Abläufe optimieren
KI-gestützte Automatisierung extrahiert wichtige Daten, leitet Post automatisch weiter und integriert Postdaten nahtlos in Ihre wichtigsten Geschäftsprozesse und Systeme.
InSight DXP
Posteingang digitalisieren
Transformieren Sie Ihre Post. Bringen Sie Ihr Business voran.
InSight DXP-Übersicht
Dabei hilft Ihnen die digitale Postverarbeitung
Sicherer Zugriff
Durch rollenbasierten Zugriff können User:innen effektiver zusammenarbeiten – egal wo.
Betriebserkenntnisse erhalten
Dashboards zeigen eine visuelle Darstellung von Leistungskennzahlen und Trends.
Plattformübergreifende Verbindung
Durch die Integration mit im Unternehmen vorhandenen Systemen wie E-Mail, Salesforce und Microsoft Office Suite können Sie Daten plattform- und fachbereichsübergreifend verbinden, in nachgelagerte Prozesse einspeisen und die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern. Durch eine verfügbare Integration mit der Lösung Policy Center von Iron Mountain können Sie sogar Regeln für die Aufbewahrung von Dokumenten auf Ihre digitalisierte Post anwenden.
Finanztransaktionen beschleunigen
Automatisieren Sie kritische Arbeitsabläufe wie die Verarbeitung von Rechnungen und Schadensfällen, die Validierung von Hypotheken nach Abschluss und die Unterstützung bei der Kreditvergabe, um die Einzahlung von Schecks und die Buchung auf Hauptbuchkonten zu beschleunigen.
Konsolidierung von Anbietern
Iron Mountain verwaltet den gesamten Lebenszyklus Ihrer Post – von der Erfassung über die Integration bis zur endgültigen Entsorgung.
Post digitalisieren lassen: angepasst an die Anforderungen Ihres Unternehmens
Um schnell genug zu reagieren, müssen alle Dokumente ohne Verzögerung effizient verteilt und gelesen werden. Doch der Weg des Papiers ist langsam – besser, Sie lassen im Rahmen des Informationsmanagements Ihre Post digitalisieren. Mit Iron Mountain und einer maßgeschneiderten Lösung für Ihr Unternehmen steigen Sie sicher und professionell auf den digitalen Posteingang um.
Modernisierung der Poststelle: Entwickeln Sie sich mit den Anforderungen Ihres Unternehmens
Für Unternehmen war die Korrespondenz in Papierform schon immer vorherrschend und zuverlässig. Wie ein Uhrwerk kommt die Post rein und geht raus. Aber all diese eingehenden Dokumente müssen rechtzeitig und effizient verteilt, bestätigt und bearbeitet werden. Erfahren Sie im Folgenden mehr über die drei Arten der Poststelle und wie Sie Ihre modernisieren können, indem Sie Ihre Post digitalisieren lassen.
Traditionell
Manuelle Prozesse
In der traditionellen Poststelle kommen große Mengen von Papierpost an, die manuell sortiert und verteilt werden müssen. Die Folge:
Traditionell
- Geringe Produktivität, da das Sortieren und Verteilen in die richtigen Abteilungen und an die richtigen Personen zeitaufwendig ist
- Niedrige Kundenzufriedenheit
- Mögliche Compliance-Verstöße und rechtliche Probleme
- Verlust sensibler Informationen
- Umständliche Unterstützung für Mitarbeiter:innen im Homeoffice
Digital
Digitalisierte Post, Weiterleitung
Digitale Poststellen oder Digital Mails funktionieren über intelligente Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP):
Digital
- Papierpost scannen und digitalisieren, sodass sie digital abgerufen werden kann
- Metadaten extrahieren – für effizientes Suchen
- Prüfung und Validierung
- Klassifizierung durch KI/ML
- Zugriffsregeln und Weiterleitung
- Audit-Tracking für eine bessere Compliance
Intelligent
Automatisierte Postverarbeitung, Metadaten-Extrahierung und Workflows
Intelligente Mailrooms bieten alle Vorteile eines Digital Mails über eine Content-Services-Platform (CSP):
Intelligent
- Content-Management, Information-Governance
- Intelligente Metadaten-Extrahierung and -Anreicherung
- Such- und Abruffunktion
- Zusammenarbeit
- Prozessautomatisierung
- Föderiertes Multi-Repository
- OCR-Funktionen für optische Zeichenerkennung
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Post digitalisieren – häufig gestellte Fragen
Wie funktioniert ein digitaler Posteingang?
Alle Briefpost, die Sie erhalten, wird zuverlässig und sicher zu unseren Scan-Einrichtungen transportiert und dort digitalisiert. Im Anschluss stehen Ihnen alle Dokumente in digitaler Form zur Verfügung. Der digitale Posteingang befreit sie somit von der Papierflut.
Wie können Unternehmen Ihre Post digitalisieren lassen?
Das gelingt mit Iron Mountain ganz einfach – wir übernehmen alle Schritte von der Abholung Ihrer Post über das Einscannen und die digitale Bereitstellung bis hin zur Rücksendung, Einlagerung oder Vernichtung des Papiers.
Wie stellt Iron Mountain sicher, dass die digitale Post zu den richtigen Empfänger:innen gelangt?
Sie ordnen alle User einer Benutzergruppe zu. In Kombination mit Metadaten-Sicherheitsregeln wird so sichergestellt, dass die Post stets zu den richtigen Adressat:innen gelangt. Das Implementierungsteam von Iron Mountain sorgt dafür, dass in Ihrem Unternehmen und Ihrer digitalen Poststelle die richtigen Rollen und Regeln für Datenschutz und -sicherheit aktiv sind.
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