Externe Aktenarchivierung
Lagern Sie Ihre Akten und Vermögenswerte in unseren hochsicheren und zertifizierten Archivierungscentern.
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Akten extern sicher lagern und archivieren
Informationen bilden das Herz jeder Organisation. Der Schutz und die Handhabung dieser wertvollen Vermögenswerte sind daher essenziell.
Iron Mountain unterstützt Sie beim Sichten und Identifizieren der Akten und Unterlagen, die in unsere sicheren Archivierungseinrichtungen ausgelagert und dort aufbewahrt werden sollen. Mithilfe Ihrer eigenen Terminologie klassifizieren und kennzeichnen wir die Dokumente und verfolgen sie bei Bedarf mit RIFD-Etiketten. Anschließend stehen Sie Ihnen in unserem intuitiven Webportal Iron Mountain Connect™ zur Verfügung, sodass Sie die benötigten Akten und Informationen schnell finden und abrufen können.
Wir archivieren nicht nur Ihre Akten, Datenträger und wichtigen Dokumente sicher extern, sondern kontrollieren den gesamten Prozess. Wir sorgen für revisionssicheren Transport vom und zum Archiv und unterstützen Sie dabei, Ihre Akten optimal zu lagern, zu schützen und zu verwalten. Vertrauen Sie auf unsere Spezialist:innen für externes Archiv-, Akten- und Informationsmanagement!
5 Vorteile der externen Aktenarchivierung für Unternehmen
Mehr erfahren1. Platzersparnis
Durch die Auslagerung von Akten und weiteren Assets können Sie wertvollen Büroraum freisetzen und effizienter nutzen.
Wir verfügen über jahrzehntelange Erfahrung
- 30.000Akten und Dokumente bewegen wir für einen unserer Kunden in Deutschland täglich.
- 240.000 Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen uns ihre Informationen und Vermögenswerte zur sicheren Archivierung und Speicherung an.
- 95%der Fortune 1000 Unternehmen betreuen wir mit unseren Services.
Externe Aktenarchivierung mit Iron Mountain
Iron Mountain hält sich an strenge Sicherheitsanforderungen. Unsere hochsicheren Archivierungscenter erfüllen alle wichtigen Ansprüche an eine zuverlässige externe Aktenlagerung, insbesondere:
Wovon hängen die Kosten einer externen Aktenarchivierung ab?
Die Kosten für eine externe Aktenlagerung richten sich nach den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens und dem Umfang Ihres Archivbestands. Eine pauschale Preisangabe ist deshalb in der Regel nicht sinnvoll.
Zu den relevanten Faktoren gehören unter anderem:
- Anzahl und Umfang der einzulagernden Akten und Archivkartons
- Abholung und Transport der Bestände
- erforderliche Erfassung und Indexierung
- gewünschte Lagerungsbedingungen
- Umfang und Häufigkeit späterer Aktenabrufe
- zusätzliche Services wie Digitalisierung oder Bestandsbereinigung
Iron Mountain entwickelt auf Grundlage Ihres vorhandenen Bestands und Ihrer Anforderungen eine passende Archivierungslösung.
So funktioniert das sichere Archivmanagement von Iron Mountain
Bestandsverlegung
Haben Sie sich für die Aktenlagerung und -archivierung bei Iron Mountain entschieden, kümmern sich unsere Spezialist:innen um alles: Wir bereinigen und packen die Archivkartons und Akten an Ihrem Standort und transportieren sie zu den Archivierungscentern von Iron Mountain. Wahlweise verpacken wir Ihre Unterlagen in standardisierte RFID-kompatible Archivkartons von Iron Mountain und erfassen Metadaten zur Beschreibung des Kartoninhalts. Wenn Sie es wünschen, listen wir jede Akte aus dem Karton einzeln auf.
Standortzusammenlegung / Umzüge
Jeder Quadratmeter kostet. Optimieren Sie die Nutzung Ihrer Immobilien, indem Sie wertvolle Flächen freisetzen: Überlassen Sie die sichere Aktenlagerung und -archivierung Iron Mountain und erhalten Sie so kostbaren Raum zurück. Wir unterstützen Sie dabei, die Akten und Dokumente zu identifizieren, die in ein Archivcenter von Iron Mountain ausgelagert werden können.
Bereinigung von Archivräumen
Bestandsaufnahme – Audit Services
Es ist wichtig, zu wissen, welche Bestände Sie haben, damit Sie schnell auf Anfragen oder Überprüfungen reagieren können. Audit Services von Iron Mountain bieten dedizierte Räumlichkeiten in unseren Archivierungscentern, um Bestandsaufnahmen durchzuführen. Neben dem Bereitstellen von Räumlichkeiten können wir Ihnen aber auch beim Audit Ihrer Archivkartons helfen, Akten vorbereiten und die Materialhandhabung unterstützen.
Wiederherstellung von Dokumenten
Neben der reinen Aktenlagerung und -archivierung ist Iron Mountain darauf spezialisiert, Akten zu reinigen und wiederherzustellen. Ob sie durch Natur- oder von Menschen verursachte Katastrophen oder durch Kontaminierungsstoffe, Staub, Schimmel, Wasser oder Schädlingsbefall angegriffen wurden, wir stellen sie wieder her.
Wann lohnt es sich, Akten und Archive auszulagern?
Die externe Aktenarchivierung ist nicht nur bei akutem Platzmangel sinnvoll. Unternehmen entscheiden sich häufig auch im Zuge organisatorischer Veränderungen dafür, bestehende Archivbestände neu zu strukturieren und extern aufzubewahren.
Typische Anlässe sind beispielsweise:
- ein Umzug oder die Verkleinerung von Büroflächen
- die Zusammenlegung oder Schließung von Standorten
- stark wachsende Aktenbestände
- historisch gewachsene und schwer überschaubare Archive
- Unternehmensübernahmen, Fusionen oder Veräußerungen
- die Vorbereitung einer schrittweisen Digitalisierung
- hoher interner Aufwand für Lagerung und Aktenverwaltung
Iron Mountain unterstützt Sie dabei, bestehende Bestände zu analysieren, geeignete Akten für die externe Lagerung zu identifizieren und die Überführung in ein strukturiertes Archiv vorzubereiten.
Ungeordnete Aktenbestände mit Smart Sort und Smart Reveal strukturieren
Nicht jedes bestehende Archiv ist bereits vollständig erfasst oder eindeutig strukturiert. Gerade bei historisch gewachsenen Beständen, übernommenen Archiven oder ungekennzeichneten Archivkartons ist häufig zunächst unklar, welche Unterlagen noch benötigt, aufbewahrt, digitalisiert oder vernichtet werden können.
Mit Iron Mountain Smart Sort und Smart Reveal können Sie solche Bestände systematisch analysieren und neu strukturieren.
Smart Sort eignet sich für Aktenbestände, bei denen Informationen zu den einzelnen Akten vorhanden sind, die Unterlagen jedoch neu sortiert und organisiert werden müssen. Die Akten können beispielsweise nach Vernichtungsdatum, Aktentyp, eindeutiger Kennung oder anderen definierten Kriterien geordnet werden. So lassen sich Entscheidungen über Aufbewahrung, Digitalisierung oder Vernichtung zuverlässiger treffen.
Smart Reveal unterstützt dagegen bei Archivkartons, deren Inhalt gar nicht oder nur unzureichend bekannt ist. Iron Mountain erfasst vorhandene Informationen und Bilder des Kartoninhalts, sodass Sie einen besseren Überblick über Ihre Bestände erhalten. Anschließend können Sie entscheiden, ob Kartons beispielsweise weiter aufbewahrt, genauer erfasst, digitalisiert oder einer anderen Bearbeitung zugeführt werden sollen.
Vertrauen Sie den Spezialist:innen für Informationsmanagement und sichere externe Aktenlagerung und -archivierung
Nicht nur vertrauen uns mehr als 240.000 Unternehmen weltweit, auch verfügen wir über jahrelange Erfahrung in Aktenarchivierung und -lagerung: Seit 1951 stehen wir Unternehmen dabei zur Seite. Mit umfassenden Services, sicheren Archivierungscentern und intuitiven modernen Softwarelösungen sorgen wir dafür, dass Ihre Informationen optimal geschützt und für Sie zugänglich sind. Sie sparen wertvolle Flächen, Zeit und Ressourcen, die Sie ins Tagesgeschäft investieren können.
Möchten Sie aufräumen und auf unser Angebot zur Aktenlagerung zurückgreifen? Kontaktieren Sie uns für eine erste unverbindliche Beratung zur externen Archivierung von Dokumenten und mehr.
Elevate the power of your work
"Das System ist extrem flexibel. So haben wir die Möglichkeit das Archiv je nach Bedarf auszubauen oder zu verkleinern. Inzwischen kann unsere Abteilung nicht mehr ohne diese Lösung arbeiten."
"Kundenvertrauen ist in unserem Geschäft entscheidend. Iron Mountain ist ein vertrauenswürdiger Partner, der uns hilft, die Sicherheitsüberprüfung des Betriebes beim Verteidigungsministerium ("List-X-Status“) aufrechtzuerhalten."
"Bei der Auswahl des Dienstleisters war einer der wichtigsten Aspekte die Qualität des Services. Iron Mountain bringt eine sehr gute Leistung und hält die vereinbarten Servicelevel zu unserer Zufriedenheit ein.“
Jetzt loslegen
Wir helfen Ihnen gern.
Häufig gestellte Fragen
Ich benötige Hilfe beim Aussortieren veralteter Akten aus meinen Büroräumen. Unterstützt Iron Mountain bei einem Büroumzug, einer Schließung oder einem Aufräumprojekt?
Ja, im Rahmen unseres Clean-Start-Programms führt ein:e Iron Mountain Expert:in eine kostenlose Bewertung Ihrer Räumlichkeiten und der dort gelagerten Informationen durch. Anschließend geben wir Ihnen Empfehlungen, wie Sie Ihre Büroräume am besten organisieren, indem Sie Akten in ein sicheres externes Lager überführen.
Ich muss schnell und problemlos auf meine Akten zugreifen können, selbst wenn sie extern gelagert werden. Ist das möglich?
Ja, wir können Ihre Akten liefern. Alternativ können wir alles Nötige mit unserem Service „Image on Demand“ digitalisieren – von einzelnen Dokumenten bis hin zu ganzen Aktenkartons.
Ich muss meine Akten schnell und problemlos verwalten können. Ist das möglich?
Ja! Mithilfe von Iron Mountain Connect™ haben Sie rund um die Uhr Zugriff. Greifen Sie auf Ihren Bestand zu, suchen Sie nach Akten, fordern Sie (physische oder digitale) Akten an und verwalten Sie all Ihre Akten – online und von überall aus. Mit unserer Hilfe können Sie mühelos und effizient auf ausgelagerte Akten zugreifen.
Ich verfüge über eine Vielzahl an Akten, von denen einige eine besondere Art der Handhabung erfordern, z. B. in Bezug auf die Klimatisierung. Kann ein einzelner Anbieter das bewältigen?
Iron Mountain hat sich auf verschiedene Lageranforderungen spezialisiert. Wir bieten diverse Lagermöglichkeiten – angefangen bei der Standardlagerung über klimakontrollierte Hochsicherheitsarchive bis hin zu einer abgesicherten, unterirdischen Anlage für eine langfristige Lagerung. Bei Bedarf errichten wir sogar Hochsicherheitsarchive nach Ihren genauen Vorstellungen. Wir kümmern uns um alles.
Ich benötige Hilfe beim Aussortieren veralteter Akten, um meine Kosten und Risiken zu senken. Unterstützt Iron Mountain meine Projekte?
Ja. Wir helfen Ihnen gerne – unabhängig von der Anforderung Ihres Projekts oder der Komplexität Ihres Archivs. Unsere Smart Records Cleanup Suite umfasst technologiebasierte Lösungen, die Ihren Aktenbestand vereinfachen, sortieren und strukturieren. So können Sie ganz einfach entscheiden, welche Akten Sie behalten, rechtssicher vernichten oder digitalisieren möchten, und zwar unabhängig davon, wie viele Akten Sie lagern oder wo.
Es fällt mir schwer, sämtliche Vorschriften bezüglich der Aufbewahrung von Daten einzuhalten. Kann Iron Mountain mir hierbei helfen?
Die Lösung Iron Mountain Policy Center ist eine benutzerfreundliche, cloudbasierte Plattform zur Verwaltung von Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien. Hier erhalten Sie einen Überblick über Ihre Aufbewahrungsfristen und können deren Einhaltung nachweisen.
Ich benötige einen Partner für die Aktenverwaltung, der mir sichere und Compliance-gerechte Einrichtungen sowie benutzerfreundliche Verwaltungstools bietet. Gibt es so etwas?
Iron Mountain ist in allen drei Punkten die perfekte Wahl: Wir bieten branchenführende Sicherheit, umfassende Unterstützung im Hinblick auf Compliance sowie die benutzerfreundliche Plattform Iron Mountain Connect™ für eine nahtlose Verwaltung. Bei uns finden Sie eine umfassende, integrierte Lösung für die Anforderungen an Ihr Daten- und Informationsmanagement.
Was kann ich tun, wenn ich nicht weiß, welche Akten sich in meinen Archivkartons befinden?
Sind Archivkartons gar nicht oder nur unzureichend beschriftet, kann Iron Mountain Smart Reveal dabei helfen, mehr Klarheit über den Bestand zu schaffen. Dazu werden Informationen zu den Kartons beziehungsweise zu ihrem Inhalt erfasst und durch Bilder dokumentiert. Auf dieser Grundlage können Sie anschließend entscheiden, welche Bestände weiter aufbewahrt, erfasst, digitalisiert oder anderweitig bearbeitet werden sollen.
Wie kann ich große ungeordnete Aktenbestände sortieren?
Mit Iron Mountain Smart Sort lassen sich größere Bestände nach festgelegten Kriterien neu organisieren, beispielsweise nach Vernichtungsdatum, Aktentyp, Status oder einer eindeutigen Kennung. Das erleichtert die weitere Verwaltung und unterstützt Entscheidungen darüber, welche Unterlagen aufbewahrt, digitalisiert oder nach den geltenden Vorgaben vernichtet werden sollen.
Muss ich meine Papierakten digitalisieren, bevor ich sie extern archiviere?
Nein. Papierakten können weiterhin physisch archiviert werden. Je nach Bedarf können anschließend einzelne Dokumente gescannt und digital bereitgestellt werden. So lassen sich physische Archivierung und digitale Prozesse miteinander verbinden, ohne dass zunächst der gesamte Aktenbestand digitalisiert werden muss.