Wie Hochschulen mit papierlosen Prozessen ihre Zukunft sichern

Auch Hochschulen können sich der digitalen Transformation nicht entziehen. Es gibt zahlreiche Massnahmen, die sie heute schon umsetzen können – und kaum eine ist so naheliegend wie die Umstellung auf papierloses Arbeiten. Das spart Zeit, reduziert Müll, steigert die Effizienz und sichert damit nichts weniger als die Zukunft der Einrichtungen.

Während der Pandemie waren leistungsstarke Technologien der Rettungsanker für den Lehrbetrieb an Hochschulen. Videokonferenz-Software und virtuelle Labore brachten Studierende, Lehrkräfte und Absolventen zusammen. Laut einer Studie aus dem Jahr 2019 waren es vor der Pandemie nur 13 % der Hochschulen, die bereits damit beschäftigt waren, Massnahmen zur digitalen Transformation (DX) umzusetzen. 70 % prüften sie erst noch oder arbeiteten an einer Strategie, und weitere 17 % investierten weder Zeit noch Geld in die DX. Seit der Pandemie haben sich sowohl Schulen als auch Hochschulen auf Technologie für virtuelles Lernen eingelassen. In einer aktuellen Umfrage gaben 650 Hochschulvertreter:innen an, Technologien wie Cloud-Services für kritische Funktionen wie Bewerbungen, Immatrikulation, Stellenbesetzung, Finanzverwaltung und Studierenden-Services einzusetzen.

Das Umstellen auf papierlose Prozesse ist eine entscheidende Komponente jeder DX-Strategie und bietet eindeutige Vorteile. Neben verschiedenen Technologien und Services für Digitalisierung, Speicherung, Lagerung, Sicherheit, Automatisierung und Zugriff erfordert es allerdings auch einen kulturellen Wandel.

Eine papierlose Kultur etablieren

Die meisten, die heute studieren, sind schon mit digitalen Technologien und Services aufgewachsen. Sie erwarten, dass ihre Hochschulen administrative Ressourcen, Tools für die Zusammenarbeit und alle relevanten Daten online anbieten. Doch insbesondere für die älteren Beschäftigten erfordert die Umstellung von papierbasierten auf elektronische und digitale Prozesse einen kulturellen Wandel.

So müssen sie zum Beispiel alle die Verwendung elektronischer Anmelde- und Antragsformulare unterstützen, um den Papierverbrauch zu senken. Meist ist das Ausfüllen, Einreichen und Speichern elektronischer Formulare ohnehin viel einfacher. Auch die grossflächige Nutzung von E-Mail und Sofortnachrichten kann den Druckbedarf senken. Wenn bestimmte Dokumente doch ausgedruckt werden müssen, können Personal und Studierende zumindest sensibilisiert werden, Papier zu sparen, Recyclingpapier zu verwenden und beidseitig zu drucken.

Weitere Möglichkeiten, eine papierlose Kultur zu fördern: Verzicht auf Papierrechnungen für Semesterbeitrag und Studiengebühren sowie digitale Lehrbücher und Seminarunterlagen. Das hat auch finanzielle Vorteile für die Studierenden: Einer Studie zufolge können E-Books bis zu 70 Prozent günstiger sein als die gedruckten Lehrbücher.

Papierlose Prozesse

Papierloses Arbeiten ist einerseits zweifellos die Zukunft, andererseits technisch nicht unbedingt einfach umzusetzen. Deshalb hat sich eine ganze Branche entwickelt, die entsprechende Services anbietet. Diese Scanning- und Dokumentenmanagement-Anbieter kümmern sich um die fünf Komponenten papierloser Prozesse: Digitalisieren, Verschlüsseln, Speichern, Automatisieren und Zugriff.

• Beim Digitalisieren werden Papierunterlagen in ein elektronisches Format umgewandelt. Das erfolgt durch Einscannen und Speichern von beispielsweise Notenübersichten und Verwaltungsdokumenten.
• Verschlüsseln ermöglicht ein sicheres Speichern und Übertragen von sensiblen Daten. Personenbezogene Daten und Finanzdaten müssen per Gesetz verschlüsselt in Online-Datenbanken übertragen werden, sonst drohen ernsthafte rechtliche und finanzielle Konsequenzen.
• Gespeichert werden die digitalen Dateien in einem zentralen Dokumentenmanagement-System. So entsteht ein Datenpool, der jederzeit auf dem aktuellen Stand, sicher und von überall aus zugänglich ist. Er spart ausserdem Platz: Papierarchive können abgebaut und die freigewordenen Räume zum Beispiel als Seminarräume zur Verfügung gestellt werden.
• Durch automatisierte Prozesse können die im Dokumentenmanagement-System gespeicherten Dateien gezielt denjenigen Studierenden und Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden, die dazu berechtigt sind. So können sie bei Bedarf flexibel von zu Hause oder unterwegs aus arbeiten. Für sensible Dokumente und Daten werden dabei rollenbasierte Berechtigungen festgelegt.
• Der Zugriff erfolgt für alle Studierenden und Lehrkräfte über benutzerfreundliche Dashboards oder Portale. Die auf diese Weise bequem abrufbaren Daten lassen sich beispielsweise einsetzen, um die Entwicklung des Notendurchschnitts im Laufe der Zeit zu analysieren, den Fortschritt einzelner Studierender auszuwerten oder andere Kennzahlen berechnen zu lassen.

Sicherheit und Nachhaltigkeit

Sicherheit und Nachhaltigkeit sind sowohl wichtige Anforderungen als auch bedeutende Vorteile der papierlosen Hochschule.

So sinnvoll papierlose Prozesse auch sind, darf dabei nicht vergessen werden, dass die Gefahr von Cyberangriffen exponentiell ansteigt und wir durch die grosse Menge an Remote- und Mobil-Nutzer:innen auch immer angreifbarer werden. Institutionen aller Art müssen deshalb dafür sorgen, dass ihre Daten und Dokumente auf mehreren Ebenen zuverlässig geschützt sind. Wenn Hochschulen ausserdem auf Nachhaltigkeit und Innovation setzen, ist die Umstellung auf papierlose Prozesse eine zwingende Konsequenz, auch unter dem Aspekt, dass der Papierverbrauch immer noch steigt. Auf diese Weise stärken sie ihren Ruf bei Studierenden, Beschäftigten und der Öffentlichkeit.

Umsetzung mit professioneller Unterstützung

Imaging- und Dokumentenmanagement-Anbieter wie Iron Mountain bieten sicheren Speicher für digitale Dokumente und sorgen dafür, dass sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff oder Datenlecks geschützt sind. Sie kümmern sich ausserdem um die rechtssichere Aufbewahrung und Vernichtung digitaler Unterlagen.

Wenn Dokumente und Ressourcen über ein Webportal zur Verfügung stehen, können die Anwender:innen in den Hochschulen sie ganz einfach und sicher abrufen und verwalten – egal wo sie sind, egal auf welchem Gerät. So arbeiten Lehrkräfte und Studierende auch ausserhalb der Hochschulgebäude einfacher zusammen – und es wird weniger Papier verbraucht.

Doch womit fängt man am besten an, wenn man als Hochschule auf Papier verzichten möchte? Ein erster Schritt könnte sein, die derzeitige Papiernutzung überhaupt einmal zu prüfen. Machen Sie eine Bestandsaufnahme aller papierbasierten Prozesse, und überlegen Sie, an welchen Stellen sich digitale Alternativen einsetzen liessen.