อง ˞ ประเมินเอกสารทางกายภาพเพืˑอลดสินทรัพย์บางอย่าง นอกจากนี˓เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของบริษัทถูกจัดเก็บไว้ หลากหลายทีˑและหายากขึ˓นเรืˑอยๆ บริษัทกําลังหาระบบรวม สําหรับเอกสารทั˓งหมดเพืˑอให้กระบวนการตัดสินใจทาง ธุรกิจมีประสิทธิภาพยิˑงขึ˓น นอกจากนี˓ข้อมูลทีˑเพิˑมจํานวน ขึ˓นมากมีผลกระทบต่อผลงานของผู้ใช้ ในทีˑสุดบริษัท ต้องการระบบรวมเพืˑอให้กระบวนการทางธุรกจิ ในการ ค้นหาเอกสารและการบริหารจัดการมีประสิทธิภาพมาก ทีˑสุด พร้อมกับมัˑนใจในการใช้นโยบายสากลเพืˑอการปฏิบัติ ตามกฎระเบียบ เมืˑอได้ร่วมงานกับไอออนเมาน์เทน บริษัท ทําให้โปรแกรม RIM มีความทันสมัยในด้านความ สอดคล้อง ประสิทธิภาพ และการประหยดั เงินพร้อมการใช้ นโยบายทีˑมีการปกปอง การจัดการ และการรายงาน
เมืˑอองค์กรประสบปˏญหาการเพิˑมขึ˓นอย่างมากของเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ จึงมีการเปลีˑยนแปลงแบบเลีˑยงไม่ได้ซึˑงจะ เกิดขึ˓นเมืˑอ RIM จะเปลีˑยนเปนโซลูชันการบริหารจัดการและ ˞ เทคโนโลยแีบบดิจิทัล ในการสํารวจของไอออนเมาน์เทน 30% ของผู้ตอบแบบสอบถามบอกว่าสิˑงทีˑพวกเขาเลือกเปนอันดับ ˞ แรกเลยก็คือการเปลีˑยนขั˓นตอนการทํางานให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล และทําให้เอกสารสมบูรณ์ตามขั˓นตอน แต่ 33% ขององค์กรไม่ มีการควบคุมการแปลงข้อมูลเปนไฟล์ภาพที ˞ ˑเหมาะสม เช่น ไม่มี การตรวจสอบการรับประกันคุณภาพ การทําดัชนีคําศพั ท์ 22
ส่วนหนึˑงของความคิดริเริˑม พวกเขาพยายามนําหลักการ RIM รวมไว้ในขั˓นตอนการทํางานทั˓งหมด
พนักงานทีˑมีความรู้ใช้เวลาเฉลีˑย 8.8 ชัˑวโมงต่อสัปดาห์ในการหาข้อมูล โดยมีค่าใช้จ่ายต่อปˣทีประมาณ ˑ 14,000 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึˑงคน
การแก้ปˏญหาอย่างเป˞นธรรม: หลายบริษัทคิดว่าการจะ “อยู่ใน โลกดิจิทัล” พวกเขาต้องสแกนทุกอย่าง แต่พวกเขาก็เข้าใจได้ รวดเร็วว่าค่าใช้จ่ายในการสแกนทุกอย่างนั˓นมักจะมากกว่ารายได้ จากผลงานทีˑจะได้รับ
การเปลีˑยนแปลงไม่ใช่เรืˑองง่าย: พนักงานจะยังคงไว้ใจ กระดาษต่อไปเพราะการเปลีˑยนนั˓นยาก พนักงานบางคนจะ ต่อต้านการเปลีˑยนไปใช้วิธีการแบบอัตโนมัติเพราะรู้สึก สะดวกทีˑจะใช้กระดาษ ในขณะทีˑบางคนอาจกังวลว่าระบบ อัตโนมัติอาจจะเปลีˑยนแปลงหรือทําให้งานของเขาหายไป
การทําให้ขั˓นตอนการทํางานช้าลง: มีหลายครั˓งทีˑขั˓นตอนแบบ แมนนวลทีˑใช้กระดาษจํานวนมากทําให้บริษัทไม่สามารถเปลีˑยนเปน˞ ระบบอัตโนมัติให้มากขึ˓นได้ซึˑงเปนสิ ˞ ˑงสําคัญในการตอบสนองต่อ ความต้องการของลูกค้า การลดต้นทุน การทําตามข้อกาํ หนด เรืˑองการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการค้นหาเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ และการเพิˑมผลงาน การประหยดั เงินทีˑสามารถทํา ได้จากการทําเปน˞ ไฟล์ภาพและการเก็บขอ้ มูลซึˑงออกแบบมาเพืˑอ เพิˑมการใช้งานระบบอัตโนมัติมีความโดดเด่นมาก สองในสามของ ผู้ทีˑทําตามขั˓นตอนทีˑไม่ใช้กระดาษรายงานว่ามีการคืนทุนภายใน 18 เดือน และ 50% มีการคืนทุนในช่วงงบประมาณ 12 เดือน ช่วงเดียว23
ประสิทธิภาพทีˑหายไป: การสํารวจของ IDC แสดงให้เห็นว่าพนักงานทีˑมีความรู้ใช้เวลาเฉลีˑย 8.8 ชัˑวโมงต่อสัปดาห์ในการหาข้อมูล โดยมีค่าใช้จ่ายต่อปที ˣ ˑประมาณ 14,000 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึˑงคน นอกจากนี˓ องค์กรทีˑจ้างพนักงานทีˑมีความรู้ 1,000 คน เสียเงินเกือบ 6 ล้านดอลลาร์ต่อปไปกับเวลาที ˣ ˑสูญเปล่าเมืˑอพนักงานจัดฟอร์มแมตขอ้ มูลใหม่เพราะย้ายข้อมูลระหว่างแอปพลิเคชัน 24
ิธีการทัˑวไป: ถ้าคุณดูตัวอย่างในโลกแห่งความเป˞นจริง คุณจะเห็นว่าตรงไหนทีˑองค์กรจะได้รับคุณค่าทางธุรกิจทีˑสําคัญจากการรวม การบริหารจัดการเอกสารให้เป˞นส่วนสําคัญของการทํางาน ตัวอย่างเช่น ไอออนเมาน์เทนพบว่าผู้ริเริˑมการจํานองได้สแกนเอกสารเพืˑอ ใช้ในขั˓นตอนการทํางาน จากนั˓นกลับไปและทําดัชนีและจัดประเภทในทีˑสุด ขั˓นตอนนี˓ลงเอยทีˑการทํางานซํ˓าโดยไม่จําเปนและมีผลงาน ˞ น้อยลง ถ้าหลักการบริหารจัดการเอกสารถูกรวมไว้ล่วงหน้าในขั˓นตอนการทํางาน จะมีหลายขั˓นตอนทีˑไม่ต้องทํา และเอกสารจะถูกจัด ประเภท ทําดัชนีและจัดเก็บอยา่ งสอดคล้องกัน
การเปลีˑยนขั˓นตอนการทํางานให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลเปนโอกาสที ˞ ˑจะได้ปรับปรุงผลงาน ลดต้นทุน และช่วยให้องค์กร ตอบสนองตอ่ คําขอให้ค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และปฏิบัติตามกฎระเบียบได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากข˓น ดังนั ึ ˓นความท้าทายสามารถปรับกรอบความคิดใหม่ได้ดังนี˓:
นอกจากการปรับปรุงเรืˑองค่าใช้จ่ายและผลงานทีˑเกิดจาก การรวมการบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลกับขั˓นตอนการ ทํางานแบบดิจิทัล องค์กรจะสามารถเพิˑมประโยชน์อืˑนๆ ด้วย ได้แก่:
จัดการกับเอกสารทีˑเพิˑมขึ˓น: สามารถรวมและจัดการกับ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทีˑเพิˑมขึ˓นมากได้อยา่ งมีแบบแผน นีˑคือปจจัยที ˏ ˑระบุไว้ใน RIM และการเปลีˑยนแปลงข้อมูลให้อยู่ ในรูปแบบดิจิทัลจะสร้างนโยบายทีˑสอดคล้องกันและการติด ปายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในทุกฟอร์มแมตและทุกสถานที ˔ ˑ การเปลีˑยนเปนรูปแบบดิจิทัลเป ˞ นสิ ˞ ˑงทีˑหลีกเลีˑยงไม่ได้ และ องค์กรต้องเปลีˑยนหรอื จะตกอยู่ในความเสีˑยง
จัดการโซเชียลมีเดีย: การจัดการขอ้ มูลทีˑไม่มีระเบียบ อย่างเช่นโซเชียลมีเดีย — อีเมล, ข้อความ, Instant Message, โพสต์ Facebook®, tweets และทีˑคล้ายคลึง กัน — เปนความท้าทายที ˞ ˑสําคัญทีˑสุดอย่างหนึˑงในยุคใหม่ ของการจัดการเอกสาร ตามทีˑทราบ 65% ของบริษัทไม่ สามารถจัดประเภทและทําดัชนีเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทีˑผู้ใช้ สร้างในเวลาทีˑสรา้งขึ˓น การเปลีˑยนขั˓นตอนการทํางานให้อยู่ ในรูปแบบดิจิทัลทําให้องค์กรสามารถเห็นปˏญหาพร้อม วิธีแก้ไขทีˑเหมาะกับแผนริเริˑมทางธุรกิจรุ่นต่อไป
ส่งเสริมความรว่ มมือ: เมืˑอได้ลดการทํางานทีˑซํ˓าซ้อนและทํา ให้ขั˓นตอนการทํางานเรว็ ขึ˓น องค์กรจะสามารถทําให้หลาย ฟงก์ชันของขั ˏ ˓นตอนการทํางานทันสมัย รวมทั˓งสร้าง ขั˓นตอนและระบบทีˑทําให้เกิดการร่วมมือกันในกลุ่มและ แอปพลิเคชัน
วางรากฐานสําหรับความคิดริเริˑมรุ่นต่อไป: การเปลีˑยนขั˓นตอน การทํางานให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลและการจัดการคุณภาพและการ ควบคุมความถูกต้องของขอ้ มูลเปนป˞ จจัยที ˏ ˑสําคัญมากขึ˓นในแผน ริเริˑมทางธุรกิจซึˑงมีศูนย์กลางอยู่บนแพลตฟอร์มการคํานวณ แบบใหม่ของบรกิ ารคลาวด์การเคลืˑอนทีˑ โซเชียลมีเดีย และ ข้อมูลจํานวนมาก การสร้างขั˓นตอนทีˑถูกต้องตอนนี˓และการใช้ เครืˑองมือและเทคโนโลยีทีˑเหมาะสมไม่เพียงสรา้งคุณค่าทางธุรกิจ ในทันที แต่จะสร้างคุณค่าในอีกหลายปต่อไป
มีตัวอย่างทีˑการเปลีˑยนขั˓นตอนการทํางานให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล เพิˑมคุณค่าทางธุรกิจให้บริษัททีˑเปนผู้นําอุตสาหกรรม:
สําหรับสายการบนิ ขนาดใหญ่ การจัดการเอกสารของพนักงาน เปนความท้าทายเนื ˞ ˑองจากการควบกจิการทําให้เกิด สภาพแวดล้อมของเอกสารแบบไฮบริด จําเปนต้องมีการเข้าถึง ˞ ข้อมูลทีˑสอดคล้องเพืˑอให้เครืˑองบินบนิ ได้อย่างปลอดภัย ตัวอยา่ งเช่นแบบเครืˑองบินทางวิศวกรรมเป˞นเอกสารสําคัญและ การสูญหายมีมูลค่าหลายล้านดอลลารส์ ําหรับเครืˑองบินหนึˑงลํา และฝา˳ ยทรพั ยากรบคุ คลต้องการเขา้ถึงเอกสารของพนักงาน เพืˑอการถ่ายโอนงานและการสืบสวน ในการทํางานกับไอออน เมาน์เทน สายการบนิ สามารถสแกน ทําดัชนีและรวมเอกสารของ ฝา˳ ยทรพั ยากรบคุ คล นอกจากนี˓ยังสามารถเปลีˑยนเอกสารสําคัญ ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลและจัดเก็บเอกสารทางวิศวกรรมทีˑสําคัญ ไว้ภายนอกในสถานทีˑทีˑปลอดภัย
ในหนังสอื อิเล็กทรอนกิ ส์เลม่ น˓ีเราได้สรุปใจความสาํ คญั และกล่าวถึงวิธีการทˑสี าํ คญั หกวิธีในการใช้RIM ทีˑผู้นาํ ตลาดนํามาใช้เพืˑอส่งมอบคุณค่าทีดีที ˑ ˑสุดให้ธุรกิจ ได้แก่:
ไอออนเมาน์เทนพร้อมทํางานกับคุณในทุกกา้วของการเดินทางนี˓ เรามีประสบการณ์มากกว่า 60 ปในการช่วยให้องค์กรมากกว่า ˣ 156,000 แห่งจัดเก็บ ปกปอง และบริหารจัดการข้อมูล เรามีสถานที ˔ ˑและสิˑงอํานวยความสะดวกระดับเวิลด์คลาสสําหรับการจัดเก็บ เอกสาร วิธีการทีˑผ่านการทดสอบแล้วสําหรับการจัดการเอกสารและข้อมูลทุกแบบ และเทคโนโลยีอันทันสมัยทีˑจะช่วยให้องค์กรของ คุณก้าวสู่การบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลทีˑดีกว่าเดิมได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
ไอออนเมาน์เทนมีความเชีˑยวชาญและมีประสบการณ์ในการจัดการกับการปฏิบตั ิตามกฎขอ้ บงั คับในทุกอุตสาหกรรม และการช่วย องค์กรจัดการเอกสารทางกายภาพและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์วิธีการของเราประกอบด้วยการกาํ หนดมาตรฐานสถานะทีˑเปนอยู่ ˞ การพัฒนาแผนโครงสร้างเพืˑอความก้าวหน้า การตรวจสอบการควบคุมความถูกต้องของข้อมูล การนําเทคโนโลยีทีˑเหมาะสมมาใช้ กับองค์กร การทํางานร่วมกันเหมือนผู้รบั จ้างทัˑวไป และการเก็บรักษาบทสนทนาและคําแนะนําในระดับสูงทุกครั˓ง — ก่อน ระหว่าง และหลังกระบวนการ
การเปลีˑยนความคิดใหม่ในการบริหารจัดการข้อมูลในองค์กรของคุณไม่ใช่เรืˑองง่าย การจัดทําโครงการทีˑพนักงานให้ความ ร่วมมือ มีความคล่องตัว และพนักงานปฏิบตั ิตามได้โดยไม่ลําบากจนเกินไปนั˓นเปนเรื ˞ ˑองทีˑทําได้ยาก และองค์กรยังให้ ความสนใจมากขึ˓นไม่เฉพาะการจัดการความเสีˑยงของข้อมูล การลดค่าใช้จ่าย และการปรบั ปรุงประสิทธิภาพ แต่ยังนํา คุณค่าจากข้อมูลมาใช้ได้ด้วย
ในการเริˑมจัดการกับเปาหมายที ˔ ˑใหญ่ขึ˓นเพืˑอให้การบรหิ ารจัดการข้อมูลเกิดขึ˓นในองค์กรของคุณ ขั˓นตอนแรกคือการใช้ RIM อย่างมีแบบแผน เมืˑอคุณจัดลําดับความสําคัญว่าส่วนใดทีˑคุณจะเพิˑมคุณค่าทางธุรกิจได้ในตอนนี˓ผ่านทางโครงการ RIM คุณก็จะวางรากฐานทีˑแข็งแกร่งเพืˑอให้บรรลุเปาหมาย ˔ IG ในอนาคตได้ ทว่าในการดําเนินการตามทิศทางดังกล่าว คุณค่าทางธุรกิจของวิธีบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลทีˑดีต้องสืˑอสารอย่างชัดเจนและอธิบายอยา่ งเหมาะสม การสนับสนุนจากผู้บริหารเปนสิ ˞ ˑงสําคัญ และการหาหุ้นส่วนทีˑเหมาะสมเปนขั ˞ ˓นตอนทีˑจําเป˞นและสําคัญในทิศทางทีˑถูกต้อง เมืˑอมีไอออนเมาน์เทนเป˞นหุ้นส่วนทีˑไว้ใจได้ คุณก็มีโอกาสทีˑดีทีˑสุดไม่เพียงการสืˑอสารวิสัยทัศน์เพืˑอส่งมอบคุณค่าทาง ธุรกิจผ่าน RIM เท่านั˓น แต่ได้ส่งมอบตามวิสัยทัศน์นั˓น และทําให้คําสัญญาของการจัดการข้อมูลทีˑดีเปนจริงได้สําเร็จ ˞ ตอนนี˓ถึงเวลาเริˑมต้นแล้ว
ก้าวไปข้างหน้าด้วยระบบดิจิทัลและระบบอัตโนมัติ
ผู้ให้บริการที่คุณเชื่อถือได้เพื่อการจัดการข้อมูลของคุณอย่างครอบคลุม
ระบบ digital workflow automation จาก Iron Mountain เป็นระบบการจัดองค์กรหรือระบบบริหารธุรกิจให้ทำงานแบบอัตโนมัติ รับโซลูชั่น workflow automation วันนี้!
Digital Transformation คืออะไรและมีความสำคัญอย่างไร แล้วขั้นตอนการก้าวสู่การเปลี่ยนแปลงดิจิทัลเริ่มจากอะไรบ้าง ไปเรียนรู้กัน
ระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล คืออะไร? เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลกับ Iron Mountain Thailand
รับคำปรึกษาฟรีวันนี้!