Дигитален архив
Дигитален архив
Дигитален архив | Решения за архивиране
Търсенето на точния документ и точната информация често отнема твърде дълго време, човешки ресурс и излишно усилие. Ние можем да ви ги спестим. Нещо повече, да ви помогнем да постигнете целите си много по-бързо и успешно.
Iron Mountain предоставя цялостно решение за създаване, организиране и лесно достъпване на дигитален архив. Ние ви предлагаме управление на ценната за вас информация в дигитален архив, което намалява рисковете и разходите и води до по-висока ефективност.
Знаем, че вашата работа изисква да балансирате идеи и информация. С нарастването на обема на информацията обаче управлението ѝ може да отнеме време и да се превърне в задължение през целия работен ден. Проследяването на всички физически записи на вашата компания с достъп при поискване се превръща в критична за бизнеса функция и от решаващо значение за вашия успех. Тук идва и нашето решение за организация на документи в дигитален архив.
С дигиталния архив на Iron Mountain ще имате цялостен поглед върху информацията, с която разполагате и ще имате бърз и лесен достъп до това, което ви трябва в момента. Преобразуването на вашите физически документи в дигитален архив ще ви позволи да разполагате с информацията си достатъчно бързо, за да вземете веднага правилното решение.
Ще вземем вашите документи, ще ги сканираме, ще ги организираме и ще ги направим лесно достъпни за вас в дигитален архив.
В същото време можете да бъдете напълно сигурни, че документите ви са защитени в нашия дигитален архив, защото Iron Mountain е доверен партньор за управление на информация от над 70 години.
Aвтоматизиране на работния процес чрез дигитален архив
Организирането на документите ви в дигитален архив автоматизира работния процес и го прави по-ефективен, елиминира административната досадна работа, осигурявайки време за резултати с по-висока стойност, по-бърза обработка и повишена точност.
Независимо дали търсите по-бързо и по-точно приключване на месеца или искате вашият служител да има повече време за съществената си работа, нашият дигитален архив ще подпомогне бързото постигане на целите на вашия бизнес.
Дигиталният архив не само ще автоматизира целия работен процес, но ще направи намирането на необходимата информация по-лесно, с по-голяма точност и много по-бързо.
От страниците на хартия до дигиталния архив
Дигиталният архив на Iron Mountain разполага с функцията за изобразяване на документи. Така хартиените документи могат да бъдат лесно сканирани и индексирани на базата на конкретни метаданни за бързо достъпване и извличане на данни от дигиталния архив.
Чрез изграждане на стандарти за високо качество през годините Iron Mountain гарантира и сигурността на физическите документи, които се преобразуват в дигитален архив.
Нещо повече, вие ще разполагате с гъвкав избор за цялостната организация на процеса по създаването на дигитален архив. Документите на хартия, които предстои да бъдат включени в дигитален архив, могат да бъдат доставени, взети от ваш адрес или заявени от склад на Iron Mountain. Всички документи се подготвят, сканират, индексират, проверяват за качество и се връщат обратно при вас под формата на дигитален архив.
Клиентите, които използват услугите ни съгласно препоръчаните от нас най-добри практики за дигитален архив, получават максимална полза от пълното проследяване на техните документи. Всичко това се случва чрез процеса на преобразуване в дигитален архив, който води до видима отчетност и сигурен надзор и управление на вашите данни. Контролът на качеството се извършва на всички етапи от подготовката, сканирането и индексирането, за да се гарантира, че се поддържа най-високо качество на изображението и данните в дигиталния архив.
Предимства на процеса по създаване на дигитален архив:
Функция за изобразяване на документи от дигиталния архив за бързо и лесно достъпване.
Сигурност на физическите документи, които се преобразуват в дигитален архив.
Гъвкав избор за цялостната организация на процеса по създаването на дигитален архив.
Контрол на качеството на всички етапи по създаването на дигитален архив.
Изображение при поискване в дигиталния архив
Когато извлечете файл от вашия дигитален архив в хранилището на Iron Mountain с помощта на услугата „Изображение при поискване“, ще получите електронно изображение на файла, който ви трябва. Тук разполагате с няколко опции. Можете да ви бъде осигурен достъп до него чрез защитен FTP сайт, да го получите по имейл като сигурно криптиран линк или като прикачен файл, както и да бъде хостван сигурно в Safe Search Web™.
Когато използвате нашето защитено уеб базирано хранилище за дигитален архив, ще можете бързо да получите достъп до електронния файл, който поискате, без да излагате оригиналния документ на риск от загуба, кражба или повреда. Освен това можете да защитите своя дигитален архив чрез въвеждането на работни роли с различни нива на достъп до информация.
Вече няма да губите време, докато чакате документът да бъде обработен. Ще си спестите и дългия път на сортирането му и пренасянето му от една папка в друга. Всичко ще бъде организирано в дигитален архив.
Междувременно вашите физически файлове ще бъдат на безопасно и сигурно място в складовото съоръжение на Iron Mountain.
Предимства на услугата „Изображение при поискване“ в дигиталния архив:
Получавате електронно изображение на файла от дигиталния архив, който ви трябва, бързо и сигурно.
Оригиналните документ са защитени от загуба, кражба или повреда.
Спестяване на време и ресурс.
Дигитална пощенска стая в дигиталния архив
Фирмите и организациите все повече се опитват да прилагат политиката „без хартия“. Това обаче не е напълно възможно, когато хартиената поща продължава да пристига и служителите ви се борят с организирането на големи обеми физически документи всеки месец. Представете си какво би било, ако можехте да сложите край на потока от хартия във вашия… Това може бързо и лесно да се организира в дигитален архив.
Комбинацията от опит в сканирането на документи, инфраструктурата и модерното и сигурно хранилище за облачно съхранение, прави нашата услуга „Дигитална пощенска стая“ подходяща именно за вас. Тя превръща вашата хартиена поща в дигитален архив и автоматизира още работни процеси.
Вие и вашите служители ще имате достъп до едно централно и сигурно място, в което бързо и лесно ще стигате до вашата поща, независимо къде се намирате, и с това да обогатите своя дигитален архив.
Предимства на „Дигиталната пощенска стая“ в дигиталния архив:
Лесно и бързо намиране на вашата поща от едно централно и сигурно място.
Подобрен и скъсен процес на общата работа и финалното ѝ одобрение.
Удобен и лесен достъп до дигиталната пощенска стая, където и да сте.
Удобен и лесен достъп до дигиталната пощенска стая, където и да сте.
СВЪРЖЕТЕ СЕ С IRON MOUNTAIN
