Warum gerade jetzt? 5 Gründe für das papierlose Konsulat

Whitepaper
Premium-Inhalt

Fünf parallel verlaufende Entwicklungen veranlassen Konsulate dazu, ihre papierbasierten Prozesse zu überdenken und immer mehr zu digitalisieren. Lesen Sie mehr dazu in unserem Whitepaper.

5 Reasons why Consulates are going paperless

Zusammenfassung

Schon seit Jahrzehnten hören wir, dass das papierlose Büro unmittelbar bevorsteht. Behörden jedoch haben sich lange gegen das Digitalisieren von Akten geweigert.

In europäischen Konsulaten beginnt sich das aktuell zu ändern.

Fünf parallel verlaufende Entwicklungen veranlassen sie dazu, ihre papierbasierten Prozesse zu überdenken und immer mehr zu digitalisieren.

 

Der Traum vom papierlosen Arbeiten

Vertreter:innen aus Wirtschaft und Technik fantasieren schon lange von einer Welt, in der kein Papier mehr benötigt wird. Im Juli 1975 veröffentlichte die BusinessWeek den Artikel The Office of the Future, in dem mehrere Führungskräfte gefragt wurden, wie sich Büroarbeitsplätze in den kommenden Jahrzehnten ändern würden.

Einige der Befragten rechneten mit dem papierlosen Büro innerhalb von nur 10 bis 15 Jahren. Vincent E. Giuliano von der Management Consulting-Firma Arthur D. Little beispielsweise meinte, bis 1980 würde ein erheblicher Teil des Papiers aus den Büros verschwunden sein und bis 1990 das meiste elektronisch ablaufen.

Auch George E. Pake, Leiter der Palo Alto Research Center von Xerox, prognostizierte, dass er 1995 einen fernseherähnlichen Bildschirm auf seinem Schreibtisch stehen haben würde. „Darauf werde ich Dokumente abrufen“, sagte er, „und auf Knopfdruck auf meine Post zugreifen können. Ich weiß nicht, ob ich dann noch so viel mit Papier zu tun haben will.“

Pakes Beschreibung der Computernutzung wirkt regelrecht hellseherisch, aber was die Menge an Papier angeht, die Unternehmen in den Neunzigerjahren doch noch behielten, irrte er sich gewaltig.

Auch Evelyn Berezin wurde im Artikel zitiert. Als Gründerin und Präsidenten von Redactron, einem frühen Hersteller von Textverarbeitungsgeräten, vertrat sie eine pessimistischere – und am Ende realistischere – Sichtweise. Auf die Frage, wann das papierlose Büro denn nun kommen würde, antwortete sie: „Das wird noch lange dauern. Bis Menschen ihre gewohnten Arbeitsweisen ändern, vergeht immer viel mehr Zeit, als wir glauben.“ Sie fügte hinzu: „In den 1950ern ging man in der EDV-Branche davon aus, dass bis 1960 die ganze Welt auf Computer umsteigen würde. Und das ist bis heute nicht passiert.“

Berezin sollte Recht behalten. Die Umstellung auf papierloses Arbeiten dauerte viel, viel länger, als die meisten zu Anfang dachten. Erst in den frühen 2000ern gewannen vollständig papierlose Prozesse an Beliebtheit. Der öffentliche Sektor indes hielt in großen Teilen noch bis in die 2020er an Papierformularen und -akten fest.

In den letzten Jahren hat das Digitalisierungstempo insbesondere in EU-Behörden jedoch erheblich angezogen. In Spanien und Portugal beispielsweise werden derzeit alte Akten im Umfang von etwa 4 Millionen Seiten digitalisiert, und in Frankreich arbeitet man daran, ca. 4,2 Millionen Seiten einzuscannen und digital zu speichern.

Dieses schnelle Umschwenken wirft Fragen auf: Warum halten so viele europäische Behörden ausgerechnet den jetzigen Zeitpunkt für richtig, um auf papierlose Prozesse umzustellen? Und: Sollten diejenigen Behörden, die bisher noch keine Digitalisierungsprojekte planen, schnellstmöglich nachziehen?

Warum gerade jetzt?

Konsulate haben sich über lange Zeit mit manuellen, papierbasierten Prozessen um ihre Bürger:innen im Ausland gekümmert. Was jetzt die Digitalisierung vorantreibt, sind fünf Faktoren:

1. Die ARF-Chance

Einer der Gründe, warum Behörden Digitalisierungsinitiativen nur zögerlich angehen, sind die erheblichen Anfangsinvestitionen. In den Regalen von Konsulaten und anderen Behörden stehen zum Teil Millionen von Aktenseiten. Es werden Scanner benötigt sowie digitale Speichersysteme mit einer ausreichend hohen Sicherheitsstufe für den Schutz personenbezogener Daten.

Doch noch schwerer als der finanzielle, wiegt der zeitliche Aufwand. Es kann Stunden dauern, Dokumente einzuscannen, die Ergebnisse zu prüfen und die Papierdokumente sicher zu vernichten. Wenn Konsulate versuchen, solche Projekte selbst durchzuführen, müssen sie so viel Personal einstellen und schulen, dass schnell die Budgets gesprengt werden. Und selbst dann könnte das Ganze noch Jahrzehnte dauern.

Hier kommt nun die Aufbau- und Resilienzfazilität (ARF)der EU ins Spiel. Darüber erhalten die Staaten finanzielle Mittel, mit denen sie professionelle Anbieter beauftragen können, die solche Digitalisierungsaufgaben in einem Bruchteil der Zeit erledigen.

Die ARF, eingerichtet als Reaktion auf die Coronapandemie und inzwischen auch den russischen Überfall auf die Ukraine, stellt den Mitgliedsländern Mittel für Projekte bereit, die mit den Zielen der EU übereinstimmen. Konkret stehen den europäischen Staaten insgesamt 723,8 Milliarden Euro zur Verfügung, aufgeteilt auf 385,8 Milliarden Euro Darlehen und 338 Milliarden Euro Finanzhilfen. Die ARF soll dazu beitragen, dass die EU ihr Ziel der Klimaneutralität bis 2050 erreicht, und Europa auf einen Weg der Digitalisierung bringen, um Arbeitsplätze zu schaffen und Wachstum anzuregen.

Jedes EU-Land hat seinen eigenen Plan zur Verwendung dieser Mittel. Viele möchten umweltfreundlicher werden, was Projekte zur digitalen Transformation in Konsulaten einschließt. Die anderweitig zu hohen Anfangsinvestitionen können nun auf diese Weise gut abgefedert werden.

Nachdem die Konsulate alle Dokumente eingescannt und auf vollständig digitale Prozesse umgestellt haben, stellen sie oft fest: Durch papierlose Prozesse lassen sich so viele Kosten einsparen, dass sich die Digitalisierung im Laufe der Zeit selbst finanziert. Da digitaler Speicher viel weniger Platz einnimmt als Aktenschränke, können sie ihre Büros verkleinern oder den gewonnenen Platz effizienter nutzen. Papierlose Prozesse erfordern außerdem in der Regel weniger Personal und ermöglichen ein schnelleres Arbeiten. Dank dieser Effizienzeffekte konnte ein Land nach der Digitalisierung von über 1,1 Millionen Dokumenten ganze 120.000 Euro sparen.

Behördliche Akten: die größten Herausforderungen

Sicherheit und Governance:
In den meisten Ländern ist es Pflicht, alle Unterlagen – sowohl physische als auch elektronische – auf dem eigenen Gelände aufzubewahren. Deshalb muss jeder Standort in der Lage sein, Sicherheit und Information Governance selbst sicherzustellen.
Manuelle Prozesse:
Die Arbeitsbelastung bei vielen Konsulaten steigt, während immer mehr Mitarbeitende wegfallen. 
Platzprobleme:
Viele Konsulate sind in kleinen, historischen Gebäuden im Innenstadtbereich angesiedelt, wo die Mieten hoch sind. Doch viele müssen Millionen von Dokumentenseiten lagern.
Nicht verbundene Datenbestände
Das Personal hat häufig Schwierigkeiten, Daten für Bürger:innen zu finden und zu überprüfen, weil sie in nicht miteinander verbundenen Systemen liegen oder nur auf Papier existieren. 

Laden Sie jetzt das komplette Whitepaper als PDF herunter, um mehr über die fünf Faktoren zu erfahren, die die Digitalisierung vorantreiben.