Iron Mountain blue mountains backdrop

Datenschutzhinweis

Stand: Oktober 2023

Datenschutzerklärung

Iron-Mountain-Gesellschaften als Datenverantwortliche

Die Iron Mountain Information Management, LLC in den U.S.A. und ihre Tochtergesellschaften („Iron Mountain“ oder „wir“) schätzen Ihre Privatsphäre. In diesem Datenschutzhinweis wird erläutert, wie Iron Mountain Informationen erhebt, verwendet und weitergibt, anhand derer Kunden, Interessenten, Anbieter, Geschäftspartner und Webseitenbesucher identifiziert werden können („personenbezogene Daten“), wenn wir als Datenverantwortliche auftreten. Ein Datenverantwortlicher ist eine Stelle, die entscheidet, warum und wie personenbezogene Daten verwendet (verarbeitet) werden.

Globale Standards und lokale Regelungen von Iron Mountain

In diesem Datenschutzhinweis sind unsere globalen Datenschutzstandards geregelt.

Neben den globalen Standards von Iron Mountain halten wir uns auch an alle einschlägigen und geltenden lokalen Datenschutzgesetze. Je nachdem, in welcher Region unser Betrieb gelegen ist, beachten wir daher u. a. die Datenschutz-Grundverordnung 2016/679 (EU-DSGVO) sowie die geltenden Datenschutzgesetze der EWR-Länder, in denen wir tätig werden, die britische Datenschutz-Grundverordnung (UK GDPR) und das britische Datenschutzgesetz 2018, das kalifornische Verbraucherdatenschutzgesetz 2018 (CCPA), das brasilianische Allgemeine Datenschutzgesetz 2020 (LGPD), das chinesische Allgemeine Datenschutzgesetz 2021 (PIPL) und das singapurische Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten 2012.

Landesspezifische Ergänzungen und lokale Datenschutzhinweise

Bestimmte Iron-Mountain-Tochtergesellschaften können verpflichtet sein, sich an lokale Datenschutzgesetze zu halten, nach denen sie ihre eigenen landesspezifischen Datenschutzerklärungen offenlegen müssen (und die Sie in der Regel von Ihrer lokalen Iron-Mountain-Tochtergesellschaft bei der Erhebung personenbezogener Daten erhalten). Die landesspezifischen Ergänzungen sind unter folgenden Links einsehbar:

Die übersetzte Fassung dieses Datenschutzhinweises finden Sie auf den entsprechenden Länderwebseiten. Die deutsche Fassung dieses Dokuments ist beispielsweise auf unseren deutschen Webseiten abrufbar.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden

Rechtliche Verarbeitungsgrundlagen

Unsere Geschäfte tätigen wir stets im Sinne des Privatsphäre- und Datenschutzes. Wir stellen sicher, dass es für die Verarbeitung eine legitime Grundlage gibt und diese nach geltendem Datenschutzrecht erfolgt. Meist erheben und verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten auf folgenden rechtlichen Grundlagen:

  • Vertragserfüllung: wenn die Verarbeitung für den Abschluss und die Erfüllung von Verträgen mit unserenKunden, Anbietern, Geschäftspartnern oder anderen Interessenträgern notwendig ist
  • Einwilligung: wenn Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben (z. B. zur Zusendung von Werbemitteilungen über unsere Produkte bzw. Dienstleistungen oder zur Verfolgung Ihrer Tätigkeiten auf unseren Webseiten mittels Cookies zur Verbesserung Ihrer Kundenerlebnisse)
  • Berechtigtes Interesse: wenn wir unseren berechtigten Geschäftszweck erreichen möchten (z. B. zur Darstellung eines für Ihren geografischen Standort relevanten Webseiteninhalts oder für anderweitige zugeschnittene Angebote), wobei wir uns auf ein solches berechtigtes Interesse nur berufen, wenn dies verhältnismäßig und dabei ein ausgewogenes Gleichgewicht zwischen unseren Geschäftszielen und Ihren Rechten auf Privatsphäre gewährleistet ist
  • Einhaltung geltender Gesetze: wenn die Verarbeitung zur Erfüllung unserer entsprechenden rechtlichen oder gesetzlichen Verpflichtungen notwendig ist (wenn wir bspw. personenbezogene Daten an die öffentliche Hand und an Steuerbehörden weitergeben müssen).
Erhebung und Verwendung personenbezogender Daten

Erhebung und Verwendung personenbezogender Daten

Je nachdem, welche Beziehung Sie zu Iron Mountain unterhalten, können wir vorbehaltlich der geltenden Gesetze und Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten wie folgt erheben und verwenden:

  • geschäftliche Kontaktdaten (Kunden, Interessenten, Anbieter): geschäftliche Kontaktangaben (z. B. geschäftlicher Ansprechpartner, berufliche Adresse, Telefonnummer); personenbezogene Daten von Kunden- und Anbietervertretern (z. B. Name, Kontaktdaten); strukturierte Daten (e.g., firmeneigene Daten); technische Informationen (z. B. Kundenportal, Nutzerkennungen und -passwörter, Zugriffsprotokolle), die für folgende Hauptzwecke verarbeitet werden: Vertragsverhandlung und -abschluss, Erfüllung behördlicher Auflagen, Geschäftsentwicklung und -beziehungen, Reklamationsbearbeitung, Verwaltung, Buchhaltung, Verbesserung unserer Angebote und Leistungserbringung gegenüber Kunden
  • personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Wirtschaftsprüfungen, Untersuchungen und Sorgfaltsprüfungen (Kunden, Anbieter): Name, Kontaktdaten (z. B. Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Titel/Position, Steuernummer, Bankverbindung sowie andere Informationen in Bezug auf die Anbieter- oder Kundenbeziehung, die für folgende Hauptzwecke verarbeitet werden: Wirtschaftsprüfung, Untersuchung, Betriebssicherheit, Erfüllung behördlicher Auflagen, Sorgfaltsprüfungskontrolle, Reklamationsbearbeitung, Beschreitung des Rechtswegs
  • Onlineerhebung personenbezogener Daten (Webseitenbesucher): auf Iron-Mountain-Webseiten erhobene Informationen wie Kontaktdaten, Anmeldeinformationen, Onlinekommentare sowie Rückmeldungen aus Onlineforen und -umfragen usw., die für folgende Hauptzwecke verarbeitet werden: Ermöglichung der effizienten Nutzung unserer Webseiten, Optimierung der Funktionalität solcher Webseiten, Kontaktaufnahme mit Kunden/Interessenten und Lieferanten in Onlineforen, Durchführung und Auswertung von Kundenzufriedenheitsumfragen
  • Personenbezogene Daten von Kindern: Wir fühlen uns für die Sicherheit von Kindern im Internet verantwortlich und werden niemals wissentlich personenbezogene Daten von Minderjährigen (Kindern unter 16 Jahren oder einer anderen gesetzlich festgelegten Altersgrenze) erheben.
  • Direktwerbung (Kunden, Interessenten): Wir könnten Ihre geschäftlichen Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse) verwenden, um Ihnen Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen zukommen zu lassen, die unserer Ansicht nach für Sie von Interesse sein könnten. Hierfür erstellen wir ggf. auch ein persönliches Profil mit geschäftsrelevanten Informationen über das Unternehmen, für das Sie arbeiten, oder unser Zusammenwirken mit dem Ziel, Ihnen und dem Unternehmen, für das Sie arbeiten, relevante Informationen und passende Angebote in Bezug auf unsere Produkte und Dienstleistungen anbieten zu können sowie unseren persönlichen Austausch mit Ihnen zu verbessern. Iron Mountain lässt Ihnen solche Mitteilungen (z. B. per E-Mail und/oder telefonisch) nur zukommen, sofern und solange Sie uns Ihre vorherige Einwilligung dazu erteilt haben („zustimmende Einwilligung“) oder dies zulässig ist, bis Sie dem Erhalt solcher Mitteilungen ausdrücklich widersprochen haben. Widerruf der Einwilligung oder ausdrücklicher Widerspruch bei Werbemitteilungen: Möchten Sie bei Ihnen eingehende Werbemitteilungen nicht mehr erhalten, können Sie hier jederzeit Ihre Einwilligung widerrufen oder ausdrücklich widersprechen.
Wie wir Cookies verwenden

Technologiegestützte Erhebung personenbezogener Daten (Webseitenbesucher): Auf Iron-Mountain-Webseiten kommen diverse Cookies und ähnliche Technologien zum Einsatz. Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die auf Ihrem Gerät abgelegt wird, wenn Sie eine Webseite besuchen. Mithilfe dieser Dateien lassen sich Nutzererlebnisse auf Iron-Mountain-Webseiten verbessern, indem auf die Interessen der Nutzer zugeschnittene Inhalte bereitgestellt und andere Funktionen aktiviert werden. Um zu steuern, welche Daten von Cookies und ähnlichen Technologien gesammelt werden, steht Ihnen eine Vielzahl an Programmen zur Verfügung. Sofern vorgeschrieben, setzt Iron Mountain Cookies nur mit Ihrer Einwilligung ein. Beispielsweise Cookies, mit denen Sie zugeschnittene Inhalte erhalten. Auf Iron-Mountain-Webseiten können Sie gewisse Cookies über deren Cookie-Banner oder Browsereinstellungen steuern.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben

Wir erheben personenbezogene Daten von:

  • Kunden und Interessenten (juristischen und natürlichen Personen),
  • Kundenvertretern und -bevollmächtigten (z. B. das Unternehmen zu Vertragsabwicklungszwecken vertretenden Personen),
  • Iron-Mountain-Webseitenbesuchern,
  • Dritten (Iron-Mountain-Anbietern),
  • Iron-Mountain-Gesellschaften/-Schwestergesellschaften,
  • öffentlichen Durchsetzungsbehörden wie Steuerbehörden, Gerichten, Verwaltungsbehörden usw. sowie
  • öffentlich zugänglichen Quellen (professionellen Social-Media-Plattformen, amtlichen Registern usw.) in dem nach geltenden Gesetzen und Vorschriften zulässigen Umfang.

Erhebung personenbezogener Daten als Datenverarbeiterin

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Kunden als Datenverarbeiterin, ohne Inhalt oder Herkunft solcher personenbezogenen Daten zu prüfen. Solche personenbezogenen Daten dürfen wir ausschließlich im Auftrag und Ermessen unserer Kunden verarbeiten. Diejenigen unserer Kunden, die unsere Leistungen auf diese Weise in Anspruch nehmen, sind Datenverantwortliche und für die Erteilung von Einwilligungen und Berechtigungen sowie für die Bereitstellung eines für die Erhebung und Verwendung solcher Informationen vorgeschriebenen Datenschutzhinweises verantwortlich.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben

Wir können Ihre personenbezogenen Daten intern (innerhalb des Iron-Mountain-Gesellschaftskonzerns) sowie extern (an Dritte wie unsere Lieferanten, Berater, Geschäftspartner für Iron Mountain) weitergeben. Vorbehaltlich geltender Gesetze und Vorschriften können wir Ihre personenbezogenen Daten in der unter diesem Punkt erläuterten Art und Weise weitergeben und/oder offenlegen.

Interne Weitergabe: Iron Mountain hat ihren Hauptsitz in Boston, Massachusetts (U.S.A.), wird jedoch weltweit tätig. Zur Erreichung geschäftlicher Ziele – im Sinne der Privatsphäre – können wir daher Ihre personenbezogenen Daten, wie in diesem Hinweis geregelt und beschrieben, an andere Iron-Mountain-Tochtergesellschaften weitergeben.

Externe Weitergabe: Zudem können wir Ihre personenbezogenen Daten u. a. an folgende Dritte weitergeben:

  • Iron-Mountain-Lieferanten: Die Leistungserbringung gegenüber Iron Mountain kann eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich machen (z. B. Bereitstellung eines Programms zur Kundenpflege oder allgemeine EDV-Unterstützung, Inumlaufbringung von Werbematerial usw.). In diesem Fall dürfen diese Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich nach Anweisungen von Iron Mountain sowie zur Erbringung von Dienstleistungen für uns erhalten und verarbeiten.
  • Andere Dritte zwecks Verkauf, Fusion oder Übertragung von Betrieben oder Betriebsteilen: Dazu gehören auch Sorgfaltsprüfungskontrollzwecke, für die ggf. auch personenbezogene Daten an Berater oder Finanzprüfer von Iron Mountain offengelegt werden müssen.
  • Öffentliche Hand: Zudem können wir gesetzlich verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten auch ohne Ihre Zustimmung offenzulegen. Solche Offenlegungen dienen u. a. (a) dem Nachkommen rechtmäßiger Aufforderungen der öffentlichen Hand oder von Regulierungsstellen sowie (b) dem Schutz von Rechten und Eigentum von Iron Mountain.

Iron-Mountain-Datenweitergabestandards

Ihre personenbezogenen Daten geben wir ohne Ihre Einwilligung ausschließlich zu folgenden Zwecken an Dritte weiter: (a) Erfüllung eines legitimen Geschäftszwecks von Iron Mountain (z. B. zur Inanspruchnahme einer von einem Lieferanten erbrachten Dienstleistung); (b) Nachkommen ordnungsgemäß autorisierter Aufforderungen der öffentlichen Hand; (c) Erfüllung geltender Gesetze und Vorschriften; (d) Durchsetzung/Schutz von Rechten und Eigentum von Iron Mountain; bzw. (e) Schutz der Rechte unserer Beschäftigten und anderer Personen, die im Rahmen des Zulässigen sowie jeweils nach geltendem Recht Iron-Mountain-Eigentum verwenden. Ihre personenbezogenen Daten werden von uns weder jetzt noch in Zukunft verkauft.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten international übermitteln

Ihre personenbezogenen Daten können global anderen Iron-Mountain-Gesellschaften und -Tochtergesellschaften sowie Dritten übermittelt oder von diesen eingesehen werden. Die Empfänger können sich in Ländern befinden, in denen nach Ansicht des Herkunftslands ggf. kein angemessenes Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten besteht.

Wir stellen sicher, dass personenbezogene Daten vorbehaltlich der Übermittlung in dem nach den einschlägigen Datenschutzgesetzen des Herkunftslands vorgeschriebenen Maße entsprechend geschützt sind. Bei der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten setzen wir regelmäßig auf eine oder mehrere der folgenden Maßnahmen:

  • Standardvertragsklauseln („SVK“) für internationale Übermittlungen personenbezogener Daten, sofern einschlägig und relevant (z. B. Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU, dem UK oder der Schweiz in Länder wie die U.S.A. und Indien): Wenn Sie mehr über die entsprechenden Garantien erfahren und/oder eine Kopie der SVK zur eigenen Prüfung erhalten möchten, schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an global.privacy@ironmountain.com.
  • Sofern nach geltendem Recht vorgeschrieben, bitten wir Sie um Ihre Einwilligung zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten.
  • Zur Ermöglichung der internen Übermittlung personenbezogener Daten hat Iron Mountain innerhalb ihres Gesellschaftskonzerns einen Unternehmensvertrag über die Übermittlung und Verarbeitung personenbezogener Daten abgeschlossen.
  • Iron Mountain hält sich an das EU-U.S. Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF), die UK Extension to the EU-U.S. DPF und das Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Swiss-U.S. DPF). Weitere Informationen finden Sie hier.
Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten sichern

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Zwecke ihrer Erhebung in der in diesem Hinweis erläuterten Form notwendig ist. Unter Umständen können wir Ihre personenbezogenen Daten über längere Zeiträume speichern, wenn wir beispielsweise aufgrund rechtlicher, gesetzlicher, steuerlicher oder buchhalterischer Anforderungen dazu angehalten sind. Unter bestimmten Umständen können wir Ihre personenbezogenen Daten über länger Zeiträume speichern, sodass uns eine genaue Aufzeichnung über Ihren Umgang mit uns vorliegt, falls es zu Beschwerden oder Problemen kommen sollte oder wir berechtigterweise davon ausgehen, dass sich hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten oder Handlungen ein Gerichtsverfahren abzeichnet.

Haben wir Ihre personenbezogenen Daten erhalten, um Ihnen Werbeinformationen über unsere Produkte und Dienstleistungen zukommen zu lassen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten speichern, solange Sie Ihre Meinung über den Erhalt solcher Informationen nicht ändern, beziehungsweise – sofern gesetzlich vorgeschrieben – früher löschen, falls Sie im Anschluss an unsere Mitteilungen kein Interesse an unseren Produkten und Dienstleistungen bekunden (z. B. inaktiv sind), um so künftige Kontaktaufnahmen mit Ihnen zu Werbezwecken zu vermeiden. Über die sich bei uns befindlichen Aufzeichnungen führen wir ein Datenspeicherverzeichnis. Werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigt, so werden wir sie entweder durch das Löschen von Dateien und Shreddern von Papieraufzeichnungen aus unserem Bestand entfernen oder so anonymisieren, dass wir Sie nicht mehr identifizieren können. Durch die bei Iron Mountain geltenden speziellen internen Richtlinien wird gewährleistet, dass wir die Speichervorgaben einhalten.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten sichern

Wir schützen Ihre personenbezogenen Daten stets nach höchsten Sicherheitsstandards. Um zu gewährleisten, dass Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust oder unbefugter Verwendung, Einsichtnahme bzw. Offenlegung geschützt sind, treffen wir stets geeignete technische, organisatorische und administrative Maßnahmen. Zu den von uns ergriffenen Schritten gehören u. a. das Stellen von Vertraulichkeitsanforderungen an unsere Beschäftigten und Dienstleister oder die Vernichtung bzw. dauerhafte Anonymisierung personenbezogener Daten, wenn diese für die Zwecke ihrer Erhebung nicht mehr benötigt werden. Wir prüfen stets aktuelle marktübliche Normen (bspw. ISO-Normen) und halten uns über die dem mit dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten einhergehenden Risiko angemessenen neuesten Sicherheitsmaßnahmen auf dem Laufenden.

Betroffenen- / Verbraucherrechte: Auskunft über und Verantwortung für Ihre personenbezogenen Daten

Wir wahren Ihre Betroffenen-/Verbraucherrechte, wobei Sie folgende(s) Ihnen nach einschlägigen Datenschutzgesetzen zustehende(n) Recht(e) ausüben können:

  1. Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und auf den Erhalt einer Kopie derselben, wobei Sie beachten sollten, dass wir ggf. zunächst Ihre Identität überprüfen müssen, um sowohl eine Offenlegung gegenüber einer unbefugten Person zu vermeiden als auch das Recht anderer Personen auf Privatsphäre zu wahren, wenn wir Ihnen Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten erteilen oder Ihnen eine Kopie derselben zur Verfügung stellen;
  2. Recht auf Berichtigung bzw. Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, falls Daten unrichtig oder unvollständig sind;
  3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie bspw. die Richtigkeit der Verarbeitung in Frage stellen, wobei wir die Verarbeitung nur einschränken, bis Ihr Anliegen überprüft ist;
  4. Recht auf Löschung bzw. Anonymisierung Ihrer personenbezogenen Daten (nach der DSGVO „Recht auf Vergessenwerden“), sofern keine Ausnahmen gelten und wir bspw. rechtlich zu einer solchen Verarbeitung berechtigt sind;
  5. Recht auf Sicherstellung der sog. „Datenübertragbarkeit“, wobei Iron Mountain Ihre personenbezogenen Daten auf Ihren Wunsch einer anderen Organisation/Gesellschaft „übermitteln“ könnte, wenn die Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung oder zur Erfüllung eines Vertrags erfolgt;
  6. Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, wenn wir bspw. Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses oder zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten und die Verarbeitung automatisiert erfolgt;
  7. Recht auf Erhalt einer Kopie über die bei Übermittlungen außerhalb Ihrer Rechtsordnung hinsichtlich personenbezogener Daten vorgesehenen Garantien, z. B. die Kopie von SVK;
  8. Recht, Beschwerde bei Ihrer lokalen Aufsichtsbehörde einzulegen, sprich einer Datenschutzbehörde wie dem britischen Information Commissioner's Office (ICO);
  9. Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt).

Vorbehaltlich rechtlicher und anderer zulässiger Erwägungen unternehmen wir jegliche zumutbare Anstrengung, um Ihre Anfrage schnellstmöglich zu beantworten (in jedem Fall innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist) oder Sie zu informieren, falls wir zur Erfüllung Ihres Anliegens weitere Auskünfte benötigen. Mitunter kann es vorkommen, dass Ihr Zugriff auf bzw. Ihre Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten nur eingeschränkt möglich ist, sofern dies nach geltendem Recht vorgeschrieben oder zulässig ist. Bevor wir die gewünschten personenbezogenen Daten Ihnen gegenüber offenlegen, bitten wir Sie zur Überprüfung Ihrer Identität und zu Sicherheitszwecken gegebenenfalls um zusätzliche Informationen. Zudem behalten wir uns vor, im gesetzlich zulässigen Rahmen eine Gebühr zu verlangen, wenn beispielsweise Ihr Verlangen unbegründet oder unverhältnismäßig sein sollte.

Ihr Kontakt zu uns

Mit Anliegen, Beschwerden oder Fragen rund um das Thema Datenschutz können Sie sich wie folgt an Iron Mountain wenden:

Datenschutz & Regelüberwachung Global
Globaler Datenschutzbeauftragter
Konzern-Datenschutzbeauftragter EWR/UK
global.privacy@ironmountain.com

Die Bezeichnung und Kontaktdaten Ihrer lokalen Tochtergesellschaft finden Sie nach entsprechender Auswahl von Region und Land hier (bei Crozier-Gesellschaften hier). Wir werden versuchen, zu gewährleisten, dass Ihre Beschwerde zeitnah und sachgerecht geklärt wird, und Ihre Anfragen und Beschwerden vertraulich behandeln. Sobald ermittelt wurde, ob nach lokalen Regelungen eine Frist zur Klärung Ihres Anliegens gilt, wird Sie unser Vertreter binnen eines angemessenen Zeitraums nach Zugang Ihrer Beschwerde kontaktieren.

Änderungen dieses Datenschutzhinweises

Wenn wir diesen Datenschutzhinweis auf den neuesten Stand bringen, werden wir stets eine mit dem Überarbeitungsdatum versehene überarbeitete Fassung dieses Datenschutzhinweises veröffentlichen. Über den Link Datenschutzhinweis/Datenschutzrichtlinie auf jeder Iron-Mountain-Webseite werden Sie ganz einfach zur neuesten Fassung dieses Datenschutzhinweises weitergeleitet.

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Wir erheben personenbezogene Daten von:

\n
    \n
  • Kunden und Interessenten (juristischen und natürlichen Personen),
  • \n
  • Kundenvertretern und -bevollmächtigten (z. B. das Unternehmen zu Vertragsabwicklungszwecken vertretenden Personen),
  • \n
  • Iron-Mountain-Webseitenbesuchern,
  • \n
  • Dritten (Iron-Mountain-Anbietern),
  • \n
  • Iron-Mountain-Gesellschaften/-Schwestergesellschaften,
  • \n
  • öffentlichen Durchsetzungsbehörden wie Steuerbehörden, Gerichten, Verwaltungsbehörden usw. sowie
  • \n
  • öffentlich zugänglichen Quellen (professionellen Social-Media-Plattformen, amtlichen Registern usw.) in dem nach geltenden Gesetzen und Vorschriften zulässigen Umfang.
  • \n
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Erhebung personenbezogener Daten als Datenverarbeiterin

\n

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Kunden als Datenverarbeiterin, ohne Inhalt oder Herkunft solcher personenbezogenen Daten zu prüfen. Solche personenbezogenen Daten dürfen wir ausschließlich im Auftrag und Ermessen unserer Kunden verarbeiten. Diejenigen unserer Kunden, die unsere Leistungen auf diese Weise in Anspruch nehmen, sind Datenverantwortliche und für die Erteilung von Einwilligungen und Berechtigungen sowie für die Bereitstellung eines für die Erhebung und Verwendung solcher Informationen vorgeschriebenen Datenschutzhinweises verantwortlich.

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Wir können Ihre personenbezogenen Daten intern (innerhalb des Iron-Mountain-Gesellschaftskonzerns) sowie extern (an Dritte wie unsere Lieferanten, Berater, Geschäftspartner für Iron Mountain) weitergeben. Vorbehaltlich geltender Gesetze und Vorschriften können wir Ihre personenbezogenen Daten in der unter diesem Punkt erläuterten Art und Weise weitergeben und/oder offenlegen.

\n

Interne Weitergabe: Iron Mountain hat ihren Hauptsitz in Boston, Massachusetts (U.S.A.), wird jedoch weltweit tätig. Zur Erreichung geschäftlicher Ziele – im Sinne der Privatsphäre – können wir daher Ihre personenbezogenen Daten, wie in diesem Hinweis geregelt und beschrieben, an andere Iron-Mountain-Tochtergesellschaften weitergeben.

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Externe Weitergabe: Zudem können wir Ihre personenbezogenen Daten u. a. an folgende Dritte weitergeben:

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    \n
  • Iron-Mountain-Lieferanten: Die Leistungserbringung gegenüber Iron Mountain kann eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich machen (z. B. Bereitstellung eines Programms zur Kundenpflege oder allgemeine EDV-Unterstützung, Inumlaufbringung von Werbematerial usw.). In diesem Fall dürfen diese Unternehmen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich nach Anweisungen von Iron Mountain sowie zur Erbringung von Dienstleistungen für uns erhalten und verarbeiten.
  • \n
  • Andere Dritte zwecks Verkauf, Fusion oder Übertragung von Betrieben oder Betriebsteilen: Dazu gehören auch Sorgfaltsprüfungskontrollzwecke, für die ggf. auch personenbezogene Daten an Berater oder Finanzprüfer von Iron Mountain offengelegt werden müssen.
  • \n
  • Öffentliche Hand: Zudem können wir gesetzlich verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten auch ohne Ihre Zustimmung offenzulegen. Solche Offenlegungen dienen u. a. (a) dem Nachkommen rechtmäßiger Aufforderungen der öffentlichen Hand oder von Regulierungsstellen sowie (b) dem Schutz von Rechten und Eigentum von Iron Mountain.
  • \n
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Iron-Mountain-Datenweitergabestandards

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Ihre personenbezogenen Daten geben wir ohne Ihre Einwilligung ausschließlich zu folgenden Zwecken an Dritte weiter: (a) Erfüllung eines legitimen Geschäftszwecks von Iron Mountain (z. B. zur Inanspruchnahme einer von einem Lieferanten erbrachten Dienstleistung); (b) Nachkommen ordnungsgemäß autorisierter Aufforderungen der öffentlichen Hand; (c) Erfüllung geltender Gesetze und Vorschriften; (d) Durchsetzung/Schutz von Rechten und Eigentum von Iron Mountain; bzw. (e) Schutz der Rechte unserer Beschäftigten und anderer Personen, die im Rahmen des Zulässigen sowie jeweils nach geltendem Recht Iron-Mountain-Eigentum verwenden. Ihre personenbezogenen Daten werden von uns weder jetzt noch in Zukunft verkauft.

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Ihre personenbezogenen Daten können global anderen Iron-Mountain-Gesellschaften und -Tochtergesellschaften sowie Dritten übermittelt oder von diesen eingesehen werden. Die Empfänger können sich in Ländern befinden, in denen nach Ansicht des Herkunftslands ggf. kein angemessenes Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten besteht.

\n

Wir stellen sicher, dass personenbezogene Daten vorbehaltlich der Übermittlung in dem nach den einschlägigen Datenschutzgesetzen des Herkunftslands vorgeschriebenen Maße entsprechend geschützt sind. Bei der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten setzen wir regelmäßig auf eine oder mehrere der folgenden Maßnahmen:

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    \n
  • Standardvertragsklauseln („SVK“) für internationale Übermittlungen personenbezogener Daten, sofern einschlägig und relevant (z. B. Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU, dem UK oder der Schweiz in Länder wie die U.S.A. und Indien): Wenn Sie mehr über die entsprechenden Garantien erfahren und/oder eine Kopie der SVK zur eigenen Prüfung erhalten möchten, schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an global.privacy@ironmountain.com.
  • \n
  • Sofern nach geltendem Recht vorgeschrieben, bitten wir Sie um Ihre Einwilligung zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten.
  • \n
  • Zur Ermöglichung der internen Übermittlung personenbezogener Daten hat Iron Mountain innerhalb ihres Gesellschaftskonzerns einen Unternehmensvertrag über die Übermittlung und Verarbeitung personenbezogener Daten abgeschlossen.
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  • Iron Mountain hält sich an das EU-U.S. Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF), die UK Extension to the EU-U.S. DPF und das Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Swiss-U.S. DPF). Weitere Informationen finden Sie hier.
  • \n
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Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Zwecke ihrer Erhebung in der in diesem Hinweis erläuterten Form notwendig ist. Unter Umständen können wir Ihre personenbezogenen Daten über längere Zeiträume speichern, wenn wir beispielsweise aufgrund rechtlicher, gesetzlicher, steuerlicher oder buchhalterischer Anforderungen dazu angehalten sind. Unter bestimmten Umständen können wir Ihre personenbezogenen Daten über länger Zeiträume speichern, sodass uns eine genaue Aufzeichnung über Ihren Umgang mit uns vorliegt, falls es zu Beschwerden oder Problemen kommen sollte oder wir berechtigterweise davon ausgehen, dass sich hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten oder Handlungen ein Gerichtsverfahren abzeichnet.

\n

Haben wir Ihre personenbezogenen Daten erhalten, um Ihnen Werbeinformationen über unsere Produkte und Dienstleistungen zukommen zu lassen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten speichern, solange Sie Ihre Meinung über den Erhalt solcher Informationen nicht ändern, beziehungsweise – sofern gesetzlich vorgeschrieben – früher löschen, falls Sie im Anschluss an unsere Mitteilungen kein Interesse an unseren Produkten und Dienstleistungen bekunden (z. B. inaktiv sind), um so künftige Kontaktaufnahmen mit Ihnen zu Werbezwecken zu vermeiden. Über die sich bei uns befindlichen Aufzeichnungen führen wir ein Datenspeicherverzeichnis. Werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigt, so werden wir sie entweder durch das Löschen von Dateien und Shreddern von Papieraufzeichnungen aus unserem Bestand entfernen oder so anonymisieren, dass wir Sie nicht mehr identifizieren können. Durch die bei Iron Mountain geltenden speziellen internen Richtlinien wird gewährleistet, dass wir die Speichervorgaben einhalten.

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Wir schützen Ihre personenbezogenen Daten stets nach höchsten Sicherheitsstandards. Um zu gewährleisten, dass Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust oder unbefugter Verwendung, Einsichtnahme bzw. Offenlegung geschützt sind, treffen wir stets geeignete technische, organisatorische und administrative Maßnahmen. Zu den von uns ergriffenen Schritten gehören u. a. das Stellen von Vertraulichkeitsanforderungen an unsere Beschäftigten und Dienstleister oder die Vernichtung bzw. dauerhafte Anonymisierung personenbezogener Daten, wenn diese für die Zwecke ihrer Erhebung nicht mehr benötigt werden. Wir prüfen stets aktuelle marktübliche Normen (bspw. ISO-Normen) und halten uns über die dem mit dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten einhergehenden Risiko angemessenen neuesten Sicherheitsmaßnahmen auf dem Laufenden.\n

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Wir wahren Ihre Betroffenen-/Verbraucherrechte, wobei Sie folgende(s) Ihnen nach einschlägigen Datenschutzgesetzen zustehende(n) Recht(e) ausüben können:

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    \n
  1. Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und auf den Erhalt einer Kopie derselben, wobei Sie beachten sollten, dass wir ggf. zunächst Ihre Identität überprüfen müssen, um sowohl eine Offenlegung gegenüber einer unbefugten Person zu vermeiden als auch das Recht anderer Personen auf Privatsphäre zu wahren, wenn wir Ihnen Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten erteilen oder Ihnen eine Kopie derselben zur Verfügung stellen;
  2. \n
  3. Recht auf Berichtigung bzw. Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, falls Daten unrichtig oder unvollständig sind;
  4. \n
  5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie bspw. die Richtigkeit der Verarbeitung in Frage stellen, wobei wir die Verarbeitung nur einschränken, bis Ihr Anliegen überprüft ist;
  6. \n
  7. Recht auf Löschung bzw. Anonymisierung Ihrer personenbezogenen Daten (nach der DSGVO „Recht auf Vergessenwerden“), sofern keine Ausnahmen gelten und wir bspw. rechtlich zu einer solchen Verarbeitung berechtigt sind;
  8. \n
  9. Recht auf Sicherstellung der sog. „Datenübertragbarkeit“, wobei Iron Mountain Ihre personenbezogenen Daten auf Ihren Wunsch einer anderen Organisation/Gesellschaft „übermitteln“ könnte, wenn die Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung oder zur Erfüllung eines Vertrags erfolgt;
  10. \n
  11. Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, wenn wir bspw. Ihre personenbezogenen Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses oder zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten und die Verarbeitung automatisiert erfolgt;
  12. \n
  13. Recht auf Erhalt einer Kopie über die bei Übermittlungen außerhalb Ihrer Rechtsordnung hinsichtlich personenbezogener Daten vorgesehenen Garantien, z. B. die Kopie von SVK;
  14. \n
  15. Recht, Beschwerde bei Ihrer lokalen Aufsichtsbehörde einzulegen, sprich einer Datenschutzbehörde wie dem britischen Information Commissioner's Office (ICO);
  16. \n
  17. Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt).
  18. \n
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Vorbehaltlich rechtlicher und anderer zulässiger Erwägungen unternehmen wir jegliche zumutbare Anstrengung, um Ihre Anfrage schnellstmöglich zu beantworten (in jedem Fall innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist) oder Sie zu informieren, falls wir zur Erfüllung Ihres Anliegens weitere Auskünfte benötigen. Mitunter kann es vorkommen, dass Ihr Zugriff auf bzw. Ihre Kontrolle über Ihre personenbezogenen Daten nur eingeschränkt möglich ist, sofern dies nach geltendem Recht vorgeschrieben oder zulässig ist. Bevor wir die gewünschten personenbezogenen Daten Ihnen gegenüber offenlegen, bitten wir Sie zur Überprüfung Ihrer Identität und zu Sicherheitszwecken gegebenenfalls um zusätzliche Informationen. Zudem behalten wir uns vor, im gesetzlich zulässigen Rahmen eine Gebühr zu verlangen, wenn beispielsweise Ihr Verlangen unbegründet oder unverhältnismäßig sein sollte.\n

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Mit Anliegen, Beschwerden oder Fragen rund um das Thema Datenschutz können Sie sich wie folgt an Iron Mountain wenden:

\n

Datenschutz & Regelüberwachung Global
\nGlobaler Datenschutzbeauftragter
\nKonzern-Datenschutzbeauftragter EWR/UK
\nglobal.privacy@ironmountain.com

\n

Die Bezeichnung und Kontaktdaten Ihrer lokalen Tochtergesellschaft finden Sie nach entsprechender Auswahl von Region und Land hier (bei Crozier-Gesellschaften hier). Wir werden versuchen, zu gewährleisten, dass Ihre Beschwerde zeitnah und sachgerecht geklärt wird, und Ihre Anfragen und Beschwerden vertraulich behandeln. Sobald ermittelt wurde, ob nach lokalen Regelungen eine Frist zur Klärung Ihres Anliegens gilt, wird Sie unser Vertreter binnen eines angemessenen Zeitraums nach Zugang Ihrer Beschwerde kontaktieren.

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Wenn wir diesen Datenschutzhinweis auf den neuesten Stand bringen, werden wir stets eine mit dem Überarbeitungsdatum versehene überarbeitete Fassung dieses Datenschutzhinweises veröffentlichen. Über den Link Datenschutzhinweis/Datenschutzrichtlinie auf jeder Iron-Mountain-Webseite werden Sie ganz einfach zur neuesten Fassung dieses Datenschutzhinweises weitergeleitet.

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