Digitalisierung der Justiz

Effiziente und rechtskonforme Lösungen für die digitale und hybride Aktenführung

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Ordnungsämter, Behörden und Gerichte digital aufstellen

Die Digitalisierung im kommunalen Bereich, insbesondere im Segment Recht und Ordnung, steht vor einem entscheidenden Wendepunkt. Durch gesetzliche Neuerungen bietet sich aktuell eine hervorragende Gelegenheit, ihre Verwaltungsprozesse nachhaltig zu optimieren. Dazu gehören das Gesetz zur weiteren Digitalisierung der Justiz und die technische Richtlinie TR-RESISCAN.

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TR RESISCAN & rechtssichere Digitalisierung - Was steckt dahinter?

Erfahren Sie in unserem Webinar, was hinter TR RESISCAN steckt und wie Sie die Technische Richtlinie zum rechtssicheren Scannen erfolgreich in Ihre digitale Archivierungsstrategie integrieren.

9. April 2025

Herausforderungen papierbasierter Prozesse

Viele Behörden, darunter Ordnungsämter, die Polizei und untere Gerichte, sehen sich mit der Herausforderung konfrontiert, große Mengen an papierbasierten Akten und Dokumenten zu verwalten. Ob es um Bußgeldverfahren, die Gewerbeüberwachung oder Vertragsmanagement geht – analoge Prozesse sind zeitaufwendig, kostenintensiv und fehleranfällig. Die Verwaltung physischer Akten bindet personelle Ressourcen und erschwert gleichzeitig den schnellen Zugriff zu dringend benötigten Informationen.

Gerade im Bereich der Ordnungswidrigkeiten führt dies oft zu langen Bearbeitungszeiten, einem hohen Verwaltungsaufwand und einer erhöhten Fehleranfälligkeit. Ähnliche Probleme entstehen bei Gerichten, die zahlreiche Dokumente zu Rechtsstreitigkeiten rechtssicher archivieren und schnell abrufbar machen müssen. Dass die Vorgangsbearbeitung digital ablaufen und elektronisch abgewickelt werden kann, scheint vielerorts noch in weiter Ferne. Iron Mountain ändert das!

Der optimale Zeitpunkt für die Digitalisierung der Justiz ist jetzt

Durch die Einführung des Gesetzes zur weiteren Digitalisierung der Justiz sind elektronische Akten offiziell anerkannt und gesetzlich abgesichert. Besonders relevant hierbei ist die technische Richtlinie TR-RESISCAN, die sicherstellt, dass digitale Dokumente und Akten rechtlich genauso belastbar sind wie ihre Papierpendants. Dies bedeutet konkret, dass elektronische Verwarnungs- und Bußgeldakten, beispielsweise bei Parkverstößen, nun vollständig und rechtskonform papierbasierte Akten ersetzen dürfen.

Dieser Wandel eröffnet die Chance, Verwaltungsprozesse im Bereich Recht und Ordnung vollständig elektronisch zu gestalten, was zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Für viele Behörden, die sich kurz vor oder mitten in der Umstellung befinden, bietet sich jetzt die Gelegenheit, die Effizienz ihrer Abläufe deutlich zu steigern und gleichzeitig Compliance und Rechtssicherheit zu verbessern. Mit Iron Mountain bringen Sie die Digitalisierung der Justiz voran. Fragen Sie jetzt Ihr unverbindliches Angebot an!

The lawyer fills out important documents on tablet

Iron Mountain – Digitalisierung maßgeschneidert für Justizbehörden

Iron Mountain unterstützt Sie gezielt bei der Umsetzung Ihrer digitalen Transformation im Bereich Recht und Ordnung. Unsere speziellen Lösungen für das Scannen von Dokumenten und die digitale Archivierung sind exakt auf die Bedürfnisse von Staatsanwaltschaft, Polizei, Gerichten und Ordnungsämtern abgestimmt. Unsere Expert:innen stellen sicher, dass sowohl die Effizienz als auch die Rechtssicherheit gewährleistet sind.

Digitale Ordnungswidrigkeitenakten und elektronische Bußgeldverfahren

Iron Mountain bietet innovative Lösungen zur Digitalisierung von Bußgeldverfahren. Die digitale OWI-Akte ersetzt die traditionelle papierbasierte Aktenführung vollständig. Beispielsweise Parkverstöße können dadurch elektronisch abgewickelt und jederzeit rechtssicher dokumentiert werden. Dies reduziert die Bearbeitungszeit erheblich und steigert die Effizienz des gesamten Verfahrens. Gleichzeitig erfüllen Sie damit die gesetzlichen Anforderungen und gewährleisten, dass elektronische Akten vor Gericht uneingeschränkt Bestand haben.

Digitale Vorgangsbearbeitung im Ordnungsamt

Die digitale Vorgangsbearbeitung speziell für Ordnungsämter ist ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung der Justiz. Genehmigungen, etwa für Gaststätten oder Sondernutzungen öffentlicher Flächen, lassen sich so vollständig elektronisch bearbeiten und archivieren. Das spart Ressourcen, verbessert die Transparenz für Unternehmer:innen und Bürger:innen und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Die Verfügbarkeit digitaler Akten ermöglicht zudem einen schnellen und ortsunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Dokumente.

Digitales Dokumentenarchiv für Rechtsämter

Rechtsämter stehen vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Dokumenten – Verträge, Satzungen, Rechtsstreitigkeiten – rechtssicher und langfristig zu archivieren. Iron Mountain stellt hierfür ein digitales Dokumentenarchiv bereit, das höchste Sicherheitsstandards erfüllt und eine effiziente, zentrale Ablage aller relevanten Dokumente ermöglicht. Das System gewährleistet schnelle, sichere Zugriffe und erfüllt die rechtlichen Anforderungen zur Langzeitarchivierung gemäß TR-RESISCAN.

Vertragsmanagement zentral und digital

Ein weiterer Schwerpunkt der digitalisierten Justiz liegt auf dem Vertragsmanagement für Rechts- und Ordnungsangelegenheiten. Sie verwalten zahlreiche Verträge unterschiedlichster Art. Iron Mountain bietet Ihnen maßgeschneiderte Lösungen, um diese zentral zu digitalisieren, transparent zu managen und sicher zu archivieren. Dies erleichtert die Vertragsüberwachung, reduziert Risiken (z. B. hinsichtlich Datenschutzverstößen) und verbessert die Compliance deutlich.

Iron Mountain InSight Content Management

Elektronisches System für Dokumentenmanagement und Workflow Automation

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Automatisieren Sie Backoffice-Workflows, reduzieren Sie Ihren IT-Aufwand, vermeiden Sie hohen Kapitaleinsatz und senken Sie Betriebskosten mit der intelligenten Dokumentenverarbeitung und Workflow Automation von Iron Mountain.

Scannen von Dokumenten und digitale Archivierung

Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen und zentralisieren Sie Ihre Informationen.

5 Vorteile der digitalen Lösungen von Iron Mountain

Die Vorteile der Umstellung auf das digitale Ordnungsamt sowie elektronische Verfahren und Archive mit Iron Mountain liegen klar auf der Hand:

Effizienzsteigerung: Digitale Prozesse beschleunigen die Bearbeitung deutlich und reduzieren personelle und materielle Aufwände.
Kostensenkung: Druck-, Lagerungs- und Bearbeitungskosten fallen weg und der administrative Aufwand verringert sich.
erhöhte Rechtssicherheit und Compliance: Die digitalen Akten erfüllen alle gesetzlichen Vorgaben, sind vollständig rechtskonform und gerichtsverwertbar.
einfache Systemintegration: Alle Digitalisierungslösungen von Iron Mountain lassen sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren.
langfristige Archivierung und schnelle Zugriffe: Digitale Archive ermöglichen schnelles Auffinden und ortsunabhängige Nutzung von Dokumenten.

Die hybride Aktenführung

Das Bundesministerium für Justiz in Deutschland hat die hybride Aktenführung zugelassen, damit in Papier begonnene Akten schnell auf E-Akten umgestellt werden können. Das bedeutet, dass nicht alle Papierdokumente für die digitale Nutzung und Bearbeitung gescannt werden müssen. Stattdessen ist es möglich, hybrid mit beiden Aktenformen zu verfahren. Erst zum 1. Januar 2026 ist es erforderlich, dass alle neu angelegten Justizakten elektronisch geführt werden.

Iron Mountain hat sich auf die hybride Aktenführung für die Justiz spezialisiert und stellt bei Bedarf auch sicherheitsüberprüftes Personal für VS-NfD-Akten. Unsere Expert:innen sind berechtigt, mit Verschlusssachen verschiedener Vertraulichkeitsgrade zu arbeiten, und leisten für Staatsanwaltschaften, Polizei und Gerichte einen wichtigen Beitrag der Hybridaktenführung. Sie können von uns also nicht nur komplette Aktenbestände digitalisieren lassen, sondern Akten auch auslagern und das Scannen nach Bedarf anweisen.

Iron Mountain unterstützt Sie bei der digitalen Transformation im Bereich Recht und Ordnung

Setzen Sie auf Sicherheit, Effizienz und Rechtskonformität – und damit auf Iron Mountain. Kontaktieren Sie uns noch heute für weitere Informationen und ein unverbindliches Beratungsgespräch, in dem wir Ihre individuellen Bedürfnisse und Anforderungen gezielt besprechen können. Die digitale Zukunft der Justiz beginnt jetzt.

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Wir verfügen über die Erfahrung und das Fachwissen, um Ihre Unternehmensprozesse zu optimieren und gleichzeitig die Sicherheit Ihrer Unternehmens- und Kundendaten zu gewährleisten. Gemeinsam können wir Ihrer Arbeit noch mehr Bedeutung verleihen.

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FAQ

Was besagt das Gesetz zur weiteren Digitalisierung der Justiz?

Das Gesetz zur weiteren Digitalisierung der Justiz ist am 1. Januar 2022 in Kraft getreten und ergänzt bestehende Regelungen zur Einführung elektronischer Akten und zur digitalen Kommunikation in der Justiz. Es schafft die rechtlichen Grundlagen für die umfassende Nutzung digitaler Technologien in Gerichtsverfahren und fördert insbesondere die Einführung der elektronischen Akte, den digitalen Rechtsverkehr sowie die Automatisierung einfacher Verfahrensschritte. Ziel ist eine moderne, schnellere und effizientere Justizverwaltung, die auf Papier weitgehend verzichten kann.

Wofür steht TR RESISCAN?

TR RESISCAN ist eine technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Sie beschreibt die Anforderungen an das ersetzende Scannen – also das rechtssichere Digitalisieren von Papierdokumenten, sodass das Original vernichtet werden darf. Damit wird sichergestellt, dass die digitalen Kopien gerichtsfest und manipulationssicher sind. Iron Mountain ist TR-RESISCAN-zertifiziert bis zum Schutzbedarf “sehr hoch” und genügt damit auch den höchsten Kundenansprüchen.

Was sind VS-NfD-Akten?

VS-NfD-Akten (Verschlusssachen: nur für den Dienstgebrauch) dürfen nur von berechtigten Personen eingesehen werden. Die unbefugte Kenntnisnahme könnte für die Interessen oder das Ansehen des (Bundes-)Landes nachteilig sein. Es handelt sich um die unterste Geheimhaltungsstufe für Behörden.