Iron Mountain Clean Start hilft Ihnen bei der effizienten Schriftgutverwaltung – auch bei Büroumzügen und -schließungen.
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Bei der Umgestaltung von Büroräumen sollten Unternehmen ihr Records- und Archivmanagement überdenken. Große Mengen an Dokumenten müssen effizient verwaltet werden. Diese Prozesse sind nicht nur komplex, sondern auch riskant, da vertrauliche Informationen sicher behandelt werden müssen.
In einer zunehmend digitalen Welt mag es überraschen, dass Papierdokumente immer noch eine wichtige Rolle spielen. Professionelles Archivmanagement ist dabei unerlässlich, um die Integrität, Zugänglichkeit und Sicherheit dieser Dokumente zu gewährleisten. Obwohl digitale Aufzeichnungen zunehmend bevorzugt werden, bleiben Papierarchive in vielen Bereichen unverzichtbar – sei es aus rechtlichen Gründen, wegen ihrer historischen Bedeutung oder aufgrund der Notwendigkeit, Informationen physisch greifbar zu haben. Ein gut organisiertes Archivsystem schützt nicht nur vor Datenverlust und Informationschaos, sondern bewahrt auch das kulturelle und geschäftliche Erbe für kommende Generationen. Das ist außerdem bei räumlichen Veränderungen von Büros wie Umzug oder Schließung extrem wichtig.
Räume optimal ausnutzen, Risiko senken und Nachhaltigkeit steigern
Lagern und archivieren Sie Ihre Akten und Vermögenswerte in unseren zertifizierten Archivierungscentern. Extrem sicher.
Digitalisieren Sie Ihr Unternehmen und zentralisieren Sie Ihre Informationen.
Wenn Büroräume aufgeräumt, geschlossen werden oder umziehen sollen, stellt dies Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen im Bereich des Records Managements, was die Verwaltung und rechtskonforme Archivierung von physischen und digitalen Geschäftsunterlagen umfasst. Gleichzeitig bieten diese Situationen wertvolle Chancen zur Optimierung, Digitalisierung von Dokumenten und Effizienzsteigerung. Mit sorgfältiger Planung und Umsetzung können Unternehmen diese Veränderungen erfolgreich bewältigen und langfristig davon profitieren.
Iron Mountain Clean Start unterstützt Unternehmen bei verschiedenen Aspekten des Informationsmanagements.
Eine Fachkraft von Iron Mountain analysiert persönlich oder virtuell Ihre Büroräume, um Prioritäten, Herausforderungen und vorhandene Informationen zu erfassen.
Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir einen Plan zur Umsetzung projektbezogener oder portfolioweiter Initiativen. Er zielt darauf ab, Risiken zu verringern, die Produktivität zu steigern und die Nachhaltigkeit zu verbessern.
Clean Start hilft, die Projektausführung zu beschleunigen und Büroflächen zu verkleinern oder umzugestalten, um den ROI zu verbessern.
Dazu gehören unter anderem die sichere Verpackung, der Transport und die externe Lagerung von Unterlagen, die sichere Vernichtung veralteter Dokumente und der Transport und die Einlagerung von Möbeln, Paletten und Geräten.
Zudem werden nicht mehr benötigte Bürostandorte sicher geschlossen und alte oder redundante Informationsassets vernichtet und nicht mehr benötigte IT-Assets dem Remarketing zugeführt.
Clean Start gewährleistet den Schutz vertraulicher oder sensibler Informationen durch geschulte und überprüfte Mitarbeitende sowie eine sichere Nachweiskette.
Während der Projektausführung wird auf Nachhaltigkeit geachtet, indem beispielsweise Dokumente sicher vernichtet und recycelt werden. Auch alte IT-Assets können aufbereitet und weiterverkauft werden.
Büromaterialien und Mobiliar aus geschlossenen Büros werden an gemeinnützige Organisationen gespendet, um Abfall zu minimieren.
Clean Start fördert die Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern durch eine einheitliche Implementierung der Lösungen für das gesamte Projektportfolio.
Eine globale Bank konnte durch den Einsatz von Clean Start ihren Bürobedarf erheblich reduzieren. Millionen von Dokumenten wurden extern eingelagert, tausende Kilogramm veraltetes Papier sicher vernichtet und hunderttausende Akten digitalisiert, um die Einführung digitaler Prozesse zu unterstützen. Das Ergebnis war ein moderner, flexibler Arbeitsplatz mit Bereichen für Meetings und Zusammenarbeit sowie ein Standardprozess für zukünftige Projekte im Unternehmensportfolio.
Kontaktieren Sie uns jetzt für ein individuelles Angebot und profitieren auch Sie vom Informationsmanagement mit Clean Start, indem Sie Ihre Räume optimal ausnutzen, das Risiko senken und die Nachhaltigkeit steigern!
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