Leave paper behind with modern banking solutions from Iron Mountain

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Bankwesen Informationsmanagement

Kosten sparen und Prozesse automatisieren mit höchster Compliance

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Das Konto auf dem Sofa eröffnen, Geld via Smartphone überweisen. Selbst Immobilienkredite schließen wir inzwischen ab, ohne nur einmal eine Filiale zu betreten. Nach außen hin ist Banking fast vollständig digital geworden, und auch intern arbeitet heute niemand mehr wie vor 10 oder gar 20 Jahren. Doch vom prozessoptimierten, nahezu papierlosen Büro und Arbeiten sind viele Banken trotzdem noch weit entfernt.

Problemfall Kreditabteilung

Insbesondere in der Kreditabteilung ist häufig noch sehr viel Papier in Umlauf. Hier werden E-Mails ausgedruckt, damit die Papierakte im Regal vollständig ist. Handschriftliche Aktennotizen und Bearbeitungsvermerke werden abgeheftet, die Wände in den Büros sind mit Aktenordnern zugestellt.

Interne Abläufe dauern unnötig lang, wenn Papierunterlagen durch viele Hände gehen müssen. Fehler passieren, Dokumente werden falsch abgelegt, oder die Kaffeetasse kippt auf dem Schreibtisch um – und schon stockt das ganze System.

In den Archiven verstaubt währenddessen eine noch viel größere Menge an Unterlagen: Akten zu laufenden Krediten, die jahrzehntelang nicht angefasst werden, und Dokumente zu aufgelösten Darlehen, die nur auf das Ende ihrer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht warten. All dieses Papier nimmt Unmengen an Platz weg – und kann beispielsweise bei einem Wassereinbruch im Keller irreparabel beschädigt werden.

Kontakt

Ein Klick statt Wühlen im Ordner

Wie praktisch wäre es,

  • alle Unterlagen mit einem Klick durchsuchen und innerhalb von Sekunden die benötigten Informationen finden zu können – im Büro oder im Homeoffice.
  • sie mit einem weiteren Klick automatisch zur nächsten Bearbeitungsstelle zu schicken, statt eine E-Mail zu verfassen oder gar mit der Umlaufmappe unter dem Arm loszulaufen.
  • den Datenschatz, der in all Ihren Akten steckt, auswerten zu können, um zum Beispiel bessere Finanzierungsentscheidungen zu treffen.
  • sich darauf verlassen zu können, dass kein Dokument mehr verloren geht – und nur von zugriffsberechtigten Mitarbeitenden geöffnet werden kann.
  • Ihr Unternehmen für alle abgelegten Dokumente (physisch & digital, Kunden, Personal, Dienstleister uvm.) mit einer Retention Policy arbeiten könnte und somit auf einfache Art die Aufbewahrungsfristen einhält und stets zu neuesten regulatorischen Anforderungen informiert wird.

Relevante Kundenprojekte

Betrugsanalyse

Eine große US-Bank hatte mit einer hohen Zahl von Scheckbetrügen zu kämpfen. Infolgedessen wurde es notwendig, sehr viele bereits verarbeitete Schecks in einem besonders straffen Zeitrahmen zu überprüfen. Die Bank verfügte nicht über das Personal sowie die benötigten Fachkenntnisse und Technologien zur Datenerfassung, um die Schecks innerhalb der Frist zu bearbeiten.
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Lösung

Iron Mountain konfigurierte in kürzester Zeit eine Lösung für den Empfang der Schecks, erfasste die erforderlichen Metadaten daraus sowohl mit automatisierten als auch mit manuellen Verfahren und übermittelte diese Daten dann an den Kunden zurück.

Ergebnisse

  • Fristen wurden eingehalten und erforderliche Analysen durchgeführt
  • Lösung von Iron Mountain für das Incident Management und die tägliche Überwachung angewendet

Digitalisierung von Aktenbeständen

Ein weltweit tätiger Finanzdienstleister konsolidierte landesweit seine Einrichtungen und suchte nach Möglichkeiten, den verfügbaren Platz optimal zu nutzen. Das Unternehmen hatte Probleme mit der Verwaltung der physischen Akten, die in Schränken in der Nähe der Mitarbeitenden aufbewahrt wurden, die Zugriff auf die jeweiligen Akten benötigten. Das Ziel war es, den Zugriff auf diese Akten für autorisierte Personen zu vereinfachen, da das Unternehmen zu einer mobileren und dezentraleren Arbeitsweise übergehen wollte.
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Lösung

In Zusammenarbeit mit dem Kunden entwickelte Iron Mountain eine ganzheitliche Lösung zur Digitalisierung regelmäßig benötigter Akten und eine Image-on-Demand-Lösung für weniger aktive Dateien. So wurden Geschäftsabläufe optimiert und der Zugriff auf Informationen für Mitarbeitende erleichtert.

Ergebnisse

  • Geringere Betriebskosten
  • Verkürzte Bearbeitungszeiten
  • Bessere Kontrolle und Transparenz der Prozesse
  • Kostenoptimierung mit Scanning auf Abruf
  • Einheitliches Indexierungsschema zur Verwaltung von Bestandsakten

Verwaltung von HR-Dokumenten

Ein weltweit tätiges Dienstleistungsunternehmen wollte seine Personalakten besser verwalten, einschließlich bereits bestehender Dokumente. Diese Aufgabe wurde immer schwieriger, vor allem als das Unternehmen eine mobile Arbeitsstrategie einführte, die Mitarbeitenden noch mehr Flexibilität bot, da sie nun von überall aus arbeiten konnten.
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Lösung

Iron Mountain entwickelte einen zentralisierten Erfassungsprozess, um Personaldokumente bereits beim Eingang zu erfassen, glich diese Dokumente mit der Personaldatenbank des Kunden ab und erstellte ein Inventar der Dokumenttypen.

Ergebnisse

  • Weniger Duplikate und Geisterakten
  • Geringere Kosten für die Bearbeitung eingehender Dokumente
  • Bessere Compliance durch Mitarbeiterunterlagen auf dem neuesten Stand

Data Centers

Ein multinationales Investment- und Finanzdienstleistungsunternehmen suchte nach einer Rechenzentrumslösung, die eine schnelle Skalierung ermöglicht. Es sollten sowohl die steigende Marktnachfrage befriedigt als auch Nachhaltigkeits- und Sicherheitsaspekte berücksichtigt werden. Zudem mussten strenge Terminvorgaben eingehalten werden, um eine reibungslose Markteinführung zu gewährleisten.
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Lösung

Das Unternehmen wählte ein modulares Rechenzentrum von Iron Mountain als ideale Lösung für seine Rechenzentrumsinitiative. Dies führte zu einem PUE-Wert von knapp 1,1. Das MOD bietet zudem eine in sich geschlossene Umgebung für zusätzliche Sicherheit und Skalierbarkeit.

Ergebnisse

  • Skalierbarkeit
  • Nachhaltigkeit
  • Schnelle Markteinführung
  • 75 %
    schneller werden Geldwäschefälle durch KI gelöst
  • 65

    Jahre arbeiten wir bereits mit Kund:innen aus dem Finanzsektor zusammen

  • > 95 %
    der Finanzdienstleister nutzen unsere Lösungen für einen reibungslosen Betrieb
  • 2.500

    der besten Finanzdienstleister haben sich für uns entschieden

    (International Banker)

Personal an der Belastungsgrenze

Jemand müsste all diese Papierberge sortieren und einscannen. Doch Ihr Personal in den Fachabteilungen und in der IT ist mit seinen täglichen Aufgaben schon mehr als ausgelastet. Gerade, nachdem u.a. niedrige Zinsen zu Kosten- und Effizienzmaßnahmen geführt haben. Ihre Angestellten haben keine Zeit zum Digitalisieren ihrer Papierdokumente, weil sie schon einen zu großen Teil ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen, Abheften und Verschicken eben dieser Unterlagen verbringen. Ein Teufelskreis.

PDF-Scans sind nicht besser als Papier

Hinzu kommt: Einfach alle Dokumente einzuscannen und auf Festplatten abzulegen, wäre auch nicht die Lösung. Für eine optimale Information Governance, zur Automatisierung von Geschäftsabläufen und zum Analysieren Ihrer Informationsbestände müssen die Unterlagen erst einmal richtig aufbereitet werden: maschinenlesbar, klassifiziert, mit Metadaten versehen und in eine einheitliche Aktenstruktur überführt.

All das ist mit internen Ressourcen nicht zu bewerkstelligen.

Lassen Sie sich bei Ihrer digitalen Transformation deshalb von einem spezialisierten Anbieter unterstützen. Ihre Mitarbeitenden können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, sodass Sie unter dem Strich sogar noch Geld sparen.

Sie sind unsicher, welches Angebot oder welche Lösung für Ihr Unternehmen die richtige ist? Was Ihnen am meisten nützen würde – und was für Sie nicht relevant ist? Dann öffnen Sie Ihre Türen für Iron Mountain Clean Start: Wir sehen uns zunächst kostenfrei Ihre Räumlichkeiten an und analysieren, welche Lösungen für Ihre Anforderungen am besten geeignet sind.

Mit professioneller Unterstützung schneller ans Ziel

Wir übernehmen das Sortieren und Einscannen, lagern aufbewahrungspflichtige Unterlagen in unseren hochsicheren Archiven und schaffen damit Platz in Ihren Büros. Wir vernichten rechtssicher Akten, Datenträger und auch IT-Geräte, die Sie nicht mehr benötigen. Anschließend sorgen wir dafür, dass Sie jederzeit und überall auf Ihre Dokumente zugreifen und sie durchsuchen können. Mit unseren modularen Best-of-Class-Lösungen schaffen wir die Grundlage für digitale Workflows und transformieren manuelle zu digitalen Prozessen.

Vorteile digitaler Prozesse

  • Kosten senken -durch effizientere Abläufe und Platzeinsparung
  • Sicherheit und Compliance -sind leichter zu gewährleisten
  • Personal wird entlastet -durch Automatisierung von Prozessen
  • Kundendienst verbessert sich -mit kürzeren Bearbeitungszeiten
  • Fundiertere Entscheidungen -gestützt von KI und maschinellem Lernen
  • Innovative Dienstleistungen -können entwickelt werden
Why work with Iron Mountain?

Warum Iron Mountain?


Wir verfügen über die Erfahrung und das Fachwissen, um Ihre Unternehmensprozesse zu optimieren und gleichzeitig die Sicherheit Ihrer Unternehmens- und Kundendaten zu gewährleisten. Gemeinsam können wir Ihrer Arbeit noch mehr Bedeutung verleihen.


Über uns

Vor zehn Jahren sind alle auf den Digitalisierungszug aufgesprungen, und niemand hat sich über das Verkleinern von Archiven Gedanken gemacht.


Amy KeithPhysical Security Officer and Business Continuity Plan Manager, Purdue Federal

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