Buchhaltung: so digitalisieren unternehmen ihre rechnungen

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Die Digitalisierung der Buchhaltung birgt viele Vorteile. Was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie hier. >> Jetzt informieren!

13. März 20239 Min.
Hands on laptops

Für die meisten Endverbraucher:innen ist es bereits Alltag: Sie bestellen online und erhalten die Rechnung digital per Mail. Für Unternehmen ist die Umstellung allerdings nicht ganz so einfach, dabei birgt die Digitalisierung von Belegen große Chancen und ist ein wichtiger Schritt in der Modernisierung Ihres Geschäfts. Denn gerade im Businessalltag fallen durch Quittungen jede Menge Papierberge an, die abgeheftet und für 10 Jahre sicher gelagert werden müssen. Rechnungen zu digitalisieren, hilft, den täglichen Aufwand und die langfristigen Kosten drastisch zu reduzieren.

5 Vorteile digitaler Rechnungen

  1. Geringer Platzbedarf
  2. Statt in Unmengen von Aktenordnern und -schränken, die kostenintensive Büro- oder Lagerflächen einnehmen, liegen digitalisierte Rechnungen komprimiert auf unternehmenseigenen Servern oder in einer sicheren Cloud.

  3. Niedrigere Kosten
  4. Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren und automatisieren, sparen Sie nicht nur Bürofläche ein, sondern geben Ihren Mitarbeiter:innen auch mehr Zeit für die Erledigung anderer Aufgaben. Beides senkt die Kosten, die in Ihre Rechnungsverwaltung fließen können.

  5. Ortsunabhängiger Zugriff
  6. Entscheiden Sie sich für die digitale Ablage und legen Sie fest, wer die Belege wie nutzen kann. Statt Quittungen per Post zu verschicken oder in Archiven nach ihnen zu suchen, greifen autorisierte Mitarbeiter:innen bequem überall und jederzeit darauf zu.

  7. Schnelles Auffinden
  8. Nutzen Sie moderne, automatisierte Lesetechnologien, wie OCR (Optical Character Recognition), und eine durchdachte Indexierung, um Ihre Rechnungen nach dem Digitalisieren einfach nach gewünschten Informationen zu durchsuchen.

  9. Kein Datenverlust
  10. Ob ein Dokument nicht korrekt abgeheftet wurde oder fälschlicherweise im Papiervernichter landet – die Daten sind verloren. Wenn Sie Ihre Rechnungen digitalisieren und z. B. in einer Cloud ablegen, sind sie dort sicher aufbewahrt und selbst im Katastrophenfall schnell abrufbar.

Das müssen Sie beachten, wenn Sie Rechnungen digitalisieren

Digitale Belege sind mittlerweile etabliert. Wer seine Buchhaltung digitalisieren möchte, hat hier also seitens Gesetzgeber und Behörden freie Hand. Allerdings müssen sowohl Unternehmen als auch Freiberufler:innen bestimmte Punkte sicherstellen:

Lesbarkeit

Scannen oder fotografieren Sie Ihre Rechnungen, prüfen Sie sie unbedingt auf Lesbarkeit. Sind Teile unscharf, müssen Sie den Digitalisierungsvorgang wiederholen.

Unser Tipp: Suchen Sie sich einen Partner, der Erfahrung in der Digitalisierung von Rechnungen und anderen Dokumenten hat. Professionelle Scanservices verringern einen großen Teil des Aufwands, der mit dem Übergang in die digitale Buchhaltung einhergeht.

Vollständigkeit

Es versteht sich von selbst, dass beim Digitalisieren der Belege, ganz gleich ob Eingangs- oder Ausgangsrechnung, alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen enthalten bleiben.

Sicherheit

Die digitale Buchhaltung muss gemeinsam mit Ihrer IT-Abteilung sicherstellen, dass Datenschutzgesetze eingehalten werden und die Datenarchivierung katastrophensicher ist. Beachten Sie, dass Dateiformate auch Jahre später noch lesbar sein müssen, um Aufbewahrungsfristen zu bedienen.

Unveränderlichkeit

Grundsätzlich dürfen die digitalisierten Rechnungen nicht verändert werden – ist es dennoch notwendig, muss das Originaldokument bestehen bleiben und ein Änderungsprotokoll alle Anpassungen nachvollziehbar machen.

Verfahrensdokumentation

Dokumentieren Sie Archivierungsvorgänge und Kontrollmechanismen, also wie Sie digitale Rechnungen empfangen, ablegen, indexieren, wer Zugriff darauf hat und welche Änderungen daran vornimmt.

Gesetzeskonformität

Informieren Sie sich über die gesetzlichen Rahmenbedingungen in Ihrer Region – oder beauftragen Sie Iron Mountain! Unsere Expert:innen für die Digitalisierung und Archivierung kennen die länderspezifischen Gesetze und helfen Ihnen, Ihre wertvollen Unternehmensdaten im Einklang mit den rechtlichen Vorgaben zu verwalten.